VoIP-Implementierungs-Checkliste

Was sind die Hauptziele Ihres Unternehmens, wie viel Geld können Sie für einen neuen VoIP-Anbieter ausgeben, und welche Funktionen sind für Sie wichtig? Je besser Sie diese Fragen beantworten können, desto einfacher wird es, einen VoIP-Anbieter und ein System zu finden, das Ihren Anforderungen entspricht.

Warum ist die Definition Ihrer Ziele wichtig?

Eine solche Vorbereitung hilft bei Ihrer Entscheidungsfindung und grenzt ein, welche Funktionen für Sie am wichtigsten sind. Sie können auch Zeit sparen, indem Sie genau wissen, welche Arten von Systemen oder Diensten am besten zu Ihren Geschäftsanforderungen passen würden.

Wie definieren Sie die Ziele Ihres Unternehmens?

Sie können sich einen guten Überblick verschaffen, indem Sie diese einfachen Fragen beantworten:

• Wie viele Mitarbeiter haben Sie und wie viele werden externe oder interne Anrufe über VoIP-Telefone tätigen?
• Welche Art von Telefonplänen werden derzeit verwendet (z. B. Festnetz oder Mobilfunk)?
• Tätigen Sie viele ausgehende internationale Anrufe?
• Wie viel Zeit verbringen Mitarbeiter durchschnittlich täglich am Telefon?
• Befinden sich Teammitglieder in verschiedenen geografischen Gebieten und müssen sie regelmäßig miteinander telefonieren?

Nach der Beantwortung dieser Fragen sollten Sie ein gutes Verständnis für Ihre Geschäftsziele haben. Stellen Sie sicher, dass sie SMART sind: Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant und Zeitgebunden.

Zum Beispiel: ‘Unser Ziel ist es, die durchschnittliche Antwortzeit innerhalb eines Monats auf 5 Sekunden zu reduzieren’ erfüllt alle SMART-Kriterien.

Welche Tools sollten Sie zur Definition der Ziele Ihres Unternehmens verwenden?

• Excel-Tabelle oder Google Sheets
• Asana, Trello oder ein anderes Projektmanagement-Tool, um Aufgaben und Fortschritt zu verfolgen
• Zielsetzen-Vorlagen

Sie sollten Ihr aktuelles Telefonsystem bewerten, um zu bestimmen, welche Funktionen Sie von einem VoIP-System benötigen.

Warum ist es wichtig, Ihre Telefonanforderungen zu bewerten?

Um einen VoIP-Anbieter zu finden, der die Funktionen liefern kann, die Sie suchen, und alle Erwartungen Ihres Unternehmens erfüllt.

Wie bewerten Sie Ihre Telefonanforderungen?

Der wichtigste Faktor ist wahrscheinlich die Art der Anrufe, die bearbeitet werden. Wenn beispielsweise die meisten Anrufe verkaufs- oder marketingbezogen sind, benötigen Sie ein Telefonsystem mit Funktionen wie Anrufer-ID und Anrufaufzeichnung.

Andere wichtige Faktoren sind:

• Wie viele Personen werden gleichzeitig Anrufe tätigen?
• Welche Funktionen sind für Sie wichtig (z. B. Voicemail, Anrufweiterleitung, Automatische Anrufverteilung)?
• Wie viele Nebenstellen benötigen Sie?
• Gibt es spezielle Anforderungen, die berücksichtigt werden sollten (z. B. Fernzugriff für Mitarbeiter, Ticketing-System)?

Verwenden Sie diese Antworten, um herauszufinden, was Sie bei einem VoIP-Anbieter suchen. Sie können sie auch als Kriterien bei der Recherche verschiedener Anbieter und ihrer Pläne verwenden.

Welche Tools sollten Sie zur Bewertung Ihrer Telefonanforderungen verwenden?

• Ihr vorhandenes System-Inventar und Dokumentation (falls zutreffend) oder Anrufaufzeichnungssoftware

Es ist Zeit, die Funktionen zu priorisieren, die für Sie und Ihr Team am wichtigsten sind.

Warum ist es wichtig, die VoIP-Funktionen zu identifizieren, die für Ihr Unternehmen kritisch sind?

Je besser Sie verstehen, was Sie in einem System benötigen, desto einfacher wird es, eines zu finden, das am besten für Ihr Unternehmen funktioniert.

Wie identifizieren Sie die VoIP-Funktionen, die für Ihr Unternehmen kritisch sind?

Beginnen Sie damit, eine umfassende Liste der Funktionen zu erstellen, die für Sie wichtig sind, und ordnen Sie sie nach Priorität. Dies hilft Ihnen beim Vergleich verschiedener Anbieter und ihrer Pläne.

Sie sollten auch Ihr aktuelles Telefonsystem ansehen und sehen, welche Funktionen Sie am häufigsten verwenden. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter und beziehen Sie sie in den Prozess ein – sie könnten Gedanken zu einigen Funktionen haben, die sie für das Unternehmen wichtig finden, aber noch nicht erwähnt wurden.

Welche Tools sollten Sie zur Identifizierung kritischer VoIP-Funktionen verwenden?

• Funktionsvergleichs-Tabelle
• Ihr aktuelles System-Inventar
• Anrufaufzeichnungssoftware
• Besprechungsprotokoll-Vorlage, falls Sie eine formale Möglichkeit benötigen, um Feedback von Mitarbeitern zu ihren VoIP-Telefonanforderungen zu sammeln
• Umfrage (z. B. SurveyMonkey, Google Forms), um Feedback von Mitarbeitern zu sammeln

Überprüfen Sie, ob Ihre vorhandene Infrastruktur das neue VoIP-System unterstützen kann.

Warum ist es wichtig, Ihre aktuelle Infrastruktur zu bewerten?

Um größere IT-Probleme zu vermeiden und sicherzustellen, dass Sie genug Bandbreite für die Anzahl der Benutzer in Ihrem VoIP-Netzwerk zu einem bestimmten Zeitpunkt haben. Außerdem verlangen die meisten Anbieter zuverlässige Verbindungen und VoIP-Ausrüstung, bevor sie den Dienst bereitstellen.

Wie bewerten Sie Ihre aktuelle Infrastruktur?

Identifizieren Sie die Anzahl der Mitarbeiter, die VoIP-Telefone verwenden werden, und stellen Sie sicher, dass genug Bandbreite für alle gleichzeitig vorhanden ist. Wenn nicht, müssen Sie möglicherweise Ihre Internetverbindung aktualisieren oder einen neuen Router erhalten.

Finden Sie heraus, ob es Firewalls gibt, die VoIP-Verkehr blockieren können, und richten Sie Port-Weiterleitung ein, um ordnungsgemäß zu funktionieren. Wenn dies nicht möglich ist, erwägen Sie, eine zusätzliche Firewall speziell für VoIP-Dienste zu kaufen (was günstiger ist als die Aktualisierung der gesamten Netzwerkinfrastruktur).

Überprüfen Sie, ob der alte Router mit dem neuen VoIP-System kompatibel ist. Wenn nicht, wird empfohlen, einen neuen zu erhalten, da die meisten Router für Sicherheit und Zuverlässigkeit statt für Geschwindigkeit oder Kapazität ausgelegt sind.

Welche Tools sollten Sie zur Bewertung Ihrer aktuellen Infrastruktur verwenden?

• Netzwerk-Geschwindigkeitstesttool (z. B. Fing), um zu messen, wie schnell Ihre Verbindung zu einem bestimmten Zeitpunkt ist und welche Art von Verkehr sie derzeit verarbeitet
• Online-Bandbreitenkalkulator, um zu sehen, ob Ihr Netzwerk die Anzahl der Benutzer unterstützen kann, die VoIP-Telefone verwenden werden
• Firewall- und Router-Überprüfungssoftware, die potenzielle Probleme identifizieren kann
• Netzwerk-Analysesoftware, um potenzielle Probleme zu identifizieren

Sich auf eine Option zu konzentrieren ist keine gute Strategie, daher führen Sie Marktforschung durch und finden Sie den besten VoIP-Anbieter für Ihre Anforderungen.

Warum ist es wichtig, eine Liste optionaler VoIP-Anbieter zu erstellen?

Mit so vielen verschiedenen Arten von VoIP-Anbietern kann es schwierig sein, herauszufinden, welcher am besten für Ihr Unternehmen geeignet ist. Eine erste Shortlist sollte helfen, die Auswahlmöglichkeiten einzugrenzen und zu bestimmen, welche Art von Plan am besten zu Ihrer aktuellen Infrastruktur passt.

Wie erstellen Sie eine Liste optionaler VoIP-Anbieter?

Führen Sie Marktforschung durch, sprechen Sie mit Branchenführern und überprüfen Sie Foren. Recherchieren Sie dann die Anbieter, die Ihre Aufmerksamkeit erregt haben, und erstellen Sie eine Liste derjenigen, die die Funktionen anbieten, die Sie benötigen. Vergleichen Sie Elemente wie:

• Preispläne
• Anrufqualität
• Kundenservice
• Fortschritt der Funktionen
• Benutzerfreundlichkeit
• Integrationen mit anderer Software
• Mobilitätsoptionen

und alle anderen wichtigen Faktoren, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.

Welche Tools sollten Sie zur Erstellung einer Liste optionaler VoIP-Anbieter verwenden?

• Vergleichswebsites wie G2.com, die Bewertungen der Dienste und Preise jedes Anbieters bieten
• Online-Foren wie VoIP Forum oder Quora, um andere Benutzer nach ihren Erfahrungen mit bestimmten Unternehmen zu fragen, bevor Sie sich verpflichten

Viele Anbieter bieten kostenlose Testversionen oder Demo-Versionen ihrer Software an, damit Sie diese vor dem Kauf testen können.

Warum ist es wichtig, Testversionen und Demo-Versionen zu testen?

Testen Sie Software nach Möglichkeit vor dem Kauf, besonders wenn Sie an etwas so Wichtigem wie VoIP denken. Durch die Nutzung kostenloser Testversionen und Demo-Versionen können Sie sicherstellen, dass die Software mit Ihrem Netzwerk funktioniert, dass alle Funktionen verfügbar sind, und dass sich jeder im Unternehmen damit wohlfühlt.

Wie testen Sie Testversionen und Demo-Versionen?

Kontaktieren Sie einfach die Anbieter, an denen Sie interessiert sind, und fragen Sie nach einer Testversion oder Demo-Version ihrer Software. Viele Unternehmen bieten diese Gelegenheiten an, um potenziellen Kunden einen Überblick über das zu geben, was in ihrem Dienst enthalten ist, und ihnen die Software selbst zu erleben.

Die meisten Anbieter haben kostenlose Testversionen oder Demo-Versionen ihrer Software auf ihren Websites. Suchen Sie einfach nach Testversion oder ‘Demo, oder kontaktieren Sie das Unternehmen direkt und fragen Sie, ob es eine verfügbar hat.

Welche Tools sollten Sie zum Testen von Testversionen und Demo-Versionen verwenden?

• Notizen-App, um zu verfolgen, was Ihnen an jedem Produkt gefallen hat und nicht gefallen hat
• Tabellenkalkulations-App, um Preise, Funktionen und Kundenservice zwischen Anbietern zu vergleichen

Dies sollte erfolgen, nachdem Sie alle Ihre Optionen getestet und eine Auswahl eingegrenzt haben.

Warum ist es wichtig, den richtigen VoIP-Anbieter zu wählen?

Einfach gesagt, Sie möchten nicht den Anbieter wechseln, nachdem Sie VoIP bereits implementiert haben. Daher ist es wichtig, dass Sie sich jetzt Zeit nehmen und herausfinden, was am besten für Ihr Call Center funktioniert.

Wie wählen Sie den richtigen VoIP-Anbieter?

Jetzt bleibt nur noch, einen auszuwählen, aber Sie sollten auch an die Zukunft denken. Wird der von Ihnen gewählte Anbieter mit Änderungen in der Technologie und den wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens Schritt halten können? Ist ihr Kundenservice zuverlässig und können sie Ihnen einen wettbewerbsfähigen Preis anbieten?

Denken Sie daran, dass VoIP-Implementierung eine langfristige Investition ist, daher muss es eine gut durchdachte Entscheidung von Ihnen und allen Stakeholdern sein.

Tipp: Suchen Sie nach einem Anbieter, der guten Kundenservice bietet, damit immer Menschen zur Hand sind, um zu helfen, wenn es Probleme mit Ihrem System gibt.

Welche Tools sollten Sie zur Auswahl des richtigen VoIP-Anbieters verwenden?

• Eine Entscheidungsmatrix ist eine großartige Möglichkeit, alle Ihre Optionen nebeneinander zu vergleichen. Sie können Vorlagen online finden oder Ihre eigene in einer Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsanwendung erstellen

Die Sicherheit von Kundenservice-Software ist von größter Bedeutung. VoIP-Gespräche werden oft als Goldgrube für Hacker angesehen und bergen bestimmte Risiken.

Warum ist es wichtig, maximale VoIP-Sicherheit zu gewährleisten?

Wie bei jedem Netzwerksystem muss VoIP vor Hackern und anderen böswilligen Bedrohungen geschützt werden. Einige Gespräche werden unweigerlich sensibel sein, und Sie möchten nicht, dass diese Informationen für jemanden außer dem beabsichtigten Empfänger zugänglich sind.

Wie gewährleisten Sie maximale VoIP-Sicherheit?

Sie müssen Ihr VoIP-System mit den neuesten VoIP-Sicherheits-Patches aktualisiert halten, und Sie sollten auch eine Firewall haben. Bestätigen Sie, dass alle Mitarbeiter sich der Gefahren von Phishing-Angriffen bewusst sind, und schulen Sie sie, wie sie potenzielle rote Flaggen erkennen.

Überwachen Sie die Leistung Ihres Anbieters und stellen Sie sicher, dass die über seine Leitungen übertragenen Daten nicht anfällig sind (z. B. durch Verschlüsselung Ihres Verkehrs). Haben Sie auch einen Notfallplan für den Fall einer Notlage. Die Verwendung einer sicheren Passwortrichtlinie ist ebenfalls wichtig – jeder in der Organisation sollte starke Passwörter verwenden, die häufig geändert werden.

Tipp: Stellen Sie sicher, dass der VoIP-Anbieter, den Sie bereits gewählt haben, alle relevanten Sicherheitsbestimmungen einhält.

Welche Tools sollten Sie zur Gewährleistung maximaler Sicherheit verwenden?

• Passwort-Management-Tool, um die Passwörter aller zu verfolgen und sicherzustellen, dass sie regelmäßig geändert werden
• Firewall-Software, um Ihr System vor unbefugtem Zugriff zu schützen
• Sicherheits-Patches für Ihre VoIP-Software
• Notfall-Backup-Plan für z. B. Datenverlust
• Mitarbeiterschulung
• Überwachungssoftware

Die Übertragung aller Ihrer Daten, Kontakte und anderer Informationen von Ihrem alten System auf das neue kann stressig sein. Wenn Sie diesen Schritt jedoch jetzt nicht durchführen, kann dies später zu Chaos führen.

Warum ist es wichtig, Daten zu übertragen?

Ohne Daten funktioniert Ihr VoIP-Telefondienst nicht. Alle Ihre Kontakte, Nachrichten und Anrufverlauf müssen übertragen werden, damit Mitarbeiter normal weiterarbeiten können – ein Wechsel des Telefonsystems sollte keine großen Auswirkungen auf ihren täglichen Betrieb haben.

Wie übertragen Sie Daten?

Sie können die Informationen manuell übertragen, ein automatisiertes Migrationstool verwenden oder die API Ihres alten Systems nutzen, um die Daten automatisch zu übertragen. Welche Methode Sie auch wählen, stellen Sie sicher, dass Sie sie zuerst testen, um alles reibungslos ablaufen zu lassen.

Tipp: Wenn Sie viele Daten zu übertragen haben, erwägen Sie die Verwendung eines automatisierten Migrationstools. Dies spart Ihnen Zeit und Mühe.

Welche Tools sollten Sie zur Datenübertragung verwenden?

• Manuelles Übertragungstool
• Automatisiertes Migrationstool
• API des alten Systems

Sobald alles läuft, ist es Zeit, über Add-ons und Integrationen nachzudenken, die Ihr VoIP-System verbessern und den Workflow Ihrer Agenten optimieren können.

Warum ist es wichtig, Add-ons und Integrationen einzurichten?

Es gibt viele großartige Erweiterungen, die Ihre VoIP-Systeme verbessern können, wie VoIP-Anrufweiterleitung, CRM-Integration, Chatbots und mehr. Durch das Hinzufügen dieser zu Ihrem System können Sie die Produktivität Ihrer Agenten erhöhen und den Kundenservice verbessern.

Wie richten Sie Add-ons und Integrationen ein?

Die Mehrheit der Add-ons und Integrationen sind einfach einzurichten – laden Sie einfach die Software herunter, installieren und konfigurieren Sie sie. Einige erfordern jedoch etwas mehr Arbeit – zum Beispiel, um Ihr VoIP-System mit Ihrem CRM zu integrieren. Der Prozess hängt vom Anbieter ab, aber glücklicherweise bieten die meisten Tutorials und Support, um Ihnen dabei zu helfen.

Welche Tools sollten Sie zum Einrichten von Add-ons und Integrationen verwenden?

• Tutorials oder Handbücher
• Support vom Kundenservice-Team des Anbieters

Der VoIP-Implementierungsprozess endet nicht mit der Installation eines neuen Systems – um es effizient zu nutzen, müssen Sie auch über Ihren idealen Anruffluss nachdenken.

Warum ist es wichtig, Ihren idealen Anruffluss zu gestalten?

Ein gut gestalteter Anruffluss definiert, wie Agenten Anrufe bearbeiten sollten, welche Art von Informationen sie von Kunden sammeln müssen, und wie schnell sie Anrufe weiterleiten können.

Wie gestalten Sie Ihren idealen Anruffluss?

Der erste Schritt besteht darin, die Anforderungen der Kunden zu identifizieren – was wollen sie, wenn sie Ihr Unternehmen anrufen? Anschließend müssen Sie entscheiden, wie schnell Agenten Anrufe beantworten sollten. Die Gestaltung eines Anrufflusses ist keine einfache Aufgabe, erfordert aber viel Zeit und Mühe.

Erwägen Sie, Hilfe von Fachleuten in diesem Bereich zu erhalten, wenn Sie der Meinung sind, dass Ihr Anruffluss verbessert werden könnte.

Tipp: Stellen Sie sicher, dass Ihr Anruffluss für Ihre Agenten leicht zu verstehen ist und dass er für alle Beteiligten klar ist.

Welche Tools sollten Sie zur Gestaltung Ihres idealen Anrufflusses verwenden?

• Flussdiagramme und Diagramme, um Ihnen zu helfen, den Anruffluss zu visualisieren

Um das System optimal zu nutzen, sollten Sie Ihren VoIP-Anbieter mit angemessener Call-Center-Software integrieren.

Warum ist es wichtig, Anrufweiterleitung und Verwaltungsverfahren einzurichten?

Anrufweiterleitung erhöht die Kundenzufriedenheit, reduziert Betriebskosten und hilft bei der Verwaltung von Anrufen so schnell wie möglich.

Wie richten Sie Anrufweiterleitung und Verwaltungsverfahren ein?

Der erste Schritt besteht darin, eine Karte der Kommunikationsstruktur Ihres Unternehmens zu erstellen. Dies hilft Ihnen, die verschiedenen Abteilungen und die Art der Anrufe, die sie bearbeiten, zu identifizieren.

Danach müssen Sie Weiterleitungsregeln für jeden Anruftyp erstellen. Diese definieren, wie Agenten Anrufe bearbeiten sollten, wann sie an eine andere Abteilung weitergeleitet werden sollten, und wer sie annehmen sollte.

Sie können dies erreichen, indem Sie Software wählen, die mit Ihrem VoIP-Anbieter integriert ist. Die beste Wahl könnte hier LiveAgent Call-Center-Software sein, die mit über 99% von ihnen kompatibel ist.

Wie können Sie die Anrufweiterleitung von LiveAgent nutzen?

Zum Beispiel, indem Sie die Anzahl der Sekunden festlegen, nach denen ein Anruf an einen anderen Agenten weitergeleitet wird, und dadurch die Wartezeit reduzieren. Sie können auch entscheiden, wie lange ein eingehender Anruf in einer Warteschlange bleibt – nach Ablauf dieser vorgegebenen Zeit wird der Anruf in einem Offline-Bereich Ihres IVR fortgesetzt.

Alle diese Funktionen zielen darauf ab, ein nahtloses Erlebnis für Ihre Kunden zu gewährleisten. Darüber hinaus bietet LiveAgent 24/7 Kundenservice, um sicherzustellen, dass Sie unabhängig davon, zu welcher Zeit Ihr Call Center betrieben wird, immer professionelle Unterstützung erhalten.

Welche Tools sollten Sie zum Einrichten von Anrufweiterleitung und Verwaltungsverfahren verwenden?

• Weiterleitungsregeln, um den Prozess der Bearbeitung von Kundenanfragen zu automatisieren
• Call-Center-Software (z. B. LiveAgent)

Dies ist ein notwendiger Schritt, wenn Sie möchten, dass Ihr Team produktiv ist, motiviert bleibt und immer professionellen Kundenservice bietet.

Warum ist es wichtig, die Mitarbeiterschulung zu planen?

Ohne anfängliche Schulung wissen Ihre Mitarbeiter nicht, wie sie ihr neues VoIP-System verwenden. Dies führt zu vielen Fragen, Frustration und unzufriedenen Kunden.

Wie planen Sie die Mitarbeiterschulung am besten?

Sie müssen ein umfassendes Schulungsprogramm und umsetzbare Schulungsmöglichkeiten entwerfen. Sie sollten alles abdecken, von der Funktionsweise jeder Funktion bis zu den Best Practices beim Tätigen und Empfangen von Anrufen, wie Agenten Kundenanfragen bearbeiten sollten, usw.

Tipp: Stellen Sie sicher, dass das Schulungsprogramm leicht zu befolgen ist und alle Grundlagen abdeckt. Wenn Sie viele Mitarbeiter haben, erwägen Sie die Verwendung eines Online-Schulungskurses oder Video-Tutorials.

Welche Tools sollten Sie für die Mitarbeiterschulung verwenden?

• Online-Schulungskurse
• Video-Tutorials
• Support vom Kundenservice-Team des Anbieters
• Schulungsmaterialien

Es ist ein unverzichtbarer Planungsprozess, der es Ihrem Unternehmen ermöglicht, in Fällen unvorhergesehener Umstände wie Stromausfälle oder Serverabstürze usw. kontinuierlich zu arbeiten.

Warum ist es wichtig, einen Notfallwiederherstellungsplan zu erstellen?

Wenn Ihr Telefonsystem nicht richtig funktioniert oder überhaupt nicht funktioniert, kann dies schwerwiegende Folgen für Ihr Unternehmen haben, wie Kundenverlust, verringerte Produktivität und mehr.

Was sollte in einem Notfallwiederherstellungsplan enthalten sein?

• Ein Überblick über die Kommunikationsstruktur Ihres Unternehmens (der Anruffluss)
• Eine Liste aller Funktionen, die für die Geschäftskontinuität wesentlich sind
• Kontaktinformationen für das Kundenservice-Team Ihres Anbieters
• Klare Schritte zur Wiederherstellung Ihres Systems im Falle einer Katastrophe

Welche Tools sollten Sie zur Erstellung eines Notfallwiederherstellungsplans verwenden?

• Dokumentationssoftware (z. B. Microsoft Word, Google Docs)
• Tabellenkalkulationen (z. B. Microsoft Excel, Google Sheets)

Es ist ein Schritt, der oft übersehen wird, aber er kann Sie vor vielen Problemen in der Zukunft bewahren. Durch die Überprüfung Ihrer Nummernzuweisung stellen Sie sicher, dass alle Nummern den richtigen Nebenstellen und Geräten zugewiesen sind.

Warum ist es wichtig, Ihre Nummernzuweisung zu überprüfen?

Wenn ein Kunde Anrufe von der falschen Abteilung oder vom falschen Agenten erhält und umgekehrt, kann dies zu Verwirrung führen.

Wie überprüfen Sie Ihre Nummernzuweisung?

Überprüfen Sie die Nummern, die Ihren Nebenstellen und Geräten zugewiesen sind, indem Sie sich in Ihr Konto einloggen. Wenn Sie Unstimmigkeiten finden, können Sie eine Änderung anfordern, indem Sie das Kundenservice-Team des Anbieters kontaktieren.

Tipp: Halten Sie Ihre Kontaktinformationen immer aktuell, damit der Anbieter Sie im Notfall erreichen kann.

Welche Tools sollten Sie zur Überprüfung der Nummernzuweisung verwenden?

• Online-Konto-Login
• Kundenservice des Anbieters

Ein automatischer Assistent am Anfang eines Anrufs ist das, was den ersten Eindruck macht. Nutzen Sie dies und zeichnen Sie einen Gruß auf, der Ihre Anrufer ermutigt, in der Leitung zu bleiben.

Warum ist es wichtig, Voicemail-Grüße aufzuzeichnen?

Der Kunde wird wissen, dass er die richtige Nummer angerufen hat, und muss nicht lange in der Leitung warten, bis ein Agent verfügbar ist.

Wie zeichnen Sie Voicemail-Grüße auf?

Um Voicemail-Grüße aufzuzeichnen, müssen Sie sich in Ihr Konto beim Anbieter einloggen und eine neue Nachricht erstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Informationen wie den Abteilungsnamen, Betriebszeiten und Kontaktnummer einbeziehen.

Tipp: Zusätzlich zu einfach Hallo und Danke zu sagen, ist es eine gute Idee, eine persönliche Note hinzuzufügen.

Welche Tools sollten Sie zum Aufzeichnen von Voicemail-Grüßen verwenden?

• Call-Center-Software wie LiveAgent

Dies ist der letzte Schritt Ihres VoIP-Implementierungsprozesses. Durch die Durchführung der VoIP-Testphase können Sie überprüfen, dass alles wie erwartet funktioniert und es keine Probleme mit dem neuen System gibt.

Warum ist es wichtig, Testanrufe durchzuführen?

Sie sparen Zeit, indem Sie nicht neu konfigurieren müssen, wenn etwas von Anfang an nicht richtig funktioniert. Wenn es auch Probleme mit Ihrem Telefonsystem gibt, können diese während dieses Prozesses entdeckt und behoben werden, bevor sie Ihre Kunden beeinflussen.

Wie führen Sie Testanrufe durch?

Um Testanrufe durchzuführen, müssen Sie sich in Ihr Konto beim Anbieter einloggen und versuchen, einige verschiedene Nummern zu wählen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Funktionen wie Voicemail, Anrufweiterleitung und die Qualität der Anrufe überprüfen, die mit Ihrem neuen System getätigt werden.

Tipp: Die beste Zeit für Testanrufe ist vor Geschäftszeiten, wenn keine Kunden in der Nähe sind, oder während einer Nebenzeit, wenn Agenten nicht beschäftigt sind.

Welche Tools sollten Sie zum Durchführen von Testanrufen verwenden?

• Call-Center-Software wie LiveAgent
• Test-Konto