Die Know Your Customer (KYC) Checkliste von LiveAgent hilft Unternehmen, Vorschriften einzuhalten, indem die Identität, Adresse, das Risikoprofil und die Unternehmensinformationen des Kunden überprüft werden. So wird Vertrauen und Compliance gewährleistet und Risiken gemindert.
Es gibt viele Ratschläge, wie man seine Kunden besser kennenlernt, und es kann schwierig sein herauszufinden, was wirklich zählt. Schnell verliert man sich in Details und übersieht das große Ganze.
Deshalb haben wir diese Checkliste zusammengestellt – sie fasst die wichtigsten Dinge zusammen, die Sie über Ihre Kunden wissen sollten. Werfen Sie einen Blick darauf und prüfen Sie, ob es zusätzliche Informationen gibt, die Sie Ihre Kunden fragen sollten.
Know Your Customer-Checklisten (KYC-Checklisten) sind speziell dafür entwickelt, die Kundenidentifikation und -prüfung zu unterstützen. Eine KYC-Checkliste ist wichtig, da sie Ihnen hilft zu überprüfen, ob jeder Kunde tatsächlich der ist, der er vorgibt zu sein. Zudem hilft sie, Risiken im Zusammenhang mit der Geschäftsbeziehung einzuschätzen.
Eine KYC-Checkliste ist der erste Schritt, um Ihre Kunden zu verstehen und angemessen betreuen zu können. Sie sollte auch Teil des Kundenevaluierungsprozesses sein.
Jedes Unternehmen, das Kundengeschäft und damit verbundene Risiken hat, wie z. B. Buchhalter oder Finanzdienstleister, sollte eine KYC-Strategie zur Kundenansprache entwickeln. Eine KYC-Checkliste kann aber von jedem Unternehmen genutzt werden, das seine Kunden besser kennenlernen möchte – sie hilft, die Bedürfnisse potenzieller Kunden zu verstehen und die Beziehung zu ihnen aufzubauen.
Wenn Sie Geschäftsinhaber sind, ist es wichtig, Ihre Kunden zu kennen, und eine KYC-Checkliste ermöglicht Ihnen genau das. Sie hilft Ihnen außerdem, Risiken in der Zusammenarbeit mit potenziellen Kunden einzuschätzen.
Transaktionen, bei denen Geld im Spiel ist, unterliegen besonderen Risiken. Sie sollten alle relevanten Informationen über einen Kunden haben, die zur Identitätsprüfung und Risikobewertung erforderlich sind.
Finanzberater sind gesetzlich verpflichtet, ihre Kunden zu kennen. Sie müssen Kundeninformationen erfassen und verifizieren, um Geldwäsche, Finanzkriminalität und Terrorismusfinanzierung zu verhindern.
Eine Know Your Customer-Checkliste hilft Ihnen, Compliance-Anforderungen zu erfüllen. So stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen alle Vorschriften einhält und illegale Aktivitäten verhindert werden.
Grundlegende Informationen über Ihren Kunden sind entscheidend, um ihn zu verstehen.
Warum sind Basisinformationen wichtig?
Diese Informationen sind der Schlüssel zu einer Vertrauensbasis mit Ihrem Kunden. Je besser Sie ihn kennen, desto besser können Sie ihm Produkte und Dienstleistungen anbieten. Das führt zu einer loyalen Kundenbasis, die Ihr Unternehmen langfristig unterstützt.
Wie erhält man Basisinformationen?
Am einfachsten erhalten Sie diese Informationen, indem Sie Ihre Kunden ein Formular online oder persönlich ausfüllen lassen. Gestalten Sie den Prozess so einfach wie möglich. Erfassen Sie Daten wie:
Welche Tools helfen bei der Erfassung von Basisinformationen?
Der nächste Schritt, um Ihren Kunden kennenzulernen, ist die Überprüfung seiner Identität. Dies kann durch ein amtliches Ausweisdokument wie Reisepass oder Führerschein erfolgen.
Warum ist der Identitätsnachweis wichtig?
Er bestätigt, dass der Kunde tatsächlich der ist, der er vorgibt zu sein, und hilft, Risiken im Geschäftsverkehr einzuschätzen.
Wie erhält man den Identitätsnachweis?
Am besten lassen Sie sich eine Kopie des Ausweisdokuments persönlich oder elektronisch vorlegen. Bewahren Sie das Original an einem sicheren Ort auf, da Sie es für Ihre Unterlagen benötigen. Überprüfen Sie die Angaben auch in einer zuverlässigen Datenbank, wie etwa der nationalen Identitätsdatenbank.
Welche Tools helfen beim Identitätsnachweis?
Der nächste Schritt ist die Überprüfung der Adresse, um sicherzustellen, dass der Kunde dort wohnt, wo er angibt.
Warum ist der Adressnachweis wichtig?
Er bestätigt die Identität des Kunden und hilft, Betrug zu verhindern.
Wie erhält man den Adressnachweis?
Am gängigsten ist die Anforderung einer Stromrechnung oder eines anderen offiziellen Dokuments mit Name und Adresse des Kunden. Auch ein Dienst wie LexisNexis kann zur Verifizierung genutzt werden.
Hat der Kunde keine physische Adresse, müssen Sie kreativ werden und alternative Wege zur Bestätigung von Identität und Wohnort suchen.
Welche Tools helfen beim Adressnachweis?
Um Ihre Kunden kennenzulernen, müssen Sie ihr Risikoprofil verstehen.
Warum ist das Risikoprofil wichtig?
Ein Risikoprofil hilft, die Anlageziele, den Zeithorizont und die Risikotoleranz eines Kunden zu bestimmen. Es ist unerlässlich, die Risikoprofile Ihrer Kunden zu kennen, um ihnen die passenden Produkte und Dienstleistungen anbieten zu können.
Wie bestimmt man das Risikoprofil eines Kunden?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, etwa direkte Befragung oder die Nutzung eines Fragebogens oder Tools zur Informationssammlung.
Wenn Sie diese Informationen haben, können Sie Produkte und Dienstleistungen gezielt auf die passenden Kunden abstimmen.
Welche Tools helfen bei der Risikoprofilierung?
Je nach Unternehmensart können sich diese Informationen leicht unterscheiden.
Warum ist es wichtig, Basisinformationen zu Unternehmen zu erfassen?
Diese Informationen helfen, Betrug zu verhindern und Risiken im Zusammenhang mit Geschäftsbeziehungen einzuschätzen.
Wie erhält man diese Basisinformationen?
Eine Möglichkeit ist die Google-Suche nach dem Unternehmen. Alternativ kann ein Dienst wie LexisNexis genutzt werden. In der Regel benötigen Sie:
Welche Tools helfen bei der Erfassung?
Der Typ oder Status des Unternehmens ist ein weiterer Aspekt, den Sie berücksichtigen sollten.
Warum ist es wichtig, den Typ/Status des Unternehmens zu kennen?
Die Unternehmensgröße kann z. B. einen Hinweis auf die Kaufkraft geben. Und die Branche hilft, die Sprache und Herausforderungen des Kunden besser zu verstehen.
Wie findet man den Typ/Status heraus?
Eine Möglichkeit ist, das Unternehmen auf Hoovers zu recherchieren. Auch eine Google-Suche und die “Über uns”-Seite liefern oft Informationen. Oder Sie fragen direkt nach und bestätigen die Angaben per E-Mail oder Telefonat.
Welche Tools helfen beim Ermitteln des Typs/Status?
Was macht dieses Unternehmen? Anders gesagt: Was ist der Geschäftszweck?
Warum ist es wichtig, den Geschäftszweck zu kennen?
Dies hilft Ihnen zu bestimmen, für welche Produkte oder Dienstleistungen das Unternehmen Interesse haben könnte.
Wie erfährt man den Geschäftszweck?
Folgende Fragen helfen, das Unternehmen besser zu verstehen:
Welche Tools helfen bei der Recherche?
Sie müssen die eingetragene Adresse des Unternehmens bestätigen.
Warum ist das wichtig?
Dies stellt sicher, dass das Unternehmen legitim ist und nichts verbergen möchte.
Wie bestätigt man die Adresse?
Bei US-Unternehmen kann man die Registrierungsdaten beim zuständigen Bundesstaat abfragen. Alternativ kann man die Gründungsunterlagen oder den Handelsregisterauszug prüfen. Auch das Büro des County Clerk kann weiterhelfen.
Welche Tools helfen bei der Bestätigung?
Auch die Identität der Geschäftsführer sollte bestätigt werden.
Warum ist das wichtig?
Die Geschäftsführer kontrollieren das Unternehmen. Es ist wichtig zu wissen, wer sie sind und welchen Hintergrund sie haben.
Wie bestätigt man die Identitäten?
Bitten Sie um vollständigen Namen, Geburtsdatum und aktuelle Adresse. Zusätzlich sollten Sie eine Kopie von Reisepass oder Führerschein verlangen. Öffentliche Register können zur Überprüfung herangezogen werden. Kurz: Nehmen Sie sich die Zeit, die Identitäten vor Geschäftsabschluss zu prüfen.
Welche Tools helfen bei der Bestätigung?
Relevant für Unternehmen mit Sitz in Großbritannien, Europa und Australien.
Warum ist es wichtig, die Firmenkennnummer zu kennen?
Sie kann helfen, das Geschäftsmodell und die Größe zu verstehen.
Wie findet man die Nummer heraus?
Am besten fragen Sie direkt nach. Alternativ finden Sie die Nummer auf der Firmenwebsite oder per Google-Suche.
Welche Tools helfen bei der Ermittlung?
Die Bonität eines Unternehmens ist ein Indikator für seine finanzielle Gesundheit.
Warum ist die Bonität wichtig?
Sie gibt Aufschluss über die Zahlungsfähigkeit und die finanzielle Stabilität des Unternehmens.
Wie erfährt man die Bonität?
Eine Möglichkeit ist die Einsicht in die Finanzberichte und Risiken des Unternehmens. Alternativ kann man einen Bericht von einer Ratingagentur einholen.
Ein gutes Rating liegt meist über “Investment Grade” und steht für geringes Risiko. Ein schlechtes Rating liegt darunter und bedeutet hohes Risiko. Fehlt ein Rating, kann das auf ein sehr junges oder finanziell schwaches Unternehmen hindeuten.
Welche Tools helfen bei der Bonitätsüberwachung?
Stellen Sie sicher, dass Sie Angaben wie Filialadresse, Kontonummer, SWIFT-Code und IBAN erfassen.
Warum sind Bankdaten wichtig?
Sie geben Auskunft darüber, bei welcher Bank das Unternehmen ist und wie seine finanzielle Historie aussieht. Diese Information kann auch helfen, das Unternehmen zu finden, falls es Ihnen Geld schuldet.
Wie erfährt man die Bankdaten?
Am einfachsten fragen Sie direkt beim Unternehmen nach. Alternativ finden Sie diese Angaben auf der Website oder in Finanzunterlagen.
Welche Tools helfen bei der Erfassung von Bankdaten?
Ein weiteres wichtiges Kriterium sind die Personen, die das Unternehmen führen – Geschäftsführer, Partner und Inhaber.
Warum ist es wichtig, die Stakeholder zu kennen?
Sie helfen, den Entscheidungsprozess und die Unternehmenskultur besser zu verstehen.
Wie lernt man die Stakeholder kennen?
Erstellen Sie eine Liste der Geschäftsführer, Partner und Inhaber. Recherchieren Sie deren Werdegang, Interessen und Ziele. So bekommen Sie einen Eindruck, wie sie denken und was sie motiviert.
Welche Tools helfen dabei?
Zertifikate sind Rechtsdokumente, die die Gründung, Eigentumsverhältnisse und Compliance des Unternehmens belegen. Dokumente wie Gründungsurkunde, Incumbency, Satzung und Good Standing geben Aufschluss über die Firmenstruktur.
Warum sind Zertifikate wichtig?
Sie helfen, die Struktur und Funktionsweise eines Unternehmens zu verstehen.
Wie erhält man alle relevanten Zertifikate?
Am einfachsten fordern Sie diese direkt beim Unternehmen an. Alternativ sind sie bei der örtlichen Handelskammer oder online über Unternehmensregister erhältlich.
Welche Tools helfen bei der Beschaffung?
Jedes Unternehmen muss sein Finanzprofil von unabhängigen Prüfern bestätigen lassen.
Warum sind Finanzprüfungen wichtig?
Der Bericht des Wirtschaftsprüfers zeigt, ob die Finanzberichte korrekt sind.
Wie erhält man geprüfte Jahresabschlüsse/Finanzberichte?
Am besten fordern Sie die Unterlagen direkt beim Unternehmen an. Alternativ können sie online über Unternehmensregister oder die SEC’s Edgar-Datenbank gefunden werden.
Welche Tools helfen bei der Beschaffung?
Dies ist eine Liste aller Aktionäre eines Unternehmens mit Anzahl und prozentualem Anteil.
Warum ist ein Aktienregister wichtig?
Es hilft zu verstehen, wem das Unternehmen gehört und wer welchen Einfluss hat. Außerdem gibt es Einblick in die finanzielle Situation.
Wie erhält man ein Aktienregister?
Am besten direkt beim Unternehmen anfragen. Alternativ online über Unternehmensregister oder die SEC’s Edgar-Datenbank.
Welche Tools helfen bei der Beschaffung?
Jedes Unternehmen hat ein Risikoprofil, das potenzielle Bedrohungen beschreibt.
Warum ist ein Risikoprofil wichtig?
Es hilft, die Herausforderungen des Unternehmens zu verstehen und wie damit umgegangen wird. Auch für die Zukunftsperspektiven liefert es wichtige Hinweise.
Wie erhält man ein Risikoprofil?
Fragen Sie das Unternehmen oder sehen Sie sich die Finanzberichte an.
Welche Tools helfen bei der Erstellung?
KYC-Compliance ist der Prozess der Überprüfung der Identität Ihrer Kunden. Dies geschieht in der Regel durch das Sammeln von Kundeninformationen und Dokumenten, wie z. B. einem Führerschein oder Reisepass.
Am häufigsten sind die Identitäts- und Adressüberprüfung. Erstere erfolgt in der Regel durch Vorlage eines Führerscheins oder Reisepasses, letztere kann über eine Stromrechnung oder einen Kontoauszug erfolgen.
Der Hauptvorteil ist, dass Sie so die Informationen Ihrer Kunden im Blick behalten und sicherstellen können, dass Sie ihnen den bestmöglichen Service bieten. Sie baut zudem Vertrauen bei Ihren Kunden auf, da diese sehen, dass Sie Datenschutz und Sicherheit ernst nehmen.
Die Art der Informationen, die Sie von Ihren Kunden benötigen, hängt von Ihrem Unternehmen und den angebotenen Produkten oder Dienstleistungen ab. Es gibt jedoch einige übliche Informationen, die die meisten Unternehmen erfassen müssen, z. B. Name, Adresse, Geburtsdatum.
Sie sollten dies regelmäßig tun, da sich Kundeninformationen im Laufe der Zeit ändern können. Auch bei Änderungen Ihrer Produkte oder Dienstleistungen sollten Sie die Checkliste aktualisieren, da dies die benötigten Kundendaten beeinflussen kann.
Durch die Automatisierung des Sammelns und Überprüfens von Kundeninformationen. Dies erleichtert und beschleunigt die Einhaltung von KYC-Anforderungen. Zudem können Sie so Kundendaten und Aktivitäten im Laufe der Zeit besser nachverfolgen, um Veränderungen oder Risiken leichter zu erkennen.
Kundenidentifikation, Kundenprüfung (Due Diligence), kontinuierliche Überwachung und Risikomanagement. Die Kundenidentifikation ist das Sammeln von Informationen, um die Identität zu verifizieren. Kundenprüfung bedeutet zu prüfen, ob der Kunde der ist, der er vorgibt zu sein. Die laufende Überwachung umfasst das Nachverfolgen von Kundeninformationen und -aktivitäten im Zeitverlauf. Risikomanagement ist die Bewertung und Handhabung der mit den Kunden verbundenen Risiken.
Ohne eine Know Your Customer-Checkliste kann es schwierig werden, die KYC-Anforderungen einzuhalten. Dies könnte zu Geldbußen oder anderen Strafen von Aufsichtsbehörden führen. Auch Probleme mit Ihren Kunden sind möglich, wenn diese nicht darauf vertrauen, dass Sie Datenschutz und Sicherheit ernst nehmen. Im Extremfall kann es sogar zu strafrechtlichen Konsequenzen kommen.
Am einfachsten ist es, unsere als Leitfaden zu nutzen. Sie können sie an die spezifischen Bedürfnisse oder Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.
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