Entdecken Sie Tipps und Vorlagen, um professionelle E-Mails mit passenden Grußformeln und Einstiegen für verschiedene Geschäftskontexte zu beginnen. Verbessern Sie Ihren ersten Eindruck und die Effizienz Ihrer Kommunikation mit den Leitfäden und Vorlagen von LiveAgent.
Mit über 300 Milliarden täglich versendeten und empfangenen E-Mails ist E-Mail ein unverzichtbares Kommunikationsmittel. Besonders für Marketer, Vertriebsmitarbeitende und Kundendienstmitarbeitende kann es eine Herausforderung sein, eine geschäftliche E-Mail auf professionelle Weise zu beginnen – vor allem, wenn Sie an jemanden schreiben, den Sie noch nicht kennen.
Tatsächlich kann die Art, wie Sie Ihre E-Mail beginnen, darüber entscheiden, ob der Empfänger die E-Mail sofort schließt (und löscht) oder weiterliest. Der folgende Artikel gibt Ihnen einige Tipps, wie Sie eine E-Mail beginnen können, sowie die gängigsten E-Mail-Anreden und Einstiege für Ihre geschäftliche Korrespondenz. Von Übergangs- bis zu Networking-E-Mails – mit der passenden Vorlage sind Sie auf der sicheren Seite. Auch für den Abschluss geschäftlicher E-Mails finden Sie bei uns passende Vorlagen.
Beginnen Sie mit einer passenden Begrüßung, abhängig davon, wie formell Sie sein müssen. Fügen Sie stets den Namen des Empfängers (sofern bekannt) hinzu, um die Anrede persönlicher zu gestalten. Nicht zuletzt: Kontrollieren Sie unbedingt die korrekte Schreibweise des Namens. Unser Profi-Tipp: Kopieren Sie den Namen aus vorherigen E-Mails, E-Mail-Signaturen oder von Websites, um Tippfehler zu vermeiden. Verschiedene Werbe-E-Mail-Vorlagen zur Hand zu haben, macht Ihr Marketing zudem viel effizienter und wirkungsvoller.
Wenn Sie jemandem zum ersten Mal schreiben, stellen Sie sich kurz vor und fügen Sie einen prägnanten Satz zum Ziel Ihrer E-Mail hinzu. Dieser Satz kann darüber entscheiden, ob der Empfänger Ihre E-Mail liest oder ignoriert – sorgen Sie also dafür, dass Ihr Anliegen klar und überzeugend ist.
Wenn Sie gemeinsame Freunde, Kolleginnen oder Bekannte haben, erwähnen Sie diese – das kann Ihre Chancen auf eine Antwort erhöhen. Zum Beispiel können Sie subtil einen Namen einbauen: “Hallo [Name], am Wochenende habe ich unseren gemeinsamen Freund Richard (von [Firma]) getroffen, und er erwähnte, dass Sie ein neues Helpdesk-Tool suchen, da Ihr aktueller Anbieter nicht mehr ausreicht…”
Wenn Sie dem Empfänger lange nicht geschrieben haben oder eine lockere Beziehung pflegen, passt eine kurze, positive Bemerkung wie “Ich hoffe, es geht Ihnen gut.” Das kann den richtigen Ton für den Rest der E-Mail setzen.
Alternativ: Falls der Empfänger auf LinkedIn oder in anderen sozialen Netzwerken Neuigkeiten geteilt hat, gratulieren Sie ruhig zu den jüngsten Erfolgen (privat oder beruflich). Zum Beispiel: “Herzlichen Glückwunsch zur Beförderung” oder “Glückwunsch, es ist spannend zu sehen, dass [Empfänger-Firma] einen so wichtigen Kunden wie [Firma] gewonnen hat.”
Je nach Kontext können Sie eine kurze Dankeszeile einfügen. Hat sich z. B. ein Interessent oder Kunde mit einer Anfrage gemeldet, sind Formulierungen wie “Vielen Dank für Ihre Kontaktaufnahme” oder “Danke, dass Sie sich an [Unternehmen] gewandt haben” ein Muss. Wichtig ist jedoch, den Dank zu personalisieren, da Standardfloskeln (wie eben genannt) schnell distanziert oder kalt wirken können.
Fügen Sie einfach den Namen vor die Dankeszeile – das macht die Botschaft wärmer und einladender. Beispiel: “Emily, vielen Dank, dass Sie sich an [Unternehmen] gewandt und dieses Anliegen angesprochen haben. Sie haben völlig recht…”
“Hallo [Name]” ist vermutlich die gängigste und meistverwendete Anrede in der Geschäftswelt. Diese Begrüßung wird vor allem für halbformelle oder informelle Kommunikation empfohlen. Wer etwas förmlicher sein möchte, kann “Hallo” durch “Guten Tag” ersetzen.
“Sehr geehrte/r [Name]” ist ebenfalls für formelle wie informelle Kommunikation geeignet. Wir haben Ihnen zur Auswahl noch eine ganze Liste weiterer allgemeiner Anreden zusammengestellt:
Wenn Sie an eine(n) oder zwei Empfänger schreiben:
Wenn Sie an drei oder mehr Empfänger schreiben:
Wenn Sie den Namen des Empfängers nicht wissen:
Nach der Begrüßung können Sie einen kurzen Einstiegsatz hinzufügen. In formellen E-Mails oder beim Kaltakquise-Anschreiben potenzieller Kunden sollten Sie jedoch auf allzu freundliche Einstiege eher verzichten. Auch auf den Tonfall, z. B. bei einem Entschuldigungsbrief, sollten Sie achten. Hier einige der häufigsten Beispiele:
Wenn Sie nicht wissen, wie Sie den Einstieg in Ihre Follow-up-E-Mail finden, probieren Sie eine dieser Formulierungen:
Beim Antworten auf Kunden oder Interessenten ist eine kurze Dankeszeile oft angebracht. Wenn Sie nicht wissen, wie Sie ein ‘Danke’ unterbringen oder mehr Inspiration brauchen, finden Sie hier Alternativen:
Beim Schreiben einer Kaltakquise-E-Mail entscheidet bereits der erste Absatz, ob Ihr Interessent die Nachricht lesenswert findet – beeindrucken Sie also und heben Sie sich ab. Hier einige Beispiele für einen gelungenen Einstieg:
Wenn Sie mehr erfahren möchten, schauen Sie sich unsere Kaltakquise-E-Mail-Vorlagen an.
Nachfassen bei Interessenten, die auf vorherige Nachrichten nicht reagiert haben, ist oft heikel. Probieren Sie eine dieser effektiven Einstiegsformeln:
Wenn Sie mehr erfahren möchten, schauen Sie sich unsere Follow-up-Vertriebs-E-Mail-Vorlagen an.
Sobald jemand Ihr Produkt kauft oder sich für Ihren Service anmeldet, sollten Sie sich bedanken oder ihn in der ‚Familie’ willkommen heißen – für einen gelungenen Beziehungsstart. Am besten mit einer Willkommens-E-Mail, die eine Dankeszeile, eine kurze Vorstellung und nützliche Infos enthält.
Weitere After-Sales- und Willkommens-E-Mail-Vorlagen finden Sie hier.
Fast jede Kundenservice-E-Mail sollte mit einem “Danke” beginnen – egal, ob Sie auf eine einfache Anfrage oder eine Beschwerde antworten. So könnte das aussehen:
Weitere Vorlagen für Kundenservice-E-Mails finden Sie hier.
Reagieren Sie auf verärgerte oder unzufriedene Kunden stets empathisch und senden Sie eine entschuldigende E-Mail im Namen Ihres Unternehmens. So kann das aussehen:
Der Einstieg in Ihre geschäftliche E-Mail (Begrüßung, Einstiegssatz, erste Zeile) ist das Erste, was Empfänger beim Öffnen Ihrer Nachricht sehen. Wenn Sie Ihre E-Mail professionell beginnen, hinterlassen Sie eher einen positiven Eindruck. Die Anrede und die ersten Sätze hängen immer von Zielgruppe und Kontext ab. Nutzen Sie die oben genannten Anreden und Einstiegsformulierungen als Orientierung, wenn Sie unsicher sind, wie Sie Ihre nächste E-Mail an einen Kunden oder potenziellen Interessenten beginnen sollen.
Überprüfen Sie Ihre E-Mails stets auf Rechtschreib- und Grammatikfehler und kontrollieren Sie die korrekte Schreibweise des Namens. Unser letzter Tipp: Halten Sie sich kurz und prägnant – niemand möchte lange E-Mails lesen. Kommen Sie schnell auf den Punkt und wählen Sie den passenden Tonfall – dann sind Sie auf der sicheren Seite.
'Hi [Spitzname]' und 'Hey [Name]!' sind zu informell und sollten nur verwendet werden, wenn Sie bereits E-Mails ausgetauscht haben und eine gute Beziehung zum Empfänger besteht. Andererseits gelten 'To whom it may concern' und 'Dear Sir or Madam' als zu formell und etwas veraltet, daher sollten sie nur in offizieller Kommunikation oder wenn Sie die Namen der Empfänger nicht kennen, verwendet werden.
Wenn Sie Ihre E-Mail professionell beginnen, hinterlassen Sie beim Empfänger eher einen positiven ersten Eindruck. Besonders wenn Sie jemanden zum ersten Mal anschreiben, ist dieser Eindruck entscheidend, da er Ihr Gegenüber nicht nur dazu ermutigen kann, Ihre Nachricht zu lesen, sondern auch darauf zu antworten.
Eine E-Mail auf lockere, persönliche Art zu beginnen, ist in der Regel ansprechender, jedoch kann ein zu informeller und entspannter Stil Ihr Gegenüber auch abschrecken. Wenn Sie unsicher sind, welchen Ton Sie wählen sollten, ist es meist sicherer, etwas formeller zu sein, als zu leger und freundschaftlich. Falls nötig, können Sie Ihren Ton später immer noch anpassen – abhängig von der Antwort des Empfängers.
Achten Sie beim Start einer E-Mail auf Ton und Formalität. Verwenden Sie höfliche Anreden wie 'Sehr geehrte/r [Name]', um einen respektvollen Ton zu setzen. Kleine Höflichkeitsfloskeln wie 'Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie wohlbehalten' schaffen eine freundliche Atmosphäre. Solche Gesten tragen zu einem aufmerksamen E-Mail-Einstieg bei.
LiveAgent ist die am häufigsten bewertete und #1 Helpdesk-Software für kleine und mittlere Unternehmen. Testen Sie sie noch heute mit unserer kostenlosen 30-Tage-Testversion. Keine Kreditkarte erforderlich.
Erfahren Sie, wie Sie effektive professionelle Einführungs-E-Mails verfassen, mit Tipps zu Betreffzeilen, Textkörper und häufigen Fehlern, die Sie vermeiden sol...
Erfahren Sie, wie Sie Geschäfts-E-Mails effektiv beenden können, mit Tipps und Vorlagen. Fügen Sie eine sanfte Schlusslinie, eine professionelle Signatur und Ko...
Erstellen Sie effektive Werbemails mit anpassbaren Vorlagen, um Zeit zu sparen, die Markenkonsistenz zu wahren und das Engagement zu steigern. Erfahren Sie Tipp...
Schließen Sie sich unserer Community zufriedener Kunden an und bieten Sie exzellenten Support mit LiveAgent.
