Trennungs-E-Mail-Vorlagen
Erhöhen Sie die Antwortquoten und schließen Sie Geschäfte mit Trennungs-E-Mails ab. Erkunden Sie 10 Vorlagen zum Wiederbeleben kalter Interessenten und zur Verb...
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Gehen Sie in den Urlaub und benötigen eine Abwesenheitsnotiz? Oder nehmen Sie sich einfach einen Tag frei und möchten nicht mit Arbeit belästigt werden. In jedem Fall hilft Ihnen eine gute Abwesenheitsvorlage, die Aufgabe zu erledigen.
Solche Vorlagen sind normalerweise einfach und benutzerfreundlich, sodass Sie Ihre Nachricht beliebig anpassen können. Heute zeigen wir Ihnen einige verschiedene Abwesenheitsvorlagen, die Sie für Ihre Urlaubsautoantworten verwenden können.
Warum sollten Sie eine Abwesenheitsvorlage verwenden
Die meisten Menschen verwenden E-Mail-Verwaltungstools wie Abwesenheitsnotiz-Antwortvorlagen, wenn sie längere Zeit nicht auf ihre E-Mails zugreifen können – zum Beispiel im Urlaub oder einfach nur an einem freien Tag. Sie können eine automatische Antwort einrichten, die Personen darüber informiert, dass Sie Ihren Posteingang nicht überprüfen und bald zurück sind. Auf diese Weise erwarten sie keine sofortige Antwort von Ihnen und Sie können Ihre freie Zeit genießen, ohne sich Gedanken über Arbeit zu machen.
Es gibt aber auch andere Zeiten, in denen Sie möglicherweise eine Vorlageantwort verwenden möchten. Wenn Sie wissen, dass Sie beschäftigt sein werden und nicht so oft auf Ihre E-Mails zugreifen können wie gewöhnlich, teilt eine Abwesenheitsnotiz den Leuten mit, dass Sie möglicherweise nicht sofort antworten können. Sie können dann entscheiden, ob sie auf eine Antwort warten oder eine andere Kontaktmethode finden.
Eine Abwesenheitsnotiz kann auch dabei helfen, die Erwartungen der Leute zu steuern, wenn Sie mit Arbeit überlastet sind und nicht sofort auf jede E-Mail antworten können. Wenn Sie den Leuten mitteilen, dass Sie beschäftigt sind, aber so bald wie möglich antworten werden, kann dies Frustration auf beiden Seiten vermeiden.
Wie Sie eine Abwesenheitsnotiz-E-Mail-Vorlage betiteln
Halten Sie es ziemlich kurz und prägnant – ‘Nicht im Büro’, Urlaubsautoantwort oder Abwesend sind alle gute Optionen. In der Betreffzeile ist es auch eine gute Idee, anzugeben, wann Sie zurück sind, damit die Leute wissen, wie lange sie auf eine Antwort warten müssen.
Zum Beispiel würde ‘Nicht im Büro bis 15. Januar’ gut funktionieren. Dies hilft auch beim Filtern, wenn Sie ein E-Mail-Nachrichtensystem haben, das dies kann, aber vor allem teilt es anderen mit, wann sie mit einer Antwort rechnen können, ohne den Text Ihrer E-Mail lesen zu müssen. Auf diese Weise zeigen Sie, dass Ihnen ihre Zeit wichtig ist.
Beispiele für Betreffzeilen von Abwesenheitsnotizen
- Nicht im Büro: [Datum]
- Nicht im Büro: [Urlaubsdetails]
- Nicht im Büro: [Grund der Abwesenheit]
- Im Urlaub: [Datum] – [Datum]
- Feiertage: [Datum] – [Datum]
- OOO: Krankheitstag
- Nicht verfügbar: außer Landes
- Im Notfall:
- Nicht am Schreibtisch am [Datum]
- Derzeit im Urlaub
- Ich bin aus der Schleife
- Ich bin bald zurück
- Im Sabbatical
- Auf zu etwas Erholung
Wie Sie eine Abwesenheitsvorlage schreiben
Es gibt einige Dinge zu beachten, wenn es um den Text Ihrer Autoantwort-E-Mail geht.
Zunächst möchten Sie sicherstellen, dass klar ist, dass Sie nicht am Schreibtisch sind und nicht sofort auf E-Mails antworten können. Wenn Sie Ihren Posteingang von Zeit zu Zeit überprüfen, teilen Sie den Leuten mit, wann sie mit einer Antwort rechnen können. Wenn Sie sich unsicher sind, ist es besser, diesen Teil zu vermeiden, als dass die Leute auf eine Antwort warten, die möglicherweise nicht kommt.
Zweitens können Sie im Notfall Ihre private Telefonnummer hinterlassen. Denken Sie jedoch daran, zu vermerken, dass Sie möglicherweise nicht sofort abheben können, und bitten Sie die Leute, Sie nur auf diese Weise zu kontaktieren, wenn es äußerst dringend ist.
Es ist auch eine gute Idee, anzugeben, wen sie in Ihrer Abwesenheit kontaktieren können, sowie alle relevanten Informationen, die sie möglicherweise benötigen (wie Fristen oder Projektaktualisierungen). Und natürlich nicht vergessen, wann Sie zurück sind. Halten Sie es kurz und prägnant – niemand möchte einen Roman lesen, wenn er versucht, Sie zu erreichen.
Zuletzt, aber nicht zuletzt – und dies ist optional – können Sie eine kurze Nachricht einfügen, die den Leuten mitteilt, was sie in Ihrer Abwesenheit tun sollen. Zum Beispiel, wo sie die Informationen finden könnten, die sie möglicherweise benötigen, wenn Sie diese nicht bereitstellen können.
Was Sie in eine Abwesenheitsnotiz-E-Mail-Vorlage einbeziehen sollten
- Ihr Name
- Die Daten, an denen Sie weg sind, oder das Datum, an dem Sie zurück sind
- Eine kurze Nachricht, die Leute darüber informiert, dass Sie nicht im Büro sind oder dass Sie bald zurück sind
- Wen sie in Ihrer Abwesenheit kontaktieren können (falls zutreffend)
- Wann sie mit einer Antwort von Ihnen rechnen können (wenn Sie während des Urlaubs Ihren Posteingang überprüfen)
- Alternative Kontaktmöglichkeiten
Beispiele und Vorlagen für Abwesenheitsnotizen
Formale Abwesenheitsvorlagen
Betreff: Nicht im Büro
Ich bin derzeit nicht im Büro und bin am 15. Januar zurück. Ich überprüfe meine E-Mails regelmäßig, aber wenn Sie eine sofortige Antwort benötigen, kontaktieren Sie bitte stattdessen [Name] unter [E-Mail-Adresse]. Danke,
[Ihr Name]
Betreff: Abwesenheitsnotiz-Vorlage
Hallo, ich bin derzeit nicht im Büro und kehre am [Datum] zurück. Wenn Sie sofortige Hilfe benötigen, kontaktieren Sie bitte [Name] unter [E-Mail-Adresse] oder erreichen Sie mein Mobiltelefon unter [Telefonnummer]. Bitte beachten Sie jedoch, dass ich möglicherweise nicht sofort antworten kann. Danke,
[Ihr Name]
Betreff: Nicht im Büro [Datum von-Datum bis]
Hallo, ich bin OOO ohne E-Mail-Zugriff von [Datum von] bis [Datum bis]. Bei dringenden Angelegenheiten kontaktieren Sie bitte [Name] unter [E-Mail-Adresse] oder rufen Sie mein Mobiltelefon unter [Telefonnummer] an. Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Betreff: Nicht im Büro – Feiertage
Hallo, ich bin vom [Datum von] bis [Datum bis] nicht im Büro und habe nur begrenzte E-Mail-Zugriff. Wenn Sie während dieser Zeit sofortige Hilfe benötigen, versuchen Sie bitte, [Name] unter [E-Mail-Adresse] zu kontaktieren, anstatt mich zu kontaktieren, oder rufen Sie mich bei dringenden Angelegenheiten unter [Telefonnummer] an. Alles Gute, [Ihr Name]
Betreff: Feiertage [Datum]
Hallo, ich bin derzeit nicht im Büro und genieße etwas wohlverdiente freie Zeit. Ich bin am [Datum] zurück und habe bis dahin keinen E-Mail-Zugriff. Bei dringenden Angelegenheiten kontaktieren Sie bitte alternativ [Name] unter [E-Mail-Adresse], der benachrichtigt wurde, um während meiner Abwesenheit mit zusätzlicher Korrespondenz zu rechnen. Alles Gute,
[Ihr Name]
Betreff: Nicht verfügbar: Außer Landes [Datum]
Hallo, ich bin vom [Datum von] bis [Datum bis] außer Landes. Ich habe während dieser Zeit nur begrenzte E-Mail-Zugriff. Bei dringenden Angelegenheiten kontaktieren Sie bitte [Name] unter [E-Mail-Adresse] anstatt mich. Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Betreff: Im Sabbatical [Datum]
Hallo, ich bin derzeit im Sabbatical und bin bis [Datum] nicht im Büro. Ich habe während dieser Zeit keinen E-Mail-Zugriff. Im Notfall können Sie [Name] unter [E-Mail-Adresse] kontaktieren. Bis bald,
[Ihr Name]
Betreff: Krankenurlaub [Datum]
Hallo, ich bin nicht im Büro und im Krankenurlaub bis [Datum]. Während dieser Zeit kann ich meine E-Mails nicht überprüfen. Im Notfall kontaktieren Sie bitte [Name] unter [E-Mail-Adresse]. Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Betreff: Nicht im Büro: Konferenz [Datum]
Hallo, ich bin nicht im Büro, um vom [Datum] an an einer Konferenz teilzunehmen. Ich antworte auf E-Mails, wenn ich Zugriff habe, aber für eine schnellere Antwort kontaktieren Sie mich bitte unter [Telefonnummer], wenn es ein dringendes Problem gibt. Danke,
[Ihr Name]
Betreff: Nicht im Büro: Unternehmensretreat [Datum]
Hallo, ich bin nicht im Büro bei einem Unternehmensretreat vom [Datum]. Während dieser Zeit habe ich nur begrenzte E-Mail-Zugriff. Im Notfall kontaktieren Sie bitte [Name] unter [E-Mail-Adresse] oder rufen Sie die Hauptnummer unter [Telefonnummer] an. Danke,
[Ihr Name]
Betreff: Nicht im Büro [Datum]
Hallo, ich bin die nächsten [X] Tage nicht im Büro. Kontaktieren Sie in meiner Abwesenheit bitte [Name], der Ihnen gerne bei Ihren Anfragen helfen wird. Danke für Ihr Verständnis. Alles Gute,
[Ihr Name]
Betreff: OOO [Datum]
Hallo, danke, dass Sie sich gemeldet haben. Ich bin derzeit nicht im Büro und bin spätestens am [Datum] zurück. Es tut mir leid für die Unannehmlichkeiten und ich möchte Sie höflich bitten, in der Zwischenzeit meine Kollegin [Name] unter [E-Mail-Adresse] zu kontaktieren. Alles Gute,
[Ihr Name]
Lässige Abwesenheitsvorlagen
Betreff: Weg vom Schreibtisch
Hallo, ich bin derzeit weg vom Schreibtisch und trinke Cocktails irgendwo am Strand. Ich bin am [Datum] zurück und habe bis dahin nur begrenzte E-Mail-Zugriff. Mein Kollege [Name] wird meine E-Mails in meiner Abwesenheit bearbeiten. Kontaktieren Sie ihn/sie/sie bitte unter [E-Mail-Adresse] bei dringenden Angelegenheiten. Danke und einen schönen Tag.
[Ihr Name]
Betreff: Mache eine Pause bis [Datum]
Hallo, entschuldigen Sie, dass Sie mich verpasst haben. Ich bin bis [Datum] nicht im Büro. Allerdings werde ich regelmäßig Pausen vom Binge-Watching von allem machen, was ich verpasst habe, um gelegentlich meine E-Mails zu überprüfen, während ich weg bin. Wenn diese Angelegenheit nicht zeitkritisch ist, können Sie sicher sein, dass ich antworte, wenn ich von dieser Pause zurück bin. Alles Gute,
[Ihr Name]
Betreff: Nicht im Büro [Datum]
Hallo, ich bin vom [Datum von] bis [Datum bis] nicht im Büro. Ich bin unter [Telefonnummer] auf meinem Mobiltelefon erreichbar, aber bei dringenden Angelegenheiten kontaktieren Sie bitte stattdessen [Name]. Bis bald,
[Ihr Name]
Betreff: Ich bin (endlich) im Urlaub
Hallo, ich bin nicht im Büro und im Urlaub vom [Startdatum] bis [Enddatum]. Ich habe während dieser Zeit keinen E-Mail-Zugriff, aber wenn Sie sofortige Hilfe benötigen, kontaktieren Sie bitte meinen Kollegen [Name] unter [E-Mail-Adresse]. Danke,
[Ihr Name] P.S. Ich freue mich wirklich auf diese Pause. 🎉
P.P.S. Wenn Sie mich dringend erreichen müssen, rufen Sie bitte mein Mobiltelefon unter [Telefonnummer] an.
Betreff: Ich bin aus der Schleife [Datum]
Hallo,
Ich bin vom [Startdatum] bis [Enddatum] nicht im Büro. Wenn Sie sofortige Hilfe benötigen, kontaktieren Sie bitte [Name des Kollegen] unter [E-Mail des Kollegen]. Ansonsten antworte ich auf Ihre Nachricht nach meiner Rückkehr. Einen schönen Tag. Alles Gute,
[Ihr Name]
Betreff: Entschuldigung, ich bin OOO [Datum]
Hallo [Name], ich bin diese Woche nicht im Büro, aber wenn Sie etwas Dringendes benötigen, kontaktieren Sie bitte meinen Kollegen [Name]. Danke,
[Ihr Name]
Betreff: Nicht im Büro vom [Datum] bis [Datum]
Hallo. Ich bin derzeit nicht im Büro und kehre am [Datum] zurück. In der Zwischenzeit kontaktieren Sie bitte [Name oder Abteilung], wenn Sie Hilfe benötigen. Alles Gute,
[Ihr Name]
Betreff: Am Strand [Datum]
Hallo. Ich bin derzeit nicht im Büro und genieße etwas wohlverdiente freie Zeit am Strand. Ich bin am [Datum] wieder im Büro und antworte gerne auf Ihre E-Mail. Wenn Sie während meiner Abwesenheit Hilfe benötigen, kontaktieren Sie bitte meinen Kollegen [Name] unter [E-Mail-Adresse]. Danke.
[Ihr Name]
Best Practices für Abwesenheitsvorlagen
Halten Sie es kurz
Beim Schreiben einer Abwesenheitsnotiz ist es wichtig, sie kurz und prägnant zu halten. Es ist nicht nötig, ins Detail zu gehen, wer Sie sind oder was Sie tun. Geben Sie einfach die wichtigsten Informationen an, damit Ihre Kollegen wissen, wie sie Sie im Notfall erreichen können.
Verwenden Sie den richtigen Ton
Ihre Abwesenheitsnotiz ist ein Spiegelbild der Kultur und Werte Ihres Unternehmens, daher ist es wichtig, den richtigen Ton zu verwenden. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welcher Ton zu verwenden ist, erliegen Sie der Versuchung der Professionalität.
Sie möchten nicht zu lässig oder unprofessionell klingen, da dies schlecht für Ihr Unternehmen aussehen kann. Wenn Ihr Unternehmen ein eigenes Markenhandbuch und einen Sprachton hat, verwenden Sie diesen als Leitfaden beim Schreiben Ihrer Abwesenheitsnotiz.
Wenn Sie Slang oder Jargon verwenden, stellen Sie sicher, dass jeder, der Ihre Nachricht liest, ihn versteht. Was für Sie lustig ist, ist möglicherweise nicht lustig für die Empfänger Ihrer Autoantwort, besonders wenn sie nicht aus demselben Land oder derselben Region stammen.
Fügen Sie Daten Ihrer Abwesenheit hinzu
Fügen Sie nach Möglichkeit die Daten Ihrer Abwesenheit zu Ihrer Abwesenheitsnotiz hinzu. Dies hilft Ihren Kollegen, Kunden und/oder Geschäftspartnern zu wissen, wann sie mit einer Antwort von Ihnen rechnen können. Wenn Sie nicht sicher sind, wann Sie zurück sind, geben Sie einen Datumsbereich oder eine Schätzung an. In diesem Fall ist es besser, auf der Seite der Vorsicht zu erliegen und einen längeren Zeitrahmen anzugeben, als Sie denken, dass Sie benötigen.
Erwähnen Sie alternative Kontaktformen
Erwähnen Sie in Ihrer Abwesenheitsnotiz alternative Kontaktformen im Notfall. Dies könnte die E-Mail-Adresse eines Kollegen, eine Telefonnummer oder sogar eine physische Adresse sein. Wenn Sie sich wohl fühlen, Ihre persönlichen Daten zu teilen, können Sie auch Ihre Mobiltelefonnummer oder Social-Media-Griffe einbeziehen.
Denken Sie jedoch daran, dass je mehr Informationen Sie einbeziehen, desto wahrscheinlicher ist es, dass jemand Sie während Ihrer Abwesenheit kontaktiert. Daher sollten Sie nur alternative Kontaktformen einbeziehen, wenn Sie sich damit wohlfühlen, während Ihrer freien Zeit kontaktiert zu werden.
Wenn Sie sich entscheiden, die Kontaktdaten Ihrer Kollegen zu teilen, stellen Sie sicher, dass sie davon wissen und zustimmen, der Ansprechpartner zu sein, bevor Sie ihre Informationen zu Ihrer Abwesenheitsnotiz hinzufügen.
Gehen Sie nicht zu tief oder zu spezifisch
Beim Schreiben Ihrer Abwesenheitsnotiz widerstehen Sie dem Drang, zu tief zu gehen oder zu spezifisch zu werden. Dies ist nicht die Zeit, um Ihre Lebensgeschichte oder neuesten Urlaubsfotos zu teilen. Kommen Sie direkt zum Punkt, damit Ihre Kollegen mit minimaler Unterbrechung zur Arbeit zurückkehren können und Ihre Geschäftspartner die benötigten Informationen finden können, ohne einen Roman durchzusehen.
Richten Sie eine interne und externe OOO-Vorlage ein
Wenn Sie häufig Abwesenheitsnotizen haben, richten Sie eine interne und externe OOO-Vorlage ein, um Zeit zu sparen. Auf diese Weise müssen Sie nur die Lücken mit Ihren spezifischen Informationen ausfüllen, wenn Sie sich von Ihrem Schreibtisch entfernen müssen.
Eine interne Abwesenheitsnotiz wird an Personen in Ihrem Unternehmen gesendet, während eine externe an Personen außerhalb gesendet wird. Der Hauptunterschied zwischen den beiden besteht darin, dass eine interne OOO-Nachricht nicht so formal sein muss wie eine externe.
Zusammenfassung
Autoantwort-Nachrichten sind ein notwendiges Übel, wenn Sie sich etwas Zeit von der Arbeit nehmen müssen. Wenn Sie diese Best Practices befolgen, können Sie eine Abwesenheitsnotiz schreiben, die professionell, informativ und hilfreich für alle ist, die sie erhalten. Sie könnten eine Abwesenheitsnotiz sogar mehr schätzen, als Sie denken.
