Was sind Kundenwertschätzungs-E-Mails und warum sollte man sie aussenden?
Kundenwertschätzungs-E-Mails werden von Unternehmen strategisch eingesetzt, um persönliche Kundenbeziehungen zu stärken und ihre Marke menschlicher zu machen. Eine gut strukturierte, personalisierte Dankes-E-Mail (Folge-E-Mail), die im richtigen Moment versendet wird, hat fast die gleiche Wirkung wie ein persönlicher Dank an einen Kunden. Dies kann wirklich viel dazu beitragen, ein positives Kundenerlebnis und eine positive Markenwahrnehmung zu schaffen.
Wann sollte man Kundenwertschätzungs-E-Mails versenden?
Es gibt keinen schlechten Zeitpunkt, einem Kunden zu danken und Wertschätzung auszudrücken. Dennoch ist es zu bestimmtem Zeiten und Anlässen passender. Dankes-E-Mails sollten nicht unbedingt nur dann ausgesendet werden, wenn Kunden etwas kaufen. Wenn Sie eine Automatisierungsplattform für Ihr E-Mail-Marketing einsetzen, können Wertschätzungs-E-Mails basierend auf bestimmte Nutzerhandlungen ausgelöst werden.
Diese Follow-Up-E-Mail kann zu den folgenden Zeiten geschickt werden:
- während saisonalen Feiertagen wie Weihnachten, Valentinstag oder Thanksgiving
- am Geburtstag des Kunden
- zum Jahrestag des Kunden
- an treue Kunden, wenn Unternehmensmeilensteine erreicht werden
- nach einem Erstkauf oder erneuten Kauf
- nach Feedback, einer Bewertung oder einem Erfahrungsbericht
- wenn dem Kunden für eine Empfehlung gedankt wird
- wenn sich potenzielle Kunden anmelden/registrieren/Mitglied werden
- an Newsletter-Abonnenten
- an Teilnehmer einer Veranstaltung oder eines Webinars
Wie man eine Dankes-E-Mail verfasst: 10 einfache Schritte
Bei der Erstellung einer Dankes-E-Mail sollten Sie die folgenden 10 Schritte bedenken, um sie relevant und wirkungsvoll zu gestalten. Diese Schritte gelten meist auch für Follow-Up-E-Mails.
1. Überlegen Sie sich die beste Betreffzeile
Betreffzeilen sind wichtig, da sie oft entscheiden, ob ein Empfänger eine E-Mail tatsächlich öffnet. Ein Bericht von Retention Science hat herausgefunden, dass Betreffzeilen mit 6 bis 10 Wörtern die höchste Öffnungsrate haben. Halten Sie also eine angemessene Länge ein und stellen Sie sicher, dass die Betreffzeile Aufmerksamkeit erregt und kreativ ist, anstatt sich mit einem einfachen ‘Dankeschön’ zufriedenzugeben.
2. Beginnen Sie mit der richtigen Begrüßung
Die richtige Begrüßung gibt den Ton für die gesamte Nachricht an. Wenn Sie den Empfänger kennen, können Sie die Nachricht mit “Hallo …” oder “Liebe/r …” beginnen. Wenn die Nachricht eher informell ist, können Sie den Empfänger mit Namen ansprechen. Als Alternative steht noch die Anrede “Herr” oder “Frau“, gefolgt von dem Nachnamen, zur Auswahl.
3. Drücken Sie Ihre Wertschätzung aus und geben Sie Details
Kommen Sie sofort auf den Punkt und geben Sie Details darüber, wofür genau Sie dem Kunden danken. Die Nachricht sollte sich darum drehen, den Kunden wertzuschätzen. Vermeiden Sie es, Werbung für Ihr Geschäft einzubauen, außer wenn Sie lehrreiche Inhalte anbieten, es sich um ein Sonderangebot oder etwas anderes Wertvolles handelt.
4. Vermenschlichen Sie die Nachricht
Die Nachricht sollte sich so menschlich wie möglich anhören. Ziehen Sie es in Betracht, eine echte Person in Ihrem Unternehmen als Absender einzutragen, anstatt der gängigen “No reply”-Adresse. Ein weiterer Weg, um die Nachricht menschlicher klingen zu lassen, ist die Verwendung von Emojis, falls dies angebracht ist.
5. Vergessen Sie nicht auf die Personalisierung
Personalisierte E-Mails haben höhere Engagementraten. Studien haben sogar gezeigt, dass E-Mails mit personalisierten Betreffzeilen mit 26% höherer Wahrscheinlichkeit geöffnet werden, als solche ohne. Sie können Ihre Nachricht personalisieren, indem Sie mehr Details darüber einfügen, wofür Sie dankbar sind.
6. Behalten Sie einen freundlichen, aber professionellen Ton bei
Abhängig von Ihrer Zielgruppe kann es akzeptabel sein, etwas informell zu kommunizieren und auch Humor einzubauen. Dennoch ist es von Wichtigkeit, in einem allgemein professionellen Ton zu sprechen. Also kein Slang und keine Umgangssprache.
7. Blick auf die Zukunft
Die Nachricht sollte nicht einseitig erscheinen. Geben Sie dem Kunden die Möglichkeit, das Gespräch fortzusetzen, indem Sie ihm mitteilen, dass der Support nur wenige Klicks entfernt ist:
Wenn Sie in der Zukunft Fragen zur Nutzung unseres Produkts / unserer Dienstleistung haben sollten, zögern Sie bitte nicht mich per Live-Chat oder E-Mail zu kontaktieren.
8. Bedanken Sie sich nochmals
Nach der Hauptnachricht ist es sinnvoll, die E-Mail mit einer letzten Zeile zu schließen, in der Sie sich noch einmal bei dem Kunden bedanken:
Nochmals vielen Dank für Ihr Feedback / für Ihre Unterstützung / für den Kauf / dafür, dass Sie seit Jahren ein treuer Kunde sind.
9. Verwenden Sie einen angemessenen Schluss
Bei der Wahl der Schlussphrase hängt der Formalitätsgrad von dem Empfänger ab. Einige der gängigen Schlussphrase für Unternehmen sind: “Hochachtungsvoll …”, “Mit freundlichen Grüßen …”, “Beste Grüße …”, “Grüße …”, “In Dankbarkeit”, “Schönen Tag/Schönes Wochenende …”.
10. Lesen Sie die Nachricht durch, bevor Sie sie senden
Bevor Sie auf ‘Senden’ drücken sollten Sie die gesamte Nachricht durchlesen, um sicherzustellen, dass sie gut verständlich ist und das übermittelt, was Sie ausdrücken möchten, nämlich Wertschätzung und Dankbarkeit. Prüfen Sie den Text auf Schreibfehler und unangenehme Grammatikfehler, welche den gewollten Eindruck ruinieren könnten.
Dankes-E-Mail Beispiele
Einem Kunden für einen Kauf danken
Lieber ****,
Vielen Dank für Ihre Bestellung! Wir möchten Sie darüber informieren, dass Ihre Zahlung bestätigt und Ihre Bestellung Nr. ******** erfolgreich bearbeitet wurde.
Sobald Ihre Artikel verpackt sind, werden sie umgehend an Sie versendet. In der Zwischenzeit können Sie den aktuellen Status Ihrer Bestellung jederzeit über diesen Link einsehen.
Wenn Sie Fragen zu Ihrer Bestellung haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.
Nochmals vielen Dank für Ihren Einkauf. Ich hoffe, Sie genießen den Einkauf bei uns!
Schöne Grüße,
****
Einem Kunden für eine Empfehlung danken
Hi John,
****@gmail.com hat Dropbox installiert, nachdem Sie Ihre Einladung erhalten haben. Als Dankeschön haben wir Ihnen 500 MB Bonusspeicherplatz gutgeschrieben. Sie haben jetzt 12,75 GB auf Dropbox!
Vielen Dank!
– Das Dropbox-Team
P.S. Um noch mehr Speicherplatz zu erhalten, laden Sie Ihre Freunde ein oder aktualisieren Sie Ihre Dropbox!
Einem Kunden für sein Feedback danken
Lieber ****,
Vielen Dank für Ihr Feedback! Ich freue mich zu hören, dass Sie eine großartige Erfahrung mit unserem Kundensupport-Team gehabt haben. Ich verstehe vollkommen, wie bereichernd es sein kann, wenn Ihr Problem innerhalb von Minuten gelöst wird, und ich freue mich zu hören, dass unser Support-Team genau das geschafft hat. Feedback wie Ihres hilft uns bessere Kundenerfahrungen anzubieten, indem wir wissen, was wir richtig machen und wo wir uns verbessern können. Daher weiß ich es wirklich zu schätzen, dass Sie sich die Zeit genommen haben, uns Ihre Antwort zu senden.
Wenn Sie weitere Fragen, Kommentare oder Bedenken haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren!
Liebe Grüße,
****
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