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4 Hinweise dass Outlook nicht mehr als geteiltes Postfach taugt
Support

4 Hinweise, dass Outlook nicht mehr als geteiltes Postfach taugt

Andrej Csizmadia

Andrej Csizmadia

Zuletzt verändert am November 4, 2020 bei 8:37 pm

Einer der ersten Schritte, die Unternehmer bei der Gründung eines neuen Unternehmens ausführen, ist die Erstellung einer E-Mail-Adresse wie hello@company.com für die Kommunikation mit Kunden und Partnern. Wenn Sie ein Einzelunternehmen sind und Google Mail oder Outlook für Ihre Supportanfragen verwenden, sollte alles in Ordnung sein. Mit beiden können Sie E-Mails einfach beantworten, löschen, markieren, mehrere E-Mail-Adressen verbinden und vieles mehr.

Ungefähr 40% unserer Kunden verwenden LiveAgent nach dem Wechsel von einem geteilten Postfach. Der häufigste Grund, warum sie aus einem Outlook- oder Google Mail-basierten Posteingang wechseln, ist, dass sie ihm einfach entwachsen sind. Probleme treten normalerweise auf, wenn Sie Ihren “Ein-Mann-Status” verlieren und Ihr Team aus zwei oder mehr Personen besteht. Die Anzahl der E-Mails nimmt zu, die Skalierung wird problematisch und das Zuweisen von E-Mails zu bestimmten Teammitgliedern ist nahezu nicht vorhanden. Dann wird Ihnen klar, dass es Zeit ist, nach etwas anderem zu suchen.

4 Hinweise, dass Outlook nicht mehr als geteiltes Postfach taugt

Lassen Sie uns einen Schritt zurücktreten und herausfinden, warum es an der Zeit ist, die Funktionen Ihres geteilten Postfachs zu verbessern. Mit anderen Worten, wechseln Sie zu einer geeigneten Support Postfach Software.

1. Zu viele Köche in der Küche

Da es fast keine Möglichkeit gibt, bestimmten Teammitgliedern E-Mails zuzuweisen, arbeiten sie oft unwissentlich an derselben Kunden-E-Mail und reagieren häufig unterschiedlich. Mit LiveAgents “Erkennung von Vertreterkollisionen” können Sie in Echtzeit sehen, wer auf eine E-Mail antwortet und sogar sehen, was sie eingeben. Es gibt Ihren Kunden den Eindruck, dass Ihr Team gut organisiert und beständig ist.

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2. Verpasste E-Mail-Verbindungen

Einschränkungen beim Konfigurieren eines geteilten Postfachs können zu erheblichen Problemen für Ihr Support-Team führen. E-Mails gehen verloren, werden begraben, versehentlich gelöscht – die Liste geht weiter und niemand ist dafür verantwortlich. Wenn ein Unternehmen wächst, wächst auch das Support-Team. Diese Situationen treten immer häufiger auf und die Erstellung eines Workflows zur Automatisierung der einfachen Aufgaben ist kritisch. LiveAgent speichert Ihren vollständigen E-Mail-Verlauf mit einem Aktivitätsprotokoll für jede E-Mail.

3. Keine Prioritäten oder Ordner

Alle Ihre Kunden verdienen Aufmerksamkeit und schnelle Antworten. Es ist jedoch kein Geheimnis, dass Ihre besten Kunden einen unverhältnismäßigen Anteil  des Unternehmens ausmachen. Deshalb verdienen sie eine VIP Betreuung. In einem geteilten Postfach können Sie keine E-Mails priorisieren. Dies kann dazu führen, dass wichtige E-Mails Ihres VIP Kunden verloren gehen. Das Festlegen von Prioritäten ist eng mit den Postfachabteilungen und dem Zuweisen von Tags und SLAs verbunden. Dies ist ebenfalls ein großer Vorteil und wird mit dem Basispaket von LiveAgent geliefert.

4. Kunden über Facebook, Twitter oder Telefon erreichen

Die Kundendiensttrends für 2017 zeigen, dass die Bereitstellung superschneller Antworten der Schlüssel zum Erfolg ist. Wenn Sie nicht schnell genug auf ihre E-Mail antworten, greifen sie zum Telefon pder gehen auf Twitter oder Facebook. Dies kann zu Chaos für ein Team führen, das keine Möglichkeit hat, Anfragen von mehreren Kanälen zu konsolidieren. Wenn Sie über eine Helpdesk Software verfügen, werden Sie jeden Kunden kennen, wo auch immer Sie ihn antreffen und sehen seinen Fallstatus auf jedem Kanal.

Andrej Csizmadia

Andrej Csizmadia

Growth Marketer

Andy is Growth Marketer at LiveAgent. Previously, he studied International Relations and Business Diplomacy and was active as a volunteer in the world's largest student run organization, AIESEC. Running, music and reading books are his favourite free-time activities.

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