E-Mail- Management -Software

Was ist der Unterschied zwischen einem E-Mail-Client/Webmail und E-Mail-Management-Software?

Webmail- und E-Mail-Clienten sind weniger fortgeschritten und bieten weniger Funktionen an. Im Grunde wurden Webmail- und E-Mail-Clienten für die persönliche Nutzung erstellt, während E-Mail-Management-Software für Unternehmer, Unternehmen und Organisationen erstellt wurde, die täglich Tausende E-Mails erhalten und bei der Verwaltung Hilfe benötigen.

Webmail/E-Mail-Clienten	E-Mail-Management-Software
Sehr begrenzte oder keine Automatisierungsoptionen	Zahlreiche Automatisierungsoptionen
Voller Werbungen/ungewünschten E-Mails	Keine Werbungen/ungewünschte E-Mails
Keine Optionen zur Zusammenarbeit	Für die Zusammenarbeit gebaut (geteilter Posteingang, der Team-E-Mail-Management unterstützt)
Mangel an fortgeschrittenen Filtern	Markierungen und Ticket-IDs für einfaches Filtern
Keine vorgefertigten Antworten	Unbegrenzte vorgefertigte Antworten
Begrenzter Speicher	Unbegrenzter Speicher
Begrenzte oder keine E-Mail-Vorlagen	Bietet anpassbare E-Mail-Vorlagen
Begrenzte Kontaktfelder	Kontaktfelder + ein eingebautes KBM
Keine privaten/internen Notizen	Bietet private/interne Notizen
Keine Option zur Zusammenführung/Teilung von E-Mails	Bietet Zusammenführung/Teilung von E-Mails
Keine Angestelltenzusammenstoßerkennung	Bietet Angestelltenzusammenstoßerkennung
Manche bieten mehrere E-Mail-Registerkarten	Bietet mehrere E-Mail-Registerkarten
Keine Integrationen mit Drittanbietern	Hunderte Integrationen mit Drittanbietern
Keine Funktionen für alle Kanäle	Funktionen für alle Kanäle
Bietet mobile E-Mail-Apps	Bietet mobile E-Mail-Apps

Wie viele E-Mail-Adressen/E-Mail-Konten können Sie mit einem E-Mail-Management-Tool integrieren?

Fortgeschrittene E-Mail-Management-Tools wie LiveAgent begrenzen die Zahl der E-Mail-Adressen, die Sie mit der Software verbinden können, nicht.

Ist es sicher, E-Mail-Management-Tools zu verwenden?

E-Mail-Management-Software ist oft sicherer als traditionelle E-Mail-Dienste. Stellen Sie sich diese Situation vor:

• Sie verwenden Gmail oder Outlook um Kunden-E-Mails zu bearbeiten.
• Sie haben mehrere Angestellte mit verschiedenen Schichten.

Natürlich müssen Sie Ihre E-Mail-Login-Details mit mehreren Menschen teilen, was ein Sicherheitsrisiko darstellen kann — besonders, wenn sie öffentliche Computer verwenden oder Geräte mit anderen teilen.

Mit einem E-Mail-Management-System hat jeder Angestellte eigene Login-Details. So ist es viel sicherer für Sie und Ihr gesamtes Team.

Wer profitiert von E-Mail-Management-Software?

E-Mail-Management-Software ist nützlich für jeden, der täglich eine Menge Kundenservice-E-Mails beantworten muss — unabhängig von der Größe des Unternehmens. Egal, ob Ihr Team aus einer Person besteht oder Sie ein großes Unternehmen leiten, eine E-Mail-Managementlösung ist ein Must-Have. Verschiedene Berichte haben bestätigt, dass die Verwendung von E-Mail-Supportsoftware die Produktivität erhöht, Stress verringert und letztendlich Zeit und Geld spart.

Wie können Sie von E-Mail-Management-Software profitieren?

Verbesserte E-Mail-Antwortzeiten und verbesserte Kundenzufriedenheit

E-Mail-Management-Software kann die Antwortzeiten verbessern, was wiederum die Kundenerfahrung und Kundenzufriedenheit verbessert. Mit automatisierten Workflow-Regeln verteilt die Software automatisch alle eintreffenden Mails unter Ihren Angestellten. Die Tage der manuellen Zuteilung und Überwachung der E-Mail-Aktivitäten sind vorbei.

E-Mail-Management-Software verschwendet keine Zeit und sorgt dafür, dass jeder seine Aufgaben klar versteht. Wie bereits erwähnt verbessert dies die Antwortzeit, da Verwirrung, E-Mail-Tracking, Zeitverschwendung und manuelles Aufgabenmanagaement vermieden wir. Durch die Verwendung von E-Mail-Management-Software können sich alle Supportangestellte ganz einfach in die Software einloggen und beginnen, Kundenservice-E-Mails zu beantworten.

Verbessert die Produktivität und verringert Stress

Das Schöne an einem E-Mail-Management-System ist, dass es viele Aufgaben übernehmen und sie alleine lösen kann. Die Software kann zum Beispiel automatische Workflowregeln verwenden, um Tickets zu lösen, die seit einer bestimmten Zeit keine Antwort erhalten haben. Die Software kann auch automatische E-Mail-Nachfragen an Kunden aussenden, die nicht auf Ihre Nachrichten geantwortet haben. Das sind nur einige der vielen Dinge, die die Software kann.

Mit dieser Software wird Ihnen viel Verantwortung abgenommen. Sie beseitigt sich wiederholende und banale Aufgaben. So wird Stress verringert und die Produktivität gesteigert. Sie erzeugt also den perfekten Workflow.

Spart Geld und erhöht Umsätze

Hier ist ein weiterer Grund, warum Ihnen E-Mail-Management-Software gefallen wird. Sie spart Ihnen Geld. Wenn Ihre Angestellten keine Zeit mit banalen Aufgaben verschwenden und ihr Hauptfokus auf der Lösung von Kundenanfragen liegt, sparen Sie letztendlich Geld.

Laut Financesonline verdienen Sie 3 Euro für jeden Euro, den Sie durch Helpdesks und ähnliche Plattformen [wie E-Mail-Management-Software] in die Kundenerfahrung investieren.

Beseitigt Geräte- und Kontomonitoring

Wenn Sie einen Schritt weitergehen möchten, können Sie Ihre E-Mail-Management-Software mit anderen Kommunikationskanälen verbinden. Zum Beispiel mit Live-Chat, Telefon oder sozialen Medien und Ihre Produktivität so noch weiter verbessern. Sie können der endlosen Überwachung von Geräten und Konten endlich ein Ende setzen, denn dies ist sowohl ablenkend, als auch unproduktiv.

Alle Nachrichten sind an einem Platz– egal ob E-Mails, Instagram-Kommentare oder Echtzeit-Live-Chats. So können Sie die gesamten Vorteile von E-Mail-Management-Software genießen.

Welche Funktionen sollte E-Mail-Management-Software haben?

Einen geteilten, universalen E-Mail-Posteingang

Ein geteilter universaler Posteingang ist das Highlight der E-Mail-Management-Software. Der Teamposteingang kann alle Nachrichten von mehreren E-Mail-Adressen, Konten auf sozialen Medien, Webchats und sogar Telefonen vereinheitlichen.

Wenn Sie noch nie mit einer Zusammenarbeits-Plattform, wie dem universalen Posteingang gearbeitet haben, kann es schwer sein, sich das vorzustellen. Jedoch ist es die beste Funktion, die die Erfahrung Ihrer Kunden und Ihrer Angestellten um Weiten verbessern wird. Das Sahnehäubchen ist, dass all Ihre Angestellten eigene Login-Details für das System erhalten. So können sie zur gleichen Zeit an unterschiedlichen Probleme arbeiten.

Erfahren Sie mehr über den geteilten Posteingang.

Abteilungen und Verantwortlichkeiten (Transfers)

Die zwei wichtigen Funktionen von E-Mail-Management-Software sind Abteilungen und Verantwortlichkeiten. Indem Sie verschiedene Abteilungen für Marketing, IT-Support oder Verkaufsteams erstellen, können Sie Ihren Posteingang noch besser organisieren. Filtern ist einfacher und die Zuteilung von Verantwortlichkeiten über Automatisierungsregeln ist ein Kinderspiel.

Beispielsweise können Sie eine automatisierte Workflowregel erstellen, die alle E-Mails, die die Worte “zurücksetzen” und “Passwort” enthalten, automatisch an die IT-Abteilung oder sogar einen bestimmten IT-Supportangestellten weiterleiten.

Erfahren Sie mehr über Abteilungen oder Verantwortlichkeiten.

Automatisierungsregeln für Workflow-Management und E-Mail-Marketing

Wir haben die Kraft von E-Mail-Marketingautomatisierung bereits kurz angesprochen. Es gibt unzählige Dinge, die mit E-Mail-Management-Software erledigt werden können– von dem automatischen Hinzufügen von E-Mail-Markierungen, der Zuteilung von E-Mails an Abteilungen und Angestellte, bis hin zur E-Mail-Planung, die bereits formatierte Follow-Up-E-Mails automatisch aussendet, nachdem seit dem letzten Kontakt eine bestimmte Zeitspanne verstrichen ist.

Erfahren Sie mehr über Regeln.

Robuste Analytik-Tools und Berichtfunktionen

Bei traditionellen E-Mails ist es schwer zu erkennen, wie gut Ihre Leistung und Ihre Qualität ist. Erfüllen Sie Industrie-Benchmarks, wie die durchschnittliche E-Mail-Antwortrate? Sind Ihre Kunden mit dem Service zufrieden?

Interessanterweise glauben laut einer Umfrage von Bain & Company 80% der CEOs, dass ihre Unternehmen erstklassigen Kundenservice liefern. Jedoch stimmen dem nur 8% der Kunden zu.

Mit den Analytik- und Berichtfunktionen von E-Mail-Management-Software können Sie dank echten Dateneinblicken verbesserungswürdige Bereiche identifizieren.

Erfahren Sie mehr über Analytik und Berichte.

Teamzusammenarbeits-Funktionen und Agentenkollisionserkennung

Manche Webmails (nämlich Gmail) bieten einen eingebauten Chatservice an. Jedoch tut dies der Großteil der Mail-Clienten/Webmails nicht, wodurch Sie sie nicht für die Zusammenarbeit verwenden können. Unserer Meinung nach sind externe Chattools kontraproduktiv, da Sie zwischen Tools hin- und herwechseln müssen und so Ihren Gedankengang verlieren können. Außerdem wird wertvolle Zeit verschwendet.

E-Mail-Management-Software wie LiveAgent bietet Optionen zum internen Chatten und Anrufen an. So können Sie ganz einfach mit Kollegen in Kontakt treten, wenn Sie nicht weiter wissen.

Außerdem verfügen Tools wie LiveAgent über Agentenkollisionserkennung. Diese Funktion sorgt dafür, dass keine E-Mail zweimal beantwortet wird. Jeder Angestellte, der sich eine E-Mail ansieht, welche bereits bearbeitet wird, wird darüber benachrichtigt. So kommt es zu keinen Duplikaten oder der unabsichtlichen Löschung von Arbeit.

Erfahren Sie mehr über die Agentenkollisionerkennung, interne Chats oder interne Anrufe.

Anpassbare E-Mail-Vorlagen

Eine weitere Funktion, die bei traditionellen E-Mail-Clienten/Webmail fehlt, sind anpassbare E-Mail-Vorlagen, die verwendet werden können, um Marketing-E-Mails wie Newsletter, Kundenservice-E-Mails, wie E-Mails zum Zurücksetzen des Passwortes oder Transaktions-E-Mails, um eine Bestellung zu bestätigen, zu versenden. Natürlich sind anpassbare E-Mail-Vorlagen auf der E-Mail-Managementplattform von LiveAgent verfügbar.

Erfahren Sie mehr über E-Mail-Vorlagen.

KBM und eigene KBM-Felder

Um sie noch weiter zu verbessern verfügt E-Mail-Management-Software über fantastische Kundenbeziehungsmanagement-Funktionen (KBM). Neben einem eingebauten KBM, das immer verfügbar ist, können Sie eigene Informationen über Ihre Kunden sammeln, um noch kompetenteren und personalisierteren Kundenservice anzubieten.

Erfahren Sie mehr über KBM.

Mehrere Ticket-/E-Mail-Registerkarten

Sie möchten nicht auf mehrere E-Mail-Registerkarten verzichten? Das müssen Sie nicht. E-Mail-Management-Software bietet auch diese Funktion an. So können Sie gleichzeitig mehrere E-Mails beantworten, indem Sie einfach zu einer anderen E-Mail-Registerkarte wechseln. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn sie zusammen mit vorgefertigten Nachrichten/vordefinierten Antworten verwendet wird.

Erfahren Sie mehr über mehrere Ticketregisterkarten.

E-Mail-Markierungen

Eine weitere Funktion, die Sie in traditionellen E-Mail-Clienten kaum finden können, die jedoch in E-Mail-Management-Software gängig ist, sind Markierungen. Markierungen werden verwendet, um E-Mails zu filtern, zu sortieren und E-Mail-Inhalte auf einen Blick anzusehen.

Erfahren Sie mehr über Markierungen.

Taskmanager und SLA-Monitoringfunktionen

Fortgeschrittene E-Mail-Management-Software enthält Funktionen, die die Arbeit eines Taskmanagers übernehmen und Angestellte über kritische E-Mails, die sofort gelöst werden müssen und solche mit einer hohen Priorität, benachrichtigen. Die E-Mails (Tickets), die im Taskmanager erscheinen, haben meist lange keine Antwort erhalten und sind mit SLAs (service level agreements) verbunden.

Erfahren Sie mehr über die Lösen-Schaltfläche.

Private Notizen

Mit privaten Notizen in E-Mail-Management-Software können Sie zusätzliche Informationen über eine E-Mail, einen Kunden oder den Lösungsprozess teilen. Ihre Kollegen können sich diese Notizen während dem Lösevorgang der entsprechenden E-Mail/Anfrage jederzeit ansehen. Wenn Sie möchten, können Sie private Notizen auch als Erinnerungen nutzen.

Erfahren Sie mehr über Notizen.

Vorgefertigte Nachrichten und vordefinierte Antworten

Vorgefertigte Nachrichten sind eine weitere tolle Funktion, die Teil von E-Mail-Management-Software ist. Mit ihnen können Sie vorgefertigte Nachrichten für die am häufigsten gestellten Fragen Ihrer Kunden verfassen. Wenn Sie eine E-Mail erhalten, die eine allgemeine Antwort erfordert wie eine Frage, können Sie Zeit sparen, indem Sie einfach auf die Schaltfläche Vorgefertigte Nachrichten klicken und eine passende Antwort auswählen.

Erfahren Sie mehr über vorgefertigte Nachrichten.

Ticket-Spaltung/-Zusammenführung

E-Mail-Managementtools wie LiveAgent bieten die Ticket-Spaltung und -Zusammenführung an. Die Funktion ist einzigartig und kann die Lösungszeiten und Angestellteneffizienz verbessern. Wenn eine eintreffende E-Mail zum Beispiel mehrere Probleme anspricht und von verschiedenen Abteilungen gelöst werden muss (wie Vertrieb und IT), kann die E-Mail in zwei E-Mails gespalten werden, um eine schnellere Problemlösung zu ermöglichen.

Wenn ein Kunde Ihnen andererseits mehrere E-Mails über das selbe Problem zusendet, können die E-Mails in einen einzigen E-Mail-Thread vereint werden.

Erfahren Sie mehr über die Ticket-Spaltung und Ticket-Zusammenführung.

Integrationen von Drittanbietern

Die meisten E-Mail-Management-Lösungen bieten Integrationen mit Drittanbietern an, um für den perfekten Workflow zu sorgen. Integrationen können mit Zahlungsverarbeitern, Kundenbeziehungsmanagement-Systemen, Soziale-Medien-Apps und mehr gemacht werden.

Diese Integrationen sorgen dafür, dass Angestellte sich nicht in Drittanbieter-Apps einloggen und Daten in zwei Systeme eintragen müssen.

Alle Integrationen ansehen.

Interne Wissensdatenbank und unbegrenzter Speicherplatz

Wir kämpfen doch alle mit begrenztem Speicher, nicht wahr? Nicht, wenn Sie E-Mail-Management-Software verwenden! Tools wie LiveAgent bieten einen unbegrenzte E-Mail-Verlauf. Sie müssen keine E-Mails löschen, wenn Sie dies nicht möchten. Auch der Dokumentenspeicher hat kein Limit. Sie können innerhalb der Software eine unbegrenzte Anzahl an internen Dokumenten, Leitfäden und angewandten Methoden speichern.

Erfahren Sie mehr über internes Wissensmanagement.

Wie man die richtige E-Mail-Management-Software findet

Sind Sie überzeugt, dass E-Mail-Management-Software die richtige Lösung für Sie und Ihr Unternehmen ist? Toll, lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie Sie das richtige E-Mail-Management-Tool auswählen.

Schreiben Sie Ihre Anforderungen auf und betreiben Sie Recherche

Der erste Schritt, um die richtige E-Mail-Tracking-Software zu finden, ist Ihre Anforderungen aufzuschreiben und sich Gedanken über das Budget zu machen. Jeder E-Mail-Dienstanbieter hat verschiedene Funktionen. Möchten Sie ein Tool, das sich einfach nur um die E-Mail-Verwaltung kümmert? Ist Ihnen ein Tool lieber, das auch andere Nachrichten an Ihren Posteingang sendet? Welche zusätzlichen Funktionen benötigen Sie? Ist es ein skalierbarer E-Mail-Service?

Sobald Sie eine Liste Ihrer Anforderungen erstellt haben, ist es Zeit, etwas zu recherchieren. Wir empfehlen, sich über die folgenden Kanäle über jeden Serviceanbieter zu informieren:

• Produktbewertungs-Portale (wie G2, Capterra, SoftwareAdvice, TrustRadius, GetApp)
• YouTube-Bewertungen

• Soziale Medien
• Webseite
• Vergleichsartikel

Nachdem Sie jede Software überprüft haben und wissen, welche Sie testen möchten, ist es Zeit, ein kostenloses Probekonto zu erstellen.

Erstellen Sie kostenlose Probekonten und testen Sie Funktionen aus

Nachdem Sie Ihre Top-Kandidaten gewählt haben, sollten Sie eine kostenlose Probephase starten. Wir empfehlen, alle Schlüsselfunktionen zu testen, um sie so gut wie möglich kennen zu lernen. Versuchen Sie:

• Mehrere E-Mail-Adressen mit Ihrem Team-Posteingang zu verbinden
• Integrationen einzurichten
• Angestellte/E-Mail-Nutzer in Ihre Software einzuladen
• Abteilungen für Ihre IT-, Marketing- und Verkaufsteams zu erstellen
• Automatisierungsregeln festzulegen, um den perfekten Workflow zu finden
• E-Mail-Vorlagen für kritische E-Mails zu erstellen

Während Sie alles austesten sollten Sie festhalten, was Ihnen gefällt und was Ihnen nicht gefällt. Sie werden schnell sehen, welche E-Mail-Plattform am Besten zu Ihren Bedürfnissen passt. Wenn Ihre kostenlose Probephase bald ausläuft und Sie gerne mehr Zeit hätten, um alle Funktionen zu testen, zögern Sie nicht, den Kundensupport zu kontaktieren.

Die meisten Anbieter von E-Mail-Management-Software verlängern Ihre Probeversion meist gerne um einige Wochen.

Zufriedene Kunden sind die besten Kunden

Wir bieten Concierge-Migrationsdienste für die meisten beliebten Helpdesk-Lösungen an.

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Buchen Sie eine Demo/Sprechen Sie mit einem Verkaufsleiter

Wenn Sie sich einfach nicht zwischen zwei E-Mail-Management-Systemen entscheiden können, buchen Sie doch eine Demo und sprechen Sie mit dem Verkaufsteam. Zeigen Sie ihnen eine Liste Ihrer Ziele, stellen Sie Fragen und machen Sie Notizen über den Service, den Sie dort erhalten.

Meist ist das Verhalten des Vertriebsleiters ein gutes Anzeichen davon, wie sie als zahlender Kunde von den Kundenserviceteams des Verkäufers behandelt werden würden. Wenn Sie das Gefühl haben, dass er oder sie gut über das Produkt Bescheid weiß und bereit ist, jederzeit zu helfen, wissen Sie, dass Sie eine gute Entscheidung treffen.

Wenn Sie jedoch meinen, dass die Angestellten Ihre Fragen nicht beantworten können und nicht wirklich an Ihrem Erfolg interessiert sind, sollten Sie sich für eine andere E-Mail-Management-Software entscheiden.

Was ist ein guter Preis für E-Mail-Management-Software?

Dies ist eine schwere Frage. Die meisten E-Mail-Management-Lösungen sind abonnementbasiert, sie werden also monatlich bezahlt. Jedoch sind die Funktionen, Integrationen und Angestelltenplätze jeder E-Mail-Management-Software anders.

Mit einem Blick auf vertrauenswürdigen Software-Bewertungsseiten, können wir sagen, dass gängige Preise zwischen $15 – $39 pro Angestelltem pro Monat liegen.

Falls diese Preise zu hoch für Sie sind, könnten Sie ein kostenloses E-Mail-Management-Tool in Betracht ziehen.

Was ist eine gute kostenlose E-Mail-Management-Software?

Obwohl kostenlose E-Mail-Management-Tools gängig sind, sind ihre Funktionen begrenzt.

Wir möchten uns nicht selbst schmeicheln, aber LiveAgent bietet einen ziemlich guten, kostenlosen E-Mail-Management-Plan, der ein großes Angebot an kostenlosen Funktionen enthält. Zum Beispiel bietet LiveAgent kostenlos an:

• Integration mit 1 E-Mail-Adresse
• Grundlegende Berichte
• Wissensdatenbank-Management
• Ticketverlauf der letzten 7 Tage
• Integration mit 1 Chat-Schaltfläche und 1 Telefonnummer
• E-Mail-Zusammenführung und -Spaltung
• Eigene KBM-Ticketfelder
• Taskmanagement
• Markierungen
• Private Notizen
• E-Mail-Transfers
• Mehrere E-Mail-Registerkarten
• Kundensupport rund um die Uhr