Schlechte E-Mail-Beispiele

Die Bedeutung von schlechten E-Mail-Beispielen

Als schnelle und effiziente Möglichkeit, mit Menschen in Kontakt zu treten, ist E-Mail ein großer Teil der Geschäftskommunikation. Sie kann eine großartige Möglichkeit sein, Beziehungen zu potenziellen Kunden, bestehenden Kunden, Teammitgliedern, Stakeholdern und potenziellen Partnern aufzubauen.

Wenn Sie jedoch nicht vorsichtig sind, können Ihre E-Mails unprofessionell oder sogar unhöflich wirken.

In diesem Leitfaden werden wir uns einige Beispiele schlecht geschriebener E-Mails ansehen und besprechen, wie Sie die gleichen Fehler vermeiden können, anstatt später Entschuldigungsnachrichten verfassen zu müssen.

E-Mail ist eines der wichtigsten Werkzeuge im Toolkit eines jeden Geschäftsinhabers oder Mitarbeiters, da diese Kommunikationsmethode für alles verwendet werden kann, von Marketing über Cold-E-Mail-Outreach bis hin zu Kundenservice. Wenn es jedoch nicht richtig gemacht wird, kann E-Mail mehr Schaden als Nutzen anrichten.

Deshalb ist es nützlich, einige Beispiele unprofessioneller E-Mail-Praktiken zu haben, auf die Sie sich beziehen können, bevor Sie Nachrichten an potenzielle Kunden oder Kollegen versenden.

Wenn Sie wissen, was Sie nicht tun sollten, können Sie effektive Geschäfts-E-Mails schreiben, anstatt solche, die nicht einmal geöffnet werden oder – noch schlimmer – Ihrem professionellen Image schaden.

Wie man schlechte E-Mail-Titel vermeidet

Die Betreffzeile jeder E-Mail, die Sie versenden, muss prägnant und relevant zum Inhalt der Nachricht sein. Geben Sie daher immer das Thema Ihrer E-Mail in der Kopfzeile an und nicht nur etwas Vages wie ‘Hallo’.

Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail an jemanden versenden, den Sie auf einer kürzlichen Veranstaltung kennengelernt haben, wird eine Betreffzeile wie ‘Schön, Sie letzte Woche auf der Konferenz kennengelernt zu haben’ dem Empfänger einen Kontext geben. Sie werden genau wissen, worum es in der E-Mail geht, und dies wird zu einer viel effektiveren E-Mail führen als nur ‘Hey, lass uns bald wieder reden’, was wahrscheinlich ignoriert oder in einem vollen Posteingang übersehen wird.

Es ist noch wichtiger, in der Betreffzeile zu verdeutlichen, worum es in Ihrer Nachricht geht, wenn Sie eine Cold-E-Mail versenden, da der Empfänger Ihren Namen nicht erkennt.

Wenn eine E-Mail beantwortet wird und das Gespräch fortgesetzt wird, ist es typisch, dass der Betreffzeile ‘RE: ’ vorangestellt wird. Dies ist eine akzeptable Praxis, solange sich das Thema der Diskussion nicht geändert hat. In diesem Fall ist es am besten, wenn die Kopfzeile geändert wird, um relevant zum aktuellen Thema zu bleiben, und ein neuer E-Mail-Thread wird entsprechend erstellt.

Darüber hinaus sollten Sie immer Großbuchstaben oder übermäßige Ausrufezeichen in Ihrer Betreffzeile vermeiden, da dies aggressiv oder unprofessionell wirken kann. Darüber hinaus könnte die Verwendung solcher Formatierungen oder Satzzeichen Spam-Filter auslösen und verhindern, dass Ihre Nachricht im Hauptposteingang des Empfängers ankommt.

Beispiele für schlechte E-Mail-Betreffzeilen

• DRINGEND!!!!
• Wir müssen reden
• Kann ich dich um Rat fragen?
• Schnelle Frage
• Nur eine Nachfrage
• Hallo!
• Wie geht es dir?
• Re: Re: [Thema]
• Fwd: Fwd: [Thema]
• Hast du das gesehen???

Wie man keine schlechte E-Mail schreibt

Für den E-Mail-Text ist es wichtig, einen höflichen und professionellen Ton zu verwenden. Das bedeutet, keine Umgangssprache, Abkürzungen oder Jargon zu verwenden, die der Empfänger möglicherweise nicht versteht, sowie Emoticons, die in formaler Kommunikation nichts zu suchen haben.

Es ist auch am besten, Witze, witzige Bemerkungen oder Sarkasmus zu vermeiden, da diese sich in Text nicht gut übersetzen und zu unangenehmen oder sogar unerwünschten Missverständnissen führen können. Das Gleiche gilt für Beschwerden oder Klatsch über Kollegen oder Privatleben, was auf persönliche E-Mails beschränkt sein sollte.

Darüber hinaus sollten Sie Ihre E-Mail-Nachrichten so kurz und prägnant wie möglich halten. Niemand möchte eine lange und weitschweifige E-Mail lesen, also kommen Sie direkt zum Punkt und stellen Sie alle relevanten Informationen oder Anhänge von vorne herein bereit.

Übermäßige Großbuchstaben im Text der E-Mail können, wie im Fall der Betreffzeile, aggressiv wirken und möglicherweise Spam-Filter auslösen. Es ist auch nicht notwendig, verschiedene Farben und/oder Schriftarten zu verwenden, da benutzerdefinierter Text für den Empfänger möglicherweise immer noch standardmäßig angezeigt wird oder, noch schlimmer, unleserlich ist.

Mit einer schlechten und ineffektiven Eröffnungszeile den Text Ihrer Nachricht zu beginnen, ist ein sicherer Weg, einen schlechten Eindruck zu hinterlassen. Einige der Gemeinplätze sind ‘Hallo, und ‘Ich hoffe, diese E-Mail findet Sie wohlauf’. Diese Zeilen sind oft übernutzt und abgedroschen.

Das Formatieren Ihrer E-Mail als etwas anderes als einen Geschäftsbrief ist ein weiterer Fehler. Dies umfasst die oben erwähnte Großschreibung, Farben und Schriftarten sowie das Hinzufügen von Videos oder Bildern, die nicht relevant für die Diskussion sind.

Ein weiteres Element einer schlechten E-Mail wäre die Einbeziehung von unklar formulierten Calls to Action (CTAs) oder deren Übernutzung. Eine Anweisung an den E-Mail-Empfänger, die ihm sagt, was er als nächstes tun soll, wie z. B. ‘Bitte rufen Sie mich so bald wie möglich zurück’, kann wirksam sein. Wenn Ihre CTAs jedoch vage sind oder es mehrere davon gibt, könnten sie vollständig ignoriert werden.

Was in einer schlechten E-Mail enthalten sein könnte

• Umgangssprache
• Abkürzungen
• Jargon
• Emoticons
• Witze
• Witzige Bemerkungen
• Sarkasmus
• Beschwerden
• Klatsch
• Zu viele Informationen
• Lange Textblöcke
• Übermäßige Großbuchstaben
• Unnötige Verwendung von Farben und/oder Schriftarten
• Schlechte oder ineffektive Eröffnungszeile
• Irrelevante Bilder, Videos oder andere Medien
• Unklar formulierte oder übernutzte CTAs
• Persönliches Signaturbild
• Wortreiche Haftungsausschlüsse oder Nachrichten nach der Signatur

Beispiele für unprofessionelle E-Mails und Vorlagen

DRINGEND!!!!

Wir müssen reden

Kann ich dich um Rat fragen?

Schnelle Frage

Nur eine Nachfrage

Hallo!

Wie geht es dir?

Re: Re: [Thema]

Fwd: Fwd: [Thema]

Hast du das gesehen???

Schlechte E-Mail-Praktiken

• Zu viele Empfänger im Feld ‘An:’ einbeziehen – verwenden Sie E-Mail-Listen, wenn Sie viele Personen auf einmal kontaktieren.
• Jemanden ohne sein Wissen in CC oder BCC nehmen – beziehen Sie jemanden nur mit seiner Zustimmung in ein Gespräch ein, sonst kann es zu Missverständnissen führen.
• Vergessen, eine in der E-Mail erwähnte Datei anzuhängen – dies ist ein häufiger Fehler und kann für die Person, an die Sie schreiben, frustrierend sein. Sie müssen dann auch eine Folge-E-Mail mit dem Anhang versenden, was möglicherweise den Posteingang des Empfängers überlastet.
• Große Anhänge versenden – wenn Sie eine große Datei versenden, laden Sie sie in einen Cloud-Speicherdienst wie Google Drive oder Dropbox hoch und teilen Sie den Link stattdessen.
• Allen antworten, wenn es nicht notwendig ist – beziehen Sie alle nur in das Gespräch ein, wenn Ihre Antwort für jeden einzelnen relevant ist.
• Eine Weiterleitung weiterleiten – vermeiden Sie es, eine E-Mail so oft weiterzuleiten, dass die ursprüngliche Nachricht kaum noch erkennbar ist. Wenn Sie eine vorherige E-Mail weiterleiten, kürzen Sie sie auf die relevanten Teile.
• Keine Begrüßung (wie ‘Lieber) oder Abschluss (z. B. ‘Mit freundlichen Grüßen’) einbeziehen – dies sind grundlegende Höflichkeitsregeln, die beim Starten oder Beenden einer E-Mail nicht übersehen werden sollten.
• Keinen ‘Von’-Namen angeben – wenn Sie Ihren Namen nicht in die E-Mail aufnehmen, weiß der Empfänger möglicherweise nicht, von wem sie ist. Dies kann besonders verwirrend sein, wenn Sie auf einen E-Mail-Thread antworten, in dem die Namen der anderen Teilnehmer sichtbar sind.
• Ihre E-Mail vor dem Absenden nicht Korrektur lesen – nehmen Sie sich immer ein paar Momente Zeit, um Ihre Nachricht vor dem Absenden zu überprüfen, um peinliche Tippfehler oder Grammatikfehler zu vermeiden.
• Eine E-Mail versenden, wenn Sie verärgert sind – es ist immer am besten, ein paar Stunden (oder noch besser, einen Tag) zu warten, bevor Sie eine wütende Nachricht absenden, die Sie später bereuen werden.
• Etwas in einer E-Mail schreiben, wenn Sie es dem Empfänger von Angesicht zu Angesicht sagen könnten – wenn möglich, ist es oft besser, ein Gespräch zu führen, anstatt zu versuchen, die Dinge per E-Mail zu klären.
• Keine professionelle E-Mail-Adresse verwenden – wenn Ihre E-Mail etwas wie ‘iluvkitties@gmail.com ’ ist, ist es Zeit, eine neue für geschäftliche Zwecke zu erstellen.
• Unzureichende Personalisierung aufgrund unzureichender Recherche – generische Nachrichten werden eher ignoriert. Nehmen Sie sich Zeit, um Ihren Empfänger und seine Interessen kennenzulernen, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen.
• Fehlende Vorteile für den Empfänger – jede E-Mail sollte einen Zweck haben und dieser Zweck sollte der Person, an die Sie sie versenden, klar sein. Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht etwas ist, das sie nützlich oder interessant finden wird.
• Ganz auf eine Signatur verzichten – fügen Sie mindestens Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen ein, damit der Empfänger weiß, wie er Sie erreichen kann. Sie können auch Ihren Jobtitel, Ihr Unternehmen und andere relevante Informationen wie Social-Media-Profile hinzufügen.
• Nachrichten an die falschen Empfänger versenden – obwohl besonders peinlich, kann es leichter passieren, als Sie vielleicht denken. Überprüfen Sie immer die Empfänger, bevor Sie absenden.

Zusammenfassung

Schlechte Geschäfts-E-Mails können Sie Zeit, Geld und Kunden kosten. Denken Sie daran, Ihre Nachrichten Korrektur zu lesen, respektvoll mit der Zeit des Empfängers umzugehen und sicherzustellen, dass Ihre E-Mail einen Zweck hat.

Wenn Sie unsere einfachen Tipps befolgen und die oben erwähnten schlechten Beispiele nicht wiederholen, werden Sie sicherlich einen guten Eindruck mit Ihrer Geschäftskorrespondenz hinterlassen.