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Dankes-E-Mails

Was sind Kundenwertschätzungs-E-Mails und warum sollte man sie aussenden?

Kundenwertschätzungs-E-Mails werden von Unternehmen strategisch eingesetzt, um persönliche Beziehungen mit Kunden zu stärken und ihre Marke zu vermenschlichen. Eine gut strukturierte, personalisierte Wertschätzungs-E-Mail (Follow-Up-E-Mail), die zum richtigen Augenblick versendet wird hat fast die gleiche Wirkung, wie einem Kunden persönlich zu danken. Dies kann viel dazu beitragen, eine positive Kundenerfahrung und Markenwahrnehmung zu schaffen.

Wann sollte man Kundenwertschätzungs-E-Mails versenden?

Es gibt keinen schlechten Zeitpunkt, einem Kunden zu danken und Wertschätzung auszudrücken. Dennoch ist es zu bestimmtem Zeiten und Anlässen passender. Dankes-E-Mails sollten nicht unbedingt nur dann ausgesendet werden, wenn Kunden etwas kaufen. Wenn Sie eine Automatisierungsplattform für Ihr E-Mail-Marketing einsetzen, können Wertschätzungs-E-Mails basierend auf bestimmte Nutzerhandlungen ausgelöst werden.

Diese Follow-Up-E-Mail kann zu den folgenden Zeiten geschickt werden:

  • während saisonalen Feiertagen wie Weihnachten, Valentinstag oder Thanksgiving
  • am Geburtstag des Kunden
  • zum Jahrestag des Kunden
  • an treue Kunden, wenn Unternehmensmeilensteine erreicht werden
  • nach einem Erstkauf oder erneuten Kauf
  • nach Feedback, einer Bewertung oder einem Erfahrungsbericht
  • wenn dem Kunden für eine Empfehlung gedankt wird
  • wenn sich potenzielle Kunden anmelden/registrieren/Mitglied werden
  • an Newsletter-Abonnenten
  • an Teilnehmer einer Veranstaltung oder eines Webinars

Wie man eine Dankes-E-Mail verfasst: 10 einfache Schritte

Bei der Erstellung einer Dankes-E-Mail sollten Sie die folgenden 10 Schritte bedenken, um sie relevant und wirkungsvoll zu gestalten. Diese Schritte gelten meist auch für Follow-Up-E-Mails.

1. Überlegen Sie sich die beste Betreffzeile

Betreffzeilen sind wichtig, da sie oft entscheiden, ob ein Empfänger eine E-Mail tatsächlich öffnet. Ein Bericht von Retention Science hat herausgefunden, dass Betreffzeilen mit 6 bis 10 Wörtern die höchste Öffnungsrate haben. Halten Sie also eine angemessene Länge ein und stellen Sie sicher, dass die Betreffzeile Aufmerksamkeit erregt und kreativ ist, anstatt sich mit einem einfachen ‘Dankeschön’ zufriedenzugeben.

2. Beginnen Sie mit der richtigen Begrüßung

Die richtige Begrüßung gibt den Ton für die gesamte Nachricht an. Wenn Sie den Empfänger kennen, können Sie die Nachricht mit “Hallo …” oder “Liebe/r …” beginnen. Wenn die Nachricht eher informell ist, können Sie den Empfänger mit Namen ansprechen. Als Alternative steht noch die Anrede “Herr” oder “Frau“, gefolgt von dem Nachnamen, zur Auswahl.

3. Drücken Sie Ihre Wertschätzung aus und geben Sie Details

Kommen Sie sofort auf den Punkt und geben Sie Details darüber, wofür genau Sie dem Kunden danken. Die Nachricht sollte sich darum drehen, den Kunden wertzuschätzen. Vermeiden Sie es, Werbung für Ihr Geschäft einzubauen, außer wenn Sie lehrreiche Inhalte anbieten, es sich um ein Sonderangebot oder etwas anderes Wertvolles handelt.

4. Vermenschlichen Sie die Nachricht

Die Nachricht sollte sich so menschlich wie möglich anhören. Ziehen Sie es in Betracht, eine echte Person in Ihrem Unternehmen als Absender einzutragen, anstatt der gängigen “No reply”-Adresse. Ein weiterer Weg, um die Nachricht menschlicher klingen zu lassen, ist die Verwendung von Emojis, falls dies angebracht ist.

5. Vergessen Sie nicht auf die Personalisierung

Personalisierte E-Mails haben höhere Engagementraten. Studien haben sogar gezeigt, dass E-Mails mit personalisierten Betreffzeilen mit 26% höherer Wahrscheinlichkeit geöffnet werden, als solche ohne. Sie können Ihre Nachricht personalisieren, indem Sie mehr Details darüber einfügen, wofür Sie dankbar sind.

6. Behalten Sie einen freundlichen, aber professionellen Ton bei

Abhängig von Ihrer Zielgruppe kann es akzeptabel sein, etwas informell zu kommunizieren und auch Humor einzubauen. Dennoch ist es von Wichtigkeit, in einem allgemein professionellen Ton zu sprechen. Also kein Slang und keine Umgangssprache.

7. Blick auf die Zukunft

Die Nachricht sollte nicht einseitig erscheinen. Geben Sie dem Kunden die Möglichkeit, das Gespräch fortzusetzen, indem Sie ihm mitteilen, dass der Support nur wenige Klicks entfernt ist:

8. Bedanken Sie sich nochmals

Nach der Hauptnachricht ist es sinnvoll, die E-Mail mit einer letzten Zeile zu schließen, in der Sie sich noch einmal bei dem Kunden bedanken:

9. Verwenden Sie einen angemessenen Schluss

Bei der Wahl der Schlussphrase hängt der Formalitätsgrad von dem Empfänger ab. Einige der gängigen Schlussphrase für Unternehmen sind: “Hochachtungsvoll …”, “Mit freundlichen Grüßen …”, “Beste Grüße …”, “Grüße …”, “In Dankbarkeit”, “Schönen Tag/Schönes Wochenende …”.

10. Lesen Sie die Nachricht durch, bevor Sie sie senden

Bevor Sie auf ‘Senden’ drücken sollten Sie die gesamte Nachricht durchlesen, um sicherzustellen, dass sie gut verständlich ist und das übermittelt, was Sie ausdrücken möchten, nämlich Wertschätzung und Dankbarkeit. Prüfen Sie den Text auf Schreibfehler und unangenehme Grammatikfehler, welche den gewollten Eindruck ruinieren könnten.

Dankes-E-Mail Beispiele

Einem Kunden für einen Kauf danken

Einem Kunden für eine Empfehlung danken

Einem Kunden für sein Feedback danken

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