Checkliste für Krisenkommunikationsplan
Erstellen Sie einen effektiven Krisenkommunikationsplan mit LiveAgents Checkliste. Identifizieren Sie Stakeholder, verfassen Sie Nachrichten, schulen Sie Teams ...
14 Min. Lesezeit
Kommunikationspläne legen fest, wie ein Unternehmen, eine Organisation oder eine Einzelperson mit internen und externen Stakeholdern kommuniziert, um diese über aktuelle Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten.
Er enthält das Wer, Was, Wann, Wo, Warum und Wie der Kommunikationsstrategien und -maßnahmen, die speziell für ein bestimmtes Projekt oder eine Kampagne zugeschnitten sind.
In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen Vorlagen für Kommunikationspläne zur Verfügung, die Sie für Ihr eigenes Unternehmen verwenden können, wann immer Sie verschiedene Botschaften an verschiedene Anteilseigner vermitteln müssen. Außerdem geben wir Tipps für die Erstellung eines effektiven Kommunikationsplans.
Die Bedeutung eines Kommunikationsplans
In der heutigen schnelllebigen und sich ständig verändernden Welt ist es wichtiger denn je, einen klaren und prägnanten Kommunikationsplan zu haben, der bereitsteht, wenn der Bedarf entsteht.
Ohne einen solchen Plan laufen Unternehmen Gefahr, sich in Details zu verlieren, wichtige Chancen zur Kontaktaufnahme zu verpassen oder nicht schnell genug zu reagieren.
Eine Vorlage für einen Kommunikationsplan kann für Organisationen jeder Größe ein wertvolles Werkzeug sein. Egal, ob Sie mit Mitarbeitern, Kunden, Partnern oder den Medien kommunizieren: Ein Kommunikationsplan hilft sicherzustellen, dass Ihre Botschaft klar, prägnant und zielgerichtet ist.
Wie benennt man einen Kommunikationsplan?
Der Titel dieses Dokuments sollte seinen Zweck widerspiegeln, was üblicherweise (aber nicht immer) bedeutet, “Kommunikationsplan” und einige spezifische Details einzubinden. So weiß jeder, der das Dokument erhält, wofür es gedacht ist, und kann es bei Bedarf leicht nachschlagen.
Wenn sich der Kommunikationsplan beispielsweise auf eine Produkteinführung oder eine bestimmte Marketingkampagne bezieht, sollte dies im Titel klar benannt werden. Weitere Elemente im Titel könnten die Zeiträume sein, in denen der Kommunikationsplan gilt, sowie der Name der Organisation oder des zuständigen Teams.
Solche Angaben im Titel informieren die relevanten Parteien über die geplanten Kommunikationsmaßnahmen und sorgen dafür, dass alle Beteiligten wissen, wann welche Kommunikationsaktivitäten stattfinden können oder müssen.
Beispiele für Betreffzeilen eines Kommunikationsplans
- Kommunikationsplan zur Produkteinführung
- [Titel]: Kommunikationsplan für Marketingkampagne
- Interner Kommunikationsplan [Firmenname]
- Strategischer Kommunikationsplan: [Firmenname]
- Kommunikationsplan für Projektmanagement: [Projektname]
- Kommunikationsplan für neue [Veränderung im Unternehmen]
- Plan für die Kommunikation mit Stakeholdern: [Firmenname]
- [Startdatum] – [Enddatum]: Kommunikationsplan März
Wie schreibt man einen Kommunikationsplan?
Wie Sie einen Kommunikationsplan beginnen, hängt vom Zweck oder Typ der Kommunikation ab.
Manchmal ist es hilfreich, mit einer Einleitung zu beginnen, die den Kontext liefert und den Kommunikationsstil festlegt, während es in anderen Fällen sinnvoller sein kann, direkt mit den Kommunikationszielen und -strategien zu starten.
Im Allgemeinen lohnt es sich, die folgenden Schritte zu befolgen, um einen effektiven Kommunikationsplan zu schreiben und sicherzustellen, dass Ihre Botschaft ankommt:
- Führen Sie ein Audit Ihrer aktuellen Kommunikationsstrategie durch (sofern vorhanden) – dadurch erkennen Sie Schwachstellen oder Lücken (z. B. fehlende Marketingmaterialien), die in den neuen oder aktualisierten Plan aufgenommen werden sollten.
- Definieren Sie SMART-Ziele für Ihren Kommunikationsplan – Setzen Sie Ziele, die Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant und Zeitlich gebunden sind; das hilft, die Wirksamkeit zu bewerten.
- Formulieren Sie die Mission, Kernwerte und Schlüsselaussagen Ihrer Organisation – sie bilden das Fundament aller Kommunikationsstrategien und -maßnahmen und sollten im Plan explizit aufgeführt werden.
- Identifizieren Sie die Zielgruppen Ihres Kommunikationsplans – Nur wenn Sie Ihre Adressaten kennen und verstehen, können Sie den richtigen Ton treffen.
- Wählen Sie die Kanäle aus, über die Ihre Botschaften vermittelt werden sollen – Ob E-Mail oder Pressemitteilung, der Kommunikationsweg beeinflusst die Gestaltung des Plans.
- Weisen Sie Verantwortliche zu – Legen Sie fest, wer welche Kommunikationsmaßnahmen über die verschiedenen Kanäle und an die jeweiligen Zielgruppen übermittelt.
- Kalkulieren Sie die Dauer der einzelnen Schritte und die Gesamtlaufzeit des Plans – Das klärt den Zeitrahmen und hilft, das Budget und die Ressourcen einzuplanen.
- Messen Sie die Ergebnisse Ihres Plans nach der Kommunikation mit den Stakeholdern – Optimierungspotenzial erkennen Sie nur, wenn Sie die Wirkung messen und die Strategie gegebenenfalls anpassen.
Was gehört in einen Kommunikationsplan?
- Zweck – was mit diesem spezifischen Kommunikationsplan erreicht werden soll
- Zielgruppe – wer mit den Botschaften angesprochen wird
- Daten – wann der Plan erstellt wurde und/oder für welchen Zeitraum er gilt
- Methoden – über welche Kanäle Sie Ihre Botschaften versenden
- Rollen und Verantwortlichkeiten – welche Aufgaben die Beteiligten übernehmen
- Do’s und Don’ts – gute Praktiken und typische Fehler im Umgang mit den Stakeholdern
- Eskalationsrahmen – z. B. Ihre ’erste Verteidigungslinie’ und das ’erweiterte Reaktionsteam'
- Aktualisierungen – wie und wann das Dokument angepasst wird, um effektiv zu bleiben
Beispiele und Vorlagen für Kommunikationspläne
Kommunikationsplan zur Produkteinführung
[Firmenname]: Kommunikationsplan zur Einführung von [Produktname]
Dieser Kommunikationsplan gilt für die Einführung von [Produktname] und ist vom [Startdatum] bis [Enddatum] – vor und nach dem Launch am [Einführungsdatum] – in Kraft.
Ziele: • Sicherstellen, dass alle Mitarbeiter das Einführungsdatum kennen und alle wichtigen Informationen zum Produkt haben • Begeisterung und Interesse am Produkt bei den Mitarbeitern wecken • Den Kunden eine klare und prägnante Botschaft zum Produkt vermitteln • Erwartungsmanagement hinsichtlich Lieferzeiten und Verfügbarkeit
Kommunikationskanäle: • E-Mail • Pressemitteilung • Social Media Post – [Kanal 1], [Kanal 2], …
Phasen der Produkteinführung: • Vorbereitende Aktivitäten vor dem Launch • Launch-Tag • Nachbereitung nach dem Launch
Vorbereitende Aktivitäten ([X] Monate vor dem Launch): • [Aktivität 1] • [Aktivität 2] • [Aktivität 3] …
Launch-Tag: • Live-Präsentation des Produkts • Interviews mit [Medien] • Reaktionen verfolgen
Nachbereitung (bis zu [X] Monate nach dem Launch): • [Aktivität 1] • [Aktivität 2] • [Aktivität 3] …
Rollen und Verantwortlichkeiten: • [Person 1] ist verantwortlich für das Verfassen aller Kommunikationsmaterialien • [Person 2] ist verantwortlich für die Weiterleitung der Kommunikationsmaterialien an die Medien • [Person 3] ist verantwortlich für die Beantwortung von Kundenanfragen
Do: • Einen Kommunikationszeitplan erstellen, um alle Maßnahmen rechtzeitig und koordiniert durchzuführen • Visuelle Elemente (z. B. Bilder, Infografiken) nutzen, um Texte aufzulockern und Interesse zu wecken • Alle Kommunikationsmaterialien vor dem Versand sorgfältig Korrektur lesen
Don’t: • Stakeholder nicht mit zu vielen Informationen auf einmal überfordern – regelmäßige Updates vermeiden Überlastung. • Einen Call-to-Action (z. B. Website besuchen, für den Newsletter anmelden) nicht vergessen, um die Leser zu aktivieren • Kommunikationsmaterialien nicht ungeprüft an alle Stakeholder senden – vorher testen (z. B. Test-E-Mail)
Eskalationsrahmen: • Bei Problemen mit dem Kommunikationsplan wenden Sie sich bitte an [Verantwortliche Person]. • Wenn [Verantwortliche Person] nicht erreichbar ist, wenden Sie sich bitte an [alternative Kontaktperson]
Aktualisierungen: • Dieser Kommunikationsplan wird am [Prüfungsdatum] überprüft und finalisiert • Änderungen an Zielen, Zielgruppen und Kanälen sind möglich • Aktualisierte Pläne werden an das [interne Team/Verantwortliche Abteilung] weitergeleitet
[Titel]: Kommunikationsplan für Marketingkampagne
[Firmenname] startet eine Marketingkampagne für [Produktname] vom [Startdatum] bis [Enddatum].
Ziele: • [Ziel 1] • [Ziel 2] • [Ziel 3] …
SWOT-Analyse: • Stärken – [Stärke 1], [Stärke 2], [Stärke 3], … • Schwächen – [Schwäche 1], [Schwäche 2], [Schwäche 3], … • Chancen – [Chance 1], [Chance 2], [Chance 3], … • Risiken – [Risiko 1], [Risiko 2], [Risiko 3], …
Taktiken: • [Taktik 1] • [Taktik 2] • [Taktik 3] …
Kanäle: • E-Mail • Bezahlte Suche • Display-Werbung • Social Media – Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram • Pressemitteilung • Blogbeitrag • Events und Webinare – [Event 1], [Event 2], [Event 3], …
Rollen und Verantwortlichkeiten: • [Verantwortliche Person/Team 1] ist für das Verfassen aller Kommunikationsmaterialien verantwortlich. • [Verantwortliche Person/Team 2] übernimmt den Versand der Materialien an die Medien. • [Verantwortliche Person/Team 3] bearbeitet Kundenanfragen. • [Verantwortliche Person/Team 4] verwaltet das Budget.
Budget: • $[X] für [Taktik/Kanal 1] • $[Y] für [Taktik/Kanal 2] • $[Z] für [Taktik/Kanal 3] …
Auswertung: • [KPI 1] dient zur Erfolgsmessung dieser Kampagne • [KPI 2] wird wöchentlich erfasst und an [verantwortliche Person/Team] berichtet • [KPI 3] …
Zeitplan: • [Aktivität 1] – [Startdatum] bis [Enddatum] • [Aktivität 2] – [Startdatum] bis [Enddatum] • [Aktivität 3] – [Startdatum] bis [Enddatum] …
Dieser Kommunikationsplan wird am [Prüfungsdatum] finalisiert und kann bis dahin noch geändert werden.
Interner Kommunikationsplan [Firmenname]
Ziel: Alle Stakeholder über Entwicklungen informieren und Kommunikationswege offen halten.
Situationsanalyse: Die interne Kommunikation bei [Firmenname] wurde als verbesserungswürdig identifiziert – insbesondere zwischen Management und Mitarbeitern sowie zwischen den Teammitgliedern.
Stakeholder: Alle Mitarbeiter von [Firmenname]
Umsetzung: • Ein Kommunikationsplan zur Verbesserung der internen Kommunikation wird eingeführt • Alle Mitarbeiter werden über den Plan und ihre Rollen informiert • Der Plan wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert
Beteiligte Teams: Management, HR, Kommunikationsteam
Rollen und Verantwortlichkeiten: • Management – Kommunikation mit den Mitarbeitern • HR – Kommunikation innerhalb der Teams • Kommunikationsteam – Verfassen und Versand der Materialien
Kernbotschaften: • Effektive Kommunikation ist jederzeit entscheidend • Die Kommunikation bei [Firmenname] muss verbessert werden • Dieser Plan dient der Umsetzung notwendiger Veränderungen • Jeder Mitarbeiter hat eine Rolle im Kommunikationsplan • Der Plan wird regelmäßig überprüft • Kommunikation ist ein wechselseitiger Prozess • Mitarbeiter sollen Fragen stellen und Feedback geben können
Leitlinien: • Alle Kommunikation muss klar und prägnant sein • Materialien sollten zeitnah verschickt werden • Kommunikationskanäle regelmäßig überwachen • Kommunikation soll stets respektvoll und professionell sein
Freigabe: [Verantwortliche Person], [Position], [Erstellungsdatum]
Strategischer Kommunikationsplan: [Firmenname]
Management Summary: Dieser Kommunikationsplan gilt für [Zweck] und ist vom [Startdatum] bis [Enddatum] in Kraft.
Ziel: Effektive Kommunikation mit den verschiedenen Zielgruppen, um die Mission und Werte des Unternehmens zu wahren.
Mission Statement: [Unternehmensleitbild]
Kernwerte: [Unternehmenswerte]
Situationsanalyse: [Hintergrundinformationen und Kontext zur Situation oder zum Problem, das der Kommunikationsplan adressiert]
| Zielgruppe | Botschaft(en) | Medium/Kanal | Häufigkeit | Zeitpunkt | Zuständiges Teammitglied | Feedback-Modus |
|---|---|---|---|---|---|---|
| [Zielgruppe 1] | [Botschaft 1] | Persönlich | Wöchentlich | Jeden [Wochentag] | [Verantwortliche Person/Team 1] | Umfrage |
| [Zielgruppe 2] | [Botschaft 2] | Bericht | Monatlich | Innerhalb von [X] Stunden nach Freigabe | [Verantwortliche Person/Team 2] | Bewertungsbogen |
| [Zielgruppe 3] | [Botschaft 3] | Täglich | [Uhrzeit] | [Verantwortliche Person/Team 3] | Review |
[Projektname] Management-Kommunikationsplan
Projektname: [Projektname]
Projektmanager: [Name des Projektmanagers]
Startdatum: [Startdatum]
Fertigstellung: [Enddatum]
Projektziele: Konzeption und Entwicklung einer Website sowie einer mobilen App für das neue E-Commerce-Geschäft des Kunden. Die Website soll für Suchmaschinen (SEO) optimiert werden, beide Plattformen für Conversion, gemäß den aktuellen SEO-Richtlinien von [Firmenname]. Die Website und App sollen benutzerfreundlich, mobiloptimiert und ansprechend gestaltet sein, inklusive eines effektiven Call-to-Action (CTA) zur einfachen Conversion.
| Kommunikationsziel | Kommunikationsweg | Zielgruppe | Häufigkeit |
|---|---|---|---|
| [Ziel 1] | [Methode 1] | [Zielgruppe 1] | [Täglich/Wöchentlich/Monatlich] |
| [Ziel 2] | [Methode 2] | [Zielgruppe 2] | [Täglich/Wöchentlich/Monatlich] |
| [Ziel 3] | [Methode 3] | [Zielgruppe 3] | [Täglich/Wöchentlich/Monatlich] |
Kommunikationsplan für neue [Veränderung im Unternehmen]
Erstellt von: [Verantwortliche Person]
Gültig ab: [Startdatum]
Zusammenfassung: • [Veränderung 1] erfolgt, weil [Begründung 1] • [Veränderung 2] ist das Ergebnis von [Begründung 2] • [Veränderung 3] ist notwendig, um [Begründung 3] …
Was bedeutet das für Mitarbeiter? [Erklärung, wie sich die Veränderung auf die Mitarbeiter auswirkt]
Stakeholder: • [Zielgruppe 1] ist durch [Veränderung 1] betroffen • [Zielgruppe 2] wird durch [Veränderung 2] beeinflusst • [Zielgruppe 3] muss sich aufgrund von [Veränderung 3] anpassen
Phasen:
| Aufgabe | Zeitrahmen | Verantwortliche Person/Team |
|---|---|---|
| [Aufgabe 1] | [Tag 1/Woche 1/Startdatum/etc.] | [Verantwortliche Person/Team 1] |
| [Aufgabe 2] | [Tag 2/Woche 2/Mitteldatum/etc.] | [Verantwortliche Person/Team 2] |
| [Aufgabe 3] | [Tag 3/Woche 3/Enddatum/etc.] | [Verantwortliche Person/Team 3] |
Plan für die Kommunikation mit Stakeholdern: [Firmenname]
Gültig von: [Startdatum] bis [Enddatum]
Ziele: • [Ziel 1] • [Ziel 2] • [Ziel 3] …
Zielsetzungen: • [Zielsetzung 1] • [Zielsetzung 2] • [Zielsetzung 3] …
Veränderungen: • [Veränderung 1] • [Veränderung 2] • [Veränderung 3] …
Prognosen: • [Prognose 1] • [Prognose 2] • [Prognose 3] …
Stakeholder-Kommunikation: • [Kanal 1] • [Kanal 2] • [Kanal 3] …
Kontaktdaten: [Verantwortliche Person], [Position], [Telefonnummer/E-Mail/etc.]
[Startdatum] – [Enddatum]: Kommunikationsplan
Firmenname: [Firmenname]
Erstelldatum: [Erstellungsdatum]
Kontakt: [Kontaktdaten]
Einleitung: Dieser Kommunikationsplan wurde für [Zweck] erstellt und gilt ab dem Erstellungsdatum.
Zielsetzungen: • [Zielsetzung 1] • [Zielsetzung 2] • [Zielsetzung 3] …
Zielgruppen: • [Zielnutzer 1] • [Zielnutzer 2] • [Zielnutzer 3] …
Gute Praktiken beim Kommunikationsplan
- Beginnen Sie mit einer Tabelle oder Grafik zur Identifikation der Nachrichtentypen – Welche Kanäle werden genutzt, wer ist Zielgruppe, welcher Ton ist passend, usw.
- Erstellen Sie einen Aktionsplan, bevor Sie kommunizieren – Proaktivität zahlt sich aus, indem Sie Strategien für verschiedene Nachrichten im Voraus festlegen, bevor Sie starten oder etwas schiefgeht.
- Integrieren Sie einen Krisenkommunikationsplan in Ihren Gesamtplan – Mehr dazu hier ➡️ Krisenkommunikationsplan-Checkliste
- Überprüfen und aktualisieren Sie Ihren Plan regelmäßig während des Projekts – Gegebenheiten ändern sich, passen Sie Ihre Kommunikation entsprechend an.
- Stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied den Plan kennt und seine Rolle versteht – Ein Aktionsplan ist nur so effektiv wie seine Umsetzer.
- Bestimmen Sie eine verantwortliche Person für die Kommunikation und sorgen Sie dafür, dass sie die nötigen Ressourcen und Zeit hat.
Zusammenfassung
Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg eines jeden Unternehmens – und einen Plan dafür zu erstellen, muss kein komplizierter Prozess sein.
Mit einer Vorlage können Sie einen effektiven Kommunikationsplan schreiben, der beschreibt, wie Sie Ihre Zielgruppen in unterschiedlichen Situationen ansprechen.
Mit einem gut formulierten Kommunikationsplan-Dokument sorgen Sie dafür, dass alle im Unternehmen wissen, welche Nachrichten wann und wie versendet werden.
So bleibt Ihre Kommunikationsstrategie kohärent und auf die Unternehmensziele ausgerichtet – und Sie erhöhen die Wahrscheinlichkeit, Ihre Kommunikationsziele zu erreichen.
