Helpdesk-Kundendienstmitarbeiter bearbeiten verschiedene Kundenanfragen wie E-Mails, Anrufe, Live-Chats, SoMe und mehr.
Die Beantwortung von Kundenanfragen auf verschiedenen Plattformen ist eine Herausforderung für sich. Egal wie gut Sie als Agent sind, es kann ziemlich überwältigend sein, ständig zwischen Schnittstellen zu wechseln.
Fügen Sie verärgerte Kunden hinzu und jetzt können wir über Stresssituationen sprechen.
Wenn Sie also nach Helpdesk-Memes als Stressabbau suchen, sind Sie definitiv an der richtigen Stelle. Es gibt jedoch eine Wendung. Wir möchten auch Möglichkeiten bieten, mit bestimmten Situationen umzugehen, um eine bessere Erfahrung für beide Parteien zu schaffen.
Beispiel #1
Wenn Sie mitten in einem Gespräch mit einem Kunden sind und bemerken, dass sie die falschen Worte verwenden, versuchen Sie, sich in den Kunden hineinzuversetzen. Nicht jeder hat den gleichen Hintergrund wie Sie. Daher könnten Fachbegriffe oder bestimmte Terminologie, die Sie täglich verwenden, für sie neu sein.
Also, was ist der Imbiss? Definieren Sie zu Beginn des Gesprächs bestimmte Begriffe. Wenn der Kunde einen Fehler macht, versuchen Sie außerdem, einfühlsam zu sein und stellen Sie einfach sicher, dass Sie auf derselben Seite sind.
Beispiel #2
Dieses Helpdesk-Mem zeigt eine wiederkehrende Situation, in der der Kunde ein Problem hat, aber nicht genau darauf hinweisen kann, was falsch ist. Der beste Weg, sich dieser Situation zu nähern, besteht darin, spezifische Fragen zu stellen, die Sie dazu bringen können, das Problem zu finden und zu lösen. Es ist wichtig, ruhig und konzentriert zu bleiben, nicht jeder Kunde ist technisch versiert.
Bonus-Beratung
Der Umgang mit verärgerten Kunden, insbesondere wenn Sie nicht über die richtige Helpdesk-Software verfügen, kann schnell zu einer Spirale führen und Ihre Agenten gestresst machen.
Stress am Arbeitsplatz kann zu mehr Krankheitstagen, einem Rückgang der Motivation und einer insgesamt schlechten Arbeitsleistung führen. Die Fürsorge für Ihre Mitarbeiter ist wichtiger denn je. Wenn Ihre Mitarbeiter zufrieden sind, werden es auch Ihre Kunden sein.
Wie können Sie also eine stressfreie Umgebung für Ihre Agenten schaffen?
Nun, das Teilen von Helpdesk-Memes kann sicherlich dazu beitragen, die Stimmung aufzuhellen, aber hier sind einige nützliche Tipps, um eine stressfreie Arbeitsumgebung zu schaffen:
1. Stellen Sie die richtigen Tools bereit
Die Einstellung der richtigen Agenten mit den richtigen Fähigkeiten und Erfahrungen ist entscheidend. Wenn Sie jedoch nicht die richtigen Tools bereitstellen, haben selbst die besten Agenten Schwierigkeiten, Ihre Kunden zu unterstützen.
Helpdesk-Software ist eine Omnichannel-Lösung, die Ihren Mitarbeitern hilft, sodass sie nicht zwischen Plattformen wechseln müssen, um Kundenanfragen zu beantworten. Darüber hinaus können Sie mit vielen Funktionen einzigartige Automatisierungsregeln erstellen, um alltägliche Aufgaben zu automatisieren. Mit einer Helpdesk-Software arbeiten Ihre Mitarbeiter effektiver und effizienter.
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2. Minimieren Sie Unterbrechungen
Unterbrechungen können den Arbeitsablauf Ihrer Agenten stören. Wenn dies häufig vorkommt, kann dies zu stressigen Kundeninteraktionen führen, da Ihre Agenten die Konzentration verlieren können. Eine Möglichkeit, Unterbrechungen zu minimieren, besteht darin, eine Regel für die Kommunikation über eine einzige festgelegte Plattform zu erstellen.
Beispielsweise können Sie in Slack verschiedene Arbeitskanäle erstellen. Ein Agent kann die Benachrichtigungen für die wichtigen Arbeitskanäle aktivieren und bei Bedarf sofort reagieren, während er andere, nicht wichtige Kanäle stummschaltet. Dadurch können unnötige Unterbrechungen vermieden und ein stabiler Arbeitsablauf ohne Stress geschaffen werden.
3. Erlauben Sie Ihren Agenten, ihre Meinung zu äußern
Lassen Sie Ihre Agenten Vorschläge machen. Sie sind die ersten Menschen, mit denen Ihre Kunden in Kontakt kommen. Sie haben normalerweise mehr Einblicke und haben möglicherweise großartige und wertvolle Vorschläge. Darüber hinaus kann es Ihren Agenten ermöglichen, ihre Bedenken und Vorschläge zu äußern, um einen sicheren Raum zu schaffen, in dem sich Ihre Agenten gehört und geschätzt fühlen. Insgesamt kann dies eine stressfreie Umgebung mit verbessertem Arbeitsablauf schaffen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Agenten auf viele verschiedene Kunden stoßen werden. Es ist wichtig, sie von Zeit zu Zeit loszulassen und über einige Helpdesk-Meme zu lachen, aber noch wichtiger ist, dass sie in der Lage sein sollten, aus jeder herausfordernden Situation zu lernen. Auf der anderen Seite besteht Ihre Aufgabe darin, eine stressfreie Umgebung für Ihre Agenten zu schaffen, um eine verbesserte Produktivität und ein besseres Kundenerlebnis zu gewährleisten.
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