Kundenservice-Vorlagen
Verbessern Sie Ihre Kundenservice-E-Mails mit den vorgefertigten Vorlagen von LiveAgent. Sparen Sie Zeit, reduzieren Sie Fehler und gewährleisten Sie konsistent...
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LiveAgent
Customer Service
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E-Mail bleibt für eine große Zahl von Verbrauchern einer der wichtigsten Kanäle im Kundendienst. Allerdings investieren nicht alle Unternehmen viel Mühe in schnelle und professionelle Antworten – tatsächlich reagieren einige gar nicht. Eine Umfrage von SuperOffice ergab, dass 62 % der Unternehmen nicht auf Kundenservice-E-Mails antworten, 90 % informieren den Kunden nicht darüber, dass eine E-Mail eingegangen ist, und 97 % fragen nicht nach, ob der Kunde mit der Antwort zufrieden war.
Da es nahezu unmöglich ist, jede einzelne E-Mail an Interessenten oder Bestandskunden individuell zu verfassen, können Kundendienstvorlagen, die eine Vielzahl von Szenarien abdecken, für Kundendienstteams eine große Hilfe sein – insbesondere, wenn sie mit einer großen Menge an E-Mails umgehen müssen. Mit Vorlagen als Ausgangsbasis können Ihre Mitarbeiter mehr Kunden in kürzerer Zeit und mit weniger Stress helfen und gleichzeitig einen konsistenten Service gewährleisten. Von Dankes-E-Mails bis hin zu automatisierten Abwesenheitsnachrichten – eine kontinuierliche Kommunikation mit Ihren Kunden ist immer von Vorteil.
Vorteile der Nutzung von E-Mail-Vorlagen im Kundendienst
- Zeit sparen und die Effizienz der Mitarbeiter steigern – Durch die Nutzung von Kundendienstvorlagen bei der Beantwortung von Kundenanfragen ersparen Sie Ihrem Support-Team das Erstellen individueller Antworten, optimieren die Zeit und steigern die Effizienz.
- Verringerung menschlicher Fehler – Mit fertigen, erprobten Antwortvorlagen für Kundendienst-E-Mails können Sie menschliche Fehler eliminieren und das Risiko vermeiden, falsche Nachrichten zu versenden, die Kunden verärgern könnten.
- Konsistente Kommunikation des Unternehmens – Kundendienst-E-Mail-Vorlagen sorgen dafür, dass Ihr gesamtes Support-Team auf dem gleichen Stand ist und Ihre Markenstimme in jeder Interaktion präsent bleibt. Für Unternehmen, die Neuigkeiten oder Veranstaltungen ankündigen möchten, ist eine gute Pressemitteilung per E-Mail genauso wichtig wie effektive Kundendienstvorlagen.
Häufige E-Mail-Vorlagen für den Kundendienst
Eine eigene Bibliothek mit Muster-E-Mail-Vorlagen für den Kundendienst zu erstellen, kann sowohl herausfordernd als auch zeitaufwendig sein. Es gibt viele Situationen, auf die Sie vorbereitet sein müssen. Von längeren und komplexeren Nachrichten wie Entschuldigungs-E-Mails und Verlängerungserinnerungen bis hin zu kurzen, prägnanten E-Mails wie Passwort-Zurücksetzungen finden Sie hier einige bewährte Vorlagen basierend auf 10 unterschiedlichen Szenarien, die Ihr Support-Team verwenden und nach Bedarf anpassen kann, wenn es mit Kunden und Interessenten kommuniziert.
Automatische Antwort – E-Mail-Vorlage
Hallo [NAME],
vielen Dank für Ihre Kontaktaufnahme mit [UNTERNEHMEN]!
Diese automatische Antwort dient lediglich zur Bestätigung, dass wir Ihre Anfrage erhalten haben und uns so schnell wie möglich mit einer Antwort bei Ihnen melden. Während unserer [Geschäftszeiten] antworten wir in der Regel innerhalb weniger Stunden, abends und am Wochenende kann es etwas länger dauern.
Während Sie warten, schauen Sie gerne bei unseren Häufig gestellten Fragen vorbei oder stöbern Sie in unserer Wissensdatenbank, wo Sie viele Anleitungen zu [PRODUKT] finden.
Sollte Ihr Anliegen dringend sein, rufen Sie uns gerne unter [Nummer] an oder starten Sie einen Live-Chat mit unserem Support-Team. Wir freuen uns, Sie bald wieder unterstützen zu können!
Viele Grüße, [IHR SIGNATUR]
Nachfassen beim Kunden – E-Mail-Vorlage
Hallo [NAME],
ich hoffe, es geht Ihnen gut und Sie sind mit Ihrem Produkt zufrieden. Ich wollte nur nachfragen, ob Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen. Wir haben in letzter Zeit einige neue Funktionen hinzugefügt, und ich weiß, dass es schwierig sein kann, alle unsere Neuerungen im Blick zu behalten.
Als Erinnerung finden Sie hier einen [Link] zu unserer Wissensdatenbank, in der Sie jederzeit aktuelle Informationen zu unserem Produkt und Unternehmen finden können.
Falls Sie Fragen haben, können Sie sich gerne an mich wenden – ich helfe Ihnen sehr gerne weiter.
Viele Grüße, [IHR SIGNATUR]
Dankes-E-Mail-Vorlage
Sehr geehrte/r [NAME],
vielen Dank für Ihr positives Feedback und Ihre Bewertung auf [Website], Sie haben uns damit ein großes Lächeln ins Gesicht gezaubert! 😊
Unser Team arbeitet ständig daran, unser [Produkt/Service] zu verbessern, und es ist immer schön, freundliche Worte von unseren Kunden zu hören. Wir freuen uns, dass Sie uns mögen, und es ist großartig zu wissen, dass unser [Produkt/Service] Ihnen geholfen hat, Ihre Geschäftsziele zu erreichen.
Vielen Dank, dass Sie ein fantastischer Kunde sind!
Viele Grüße, [IHR SIGNATUR]
Antwort auf verärgerte Kunden – E-Mail-Vorlage
Sehr geehrte/r [NAME],
es tut mir sehr leid zu hören, dass Sie so schlechte Erfahrungen gemacht haben, dass Sie nicht mehr mit uns zusammenarbeiten möchten. Die Zufriedenheit unserer Kunden ist für uns immer oberste Priorität, und es tut mir leid, dass wir Ihre Anforderungen nicht erfüllen konnten.
So sehr wir es bedauern, Sie zu verlieren, kann ich Ihren Ärger vollkommen nachvollziehen und respektiere Ihre Entscheidung. Ich entschuldige mich nochmals für alle Unannehmlichkeiten, die wir Ihnen bereitet haben.
Lassen Sie mich wissen, falls Sie noch weitere Fragen, Anmerkungen oder Feedback haben. Sollten Sie Ihre Meinung ändern, bin ich jederzeit gerne für Sie da.
Alles Gute! [IHR SIGNATUR]
Antwort auf zufriedene Kunden – E-Mail-Vorlage
Hallo [NAME],
wir freuen uns sehr zu hören, dass Sie mit [PRODUKT/SERVICE] zufrieden sind. Bei [UNTERNEHMEN] streben wir immer danach, das beste Kundenerlebnis zu bieten – es freut uns sehr, dass uns dies gelungen ist.
Wir wären Ihnen dankbar, wenn Sie eine Bewertung auf unserer Facebook-Seite hinterlassen würden, da Ihre Erfahrungen anderen Interessenten helfen könnten, mehr über uns zu erfahren.
Vielen Dank noch einmal und lassen Sie uns wissen, ob wir künftig noch etwas für Sie tun können!
Mit freundlichen Grüßen, [IHR SIGNATUR]
Antwort auf Kundenbeschwerde – E-Mail-Vorlage
[NAME],
es tut mir sehr leid zu erfahren, dass Sie beinahe 30 Minuten in der Warteschleife unseres Kundenservice waren. Ich kann gut nachvollziehen, wie frustrierend das für Sie gewesen sein muss. Das hätte nicht passieren dürfen, denn wir schätzen die Zeit unserer Kunden sehr. Ich habe Ihre Nachricht an den zuständigen Servicemitarbeiter weitergeleitet.
Unser technischer Support priorisiert das Problem, das Sie mit unserer Software haben, und arbeitet gerade daran, es zu beheben. Ich werde Sie umgehend informieren, sobald das Problem gelöst ist.
Vielen Dank, dass Sie uns auf Ihre negative Erfahrung aufmerksam gemacht haben. Wir bemühen uns, bei jeder Interaktion die Kundenzufriedenheit zu gewährleisten, und ich entschuldige mich für die entstandenen Unannehmlichkeiten.
Bitte geben Sie Bescheid, falls ich in der Zwischenzeit noch etwas für Sie tun kann.
Viele Grüße, [IHR SIGNATUR]
Verzögerte Antwort – E-Mail-Vorlage
Hallo [NAME],
vielen Dank, dass Sie sich an [UNTERNEHMEN] gewandt haben! Ihre Anfrage ist am [Datum] mit der Referenznummer: [Nummer] eingegangen. Es tut uns leid, dass wir uns noch nicht bei Ihnen gemeldet haben. Derzeit erhalten wir sehr viele Supportanfragen und danken Ihnen für Ihre Geduld, während wir jedem Kunden bestmöglichen Support bieten. Seien Sie versichert, dass sich einer unserer Mitarbeiter so bald wie möglich bei Ihnen melden wird.
Viele Grüße, [IHR SIGNATUR]
Folge-E-Mail – E-Mail-Vorlage
Hallo [NAME],
ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich wollte bezüglich des Problems, das Sie kürzlich mit [Beschreibung des Problems] hatten, nachfragen. Konnte es erfolgreich gelöst werden?
Falls wir noch etwas tun können, um Ihre Erfahrung zu verbessern, lassen Sie es uns einfach wissen, indem Sie auf diese Nachricht antworten. Ich unterstütze Sie gerne in jedem Fall und freue mich, bald von Ihnen zu hören.
Einen schönen Tag noch, [IHR SIGNATUR]
Erinnerungs-E-Mail zur Verlängerung
Hallo [NAME],
vielen Dank, dass Sie unser Produkt im letzten Jahr genutzt haben – wir hoffen, dass wir einen Unterschied für Sie machen konnten.
Mir ist aufgefallen, dass Ihr Jahresabonnement in zwei Wochen abläuft. Daher wollte ich mich erkundigen, wie es weitergeht. Haben Sie Interesse an einer Verlängerung Ihres Abonnements? Wenn Sie noch überlegen, bespreche ich gerne alles Weitere mit Ihnen, um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern.
Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.
Viele Grüße, [IHR SIGNATUR]
Rückerstattungs-E-Mail-Vorlage
Hallo [NAME],
wir haben Ihre Rückerstattung veranlasst – die Gutschrift sollte je nach Bank innerhalb von 1–3 Werktagen auf Ihrem Konto erscheinen.
Es tut mir leid zu hören, dass Sie mit unserem Produkt nicht zufrieden sind, aber ich verstehe vollkommen, dass es nicht für jeden geeignet ist. Da uns jedes Feedback wichtig ist, könnten Sie mir bitte etwas genauer sagen, was Ihnen nicht gefallen hat?
Vielen Dank für Ihre Zeit und dass Sie uns ausprobiert haben. Wir würden uns freuen, Sie in naher Zukunft wieder begrüßen zu dürfen.
Beste Grüße, [IHR SIGNATUR]
