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Project Management
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Eine Projektzusammenfassung ist ein originelles Dokument, das einen Überblick über ein Projekt, seine Ziele und die erzielten Ergebnisse gibt. Dadurch können die Beteiligten den Fortschritt verfolgen, Verbesserungsbereiche erkennen und spätere Referenzpunkte haben. Diese Art von Bericht informiert wichtige Stakeholder über den Fertigstellungsstand und umsetzbare Projektergebnisse.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen verschiedene Beispielvorlagen für Projektzusammenfassungen für unterschiedliche Szenarien zur Verfügung, sodass Sie nicht jedes Mal einen eigenen Bericht von Grund auf neu erstellen müssen.
Darüber hinaus werden wir einige bewährte Methoden und Schreibtipps vorstellen, die Ihnen helfen, die Schlüsselelemente jeder Projektzusammenfassung auf Ihre eigenen Bedürfnisse zuzuschneiden und Ihr Projektmanagement dabei zu verbessern.
Die Bedeutung einer Projektzusammenfassung
Eine prägnante und umfassende Projektübersicht ist ein effektives Projektmanagement-Tool, das Prozesse vereinfacht und dafür sorgt, dass alle Teammitglieder und Stakeholder auf dem gleichen Stand sind.
Für die interne Nutzung im Unternehmen zeigt eine Projektzusammenfassung den Projektfortschritt gegenüber Mitarbeitern, Projektmanagern, Auftragnehmern und anderen Dienstleistern. Sie stellt Projektmeilensteine, Kennzahlen und Zeitplan-Updates dar, damit Teams am Ball bleiben, organisiert arbeiten und effizient zusammenarbeiten.
Extern wird eine Projektzusammenfassung als Briefing genutzt, um Projektbeteiligte zu informieren oder Updates bereitzustellen, und kann bei der Finanzierung oder Unterstützung künftiger Projekte hilfreich sein. Zu diesem Zweck ähnelt das Dokument einer Reihe von Projektvorschlägen, um dem Leser einen schnellen Eindruck von Art, Status und Gesamtkontext des Projekts zu vermitteln.
Wie man eine Projektzusammenfassung betitelt
Die Überschrift sollte den Zweck oder Fokus des Dokuments widerspiegeln. Eine gute Faustregel ist, einen Titel zu wählen, der spezifisch und informativ, aber dennoch prägnant ist. Zum Beispiel der Projektname, gefolgt von den Worten ‘Projekt-Update, ‘Fortschrittsbericht’ oder ‘Projektzusammenfassung’ etc.
Sie können auch den Codenamen des Projekts als Titel der Zusammenfassung verwenden, wenn dies für interne Zwecke besser geeignet ist.
Außerdem kann der Titel auch den Projektzeitraum enthalten, um dem Leser eine bessere Vorstellung davon zu geben, was ihn im Dokument erwartet. Fügen Sie beispielsweise den Monat oder das Quartal und das Jahr oder ‘Jahr bis dato’ hinzu.
Beispiele für Betreffzeilen einer Projektzusammenfassung
- [Projektname]: Projektzusammenfassung – [Aktuelles Datum]
- [Projekt-ID]: Marketingstrategie für den Launch von [Produktname]
- [Projekt-ID]: [Produktname] Launch-Update – [Aktuelles Datum]
- [Projektname] – Neue Softwareimplementierung
- [Projekt-ID]: Verbesserung des Kundenservice – [Aktuelles Datum]
- Executive Summary des Businessplans für [Projektname]
- [Projektname] – Business Proposal
Wie schreibt man eine Projektzusammenfassung
Beim Schreiben ist es wichtig, sowohl den Zweck des Dokuments als auch die Zielgruppe im Auge zu behalten. Eine Projektzusammenfassung sollte folgende Fragen beantworten:
- Worum geht es im Projekt?
- Was sind die Ziele des Projekts?
- Welche Ergebnisse wurden im Projekt erzielt?
- Welchen Nutzen bringt das Projekt für das Unternehmen oder die Organisation?
- Was sind die nächsten Schritte für das Projekt?
Die Antworten auf diese Fragen bieten Ihnen eine gute Grundlage für die Erstellung Ihrer Projektzusammenfassung. Denken Sie auch daran, relevante Informationen aufzunehmen, die für den Leser hilfreich sein könnten, wie Hintergrundinformationen zum Projekt sowie wichtige Daten oder Fristen usw.
Sobald Sie alle notwendigen Informationen gesammelt haben, können Sie mit dem Schreiben Ihrer Projektzusammenfassung beginnen.
Beginnen Sie mit einer kurzen Einführung in das Projekt und geben Sie einen Überblick über den Inhalt. Listen Sie anschließend die Projektziele auf und beschreiben Sie die bisher erzielten Ergebnisse. Schließen Sie abschließend mit einer kurzen Beschreibung der nächsten Schritte für das Projekt.
Was gehört in eine Projektzusammenfassung?
- Projekttitel und/oder Projekt-ID
- Projektphase und/oder Status
- Geplanter Projektbeginn und Enddatum
- Aktuelles Datum
- Projektmanager
- Hauptstakeholder
- Entscheidungsträger
- Projektsponsoren
- Projektziel / Unternehmensziele
- Projektzeitplan
- Erwartetes Lieferdatum
- Wichtige Meilensteine und Ergebnisse
- Finanzprognosen / Budgetbasis
- Erzielte Ergebnisse
- Jüngste Erfolge (nur für interne Zwecke)
- Aktuelle Projektblockaden oder Herausforderungen (nur für interne Zwecke)
- Projekt-Hintergrund – warum Ihr Team an diesem Projekt arbeitet und wie es herangeht (nur für externe Zwecke)
Beispiele und Vorlagen für Projektzusammenfassungen
[Projektname]: Projektzusammenfassung – [Aktuelles Datum]
Inhaltsverzeichnis:
- Ziele
- Team
- Stakeholder
- Beschreibung
- Zeitplan
- Ergebnisse
- Überblick
Ziele:
- Alle Teammitglieder und Projektbeteiligten von Anfang bis Ende auf dem gleichen Stand halten
- Den Fortschritt eines Projekts zu verschiedenen Zeitpunkten darstellen
- Das Team auf Kurs halten, organisieren und effiziente Zusammenarbeit fördern
- Projekte Stakeholdern präsentieren oder Updates bereitstellen
Team:
- Projektmanager – [Name], [Kontaktdaten]
- [Position 1] – [Name], [Kontaktdaten]
- [Position 2] – [Name], [Kontaktdaten]
- [Position 3] – [Name], [Kontaktdaten] …
Stakeholder:
- [Stakeholder 1]
- [Stakeholder 2]
- [Stakeholder 3] …
Beschreibung: Die [Projektname]: Projektzusammenfassung ist ein Dokument, das Projektmeilensteine, Kennzahlen und Zeitplan-Updates aufzeigt, um das Team auf Kurs zu halten, organisiert zu arbeiten und effizient zusammenzuarbeiten. Sie dient außerdem als Projekt-Überblick, um Stakeholder über den Stand des Projekts zu informieren.
Zeitplan:
- [Name der Phase 1], [Startdatum] bis [Enddatum]
- [Name der Phase 2], [Startdatum] bis [Enddatum]
- [Name der Phase 3], [Startdatum] bis [Enddatum] …
Ergebnisse:
- [Name des Ergebnisses 1] – [Beschreibung], [Status]
- [Name des Ergebnisses 2] – [Beschreibung], [Status]
- [Name des Ergebnisses 3] – [Beschreibung], [Status] …
Überblick:
- [Projektüberblick]
- Nutzen Sie die [Projektname]: Projektzusammenfassung, um Projektupdates in Teammeetings, Kundenpräsentationen oder unternehmensweiten Versammlungen zu kommunizieren.
[Projekt-ID]: Marketingstrategie für den Launch von [Produktname]
Ziele: Die Markenbekanntheit steigern und den Weg zum Markt aufzeigen, um Verkäufe für den Launch von [Produktname] zu generieren.
Wichtige Projektelemente:
- Marktfaktoren und aktuelle Trends beschreiben
- Zielmarkt identifizieren
- Kommunikationsstrategie skizzieren
- Marketingmaterialien erstellen (z. B. Website-Texte, Broschüren, Produktblätter)
- Launch-Plan vorbereiten
Budget: $[X] pro Monat
Status: Planungsphase
Ergebnisse: Nicht zutreffend
Nächste Schritte: Zu den wichtigsten Projektelementen übergehen
Projektstatusbericht-Vorlage: [Projekt-ID]: [Produktname] Launch-Update – [Aktuelles Datum]
Projektmanager: [Name], [Kontaktdaten]
Ziele: Die Stakeholder über den Status von [Projekt-ID] im Hinblick auf den Launch von [Produktname] zum Stand [Aktuelles Datum] informieren.
Status: Erfolgreich
Ergebnisse: Die Marketingkampagne hat zu einem [z. B. hohen] Maß an Markenbekanntheit geführt und Interesse am Launch von [Produktname] geweckt.
Nächste Schritte: Weiterhin Verkäufe generieren, den Marktanteil des Unternehmens steigern und die Ergebnisse der Marketingstrategie überwachen.
[Projektname] – Neue Softwareimplementierung
Datum: [Aktuelles Datum]
Projektzeitraum: [Startdatum] bis [Enddatum]
Projektmanager: [Name], [Kontaktdaten]
Ziele: Die Produktivität des Unternehmens durch die Einführung neuer Software steigern
Ergebnisse: Die neue Software wurde erfolgreich implementiert und hat zu einer Steigerung der Unternehmensproduktivität geführt.
Nächste Schritte: Die Ergebnisse der neuen Software überwachen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen.
[Projekt-ID]: Verbesserung des Kundenservice – [Aktuelles Datum]
Ziele: Die Kundenzufriedenheit durch besseren Kundenservice steigern
Ergebnisse: Das Kundenerlebnis hat sich durch die neuen Initiativen im Kundenservice verbessert.
Nächste Schritte: Die Zufriedenheit unter unseren Kunden weiterhin durch Feedback-Sitzungen messen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen.
Executive-Summary-Vorlage: Executive Summary des Businessplans für [Projektname]
Beschreibung: Die Executive Summary für [Projektname] gibt einen Überblick über die wichtigsten Punkte des Businessplans.
Überblick:
- [Unternehmensziele]
- [Motivation für die Leser]
Problemzusammenfassung:
- [Beschreibung des Problems]
- [Geschäftswert der Problemlösung]
- [Zielgruppe]
- [Bestehende Lösung für das Problem]
Lösungszusammenfassung: [Wie Projektname das Problem löst]
Marktanalyse:
- [Marktgröße]
- [Marktanteil im Vergleich zum Wettbewerb]
- [Diagramme]
Wichtige nächste Schritte:
- [Marketingstrategie]
- [Budgetzuweisung]
- [Zeitplan]
Finanzübersicht:
- [Externe Finanzierungsquellen]
- [Ein-, Zwei- oder Drei-Jahres-Prognosen]
Business-Proposal-Vorlage: [Projektname] – Business Proposal
Datum: [Aktuelles Datum]
Hauptverantwortlicher: [Name], [Position], [Unternehmensname]
Ziele:
- Marktopportunitäten für die Geschäftsidee zu [Proposal] untersuchen
- Tatsächliche Kosten des gesamten Projekts ermitteln
- Machbarkeitsstudie zur Erfolgsaussicht durchführen
Ergebnisse:
- Die Marktopportunität für die Geschäftsidee ist gut
- Die geschätzten Gesamtkosten des Projektvorschlags betragen $[X]
- Die Machbarkeitsstudie hat eine hohe Erfolgsaussicht ergeben
Nächste Schritte – Um mit dem Projektvorschlag fortzufahren, werden folgende Schritte empfohlen:
- [Aktion 1] – [Budgetzuweisung], [Startdatum] bis [Enddatum]
- [Aktion 2] – [Budgetzuweisung], [Startdatum] bis [Enddatum]
- [Aktion 3] – [Budgetzuweisung], [Startdatum] bis [Enddatum] …
Vorlage für einen Projektvorschlag
Executive Summary
Hintergrund
- Historie
- Anforderungen
- Lösung
Vorschlag
- Vision und Ziele
- Ergebnisse
- Zeitrahmen
- Ressourcen
- Budget
- Verantwortlichkeiten
- Berichterstattung
- Risiken
- Probleme
- Auswirkungen
- Erfolgskriterien
- Freigabe
Anhang
- Unterstützende Dokumentation
Executive Summary:
- [Zusammenfassung Historie], [Zusammenfassung Anforderungen], [Zusammenfassung Lösung].
- [Zusammenfassung Projektvision], [Zusammenfassung Ziele], [Zusammenfassung Ergebnisse], [Zusammenfassung Zeitrahmen].
- [Zusammenfassung Ressourcen], [Zusammenfassung Budget], [Zusammenfassung Erfolgskriterien].
Hintergrund:
- Historie – [Unternehmensname], [Unternehmenshistorie]
- Anforderungen – [Geschäftsproblem], [Geschäftschance]
- Lösung – [Zweck der Lösung], [Umfang der Lösung], [Vorgehen bei der Lösung]
Vorschlag:
- Vision und Ziele – [Unternehmensvision], [Unternehmensziele]
- Ergebnisse
- [Ergebnis 1] – [Beschreibung], [Anmerkungen]
- [Ergebnis 2] – [Beschreibung], [Anmerkungen]
- [Ergebnis 3] – [Beschreibung], [Anmerkungen] …
- Zeitrahmen
- [Ergebnis 1] – [Startdatum] bis [Enddatum]
- [Ergebnis 2] – [Startdatum] bis [Enddatum]
- [Ergebnis 3] – [Startdatum] bis [Enddatum] …
- Ressourcen
- [Ressource 1] – [Typ], [Menge], [Anmerkungen]
- [Ressource 2] – [Typ], [Menge], [Anmerkungen]
- [Ressource 3] – [Typ], [Menge], [Anmerkungen] …
- Budget – [Budgetzuweisung], [Return on Investment]
- Verantwortlichkeiten
- Projektmanager – [Name], [Kontaktdaten]
- Projektkunde – [Name], [Kontaktdaten]
- Projektsponsor – [Name], [Kontaktdaten] …
- Berichterstattung – [Kommunikationsmethoden], [Meeting-Plan], [Berichtsfrequenz]
- Risiken
- [Risiko 1] – [Details], [Wahrscheinlichkeit des Eintretens]
- [Risiko 2] – [Details], [Wahrscheinlichkeit des Eintretens]
- [Risiko 3] – [Details], [Wahrscheinlichkeit des Eintretens] …
- Probleme
- [Problem 1] – [Weitere Informationen], [Mögliche Auswirkungen]
- [Problem 2] – [Weitere Informationen], [Mögliche Auswirkungen]
- [Problem 3] – [Weitere Informationen], [Mögliche Auswirkungen] …
- Auswirkungen – [Verpasste Geschäftschancen], [Kosten für das Unternehmen]
- Erfolgskriterien
- [Erfolgskriterium 1]
- [Erfolgskriterium 2]
- [Erfolgskriterium 3] …
- Freigabe
- Projektsponsor – [Name], [Position], [Aktuelles Datum], [Unterschrift]
- Projektkunde – [Name], [Position], [Aktuelles Datum], [Unterschrift]
Anhang:
- Unterstützende Dokumentation
- [Unternehmenshistorie]
- [Forschungsmaterialien]
- [Statistiken oder Schätzungen]
- [Externe Angebote]
- [Externe Ausschreibungen]
- [Detaillierte Kostenübersichten]
- [Detaillierte Nutzenübersichten]
- [Weitere relevante Informationen]
- [Weitere relevante Korrespondenz]
Gute Praktiken für Projektzusammenfassungen
- Beginnen Sie mit einer kurzen Beschreibung des Projekts und seiner Ziele – erklären Sie, warum Ihr Projekt wichtig ist.
- Geben Sie Informationen zu den Ergebnissen und deren Vergleich mit den ursprünglichen Projektzielen an.
- Verwenden Sie Diagramme, Grafiken und andere visuelle Elemente – veranschaulichen Sie wichtige Punkte mit Gantt-Diagrammen, Kreisdiagrammen usw.
- Seien Sie klar und prägnant – verwenden Sie eine verständliche und möglichst jargonfreie Sprache.
- Nutzen Sie Aufzählungslisten – formulieren Sie Informationen knapp.
- Bewahren Sie einen professionellen und formellen Ton.
- Passen Sie Ihre Zusammenfassung an Ihre eigenen Bedürfnisse und die jeweilige Zielgruppe an.
- Korrigieren Sie Ihre Zusammenfassung vor dem Versand.
Zusammenfassung
Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Projektzusammenfassung den Fortschritt Ihres Projekts effektiv an Stakeholder kommuniziert. Die Anpassung Ihrer Zusammenfassung an Ihre Zielgruppe gewährleistet zudem, dass Sie die relevantesten Informationen liefern. Projektzusammenfassungen können ein wertvolles Instrument zur Einwerbung von Finanzierung oder Unterstützung für künftige Projekte sein – investieren Sie also Sorgfalt in deren Ausarbeitung.
Mit etwas Planung und anpassbaren Vorlagen können Sie einen hochwertigen Überblick über Ihr Projekt erstellen. Indem Sie wichtige Informationen wie Projekttitel, Start- und Enddatum, Ziele und erzielte Ergebnisse einfügen, erhalten Stakeholder ein klares Bild über den Fortschritt Ihres Projekts. Nach sorgfältigem Korrekturlesen ist Ihre Projektzusammenfassung bereit, mit Ihrem Team und den Stakeholdern geteilt zu werden.
