Kundendienstvorlagen
Verbessern Sie Kundendienst-E-Mails mit Vorlagen, um Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und Konsistenz zu gewährleisten. Die Vorlagen decken verschiedene Szen...
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Customer Service
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Der Kundendienst ist ein kritischer Teil eines jeden erfolgreichen Unternehmens, unabhängig von der Branche. Allerdings besteht ausgezeichneter Kundendienst und Support nicht nur darin, Kundenfragen zu beantworten oder ihre Probleme zu lösen und weiterzumachen. Sie müssen sicherstellen, dass der Kunde mit der Lösung zufrieden und glücklich bleibt, daher sind konsistente Nachverfolgungen wichtig. Doch für viele Unternehmen endet der Kundendienst, sobald eine Kundenanfrage bearbeitet wurde. Obwohl die Nachverfolgung eine ziemlich einfache Aufgabe ist, wird sie oft vernachlässigt.
Tatsächlich zeigt der neueste SuperOffice Customer Service Benchmark Report:
- 62% der Unternehmen antworten nicht auf Kundendienst-E-Mails.
- 90% der Unternehmen bestätigen nicht oder informieren den Kunden nicht, dass eine E-Mail eingegangen ist.
- 97% der Unternehmen senden keine Folge-E-Mail an Kunden, um zu sehen, ob sie mit der Antwort zufrieden sind.
Was ist eine Kundendienst-E-Mail?
Kundendienst-E-Mail ist ein Kommunikationskanal. Die Kommunikation über Kundendienst-E-Mail erfolgt nicht in Echtzeit. Es ist nicht erforderlich, dass beide Seiten anwesend sind, um eine Kommunikation zu starten. Nachrichten kommen fast sofort beim Empfänger an. Für offizielle Ankündigungen stellen professionelle E-Mail-Vorlagen sicher, dass Ihre Nachricht klar, professionell und an die richtige Zielgruppe gelangt.
Die Kraft von Kundendienst-Folge-E-Mail-Vorlagen
Kundendienst-Folge-E-Mails können einen großen Einfluss auf die Kundenerfahrung haben. Dies ist etwas, das kleine Unternehmen oft verstehen und zu ihrem Vorteil nutzen, aber größere Organisationen neigen dazu, zu vergessen. Die meisten Kunden möchten eine sofortige Antwort, wobei viele eine sofortige E-Mail-Antwortzeit als weniger als zehn Minuten definieren. Mit der richtigen Kundendienst-E-Mail-Management-Software wird das Erstellen und Versenden von Folge-E-Mails direkt nach einer Kundendienst-Interaktion nahtlos und effizient.
Diese E-Mails können:
- Kunden erfreuen, indem Sie zeigen, dass Sie sich kümmern und sich der Gewährleistung ihrer fortlaufenden Zufriedenheit widmen.
- Die gesamte Kundendiensterfahrung verbessern.
- Kunden erneut einbeziehen und weitere Kommunikation fördern, indem Sie proaktiven Support anbieten.
- Ihre Self-Service-Optionen fördern und Kunden zu hilfreichen Ressourcen leiten.
- Wertvolle Kundeneinblicke aus ihrem Feedback präsentieren.
10 Kundendienst-Folge-E-Mail-Vorlagen
Ob es um die Aktualisierung von Kunden über den Status ihrer Anfragen, das Einholen von Feedback oder das Angebot von proaktivem Kundendienst nach einer Lösung geht, Nachverfolgungen sollten von Ihrem Kundendienst-Team nicht unterschätzt werden. Hier sind 10 Kundendienst-Folge-E-Mail-Vorlagen, die verschiedene Teile des Kundendienst-Nachverfolgungsprozesses abdecken – verwenden Sie sie als Anhaltspunkt beim Verfassen Ihrer eigenen Kundendienst-Nachverfolgungsnachrichten.
Eine Aktualisierung zur Folge-E-Mail zum Problem
Hallo [Name],
Ich wollte Sie vor dem Wochenende über den Status Ihres Problems aktualisieren. Es ist noch in Bearbeitung und wird von unserem technischen Support-Team bearbeitet. Wir priorisieren Ihre Anfrage und stelle sicher, dass dieses Problem über das Wochenende gelöst wird. Sie werden sofort benachrichtigt, sobald es erledigt ist.
Sie können den Status Ihrer Anfrage jederzeit verfolgen, indem Sie sich in Ihrem [Brand]-Konto anmelden und auf die Registerkarte Anfragen klicken.
Danke für Ihre Geduld! Schönes Wochenende,
[IHRE SIGNATUR]
Proaktive Folge-E-Mail
Hallo [Name],
Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich wollte nur bei Ihnen nachfragen bezüglich des Problems, das Sie vor kurzem mit [Details des Problems] hatten. Wurde es gelöst? Benötigen Sie zusätzliche Hilfe? Bitte lassen Sie mich wissen – ich helfe Ihnen gerne in jedem Fall.
Schönen Tag noch,
[IHRE SIGNATUR]
Folge-E-Mail nach einer positiven Serviceerfahrung
Hallo [Name],
Sehr gerne. Ich freue mich, dass von Hunderten von Kunden, denen wir jeden Tag E-Mails senden, jemand die Mühe schätzt, die wir in die Bereitstellung des höchsten Kundendiensts stecken. Kunden wie Sie sind der Grund, warum wir danach streben, unsere Arbeit bestmöglich zu erledigen.
Bitte zögern Sie nicht, sich erneut zu melden, wenn Sie Fragen, Probleme oder Bedenken haben – wir sind nur eine E-Mail entfernt und helfen Ihnen gerne.
Mit freundlichen Grüßen,
[IHRE SIGNATUR]
Folge-E-Mail nach einer negativen Serviceerfahrung
Hallo [Name],
Es tut mir erneut leid für die weniger als großartige Erfahrung, die Sie vor kurzem mit unserem Kundendienst-Team gemacht haben. Ich wollte mich nur bei Ihnen melden und Sie wissen lassen, dass wir beschlossen haben, unser gesamtes Kundendienst-Team durch zusätzliche Schulungen zu führen, um sicherzustellen, dass solche Situationen nicht mehr vorkommen.
Wenn Sie in der Zwischenzeit Fragen, Bedenken oder Feedback haben oder wenn es etwas anderes gibt, das wir tun können, um zu helfen, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren.
Danke,
[IHRE SIGNATUR]
Folge-E-Mail zur Förderung von Self-Service
Hallo [Name],
Ich freue mich, dass wir [Problem] lösen konnten. Übrigens können Sie mehr über die Verwaltung von [Ihrem Konto/Zahlungsoptionen/Einstellungen usw.] in unserem Hilfecenter lesen. Es gibt einen Artikel, der Ihr Problem ausführlich behandelt [Link einfügen].
Wenn Sie weitere Fragen haben oder wenn es etwas gibt, das wir tun können, um Ihre Erfahrung mit uns angenehmer zu gestalten, lassen Sie es uns bitte wissen.
Danke,
[IHRE SIGNATUR]
Folge-E-Mail nach fehlender Antwort
Hallo [Name],
Ich überprüfe Ihren Fall bei uns bezüglich [Fallthema] ein letztes Mal. Es sind [Anzahl der Tage] Tage vergangen, seit wir von Ihnen gehört haben, daher wollte ich mich bei Ihnen melden und Sie wissen lassen, dass wir dieses Ticket schließen werden.
Bitte zögern Sie nicht, dieses Ticket erneut zu öffnen oder ein neues zu öffnen, wenn Sie weitere Hilfe benötigen – wir helfen Ihnen gerne.
Danke, dass Sie mit uns zusammengearbeitet haben!
[IHRE SIGNATUR]
Folge-E-Mail zum Schließen von Support-Tickets
Hallo [Name],
Vielen Dank, dass Sie sich an uns bezüglich [Details des Problems] gewandt haben. Unsere Aufzeichnungen zeigen, dass Ihr Problem gelöst wurde, daher wird Ihr Ticket in 3 Tagen automatisch geschlossen. Wenn Sie noch unsere Hilfe benötigen oder weitere Fragen haben, klicken Sie einfach auf “Antworten” und wir melden uns in Kürze bei Ihnen.
Mit freundlichen Grüßen,
[IHRE SIGNATUR]
Folge-E-Mail zur Anforderung von Feedback
Hallo [Name],
Wir melden uns bezüglich Ihres kürzlichen Problems mit [Details des Problems], das am [Datum] gelöst wurde. Um Ihnen besser dienen zu können, würden wir gerne von Ihrer Erfahrung mit unserem Support-Team erfahren.
Auf einer Skala von 1 bis 5, wie einfach war es, Ihr Problem zu lösen?
1 = Äußerst schwierig 2 = Sehr schwierig 3 = Weder noch 4 = Sehr einfach 5 = Äußerst einfach
Wir schätzen Ihr Feedback. Und wie immer, wenn es etwas anderes gibt, das wir in Zukunft für Sie tun können – zögern Sie bitte nicht, sich erneut zu melden.
Danke,
[IHRE SIGNATUR]
Umfrage-Einladungs-Folge-E-Mail
Hallo [Name],
Sie haben sich kürzlich bei uns bezüglich [Details des Problems] gemeldet, das am [Datum] gelöst wurde. Wir würden gerne von Ihrer Erfahrung mit unserem Kundendienst erfahren. Können Sie bitte einen Moment Zeit nehmen, um diese kurze Umfrage zu beantworten? Es dauert weniger als 60 Sekunden, um zu antworten!
Vielen Dank, Ihr Feedback wird uns helfen, Sie in Zukunft besser zu unterstützen.
[Link zur Umfrage]
Danke nochmal,
[IHRE SIGNATUR]
Folge-E-Mail nach einem unternehmensweiten Problem
Hallo [Name],
Wie Sie möglicherweise bereits wissen, haben einige unserer Kunden diese Woche ein Problem mit [Produkt/Service/Funktion usw.] festgestellt. Unser Engineering-Team konnte es etwa 2 Stunden nach dem ersten Bericht beheben. Wir möchten uns erneut für eventuelle Unannehmlichkeiten entschuldigen, die dies verursacht haben könnte.
Um sicherzustellen, dass dies nicht wieder vorkommt, arbeiten wir an mehreren Verbesserungen unseres [Produkts/Services/Features/Betriebs usw.]. In diesem Blogbeitrag haben wir eine vollständige Erklärung veröffentlicht, was schief gelaufen ist, was wir zur Wiederherstellung getan haben und was wir tun werden, um dies in Zukunft zu verhindern: [Link zum Blogbeitrag].
Danke für Ihre Geduld und Verständnis. Und wie immer, wenn Sie Fragen haben oder auf Probleme stoßen, lassen Sie es uns wissen, wir sind hier, um zu helfen.
Mit freundlichen Grüßen,
[IHRE SIGNATUR]
