Checkliste zur Qualitätssicherung im Help Desk

Stellen Sie sicher, dass Ihre Help-Desk-Services von hoher Qualität sind. Leicht gesagt, aber wie überprüfen Sie, dass alle Tickets ordnungsgemäß bearbeitet werden? Wie stellen Sie sicher, dass die Kundenzufriedenheit immer oberste Priorität hat? Befolgen Sie diese einfachen Schritte, um Ihren Help Desk reibungslos zu betreiben und einen hervorragenden Kundenservice zu bieten.

Die Bedeutung einer Help-Desk-Qualitätssicherungs-Checkliste

Durch das Abhaken aller Elemente auf dieser Liste können Sie überprüfen, ob Ihr Help Desk ordnungsgemäß funktioniert und Ihr Unternehmen ein konsistentes Serviceniveau bietet.

Das Durchgehen der Checkliste hilft Ihnen, häufige Fehler zu vermeiden, wie z. B.:

  • Nicht zeitnah auf Tickets antworten (oder gar nicht)
  • Ticketinformationen nicht ordnungsgemäß dokumentieren
  • Annahmen über Kundenbedürfnisse treffen
  • Ungenaue oder unvollständige Lösungen bereitstellen
  • Unnötige Tickets erstellen
  • Keine Nachverfolgung bei Kunden nach Ticketlösung

Wer kann von einer Help-Desk-Qualitätssicherungs-Checkliste profitieren?

  • Kundenservice-Vertreter, um sicherzustellen, dass sie die richtigen Verfahren befolgen und qualitativ hochwertigen Kundenservice bieten
  • Help-Desk-Manager, um ihnen dabei zu helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen ihr Team verbessert werden könnte, und um Fortschritte im Laufe der Zeit zu verfolgen
  • Geschäftsinhaber, um zu überprüfen, dass ihr Help Desk ihre spezifischen Anforderungen und Erwartungen erfüllt
  • IT-Profis, um sicherzustellen, dass alle Tickets ordnungsgemäß bearbeitet werden
  • Qualitätssicherungs-Prüfer, um Verbesserungsbereiche zu identifizieren und zu beheben

Jeder, der großartigen Kundenservice bieten und die Leistung des Contact Centers kontinuierlich verbessern möchte.

Erkunden Sie die Help-Desk-Qualitätssicherungs-Checkliste

Checkliste zur Qualitätssicherung im Help Desk

Das erste, das Menschen hören möchten, wenn sie einen Help Desk anrufen, ist die Stimme einer echten Person. Eine echte menschliche Stimme übertrifft immer eine automatisierte Maschine. Begrüßen Sie den Anrufer je nach Tageszeit (wenn Sie sicher sind, welche Zeitzone er anruft) oder mit einer neutralen Begrüßung, z. B. ‘Hallo’.

Warum ist es wichtig, Benutzer zu begrüßen?

Erste Eindrücke sind immer die wichtigsten, und wenn Sie Ihre Benutzer auf freundliche Weise begrüßen, werden sie sich willkommen fühlen. Wenn Sie ‘Guten Morgen’ oder Hallo sagen, können Sie viel dazu beitragen, eine Beziehung aufzubauen.

Was ist die richtige Art, Benutzer zu begrüßen?

  • Begrüßen Sie den Kunden mit Namen (falls bekannt)
  • Fragen Sie ihn, wie es ihm geht und was Sie für ihn tun können
  • Stellen Sie sicher, dass der Benutzer den Namen des Agenten, die Abteilung, von der er anruft (falls zutreffend), und den Grund für die Kontaktaufnahme mit Ihrem Support-Team kennt – diese Informationen erleichtern den Umgang mit zukünftigen Problemen oder Kundenproblemen

Hören Sie sorgfältig zu und stellen Sie sicher, dass sich der Kunde wohlfühlt. Wenn Sie seinen Namen erfassen können, großartig. Wenn nicht, fragen Sie ihn danach, bevor Sie weitere Fragen oder Kommentare stellen.

Tipp: Achten Sie darauf, nicht zu roboterhaft zu klingen, wenn Sie Sätze wie ‘Wie kann ich Ihnen heute helfen?’ verwenden. Eine einfache Änderung des Tons und der Betonung kann einen großen Unterschied machen.

LiveAgent Live-Chat-Fenster

Welche Tools sollten Sie zum Begrüßen von Benutzern verwenden?

  • Beispielbegrüßungen

Die meisten Kunden rufen Ihren Help Desk an, weil etwas schiefgelaufen ist. Daher ist es wichtig, Empathie zu zeigen und sich für das Problem zu entschuldigen, das sie erleben.

Warum ist es so wichtig, sich zu entschuldigen und Empathie zu zeigen?

Sie können starke Kundenbeziehungen aufbauen, indem Sie einfach sagen ‘Es tut mir leid, dass das passiert ist’. Wenn ein Kunde das Gefühl hat, dass Sie sein Problem verstehen und sich um ihn als Individuum kümmern, ist er eher mit Ihrem Service insgesamt zufrieden.

Entschuldigung für eine Verzögerung in der Antwort-E-Mail-Vorlage

Wie entschuldigen Sie sich und sind empathisch?

  • Zeigen Sie Empathie, indem Sie anerkennen, wie sich das Problem persönlich auf sie ausgewirkt hat (‘Ich weiß, wie frustrierend das sein kann’)
  • Entschuldigen Sie sich für die Unannehmlichkeiten, die sie erleben, und lassen Sie sie wissen, dass Sie alles tun, um das Problem so schnell wie möglich zu lösen
  • Stellen Sie sicher, dass Sie einen positiven und beruhigenden Ton beibehalten, auch wenn die Dinge hoffnungslos erscheinen – denken Sie daran, dass der Kunde bereits über das Problem verärgert ist, daher besteht keine Notwendigkeit, es schlimmer zu machen

Wie zeigen Sie Empathie und entschuldigen sich?

  • Schulungen
  • Anwendungsfälle

Sprechen Sie den Kunden immer mit Namen an, es sei denn, Sie wurden aufgefordert, dies nicht zu tun. Dies ist eine gute Praxis für alle Kundenservice-Interaktionen, da sie dazu beiträgt, Vertrauen zwischen Ihrem Unternehmen und seinen Kunden aufzubauen.

Warum sollten Sie Kunden mit Namen ansprechen?

Kunden möchten wissen, dass sie gehört werden, besonders wenn sie ihre Unzufriedenheit ausdrücken. Wenn Sie sie mit Namen ansprechen, wissen sie, dass Sie aufpassen.

Wie sprechen Sie Kunden mit Namen an?

Wenn Sie den Kunden zum ersten Mal begrüßen, fragen Sie nach seinem Namen und verwenden Sie ihn während des gesamten Gesprächs. Wenn er Ihnen seine E-Mail-Adresse oder seinen Social-Media-Handle mitteilt, stellen Sie sicher, dass Sie diese ebenfalls verwenden (falls angemessen).

Kontakte im Ticketing-System - LiveAgent

Welche Tools sollten Sie verwenden, um den Namen eines Kunden herauszufinden?

  • Help-Desk-Software
  • CRM
  • Help-Desk-Kontakte

Kunden benötigen eine klare Erklärung, was passiert und wie es behoben werden kann. Beschreiben Sie das Problem im Detail, skizzieren Sie mögliche Lösungen und geben Sie einen Zeitrahmen für die Lösung an.

Warum ist es wichtig, eine klare Erklärung des Problems zu geben?

Je mehr Informationen Sie Ihren Kunden über das, was passiert, geben, desto eher werden sie Ihrem Unternehmen vertrauen.

Produktprobleme Entschuldigungs-E-Mail-Vorlage

Wie erklären Sie das Problem Ihrem Kunden?

  • Verwenden Sie einfache Sprache und vermeiden Sie Fachjargon
  • Betrachten Sie es aus der Perspektive des Kunden, nicht aus Ihrer
  • Skizzieren Sie mögliche Lösungen und geben Sie einen Zeitrahmen für die Lösung an
  • Geben Sie zu, wenn das Problem weitere Schritte zur Fehlerbehebung erfordert

Welche Tools sollten Sie verwenden, um eine klare Erklärung eines Problems zu geben?

  • Richtlinien- und Verfahrenshandbücher
  • Wissensdatenbank
  • Fehlerbehebungsleitfäden
  • Support-Tickets

Wenn Sie mit einem Kunden über sein Problem sprechen, müssen Sie möglicherweise technische Begriffe verwenden. Obwohl Sie möglicherweise daran gewöhnt sind, dass Help-Desk-Agenten lieber Fachjargon verwenden, sind Kunden normalerweise verwirrt von dem, was Sie sagen.

Warum sollten Sie nicht zu viele technische Begriffe verwenden?

Kunden möchten normalerweise keine Vorlesung darüber, wie das Produkt funktioniert, sondern Hilfe, um das Problem so schnell wie möglich zu beheben. Die Verwendung technischer Begriffe nur bei Bedarf hilft ihnen, sich auf das vorliegende Problem zu konzentrieren.

Wie vermeiden Sie die Verwendung zu vieler technischer Begriffe?

Verwenden Sie technische Begriffe nur, wenn sie absolut notwendig sind, um das Problem zu erklären. Versuchen Sie, auf eine Weise zu sprechen, die jeder versteht, damit der Prozess für den Anrufer transparent ist.

Facebook-Kommentar - Ansicht in LiveAgent

Welche Tools sollten Sie verwenden, um die Übernutzung technischer Begriffe zu vermeiden?

  • Synonyme
  • Tech-Support-Software
  • Wissensdatenbank

Wenn es um die Unterstützung von Kunden geht, ist aktives Zuhören eine Schlüsselfähigkeit. Es ermöglicht Ihnen nicht nur zu hören, was der Kunde zu sagen hat, sondern zeigt ihm auch, dass Sie aufpassen und seine Bedenken ernst nehmen.

Warum müssen Sie ein aktiver Zuhörer sein?

Es gibt eine Verpflichtung für Servicepersonal, sorgfältig zuzuhören, damit sich Kunden gehört und verstanden fühlen. Darüber hinaus kann aktives Zuhören Agenten helfen, Probleme schneller zu lösen, da sie ein klares Verständnis dafür erlangen, was passiert.

Wie hören Sie aktiv zu?

Aktives Zuhören beinhaltet drei A’s: Einstellung, Anpassung und Aufmerksamkeit:

  • Versetzen Sie sich in die Lage des Kunden
  • Lächeln Sie (der Kunde kann es wirklich hören, auch wenn er Sie nicht sehen kann)
  • Achten Sie auf nonverbale Hinweise wie Tonfall und Körpersprache
  • Stellen Sie Fragen, um alle unklaren Punkte zu klären

Welche Tools sollten Sie zum aktiven Zuhören verwenden?

  • Angemessen antworten
  • Feedback geben
  • Offene Fragen stellen
  • Paraphrasieren
  • Gefühle widerspiegeln

Wenn Sie ein vollständiges Verständnis eines Problems haben, können Sie dem Kunden die möglichen Lösungen erklären. Es ist wichtig, dass Sie immer mehr als eine Lösung vorschlagen und den Kunden die beste für ihn wählen lassen.

Warum ist es wichtig, mehr als eine Lösung vorzuschlagen?

Dies zeigt dem Kunden, dass Sie bereit sind, einen Kompromiss zu finden, was eine Win-Win-Situation für beide Seiten ist.

Was ist die beste Art, Lösungen vorzuschlagen?

Skizzieren Sie mögliche Lösungen einschließlich ihrer Vor- und Nachteile, um Kunden dabei zu helfen, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, welche für sie in Bezug auf Kosten und Zeitrahmen usw. am besten funktioniert. Jede Lösung sollte ein spezifisches Bedürfnis erfüllen, damit Kunden die am besten geeignete auswählen können.

LiveAgent-Kostenrechner FAQ-Seite

Welche zusätzlichen Tools sollten Sie zum Vorschlagen von Lösungen verwenden?

  • Fachberatung von Ihren Mitarbeitern
  • FAQs und andere Self-Service-Ressourcen online oder offline
  • Fehlerbehebungsleitfäden
  • Support-Tickets
  • Richtliniendokumente wie Mitarbeiterhandbücher oder Handbücher usw.

Dies ist ein sehr wichtiger Schritt. Manchmal ist der Kunde möglicherweise nicht mit einer der vorgeschlagenen Lösungen für sein Problem zufrieden, daher liegt es an Ihnen als Help-Desk-Agenten, ihm eine alternative Option anzubieten, falls möglich.

Warum ist es wichtig, Alternativen anzubieten?

Dies zeigt dem Kunden, dass Sie auf seine Bedürfnisse achten und ihm die beste Erfahrung möglich bieten möchten.

Was ist die angemessene Art, alternative Lösungen anzubieten?

Fragen Sie immer die Genehmigung eines Vorgesetzten an, bevor Sie eine alternative Lösung anbieten, auch wenn dies bedeutet, dass es länger dauert als gewöhnlich, um die Arbeit zu erledigen.

Kundenloyalität und -bindung - Wissensdatenbank - LiveAgent

Welche Tools sollten Sie zum Anbieten von Alternativen verwenden?

  • Wissensdatenbank
  • Fehlerbehebungsleitfäden

Nachdem Sie eine Lösung vorgeschlagen haben, ist es wichtig, alle Fragen zu beantworten, die der Kunde möglicherweise dazu hat. Sie werden dann verstehen, was passiert, und sich sicher fühlen, dass Sie eine Lösung finden können.

Warum müssen Sie alle Fragen effektiv beantworten?

Es hilft, Vertrauen aufzubauen und beruhigt Kunden, dass Sie ihnen helfen. Darüber hinaus können Sie Missverständnisse klären, bevor sie zu größeren Problemen werden.

Wie beantworten Sie Kundenfragen effektiv?

Die beste Art, Kundenfragen zu beantworten, hängt von der Situation ab, daher gibt es keine einzige richtige Antwort. Einige Tipps zum effektiven Beantworten von Kundenfragen sind jedoch:

  • höflich und respektvoll sein
  • sich Zeit nehmen, um die Frage zu verstehen
  • klare und prägnante Antworten geben

Das effektive Beantworten aller Fragen ist ein wichtiger Teil der Bereitstellung von qualitativ hochwertigem Support.

Wissensdatenbank Erste-Schritte-Vorlage

Welche wertvollen Tools sollten Sie zum effektiven Beantworten von Fragen verwenden?

  • Benutzerhandbücher
  • Wissensdatenbank
  • hypothetische Kundenszenarien

Wenn Sie Lösungen vorschlagen möchten, die für Ihre Kunden richtig sind, benötigen Sie ein gutes Verständnis der Produkte und Dienstleistungen, die Sie anbieten. Sie müssen sowohl die Funktionen als auch die Funktionalität jedes Produkts sowie die Richtlinien und Verfahren des Unternehmens kennen.

Warum ist es wichtig, Produktkenntnisse zu zeigen?

Es ermöglicht Ihnen, genaue und zeitnahe Lösungen für die Probleme der Kunden bereitzustellen. Es hilft Ihnen auch, ein professionelles Image aufzubauen und das höchstmögliche Niveau des Kundenservice zu bieten.

CRM-Ticketing-System - LiveAgent

Was sollten Kundenservice-Agenten über jedes Produkt wissen?

  • technische Aspekte – wie es funktioniert, aus welchen Teilen es besteht
  • Kompatibilität mit anderen Produkten und Dienstleistungen
  • Antworten auf alle häufig gestellten Fragen
  • alle wichtigsten Updates

Welche Tools sollten Sie zum Anzeigen von Produktkenntnissen verwenden?

  • die Benutzerhandbücher des Unternehmens
  • Mitarbeiter motivieren, mehr zu erfahren
  • Kenntnisse von FAQs zu jedem Produkt
  • Schulungsmöglichkeiten, die sich mit Produktkenntnissen befassen
  • obligatorische Schulungsprogramme

Sobald Sie das Problem eines Kunden verstanden haben, ist es wichtig, abzuschätzen, wie lange es dauert, es zu lösen. Dies kann geschehen, indem Sie ihm ein bestimmtes Datum oder einen Zeitrahmen geben, in dem er mit einer Antwort rechnen kann.

Warum ist es wichtig, einen Zeitrahmen für die Lösung anzugeben?

Es gibt Kunden das Vertrauen, dass ihr Problem ernst genommen wird und Sie alles tun, um die benötigte Hilfe zu bieten. Es ermöglicht Ihnen auch, die Kundenerwartungen zeitlich zu verwalten.

Wie geben Sie einen Zeitrahmen für die Lösung an?

  • Geben Sie bestimmte Daten und Zeiten an, wann Ihr Team auf Kundenanfragen antwortet, und halten Sie sich daran
  • Machen Sie eine Schätzung basierend auf bisherigen Erfahrungen mit ähnlichen Problemen und wie lange es normalerweise dauert, Probleme dieser Art zu lösen
Hybrid-Ticketing-System in Help-Desk-Software - LiveAgent

Welche Tools sollten Sie zum Angeben eines Lösungszeitrahmen verwenden?

  • Help-Desk-Ticketing-Software
  • Kalender
  • LiveAgent Hybrid-Ticketstrom – Kundeninteraktionen aus allen Quellen (z. B. E-Mail, Live-Chat) gehen in die gleichen Ticket-Threads

Definieren Sie klar, was getan werden muss, damit Kunden Unterstützung erhalten. Dies könnte das Bereitstellen zusätzlicher Informationen oder das Anfordern weiterer Details vor dem Fortfahren zur Lösung ihrer Probleme umfassen.

Warum ist es wichtig, die nächsten Schritte zur Lösung zu bestimmen?

Es hilft Ihnen, näher an eine endgültige Lösung für das Problem des Kunden heranzukommen, und ermöglicht es Ihnen, ihn über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Wie bestimmen Sie die nächsten Schritte zur Lösung?

Ein umfassendes Verfahrenshandbuch macht es klar für alle Beteiligten, was jeder Schritt des Prozesses beinhaltet, von Anfang bis Ende. Dies sollte eine Übersicht darüber enthalten, was nach jedem Schritt passiert und wie lange es normalerweise dauert, den nächsten zu starten.

Eine Ticket-Management-Software ist hier praktisch. Sie kann Ihnen helfen, alle offenen Tickets und ihre nächsten Schritte zu verfolgen, um den Workflow zu optimieren, die Produktivität zu erhöhen und den Prozess klar und verständlich zu machen.

Ticketing-Funktion in Help-Desk-Software - LiveAgent

Welche Tools können Ihnen helfen, die nächsten Schritte zur Lösung zu bestimmen?

  • von Kunden eingereichte Support-Tickets
  • Ticket-Management-Software für Help Desks, wie LiveAgent

Sie sollten Ihre Benutzer darüber aufklären, was sie von Ihren Produkten oder Dienstleistungen erwarten können. Zeigen Sie ihnen, wie sie sich selbst ermächtigen können.

Warum ist es wichtig, Ihre Kunden zu schulen?

Es hilft ihnen, unabhängiger zu sein und ermöglicht es Ihnen, sich auf andere Bereiche des Kundensupports zu konzentrieren. Es gibt ihnen auch ein besseres Verständnis Ihrer Produkte oder Dienstleistungen und wie sie das Beste daraus herausholen können.

Wie schulen Sie Ihre Benutzer?

Versorgen Sie sie mit relevanten Artikeln und Videos zum Thema oder zeigen Sie ihnen sogar, wie sie bestimmte Funktionen Ihrer Website nutzen können, um schneller Hilfe zu erhalten. Erstellen Sie maßgeschneiderte Schulungsmaterialien, die Ihren Kunden helfen, Ihre Produkte vollständig zu verstehen.

LiveAgent Führung

Welche Tools sollten Sie zum Schulen Ihrer Benutzer verwenden?

  • Einführung in Ihr Unternehmen und was es tut
  • eine Führung durch Ihre Website oder App
  • wie Sie den Kundensupport kontaktieren
  • Häufig gestellte Fragen (FAQs)
  • Video-Tutorials
  • Wissensdatenbank
  • Bildungsplattform

Der Tonfall ist äußerst wichtig, wenn es um Kundensupport geht, da er das Kundenerlebnis machen oder brechen kann. Sie sollten immer einen positiven Tonfall während der Interaktionen mit Kunden verwenden, unabhängig davon, wie frustrierend ihre Probleme sein mögen.

Warum ist es wichtig, einen positiven Tonfall zu bewahren?

Es hilft Ihnen, ruhig zu bleiben und langfristig eine gute Beziehung zu Ihren Kunden zu bewahren, was sie ermutigt, Ihre Dienstleistungen weiterhin anderen zu empfehlen.

Wie bewahren Sie einen positiven Tonfall?

  • Verwenden Sie Humor, wenn angemessen
  • Zeigen Sie Empathie für ihre Situation
  • Seien Sie nicht sarkastisch oder negativ in Ihren Interaktionen
  • Entspannen Sie sich
  • Verlangsamen Sie
  • Atmen Sie tief durch
  • Verwenden Sie angemessene Wörter für jede spezifische Situation

Am Ende jeder Interaktion sollten Sie immer fragen, ob Ihre Kunden noch Fragen oder Bedenken haben. Durch das Schließen von Kommunikationslücken zwischen Agent und Kunde können Sie sicherstellen, dass ihr Problem zufriedenstellend gelöst wurde und nicht erneut auftritt.

Warum ist es wichtig, Kunden zu fragen, ob sie noch Fragen haben?

Weil sie eine Chance brauchen, über das nachzudenken, was sie bisher gehört haben. Sie könnten von den Informationen überfordert sein oder unkonzentriert sein, daher benötigen sie möglicherweise ein paar Sekunden, um sicherzustellen, dass sie alles gefragt haben.

Wie fragen Sie Kunden, ob sie noch Fragen haben?

Einige gute Dinge zu fragen sind, ob sie verstehen, wie sie ihr Problem selbst lösen können, was passieren könnte, wenn das Problem erneut auftritt, und ob sie weitere Unterstützung benötigen.

Frau mit einer Frage-Illustration

Welche Tools sollten Sie verwenden, um Kunden zu fragen, ob sie noch Fragen haben?

  • Umfragen
  • Fragevorlagen

Sie sollten dem Kunden immer für seine Zeit und Geduld während jeder Support-Interaktion danken.

Warum ist es wichtig, Kunden zu danken?

Es ist eine großartige Möglichkeit zu zeigen, dass Sie ihr Geschäft und ihre Unterstützung schätzen. Diese kleine Geste kann viel dazu beitragen, sicherzustellen, dass sie eine positive Erfahrung mit Ihrem Help Desk haben und in Zukunft bei Bedarf eher zurückkommen.

Wie danken Sie Kunden?

Danken Sie dem Empfänger und geben Sie klar den nächsten Teil des Prozesses an. Senden Sie ihnen eine Dankesnachricht.

Kundendankschreiben-LiveAgent

Welche Tools sollten Sie zum Danken an Kunden verwenden?

  • Dankesnachricht am Ende des Anrufs
  • IT-Help-Desk-Software und Ticket-Management-System

Wenn ein Problem an Ihren Help Desk gemeldet wird, ist es wichtig, es so schnell wie möglich zu lösen. Dies kann durch die Verwendung der richtigen Tools und die Befolgung der Best Practices für Kundensupport erfolgen.

Warum ist es wichtig, Probleme zeitnah zu lösen?

Die Lösung eines Problems in einem bestimmten Zeitrahmen kann sicherstellen, dass der Kunde mit dem erhaltenen Support zufrieden ist.

Wie lösen Sie Probleme zeitnah?

Der Omnichannel-Posteingang von LiveAgent ermöglicht es einem Kundenservice-Vertreter, Kundenprobleme schnell und einfach zu lösen und die durchschnittliche Lösungszeit zu verkürzen. Darüber hinaus bietet dieses Tool erweiterte Funktionen wie vordefinierte Nachrichten, um schnellere Antworten mit kurzen Antworten auf häufig gestellte Fragen zu ermöglichen.

Vordefinierte Nachrichten-Funktion in Live-Chat-Software - LiveAgent

Tipp: Mit der kostenlosen Testversion können Sie sehen, was LiveAgent in der Praxis zu bieten hat.

Welche Tools sollten Sie zum zeitnahen Lösen von Problemen verwenden?

  • LiveAgent Help-Desk-Software

Um Ihre Produktivität zu erhöhen, vergessen Sie nicht, Beschriftungen und Tags für jedes Ticket zu bestimmen, um den Workflow zu optimieren.

Warum ist die Kategorisierung jedes Falls wichtig?

Tags und Beschriftungen ermöglichen es Ihnen, den Ticketstatus, die Priorität und den Servicetyp usw. zu verfolgen. Sie sind ein wichtiger Teil des Kategorisierungsprozesses und vereinfachen den Gesamtworkflow.

Wie kategorisieren Sie Fälle ordnungsgemäß?

Bestimmen Sie Beschriftungen für jedes Ticket. Stellen Sie sich Fragen wie:

  • Was ist das Problem des Kunden?
  • Welchen Service haben sie angefordert?
  • Wie dringend ist dieses Ticket?

Beispiele für zu verwendende Beschriftungen:

  • Kundenname
  • Ticket-ID
  • Servicetyp (Versand, Abrechnung usw.)
  • Priorität – hoch, mittel oder niedrig
Live-Chat-Software-Notizen im Chat - LiveAgent

Welche Tools sollten Sie zum Kategorisieren von Fällen verwenden?

  • interne Tickets und Notizen von LiveAgent
  • Tabellenkalkulationssoftware (wie Microsoft Excel, Google Sheets)

Versuchen Sie immer, das Problem des Kunden bei der ersten Antwort zu lösen.

Warum ist das wichtig?

Es schafft Kundenzufriedenheit und Vertrauen und reduziert die Anzahl der Tickets, die an einen Agenten-Supervisor oder Ingenieur eskaliert werden.

Wie können Sie alle möglichen Schritte zur Problembehebung ergreifen?

Recherchieren Sie das Problem, finden Sie eine Lösung und halten Sie den Kunden auf dem Laufenden. Wenn ein Problem komplizierter ist oder einige Recherchen Ihrerseits erfordert, halten Sie den Kunden informiert, indem Sie sich mindestens alle 24 Stunden bei ihm nachfragen. Nachdem Sie das Problem gelöst haben, bestätigen Sie, dass Sie alle Schritte unternommen haben, um die Erwartungen des Kunden zu erfüllen.

Facebook-Integration mit LiveAgent

Welche Tools sollten Sie verwenden, um alle möglichen Schritte zu ergreifen?

  • LiveAgent oder Help-Desk-Software im Allgemeinen

Wenn etwas schiefgeht und der Kunde schuld ist, ist es leicht, defensiv zu reagieren und ihn für den Fehler zu beschuldigen. Dies wird jedoch nur die Situation verschärfen und es schwieriger machen, das Problem zu lösen.

Warum ist es wichtig, dem Kunden nicht die Schuld zu geben?

‘Der Kunde sollte immer in seinem eigenen Kopf recht haben.’ Sie kommen an erster Stelle und auch wenn Sie nicht mit ihnen einverstanden sind, müssen Sie so tun, als würden Sie es.

Wie geben Sie dem Kunden nicht die Schuld?

Achten Sie auf Anzeichen, wenn Ihre Organisation Kunden für ihre Probleme verantwortlich macht. Machen Sie Kunden glücklich, indem Sie Wege finden, von ihnen zu profitieren, anstatt sich über sie zu beschweren. Wenn Sie schwierige Kunden haben, denken Sie daran, dass das einzige echte Gegenmittel darin besteht, überhaupt keine zu haben.

Welche Tools sollten Sie verwenden, um Kunden nicht zu beschuldigen?

  • Kommunikationstools wie LiveAgent oder E-Mail, um eine Aufzeichnung aller Gespräche mit Kunden zu führen

Manchmal benötigt ein Kunde möglicherweise zusätzliche Unterstützung, um sein Problem zu lösen. Wenn dies der Fall ist, bieten Sie ihm zusätzliche Ressourcen an, um diese zu finden.

Warum ist das Angebot zusätzlicher Unterstützung wichtig?

Nur wenn Sie die Extrameile gehen, werden Kunden Ihre Hingabe sehen, dass Sie alles tun, um die Erwartungen des Kunden zu erfüllen.

Wie bieten Sie zusätzliche Unterstützung an, falls erforderlich?

Führen Sie Ihren Kunden durch die Lösung oder eskalieren Sie das Ticket an einen Supervisor. Dadurch bleibt keine ihrer Fragen unbeantwortet.

LiveAgent am besten bewerteter Chat

Welche Tools sollten Sie zum Angebot zusätzlicher Unterstützung verwenden?

  • Wissensdatenbank
  • FAQs
  • Live-Chat-Support (wie LiveAgent)

Wie verwalten Sie Ihre Help-Desk-Leistung?

Produktivität

Produktivitätsberichte helfen Ihnen, die Leistung zu verfolgen, zu sehen, wie viel Zeit Ihr Kundenservice-Team für jeden Tickettyp aufwendet, und zu identifizieren, welche Services mehr Zeit in Anspruch nehmen als andere. Diese Informationen können verwendet werden, um die Prioritäten und Ressourcen, die verschiedenen Services zugewiesen werden, anzupassen.

First-Contact-Resolution-Rate

Es ist eine Metrik, die misst, wie oft Sie die Probleme der Kunden beim ersten Versuch lösen können. Es ist wichtig, diese Zahl so hoch wie möglich zu halten, da sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams reduziert und die Kundenzufriedenheit und das Vertrauen aufbaut.

Reaktionszeit

Die Zeit, die vergeht, bis Sie auf das Ticket eines Kunden antworten. Diese Zahl niedrig zu halten ist entscheidend, da lange Reaktionszeiten dazu führen können, dass Kunden frustriert werden und zu höheren Ticketvolumina beitragen.

Agenten-Bewertungsüberprüfung

Eine Metrik, die misst, wie zufrieden Ihre Kunden mit der Hilfe sind, die sie von Ihrem Team erhalten. Die Kundenloyalität wird aufgebaut, wenn die Agentenbewertung hoch bleibt, sowie die Anzahl der Empfehlungen, die sie geben.

Zufriedenheitswert

Dies ist ein guter Indikator für die Servicequalität. Sie können Umfragesoftware verwenden, um Kunden zu fragen, wie zufrieden sie mit Ihrer Reaktionszeit, Ihrem Wissen und Ihrem Gesamtservice sind. Wenn der Zufriedenheitswert niedrig ist, müssen Sie untersuchen, was das Problem verursacht, die Entwicklung vorhersagen und Änderungen vornehmen.

Net Promoter Score

NPS ist eine Metrik, die die Kundenloyalität misst, basierend auf der Frage ‘Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Unternehmen einem Freund oder Kollegen empfehlen würden?’ Sie können den NPS verwenden, um den Fortschritt Ihrer Bemühungen zur Verbesserung der Help-Desk-Qualität zu verfolgen.

Negative Antwortquote

Der Prozentsatz der Kunden, die auf Ihre Umfrage mit einer Bewertung von 1 oder 2 (von 10) antworten. Eine hohe negative Antwortquote deutet normalerweise darauf hin, dass es Bereiche gibt, in denen Ihr Help Desk verbessert werden muss. Die Untersuchung und Behebung dieser Probleme verbessert die Kundenzufriedenheit und reduziert die Anzahl der Tickets, die Sie erhalten.

Lösungsquote

Dies ist der Prozentsatz der Tickets, die gelöst werden. Sie können diese Metrik verwenden, um den Fortschritt Ihres Teams zu verfolgen und Bereiche zu identifizieren, in denen die Motivation von Agenten, mehr Schulung oder Ressourcen erforderlich sind.

Wiederholte Kontaktquote

Der Prozentsatz der Kunden, die Sie mehr als einmal kontaktiert haben. Sie können diese Metrik betrachten, um Kunden zu identifizieren, die Probleme haben, die nicht gelöst wurden und zusätzliche Unterstützung benötigen.

Antworten pro Ticket

Eine Metrik, die misst, wie viele Antworten erforderlich sind, um ein Ticket zu lösen. Diese Zahl ist wichtig, da sie Ihnen hilft, Tickets zu identifizieren, die mehr Zeit in Anspruch nehmen als sie sollten. Die Untersuchung und Behebung dieser Probleme verbessert die Produktivität Ihres Teams.

Gelöste Probleme

Die Metrik für gelöste Probleme ist eine Zählung der Anzahl der Tickets, die gelöst wurden. Sie können auch den Fortschritt Ihres Teams verfolgen und das Serviceniveau identifizieren.

Anzahl der Chat-/Anrufweiterleitungen

Die Gesamtzahl der Chats oder Anrufe, die an ein anderes Team weitergeleitet werden. Wenn Sie diese Zahl kennen, können Sie identifizieren, wo Ihre Anrufverteilungsmethoden verbessert werden müssen. Sie können auch die Chat-Verteilung automatisch durchführen lassen.

Öffentliche Bewertungen des Unternehmens

Um die Leistung Ihrer Help-Desk-Qualität zu überprüfen, sollten Sie auch Bewertungen überprüfen. Reagieren Sie auf alle Meinungen und beantworten Sie alle Fragen, die Sie finden. Stellen Sie sicher, dass Sie immer überprüfen, reagieren, antworten und lösen.

Mystery Calls

Ein unschätzbares Werkzeug zur Bewertung Ihres Kundenerlebnisses. Mystery Calls ermöglichen es Unternehmen, genau zu analysieren, wie sie Kunden begrüßen und unterstützen, wenn diese das Unternehmen anrufen. Diese Daten können dann verwendet werden, um den Frontline-Service zu verbessern, unerfahrene Agenten zu schulen und weitere Verbesserungen zu verfolgen.

Zusammenfassung der Help-Desk-Qualitätssicherungs-Checkliste

  • Begrüßen Sie den Benutzer
  • Entschuldigen Sie sich und zeigen Sie Empathie
  • Sprechen Sie den Kunden mit Namen an
  • Geben Sie eine klare Erklärung des Problems
  • Verwenden Sie technische Begriffe nur bei Bedarf
  • Hören Sie aktiv zu
  • Schlagen Sie Lösungen vor
  • Geben Sie eine Alternative an, falls erforderlich
  • Beantworten Sie alle Fragen effektiv
  • Zeigen Sie Produktkenntnisse
  • Geben Sie einen Zeitrahmen für die Lösung an
  • Bestimmen Sie die nächsten Schritte zur Lösung
  • Schulen Sie Ihre Kunden
  • Bewahren Sie einen positiven Tonfall
  • Fragen Sie Kunden, ob sie noch Fragen haben
  • Danken Sie dem Kunden am Ende des Gesprächs
  • Lösen Sie das Problem zeitnah mit LiveAgent
  • Kategorisieren Sie jeden Fall ordnungsgemäß
  • Ergreifen Sie alle möglichen Schritte zur Problembehebung
  • Geben Sie dem Kunden nicht die Schuld
  • Bieten Sie zusätzliche Unterstützung an, falls erforderlich

Häufig gestellte Fragen

Was sind einige Beispiele für Help-Desk-Qualitätssicherung?

Beginnen Sie mit der Überprüfung der ordnungsgemäßen Ticketdokumentation und der zeitnahen Lösung von Tickets. Schulen Sie Ihr Personal, um die beste Lösung für die Probleme der Kunden zu bieten und gleichzeitig die Unternehmensrichtlinien und -verfahren einzuhalten. Vergessen Sie nicht, die Leistung Ihrer Agenten zu überwachen und Help-Desk-Tickets zu überprüfen.

Wie messen Sie die Auswirkungen Ihrer Help-Desk-Qualitätssicherung mit Metriken?

Um die Auswirkungen der Help-Desk-Qualitätssicherung zu messen, können Sie Metriken wie Produktivität, First-Call-Resolution, durchschnittliche Reaktionszeit und Kundenzufriedenheit verwenden. Weitere Informationen finden Sie im zweiten Teil der Checkliste: 'Wie Sie die Leistung Ihres Help Desk verwalten'.

Wie oft sollte ich die Help-Desk-Qualitätssicherungs-Checkliste verwenden?

Wir empfehlen, die Help-Desk-Qualitätssicherungs-Checkliste mindestens monatlich zu verwenden. Je nach Ihren Geschäftsanforderungen müssen bestimmte Elemente auf der Liste jedoch möglicherweise häufiger oder weniger häufig überprüft werden.

Was macht ein Help-Desk-Qualitätssicherungs-Agent?

Bei der Verwendung von Remote-Help-Desk-Software kann ein Help-Desk-Qualitätssicherungs-Agent die Leistung von Remote-Support-Agenten effizient bewerten, Schulungssitzungen für neue Mitarbeiter durchführen, Audits durchführen und wertvolles Feedback geben, um ihre Gesamtleistung zu verbessern.

Was sind die Top-Fähigkeiten für einen Qualitätssicherungs-Spezialisten?

Die wichtigsten sind Kommunikations- und Gesprächsfähigkeiten, um Ihren Standpunkt effektiv zu vermitteln. Darüber hinaus sind Kenntnisse über die von Ihrem Unternehmen angebotenen Produkte und Dienstleistungen, analytische Fähigkeiten und Soft Skills unter den wichtigsten Fähigkeiten.

Was sind einige Methoden der Help-Desk-Qualitätssicherung?

Ein Help-Desk-Qualitätssicherungs-Agent unterstützt bei der Bewertung der Leistung anderer. Sie können auch Aufgaben wie die Schulung neuer Mitarbeiter, die Durchführung von Audits sowie die Bereitstellung von Feedback an Mitarbeiter über ihre Leistung ausführen.

Gibt es eine Help-Desk-Qualitätssicherungs-Checklisten-Vorlage, die ich verwenden kann?

Ja, Sie können unsere Help-Desk-Qualitätssicherungs-Checkliste als PDF herunterladen.

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