10 Tipps für eine effektive Kommunikation per E-Mail

Die E-Mail Kommunikation begann 1971, als Ray Tomlinson die erste E-Mail an sich selbst schickte. Während diese Technologie bereits 43 Jahre alt ist, werden täglich Milliarden von E-Mails gesendet. Manchmal lesen und senden wir täglich mehr E-Mails als wir echte Menschen treffen. Trotzdem begehen wir in der E-Mail Kommunikation dieselben Fehler, die wir zu unserem eigenen Besten vermeiden sollten. Wie können wir unsere E-Mails verbessern?

Im Folgenden finden Sie 10 Tipps für eine effektive Kommunikation via Email:

1. Seien Sie klar und präzise

Die meisten Menschen haben am Tag zu wenig Zeit, um E-Mails zu lesen und zu beantworten. Der Text der E-Mail sollte informativ und direkt sein. Halten Sie Ihre E-Mails kurz und klar, Ihr Leser wird es zu schätzen wissen. Verwenden Sie Punkte mit Aufzählungszeichen oder schreiben Sie eine separate E-Mail für jedes Thema, das Sie für die Kommunikation mit jemandem benötigen.

Erinnerung: Lange E-mails nerven viele Menschen sehr.

2. Seien Sie höflich

Vermeiden Sie informelle Sprache, Jargon, Slang und unangemessene Abkürzungen, es sei denn, Sie haben gute Beziehungen zu jemandem. Überlegen Sie, wie sich Ihre E-Mail emotional “anfühlt”. Wenn Ihre Gefühle missverstanden werden könnten, finden Sie einen anderen Weg, wie Sie Ihre Worte formulieren können. Seien Sie freundlich, respektvoll und dankbar.
Möchten Sie wissen, wann Sie einen ungezwungenen, formellen, ernsthaften oder freundlichen Ton verwenden ?

3. Verwenden Sie eine klare Betreffzeile

Anhand einer Betreffzeile entscheiden die Leute, ob sie eine E-Mail öffnen oder nicht. Viele Menschen erhalten eine große Anzahl von E-Mails. Es ist wichtig zu beschreiben, was der Leser darin findet.

4. Geben Sie Acht auf die Buchstabierung und Grammatik

Dies ist eine einfache Möglichkeit, um zu zeigen, dass Sie sich bemühen. Versuchen Sie, Ihre Nachricht laut vorzulesen, um Grammatikfehler oder unbequeme Formulierungen zu erkennen, die Sie sonst möglicherweise übersehen könnten.

5. Denken Sie daran, E-Mails sind niemals privat

Ihre Nachricht könnte ohne Ihr Wissen an andere Personen weitergeleitet werden. Wenn Ihre Daten streng vertraulich sind, stellen Sie sicher, dass sie an die richtige Person gehen.

6. Stellen Sie Ihren Hauptpunkt an den Anfang

Wenn Sie eine Frage in einer E-Mail beantworten, setzen Sie die Antwort an den Anfang. Die meisten Leute lesen nicht gerne lange Absätze, um den Hauptpunkt am Ende der Nachricht zu erfahren.

7. Verwenden Sie die REPLY(Antwort)-Taste

Fügen Sie die vorherige Nachricht ein, wenn Sie eine E-Mail beantworten. Starten Sie keine neue E-Mail. Diese Vorgehensweise spart ihre Zeit und die Zeit Ihres Empfängers.

8. Seien Sie umweltfreundlich

Vermeiden Sie nach Möglichkeit das Drucken von E-Mails. Sie können Ihre Kommunikation besser organisiert halten und außerdem Bäume retten.

9. Vermeiden Sie es LAUT ZU WERDEN

Verwenden Sie keine Wörter in Großbuchstaben, es bedeutet Schreien. Es ist auch SCHWIERIGER, getippte Buchstaben zu lesen, die alle gleich groß sind. Geben Sie Ihren Lesern also eine Pause.

10. Fügen Sie Ihre Unterschrift bei

Verstecken Sie sich nicht hinter einer E-Mail und geben Sie Ihren Namen an. Schließen Sie Ihre Nachricht je nach Situation mit “Mit freundlichen Grüßen”, “Grüße” oder “Alles Gute” ab. Vergessen Sie nicht, den Namen eines Unternehmens unter Ihrem Namen zu erlätern.

Beachten Sie, dass es nach dem Senden Ihrer Nachricht unmöglich ist, sie zu widerrufen. Wenn Sie die falsche Nachricht an jemanden senden, könnten Sie Ihr Unternehmen oder Ihre Karriere beschädigen und ruinieren. Überprüfen Sie Ihre Nachricht und die Empfängerzeile immer, bevor Sie eine E-Mail senden.

Bonus: 11. Entscheiden Sie, ob eine E-Mail der nächste Schritt ist

Manchmal scheint es verlockend, noch eine weitere E-Mail zu schreiben (ohne dass dies die Kommunikation vorantreiben würde). Stattdessen sollten Sie sich immer fragen, was der nächste wichtige Schritt ist, um Ihre Ziele zu erreichen.

“Vielleicht sollten Sie vielmehr eine Aufgabe in Ihrer Projektmanagement-Software erstellen oder ein Screen-Recording anfertigen. Wägen Sie kurz ab, ob Sie diese nächste E-Mail wirklich schreiben sollten.”

– Max Benz, Gründer und E-Mail-Liebhaber @ BankingGeek