
Checkliste für die Kundenservice-Audit
Verbessern Sie Ihren Kundenservice mit unserer umfassenden Audit-Checkliste. Bewerten Sie die Qualität, identifizieren Sie Verbesserungslücken, sammeln Sie Date...

Eine umfassende Checkliste zur Kundenüberprüfung, um Unternehmen dabei zu helfen, Kundenrisiken durch Datensicherung, Identitätsüberprüfung, Sanktionsprüfung, Risikobewertung, Aktivitätsüberwachung und Meldung verdächtiger Aktivitäten zu identifizieren und gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen sowie Bedrohungen zu verhindern.
Eine Checkliste zur Kundenüberprüfung (CDD) ist ein kritischer Bestandteil des Compliance-Programms jedes Unternehmens. Dieses Dokument hilft Unternehmen, die mit ihren Kunden verbundenen Risiken zu identifizieren und zu bewerten. Um diese potenziellen Bedrohungen zu mindern, müssen Unternehmen Informationen über ihre Kunden sammeln und Schritte unternehmen, um diese zu überprüfen. In diesem Beitrag werden wir die Schlüsselkomponenten einer CDD-Checkliste besprechen und Beispiele für die Durchführung der einzelnen Schritte geben.
Die Durchführung von CDD ist ein entscheidender Prozess für jede Organisation oder Finanzinstitution. Durch das Ausfüllen eines Dokuments, das die notwendigen Schritte aufzeigt, können Unternehmen sicherstellen, dass sie ihre gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen erfüllen. Darüber hinaus kann eine CDD-Compliance-Checkliste Unternehmen dabei helfen, potenzielle Gefahren bei der Geschäftstätigkeit mit einigen Kunden zu identifizieren und zu bewerten. Durch die Ergreifung aller notwendigen Maßnahmen zur Minderung dieser Risiken können Unternehmen und Finanzinstitute sich vor potenziellen finanziellen Verlusten schützen.
Unternehmen, die mit Kunden zu tun haben Sie können alle von einer CDD-Checkliste profitieren, um rechtliche oder finanzielle Probleme zu vermeiden, die sich aus mangelnder Sorgfalt gegenüber Kunden ergeben können. Durch das Befolgen der Schritte auf der Checkliste können sie sicherstellen, dass sie die notwendigen Vorsichtsmaßnahmen ergreifen, um potenzielle Probleme zu vermeiden.
Unternehmen, die AML-Vorschriften einhalten müssen Anti-Geldwäsche-Vorschriften (AML) verpflichten Unternehmen, zusätzliche Maßnahmen zu ergreifen, um die Finanzierung krimineller Aktivitäten zu verhindern. Ein Teil dieser behördlichen Anforderungen umfasst die Durchführung von CDD. Mit einer Checkliste dafür können Unternehmen sicherstellen, dass sie die AML-Vorschriften kontinuierlich einhalten.
Jede Organisation oder Finanzinstitution, die sich vor den finanziellen Risiken schützen möchte, die mit ihren Kunden verbunden sind Ein solches Dokument kann Unternehmen dabei helfen, potenzielle Bedrohungen durch ihre Kunden zu identifizieren und zu bewerten. Durch die Ergreifung von Maßnahmen zur Minderung dieser Risiken können Unternehmen sich vor finanziellen Verlusten schützen, die sich daraus ergeben könnten.
Testen Sie die Sicherheit Ihrer Netzwerke und Systeme und stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter in Best Practices der Datensicherheit geschult sind.
Um Ihr Unternehmen vor potenziellen finanziellen Verlusten zu schützen, die auftreten könnten, wenn die Identitäten Ihrer Kunden gestohlen werden. Wenn Ihre Systeme außerdem verletzt werden, könnten Sie mit hohen Geldstrafen von Behörden rechnen.
Zunächst sollten Sie interne Kontrollen und eine Datensicherheitsrichtlinie haben, die die angemessenen Maßnahmen beschreibt, die Sie zum Schutz Ihrer Netzwerke und Systeme ergreifen müssen. Überprüfen Sie anschließend, dass alle Ihre Mitarbeiter in Best Practices der Datensicherheit geschult sind, wie z. B. das Nichtteilen von Passwörtern oder das Herunterladen von Dateien aus unzuverlässigen Quellen.
Sammeln und bestätigen Sie die Namen, Adressen, Geburtsdaten und andere Identifizierungsinformationen Ihrer Kunden.
Dies trägt dazu bei, sicherzustellen, dass Sie angemessene Maßnahmen ergreifen, um zu bestätigen, dass Kunden sind, wer sie vorgeben zu sein. Dadurch wird die Verhinderung von Identitätsdiebstahl und Betrug sowie die Einhaltung von AML-Vorschriften gefördert.

Sammeln Sie ihre Informationen über ein Online-Formular oder einen Know Your Customer (KYC)-Fragebogen und überprüfen Sie, ob diese mit Ihren Unterlagen übereinstimmen. Danach sollten Sie die Details bestätigen, indem Sie Kopien ihrer Identitätsdokumente wie Pässe oder Führerscheine erhalten.
Suchen Sie nach den Namen Ihrer Kunden auf Sanktionslisten, um sicherzustellen, dass Sie nicht mit eingeschränkten Personen oder Unternehmen Geschäfte tätigen.
Wenn Sie mit jemandem Geschäfte tätigen, der unter Sanktionen steht, könnten Sie mit hohen Geldstrafen oder sogar Freiheitsstrafe rechnen. Daher müssen Sie vor Aufnahme von Geschäftsbeziehungen auf Sanktionen überprüfen.
Das Häufigste ist, nach den Namen Ihrer Kunden auf Sanktionslisten zu suchen. Diese Listen werden normalerweise von Behörden, Strafverfolgungsbehörden oder Finanzinstitutionen gepflegt, was bedeutet, dass sie genaue und aktuelle Informationen enthalten.
Nachdem Sie ihre Informationen gesammelt und überprüft haben, sollten Sie dann das zugehörige Kundenrisikoprofil bewerten.
Die Schätzung, wie wahrscheinlich es ist, dass sie Betrug begehen, oder ob es Geldwäscherisiken gibt, hilft Ihnen zu bestimmen, welche Sorgfaltsstufe für jeden Kundentyp erforderlich ist. Beispielsweise müssen Hochrisiko-Kundentypen strengeren Überprüfungen unterzogen werden als Niedrigrisiko-Typen.
Sie können Ihre einzelnen Kunden basierend auf Faktoren wie ihrem Herkunftsland, ihrer Branche und ihrer Transaktionshistorie bewerten. Dies gibt Ihnen einen besseren Überblick darüber, wer Ihre höher-risikobehafteten Kunden sind und daher mehr Sorgfalt erfordern.
Je nach Ergebnis Ihrer Bewertung müssen Sie möglicherweise weitere Details von Ihren Kunden sammeln.
Es hilft, ihre Identität weiter zu überprüfen und ihre Risikostufen zu bewerten. Beispielsweise könnten Sie sich entscheiden, Kopien ihrer Finanzberichte anzufordern.
Sie können die erforderlichen Dokumente direkt von Ihrem Kunden oder über ein Online-Formular anfordern. Überprüfen Sie nach Erhalt, dass die Informationen mit dem übereinstimmen, das Sie bereits in Ihren Unterlagen haben.
Nachdem Sie alle erforderlichen Informationen gesammelt haben, sollten Sie diese überprüfen, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist.
Dies trägt zum Schutz Ihres Unternehmens vor Betrug und dem potenziellen Risiko der Geldwäsche bei. Um dies zu tun, müssen Sie möglicherweise beispielsweise die Adresse oder den Arbeitsplatz eines Kunden bestätigen.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, dies zu tun, z. B. den Kunden anrufen oder ihm einen Brief senden. Sie können auch Drittanbieter-Services als unabhängige Quelle nutzen, um ihre Identität und/oder Adresse zu überprüfen.

Je nach Ergebnis des bisherigen Prozesses müssen Sie möglicherweise zusätzliche Überprüfungen Ihrer Kunden durchführen.
Dies hilft, das Risiko eines Kunden weiter zu bewerten und stellt sicher, dass er ist, wer er vorgibt zu sein. In diesem Stadium sollten Sie seine Strafregister oder Finanzhistorie überprüfen, falls erforderlich.
Durch die Suche in Online-Datenbanken oder die Beauftragung eines professionellen Services. Nachdem Sie die erforderlichen Informationen erhalten haben, sollten Sie diese sorgfältig überprüfen, um nach roten Flaggen zu suchen.
Wenn Sie sich immer noch nicht sicher über einen bestimmten Kunden sind, können Sie immer jemanden beauftragen, um Sie rechtlich zu vertreten.
Er kann Ihnen fachkundige Beratung zu Ihrem Ansatz bei Kundenüberprüfungsverfahren geben und sicherstellen, dass alles korrekt durchgeführt wird. Ein Anwalt kann auch helfen, rechtliche Probleme zu lösen, die bei der Arbeit mit Kunden auftreten könnten.
Sie können online suchen oder Empfehlungen aus Ihrem Netzwerk einholen. Nachdem Sie einige potenzielle Kandidaten gefunden haben, überprüfen Sie ihre Qualifikationen und Erfahrung, um sicherzustellen, dass sie für den Job geeignet sind. Führen Sie dann ein Gespräch mit ihnen, um zu sehen, ob sie eine gute Ergänzung für Ihr Unternehmen wären.

Auch nachdem Sie den Kundenüberprüfungsprozess abgeschlossen haben, sollten Sie ihre Aktivitäten weiterhin im Auge behalten.
Um zu überprüfen, dass sie keine verdächtigen Transaktionen durchführen und Ihnen die Möglichkeit zu geben, zu reagieren, wenn sie dies tun. Wenn Sie beispielsweise bemerken, dass ein großer Kunde große oder häufige Abhebungen vornimmt, sollten Sie weitere Untersuchungen durchführen, um nach Anzeichen potenzieller Geldwäsche zu suchen.
Überprüfen Sie regelmäßig ihre Geschäftskontenauszüge oder Transaktionshistorie. Wenn Sie etwas Ungewöhnliches bemerken, ergreifen Sie angemessene Maßnahmen, z. B. den Kunden kontaktieren oder ihre fragwürdige Aktivität den zuständigen Behörden melden.
Sie sollten auch beachten, ob ein Kunde anfängt, an fragwürdigen Aktivitäten teilzunehmen, da dies ein Zeichen dafür sein könnte, dass etwas nicht stimmt.
Es kann Ihnen helfen, potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren und Maßnahmen zu ergreifen, um zu verhindern, dass sie Schaden anrichten. Das Bemerken ungewöhnlicher Aktivität ermöglicht es Ihnen, weitere Untersuchungen durchzuführen und herauszufinden, ob der Kunde an kriminellen Aktivitäten beteiligt ist, bevor es zu spät ist.
Achten Sie auf die Art und Weise, wie sich der Kunde bei der Interaktion mit Ihnen verhält, und verfolgen Sie seine Geschäftsaktivitäten im Laufe der Zeit. Wenn Sie Abweichungen von der Norm bemerken, sollten Sie das Problem direkt mit ihm ansprechen oder das Konto zur weiteren Überwachung kennzeichnen.
Auch wenn alles gut zu laufen scheint, sollten Sie sich nach einer bestimmten Zeit mit Ihren Kunden in Verbindung setzen.
Zum Aufbau und zur Aufrechterhaltung einer guten Kundenbeziehung sowie um Ihnen die Möglichkeit zu geben, sie nach Änderungen in ihren Umständen oder ihrem Geschäft zu fragen, die sich auf ihr Konto oder ihre Aktivitäten mit Ihnen auswirken könnten. Regelmäßige Check-ins zeigen, dass Sie in den Kunden und seinen Erfolg investiert sind.
Verwenden Sie ein Customer Relationship Management (CRM)-System, um regelmäßigen Kontakt mit Kunden mindestens einmal pro Jahr (aber häufiger, wenn möglich) zu planen, oder richten Sie ein Erinnerungssystem für sich selbst ein. Sie können sich auch einfach in Verbindung setzen, wenn Sie etwas Bestimmtes zu besprechen haben, und kontaktieren Sie sie über ihren bevorzugten Kommunikationskanal mit LiveAgent Helpdesk-Software. Dies hilft, gute Beziehungen zu Kunden zu bewahren.

Wenn Sie glauben, dass ein Kunde einem Geldwäsche- oder anderen Kriminalitätsrisiko ausgesetzt ist, sollten Sie dies den zuständigen Behörden melden.
Es ist eine gesetzliche Anforderung für Sie, dies zu tun, und es hilft, sowohl Ihr Unternehmen als auch die breitere Gemeinschaft vor Schaden zu schützen. Sie müssen Maßnahmen ergreifen, wenn Sie einen Verdacht auf Geldwäsche oder andere kriminelle Aktivitäten haben, da dies schwerwiegende Verbrechen sind, die weitreichende Folgen haben können.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, verdächtige Aktivität zu melden, je nach Land oder Region, in der Sie leben. In den USA können Sie beispielsweise einen Suspicious Activity Report (SAR) bei der Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) einreichen.
Führen Sie Hintergrundüberprüfungen für alle Kunden durch, einschließlich Straf- und Kredithistorie-Überprüfungen Erwägen Sie die Verwendung eines Customer Identification Program (CIP), um die Kundenidentität zu überprüfen. Dies umfasst normalerweise das Sammeln und Überprüfen bestimmter Informationen über den Kunden, wie z. B. seinen Namen, Geburtsdatum und Sozialversicherungsnummer. Sie sollten auch Straf- und Kreditüberprüfungen durchführen, um sicherzustellen, dass der Kunde keine Geschichte von Finanzkriminalität oder anderen illegalen Aktivitäten hat.
Fordern Sie Kopien von Geschäftslizensen und Genehmigungen an und überprüfen Sie diese Wenn Sie einen neuen Kunden einarbeiten, stellen Sie sicher, dass Sie diese und alle anderen relevanten Dokumente für Ihre historischen Unterlagen sehen. Dies hilft Ihnen zu bestätigen, dass der Kunde legitim ist und sein Geschäft legal betrieben wird.
Überprüfen Sie die Kontaktinformationen des Kunden Es ist wichtig zu überprüfen, dass die Details, die Sie in Ihren Unterlagen haben, korrekt und aktuell sind. Dies umfasst ihren Namen, E-Mail-Adresse, Postadresse und Telefonnummer. Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie eine Möglichkeit haben, den Kunden im Notfall zu erreichen.
Überprüfen Sie die Social-Media-Profile des Kunden auf rote Flaggen Social Media kann eine großartige Möglichkeit sein, Ihre Kunden kennenzulernen, aber es ist auch wichtig, auf Anzeichen zu überprüfen, die darauf hindeuten könnten, dass sie nicht sind, wer sie vorgeben zu sein, oder an illegalen Aktivitäten beteiligt sind. Dies umfasst das Suchen nach gefälschten Bewertungen, den Profilen, denen sie folgen, fehl am Platz kommentierten oder anderen verdächtigen Verhaltensweisen.
Fordern Sie Empfehlungen von anderen Unternehmen an, die mit dem Kunden zusammengearbeitet haben Wenn Sie sich nicht sicher über einen Kunden sind, können Sie sich beruhigen, indem Sie mit anderen Unternehmen sprechen, die zuvor mit ihm Geschäfte getätigt haben. Dies kann Ihnen helfen zu bestätigen, dass er legitim, vertrauenswürdig und zuverlässig ist, mit dem man zusammenarbeitet, was die Chancen auf eine gute Kundenbeziehung erhöht.
Treffen Sie sich persönlich mit dem Kunden, um einen Eindruck von seinen Geschäftsabläufen zu bekommen Wenn möglich, ist es immer eine gute Idee, ein persönliches Gespräch mit jemandem zu führen, bevor Sie mit ihm Geschäfte tätigen. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, ihn besser kennenzulernen und sein Geschäft aus erster Hand zu erfahren. Es ist auch eine Gelegenheit, alle Fragen zu stellen, die Sie möglicherweise haben, und mehr Gewissheit zu bekommen, dass er ist, wer er vorgibt zu sein.
CDD ist der Prozess der gründlichen Überprüfung eines potenziellen Kunden, bevor eine Geschäftsbeziehung mit ihm eingegangen wird. CDD ist ein wichtiger Bestandteil jedes Risikomanagementplans, da er Ihr Unternehmen davor schützen kann, in illegale oder unethische Aktivitäten verwickelt zu werden. Die Nichtdurchführung von CDD ist daher ein risikobasierter Ansatz, der schwerwiegende Folgen für Ihr Unternehmen haben kann.
Stellen Sie viele Fragen und führen Sie einige Recherchen durch. Durch das Ausfüllen eines Kundenüberprüfungsformulars oder das Befolgen einer Compliance-Checkliste wie der in diesem Artikel bereitgestellten können Sie sicherstellen, dass Sie gründliche Überprüfungen durchgeführt haben. Die Zeit für die Implementierung angemessener Kundenüberprüfungsmaßnahmen wird sich langfristig auszahlen.
Erstens könnte Ihr Unternehmen für Verluste haftbar gemacht werden, die der anderen Partei aufgrund Ihrer Fahrlässigkeit entstanden sind. Zweitens könnten Sie mit zivil- oder strafrechtlichen Strafen rechnen, wenn sich herausstellt, dass Sie, auch unwissentlich, an Geldwäsche oder anderen Finanzkriminalität beteiligt waren. Drittens könnten Sie wichtige Informationen über die andere Partei verpassen, die für Ihren Entscheidungsprozess entscheidend sein könnten. Schließlich könnte Ihr Unternehmen auf die schwarze Liste gesetzt werden, wenn es nicht die behördlichen Anforderungen erfüllt oder von Finanzinstituten, wenn festgestellt wird, dass Sie mit Personen oder Unternehmen in Hochrisikokategorien Geschäfte getätigt haben.
Ein großartiger Anfang ist der Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) Resource Guide des US-Justizministeriums. Der Leitfaden behandelt eine Vielzahl von Themen im Zusammenhang mit Kundenüberprüfung, die bei der Durchführung von CDD berücksichtigt werden sollten.

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