Wie man höflich ablehnt
Lernen Sie, in verschiedenen Situationen höflich abzulehnen, indem Sie sich zuerst entschuldigen, direkt sind, das Wort 'Nein' verwenden, Alternativen vorschlag...
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Customer Communication
So sehr jedes Unternehmen seine Kunden jedes Mal zufriedenstellen möchte, es ist nicht immer möglich, allen Kundenanfragen zuzustimmen. Die Vorstellung zu akzeptieren, dass der Kunde immer recht hat, macht es schwieriger herauszufinden, wie man Kunden höflich ablehnt, ohne sie zu enttäuschen oder zu verlieren. Wenn ein Kunde jedoch etwas verlangt, das nicht verfügbar, unangemessen oder einfach unmöglich zu erbringen ist, sollte jeder, der direkt mit Kunden interagiert, genau wissen, wie man Kunden auf höfliche Weise ablehnt.
Wie man Kunden ablehnt, ohne ihr Geschäft zu verlieren
Wie lehnt man Kundenanfragen oder -forderungen ab, ohne dass Kunden wütend, frustriert oder enttäuscht werden? Hier sind einige Grundlagen, die Sie beachten sollten, wenn Sie ein Ablehnungsschreiben an Ihre Kunden oder Interessenten schreiben müssen.
- Formulieren Sie die “Ablehnung” mit positiver Sprache um, die einzige Kommunikation, die Sie beim Schreiben eines Ablehnungsschreibens verwenden sollten.
- Halten Sie ein einfaches Ablehnungsschreiben-Format ein: zeigen Sie Wertschätzung, teilen Sie die Nachricht mit, erklären Sie warum, bieten Sie Hilfe an und enden Sie auf einer positiven Note.
- Verwenden Sie Empathie-Aussagen, um zu zeigen, dass Sie die Gefühle eines Kunden verstehen (z. B. Ich verstehe vollkommen, dass …, Ich weiß, wie frustrierend das sein muss …, usw.)
- Geben Sie immer eine dedizierte Erklärung, warum Sie eine Kundenanfrage nicht erfüllen können (z. B. etwas verstößt gegen die Unternehmensrichtlinie).
- Behaupten Sie Ihre Ablehnung, ohne falsche Versprechungen an Kunden zu machen (z. B. versprechen Sie nicht, eine Funktion in naher Zukunft zu implementieren, wenn Sie das nicht wirklich planen).
- Finden Sie die nächstbeste Alternative, wenn möglich. Auch wenn es für den Kunden nicht funktioniert, wird er Ihre Bemühung dennoch schätzen.
- Stellen Sie sicher, dass ein Kunde versteht, dass Sie ihre Anfrage ablehnen, nicht sie persönlich.
- Wenn sich die Dinge ändern, folgen Sie nach mit dem Kunden, um ihm mitzuteilen, dass Sie seine Anfrage nun erfüllen können.
Wie man einen Kunden ablehnt: 7 Ablehnungsschreiben-Vorlagen
Ob es die Angst vor einem schlechten Ruf, die Zerstörung Ihrer Beziehung zu einem Kunden oder der völlige Verlust ihres Geschäfts ist, das Ablehnen von Kundenanfragen kann schwierig sein, wenn Sie nicht wissen, wie man es auf professionelle Weise tut. Tatsächlich ist das Erlernen, wie man ablehnt, eine wesentliche Fähigkeit, besonders für diejenigen, die in kundenorientierten Positionen arbeiten. Eine höfliche Ablehnung ist oft Ihre beste Wahl, wenn Sie einen Vorschlag ablehnen müssen.
Nachfolgend finden Sie einige Standard-Ablehnungsschreiben-Vorlagen, die Sie für Ihre Kundeninteraktionen verwenden (und personalisieren) können.
Wie man eine Kundenanfrage für eine Funktion ablehnt
Hallo [NAME],
Vielen Dank für Ihre E-Mail und dafür, dass Sie diese Funktion zu unserer Aufmerksamkeit gebracht haben. Ich könnte definitiv verstehen, wie unsere Kunden davon profitieren würden.
Im Moment haben wir nichts dergleichen implementiert, aber wir haben diese Anfrage tatsächlich ziemlich oft gehört, daher werden wir sie möglicherweise sehr bald implementieren. Ich werde mit unserem Entwicklungsteam sprechen und herausfinden, ob das in einer zukünftigen Version hinzugefügt werden könnte.
In der Zwischenzeit lassen Sie mich bitte wissen, wenn es etwas anderes gibt, bei dem wir Ihnen helfen können, und haben Sie eine großartige restliche Woche!
Beste Grüße, [IHRE SIGNATUR]
Wie man einen Kunden ablehnt, der eine entfernte Funktion anfordert
Hallo [NAME],
Danke, dass Sie sich gemeldet haben. Diese Funktion wurde aus unserem Produkt entfernt, da sie die App-Ladezeit für die meisten unserer Kunden verlangsamte, einschließlich derjenigen, die sie nie nutzten. Daher werden wir sie in absehbarer Zeit wahrscheinlich nicht zurückbringen.
Ich verstehe vollkommen, dass es frustrierend für Sie sein muss, eine Funktion zu verlieren, auf die Sie sich verlassen haben. Aber wenn nötig, könnte ich Ihnen ein alternatives Tool empfehlen, das diese hat.
Mit freundlichen Grüßen, [IHRE SIGNATUR]
Wie man einen Kunden ablehnt, der einen Rabatt anfordert
Hallo [NAME],
Vielen Dank, dass Sie sich für [COMPANY NAME] entschieden haben. Wir freuen uns, dass Sie sich entschieden haben, unser Produkt zu kaufen, und können es kaum erwarten, Sie an Bord zu haben!
Bezüglich Ihrer Rabattanfrage können wir Ihnen leider im Moment keinen Rabatt anbieten. Wir glauben, dass unser Service mehr Wert für Ihr Geld bietet, und außerdem wäre es unfair gegenüber unseren anderen Kunden, wenn wir eine Ausnahme machen würden. Wir führen jedoch manchmal Aktionen durch, die Sie auf unserer Website unter [LINK] finden können, oder Sie können sich für unseren monatlichen Newsletter anmelden, um über unsere zukünftigen Angebote auf dem Laufenden zu bleiben.
Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie möchten, dass ich Ihre E-Mail zu unserer Mailingliste hinzufüge.
Beste Grüße, [IHRE SIGNATUR]
Wie man einen Kunden ablehnt, der eine Rückerstattung/Rücksendung/Umtausch anfordert
Liebe/r [NAME],
Leider kann ich Ihre Rückerstattungs-/Rücksendungs-/Umtauschanfrage nicht bearbeiten, da das Produkt nach der Lieferung beschädigt wurde.
Ich verstehe, dass dies nicht die Nachricht ist, die Sie hören wollten, und es muss enttäuschend sein, da Sie es nicht viel nutzen konnten.
Wir akzeptieren, dass dieser Schaden höchstwahrscheinlich unbeabsichtigt verursacht wurde, daher würden wir Ihnen gerne als Kulanzgeste einen Rabatt von 20% auf Ihren nächsten Kauf anbieten. Verwenden Sie einfach diesen Code: [NAME], um ihn einzulösen.
Wenn Sie Fragen haben, lassen Sie mich bitte wissen. Ich werde immer alles tun, was ich kann, um Ihnen zu helfen.
Mit freundlichen Grüßen, [IHRE SIGNATUR]
Wie man einen Kunden ablehnt, der Sie bittet, ihre Arbeit zu machen
Hallo [NAME],
Ich habe eine kurze Anleitung beigefügt, die Sie durch den Prozess von X führt. Sie können dies ganz einfach in kürzester Zeit erledigen.
Falls Sie auf Schwierigkeiten stoßen, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren. Wir können einen Anruf machen und ich werde Sie Schritt für Schritt anleiten.
Mit freundlichen Grüßen, [IHRE SIGNATUR]
Wie man ein Treffen mit einem Kunden ablehnt
Hallo [NAME],
Ich freue mich, dass Sie an einer Zusammenarbeit mit unserem Unternehmen an Ihrem neuen Projekt interessiert sind.
So sehr ich mich auch freuen würde, Sie persönlich zu treffen, bin ich leider diese Woche aufgrund bestehender Verpflichtungen nicht verfügbar zu reisen und kann Ihnen nicht die Zeit geben, die Sie verdienen, um dies weiter zu besprechen.
Ich bin jedoch gerne bereit, das Gespräch jetzt per E-Mail zu beginnen, wenn das für Sie funktioniert?
[DETAILS, DIE SIE BESPRECHEN WOLLTEN]
Ich würde gerne Ihre Gedanken dazu hören. Und wenn Sie lieber persönlich sprechen möchten, bin ich [DATEN] verfügbar und würde mich freuen, dann mehr darüber zu sprechen.
Danke für Ihr Verständnis, [IHRE SIGNATUR]
Wie man ein Projekt eines Kunden ablehnt
Hallo [NAME],
Vielen Dank, dass Sie uns die Details von [PROJECT NAME] gesendet haben, es klingt wirklich nach einer großartigen Gelegenheit!
Nachdem ich den Vorschlag gelesen und mit meinem Team diskutiert habe, haben wir jedoch entschieden, dass wir dieses Projekt leider nicht übernehmen können.
Obwohl wir gerne vorankommen würden, haben wir im Moment einfach nicht genug Ressourcen, die dieses Projekt verdient.
Sollten sich die Dinge in naher Zukunft ändern, werde ich mich definitiv bei Ihnen melden und Sie informieren.
Mit freundlichen Grüßen, [IHRE SIGNATUR]
