Warum sollten Sie Software integrieren?

Heutzutage ist es normal, mindestens eine Software in einem Unternehmen zu haben und zu nutzen, richtig? Vor ein paar Jahren war das nicht so selbstverständlich; jetzt ist es obligatorisch. Auch früher hatten Unternehmen, die über leistungsstarke Software verfügten, diese als Wettbewerbsvorteil; heute ist es kein Vorteil mehr; es ist eine Notwendigkeit. Darüber hinaus ist die Integration von Software eine Notwendigkeit von heute.

Es ist erwähnenswert, dass 17% der Verkäufer das Fehlen der Integration mit anderen Tools als die größte Herausforderung in ihren Jobs nennen. Diese Statistik unterstreicht die kritische Bedeutung der Softwareintegration in modernen Geschäftsabläufen.

Software & Hardware

Vor einiger Zeit war es notwendig, eigene Server zu haben, auf denen Sie Ihre Systeme, Ihre Informationen und Daten speicherten. Auf diese Weise waren Sie “sicher”, dass alles unter Ihrer Kontrolle war, an einem Ort, den Sie besitzen.

Diese Praxis war die häufigste. Es gab bekannte installierbare Softwareprogramme, die nur auf PCs verfügbar waren. Auch heute noch verwenden viele Unternehmen (aller Größen) installierbare, lokale Software aufgrund interner Sicherheitsrichtlinien oder einfach deshalb, weil der Wechsel solcher Systeme in großen und bürokratischen Strukturen komplex und zeitaufwändig ist.

Die Verwendung von lokal installierter On-Premise-Software erfordert HARDWARE. Und Hardware (neben Software) ist auch eine Investition. Sie müssen bedenken, dass die Ausrüstung, die Sie heute verwenden, veraltet wird, und Sie werden gezwungen sein, sie zu aktualisieren.

Die neue Ära

Heute müssen Sie sich dank der berühmten Cloud-Kommunikationsplattformen oder Software-as-a-Service (SaaS)-Lösungen nie, niemals Sorgen um die Aktualisierung Ihres Hardware-Racks mit teuren Servern machen, und noch besser, Sie müssen sich keine Sorgen um die Sicherheit machen.

Wie ist das möglich? Nun, um es sehr einfach zu machen, bieten einige Unternehmen den Service an, als Ihr Server zu fungieren, aber in der Cloud (über das Internet). Anstatt sich um die Hardware zu kümmern, übertragen Sie ihnen die Verantwortung dafür; und für die Sicherheit auch, indem Sie HOCHRENOMMIERTE Zertifikate nutzen. In den meisten Fällen sind diese Unternehmen Google Cloud und Amazon Web Services.

Was ist Softwareintegration überhaupt?

Also, in dem Moment, in dem Sie sich entscheiden, Ihre Operationen in eine Cloud-basierte Softwareumgebung zu verlagern, gibt es viele Systeme, aus denen Sie wählen können. Und viele neue Möglichkeiten stehen vor Ihnen. Eine dieser Möglichkeiten wird Softwareintegration genannt.

Sie ermöglicht es Ihnen, Tools und Systeme, die Sie normalerweise separat verwenden würden, auf einer Plattform zu verbinden. Durch die Verbindung ermöglichen Sie verschiedenen Lösungen und Anwendungen, Daten auszutauschen und miteinander zu kommunizieren. Alle Daten werden an einem Ort gespeichert; Ihr Team muss sich nicht in verschiedene Systeme einloggen, um die gleiche Aufgabe auszuführen oder die benötigten Informationen zu finden.

Viele manuelle oder mühsame Aufgaben werden automatisiert, und Geschäftsprozesse vereinheitlicht. Sie können das Beste aus Ihrer Software herausholen und die Kraft der Synergie nutzen, indem Sie ihre besten Funktionen kombinieren.

Wie kommunizieren Systeme miteinander?

Okay, wie können diese Systeme miteinander kommunizieren? Dies ist die Hauptherausforderung, mehrere Softwareprogramme zu haben. Und hier kommt die echte Verwendung von APIs (Application Programming Interfaces) ins Spiel.

APIs werden definiert als Sätze von Verfahren und Funktionen, die verschiedenen Systemen und Anwendungen den Zugriff auf Daten oder die Funktionen einer anderen Software oder Lösung ermöglichen. Eine API ist eine programmierbare Verbindung zwischen zahlreichen Tools, die angibt, welche Daten von einer Entität zu einer anderen verschoben werden können. Auf diese Weise und dank der Technologie können Sie viele, viele Prozesse automatisieren, die Sie in Ihren Organisationen mit verschiedenen Lösungen durchführen.

Schauen wir uns einige Beispiele an:

• Wenn ein Interessent ein Kunde wird (dies geschieht in einem CRM), möchten Sie, dass das System eine Aktion im ERP auslöst, eine elektronische Rechnung vorbereitet und sie an die E-Mail des neuen Kunden sendet.
• Jedes Mal, wenn Sie ein neues Produkt zu Ihrem ERP hinzufügen und der Bestand größer als 0 ist, möchten Sie, dass das System es auf eBay und Amazon zum gleichen Preis hinzufügt, und jede Preisänderung sollte automatisch erfolgen.
• Wenn jemand eine Aufgabe abschließt, sollte das Projektmanagementsystem die nächste verantwortliche Person benachrichtigen, dass sie mit der nachfolgenden Aufgabe beginnen muss. Am Ende dieses Prozesses sollte das System Ihnen automatisch eine E-Mail mit einem PDF der Zusammenfassung dessen, was getan wurde, und der Zeit, die jede Person mit ihren Aufgaben verbracht hat, senden.

Und es gibt Tausende und Abertausende von anderen Beispielen.

Welche Arten von Software oder Systemen können Sie integrieren?

Wie oben erwähnt, erkennen Unternehmen nach und nach, dass sie Cloud-basierte Software benötigen. Aber normalerweise benötigen sie mehrere Softwaretypen, von denen jeder einem Hauptzweck dient. Software, die alles tut, was Sie brauchen, existiert wahrscheinlich nicht. Und wenn es eine gibt, ist sie nicht gut.

Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, können Sie Software finden, die alle Funktionen bietet, die Sie benötigen. Aber was ich meine, ist, dass es keine globale Software gibt, die alles abdeckt, was die meisten Unternehmen brauchen. Sie müssen sie mit anderen Tools integrieren, um ihre Funktionen und Möglichkeiten zu erweitern.

Dies sind die Haupttypen von Systemen, die in Unternehmen aller Größen verwendet werden:

ERP (Enterprise Resource Planning)

Es ist der Hauptakteur in jeder Organisation, die es nutzt. Unternehmen verwenden ERP, um Daten aus vielen Geschäftsaktivitäten zu speichern, wo Sie auch die allgemeine Verwaltung von Kosten, Ausgaben, Zahlungen, Inkasso, Ausgabenverwaltung und andere Dinge wie Produktion, Logistik usw. haben.

Help Desk Software

Help Desk Software ist eine Lösung, die es Ihnen ermöglicht, Ihren Kunden alle Arten von Support über verschiedene Kanäle zu bieten. Sie sollte E-Mail-Kommunikation, Call Center, Live Chat und die Möglichkeit zur Verwaltung von Social-Media-Interaktionen umfassen. Alles unter einem Dach und zugänglich in einem gemeinsamen Posteingang.

CRM (Customer Relationship Management)

Es ist eine Software, die es Ihnen ermöglicht, Beziehungen zu Ihren Interessenten aufzubauen, bevor sie Kunden werden, und während sie Ihre Kunden sind. Sie kann auch von Ihren Verkäufern verwendet werden, um Verkaufsprozesse zu verwalten. (Beispiel: HubSpot).

BPM (Business Process Management)

Software, die zur Automatisierung interner Geschäftsprozesse und Workflows entwickelt wurde. BPM-Software wird häufig von mittleren bis großen Unternehmen verwendet. Diese Systeme konzentrieren sich tendenziell auf langfristige, laufende Analysen und Verbesserungen und ermöglichen es Benutzern, die Klarheit von Prozessen zu kontrollieren und zunehmend produktiver zu sein. (Beispiel: KiSSFLOW).

CMS (Content Management Software)

Ein CMS-System, das es uns ermöglicht, den Inhalt unserer Website, unseres Blogs und unserer Landing Pages zu erstellen und zu verwalten.

HRS (Human Resources System)

System, das hauptsächlich zur Verwaltung der erforderlichen Personalressourcenprozesse innerhalb einer Organisation, zur Dokumentation der Vereinbarungen mit jedem Mitarbeiter, zur Organisation von Urlaub und mehr entwickelt wurde. Könnte auch jede andere HR-Software sein, wie Toggl oder Sparkbay.

Dies sind nur einige Beispiele für Softwaretypen, die von Unternehmen verwendet werden. Sie werden hauptsächlich aufgelistet, um zu betonen, wie viele verschiedene Lösungen es gibt und welche unterschiedlichen Zwecke sie erfüllen. Jedes dieser Systeme kann selbst wirklich komplex sein, und es werden immer noch einige Add-ons oder Erweiterungen erforderlich sein.

Was sind die Vorteile von Softwareintegrationen

1. Datenzugänglichkeit und Synchronisierung

Alle Daten aus integrierten Systemen werden automatisch auf einer gewählten Plattform protokolliert und bilden so eine kohärente und saubere Datenbank. Es geschieht in Echtzeit. Alle notwendigen Informationen sind Ihnen zur Hand.

2. Reduzierte Kosten und Zeiteinsparungen

Messen Sie, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter mit manuellen Aufgaben wie Notizen nach einem Anruf, Ausfüllen von Formularen in Ihrem CRM, Kopieren von per E-Mail getroffenen Vereinbarungen in Ihr BPM verbringen? Wie viel Zeit benötigen sie, um die benötigten Daten zu finden?

Wenn Sie die richtigen Softwareintegrationen einführen, haben Ihre Kundenservice-Agenten oder Vertriebsmitarbeiter Zeit, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren, die Einnahmen generieren (Abschlüsse, Cross-Selling). Ihre Arbeit wird effizienter.

Daten zeigen, dass Mitarbeiter 19% ihrer Zeit mit der Suche nach Ressourcen, Dokumenten und Informationen verbringen, die sie für ihre Arbeit benötigen.

3. Interaktion zwischen verschiedenen Teilen des Unternehmens

Softwareintegrationen erleichtern die Sichtbarkeit von Aktivitäten und Interaktionen zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams innerhalb des Unternehmens. Jeder ist besser informiert, da Daten für alle verfügbar sind.

4. Historische Analyse von einem Ort aus

Daten, die über Zeit auf verschiedenen integrierten Plattformen gesammelt werden, können von einem Ort aus analysiert werden.

5. Definition und Ausführung neuer KPIs

Durch den Zugriff auf mehr Daten und Informationen können Sie neue Ziele basierend auf neuen Indikatoren festlegen, die für das Unternehmen relevant sind.

6. Entscheidungsfindung basierend auf Benutzerverhalten

Die Integration zwischen Plattformen ermöglicht es Ihnen, sich auf Benutzer und ihr Verhalten zu konzentrieren, da alle Daten zu Ihren Kunden und Interessenten an einem Ort verfügbar sind. Sie können maßgeschneiderten Support für die richtigen Personen zur richtigen Zeit bieten, Ihre Kommunikation oder Kampagnen personalisieren. Es gibt keine bessere Möglichkeit, eine Omnichannel-Kundenerfahrung zu bieten.

7. Bestimmung der Rentabilität von Kampagnen, die in verschiedenen Medien durchgeführt werden

Da die Berechnung der Rentabilität der durchgeführten Kampagnen integriert ist, ist es einfacher, das zu verwerfen, was nicht funktioniert, und das zu optimieren, was schnell und effizient nützlich ist.

8. Weniger Fehler

Manuelle Arbeit ist fehleranfällig; viele Fehler können auftreten, während Mitarbeiter Daten über verschiedene Plattformen hin und her verschieben. Softwareintegration reduziert die Menge an verstreuten und überlappenden Daten. Es macht es sicherer, datengestützte Entscheidungen zu treffen.

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