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Automatischer Rückruf

Was ist ein automatischer Rückruf?   

Ein automatischer Rückruf ist eine Funktion eines Telefonanrufsystems, das Anrufer nutzen können, um einen Rückruf anzufordern, wenn die von ihnen gewählte Nummer belegt ist. Die automatische Rückruffunktion weist das Telefonsystem an, die Anrufernummer zu speichern und zurückzurufen, wenn die Leitung wieder frei ist.

Die Rückrufoption ist eine gängige Funktion eines IVR-Systems und stellt sicher, dass Kunden sich für einen automatischen Rückruf entscheiden können, anstatt in der Warteschlange warten zu müssen. Viele Callcenter-Softwarelösungen bieten die automatische Rückruffunktion an, da sie eine bessere Methode ist, Kunden eine angenehme Callcenter-Kommunikation anzubieten.

Die Callcenter-Software von LiveAgent bietet die automatische Rückruffunktion als Teil der Callcenter-Softwarelösung an. Wenn Sie sich für die automatische Rückruf-Software von LiveAgent entscheiden, können Sie die Kundenzufriedenheit ganz einfach verbessern und die Wartezeiten verringern.

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Wie funktionieren automatische Rückrufe?

Die Funktion ist Teil eines IVR (Interactive Voice Response)-Menüs. Die Menüoptionen werden dem Anrufer präsentiert, wenn er Ihre Nummer anruft. Zum Beispiel kann das Menü dem Anrufer die folgenden Anweisungen geben: “Drücken Sie 1 für den Verkauf” oder “Drücken Sie 3 für eine Rückruf-Anfrage.”

Wenn Ihr Anrufer die Rückruf-Option auswählt, wird seine Nummer gespeichert und in einer Schlange in dem System platziert. Dann wird der Anruf sofort beendet. Wenn die Nummer des Anrufers die Spitze der Schlange erreicht, wählt das System automatisch seine Nummer an und verbindet ihn mit einem Support-Angestellten.

IVR & CALLBACK FEATURE DEMO | LiveAgent

Was sind automatische Rückruf-Anweisungen?

Automatische Rückruf-Anweisungen sind die eingebauten, computergesteuerten Befehle, die Anrufer nutzen, um durch belegte Telefonleitungen zu navigieren und Rückrufe anzufordern. Unten ist ein kurzer Leitfaden darüber, wie man automatische Rückruf-Anweisungen befolgt.

  • Wenn Sie als Anrufer am anderen Ende das Belegt-Signal hören, drücken Sie den jeweiligen Knopf für einen automatischen Rückruf, nachdem Sie sich die IVR-Menüliste angehört haben
  • Wenn Sie den Knopf drücken, wird der Anruf beendet
  • Wenn Sie aufgelegt haben, bevor Sie den Knopf gedrückt haben, müssen Sie die Nummer erneut wählen, sich die Anweisungen anhören und den jeweiligen Knopf für einen Rückruf drücken
  • Sobald die Leitung wieder verfügbar ist, erhalten Sie einen Rückruf
  • Nehmen Sie den Anruf an und schon können Sie mit einem Callcenter-Betreuer sprechen

Wenn Sie die Rückruf-Anfrage jedoch abbrechen möchten, können Sie das Folgende tun:

  • Hören Sie sich die IVR-Anweisungen an
  • Drücken Sie den jeweiligen Knopf, um eine automatische Rückruf-Anfrage rückgängig zu machen
  • Warten Sie, bis Sie einen Bestätigungston hören und beenden Sie den Anruf

Warum ist es wichtig, dass Callcenter-Software eine fortgeschrittene Rückruffunktion hat?

Laut der Harvard Business Review bauen automatische Rückrufe Treue auf und reduzieren den Kundenaufwand. Diese Funktion sorgt nicht nur für Treue; sie verleiht dem Callcenter essentielle Vorteile.

Hier sind einige Gründe, warum die Rückruffunktion für Callcenter-Software wichtig ist:

  • Die Rückruffunktion verbessert die Kundenzufriedenheit und die Kundenerfahrung
  • Callcenter nutzen die Rückruffunktion, um die durchschnittliche Wartezeit zu verkürzen
  • Die Rückruffunktion zeigt, dass ein Callcenter die Zeit des Kunden zu schätzen weiß

Die meisten Callcenter sehen automatische Anruffunktionen als Innovation für die Kundenerfahrung. Um den Wert von Rückruffunktionen weiter zu verbessern, können Callcenter Feedback von Kunden anfordern und so eine bessere Kundenerfahrung anbieten.

Call Center Software Demo | LiveAgent

Wie man die Funktion überprüft

Nachdem Sie die automatische Rückruf-Software in Ihrem IVR implementiert haben, können Sie überprüfen, ob Ihr IVR-Skript funktioniert, indem Sie die folgenden Handlungen auf LiveAgent ausprobieren.

  1. Loggen Sie sich in Ihren LiveAgent-Account ein
  2. Rufen Sie die Telefonnummer an, die mit Ihrem LiveAgent-Account verbunden ist. Stellen Sie sicher, dass die Nummer ein aktives IVR-Skript hat
  3. Hören Sie sich die verschiedenen Stufen des IVR-Menüs an
  4. Befolgen Sie die Wahlanweisungen des IVR-Menüs und klicken Sie auf die erwähnten Anrufknöpfe. Das IVR-Menü kann Sie zum Beispiel anweisen, 4 zu drücken, um einen Rückruf anzufordern
  5. Achten Sie darauf, wie die Verbindung von der Seite des Anrufers beendet wird
  6. Nun können Sie sehen, dass der Anruf in der Angestellten-Schnittstelle läutet und beantwortet oder in die Warteschlange geschickt werden kann
  7. Beantworten Sie den Anruf von der Angestellten-Schnittstelle
  8. LiveAgent ruft die Nummer des Anrufers automatisch zurück. Warten Sie, während der Vorgang durchgeführt wird
  9. Warten Sie als Anrufer auf Ihren automatischen Rückruf und beantworten Sie den Anruf, wenn er ankommt

Wenn Sie all diese Schritte erfolgreich durchgeführt haben, wissen Sie mit Sicherheit, dass Ihre Rückruffunktion perfekt funktioniert und sofort bereit für die Nutzung ist.

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Häufig gestellte Fragen

Was ist ein automatischer Rückruf?

Ein automatischer Rückruf ist eine Telefon-IVR-Funktion, die es Anrufern erlaubt, später einen Rückruf zu erhalten, anstatt für lange Zeit in der Warteschlange zu warten. Sie hilft Kunden meist dabei, jemanden in einer vollen oder nicht erreichbaren Callcenter-Leitung zu erreichen. Die automatische Rückruffunktion stellt den Anrufer in eine Schlange und führt einen sofortigen Anruf durch, sobald die gewählte Nummer verfügbar wird.

Wie funktionieren automatische Rückrufe?

Automatische Rückrufe haben ein integriertes IVR-Menü. Wenn dies integriert ist, werden Anrufer aufgefordert, bestimmte Knöpfe zu drücken, um die automatische Rückruffunktion zu aktivieren. Sobald die Anfrage nach einem automatischen Rückruf gestellt wurde, wird der Anruf sofort beendet. Die Software von LiveAgent ruft die Nummer des Anrufers sofort zurück, wenn er die Spitze der Rückruf-Warteschlange erreicht hat.

Was sind automatische Rückruf-Anweisungen?

Automatische Rückruf-Anweisungen sind Software-Befehle oder Vorgänge, durch die Anrufer oder Angestellte Rückruf-Anfragen stellen und auf sie antworten können. Diese Anweisungen beinhalten meist das Drücken bestimmter Knöpfe auf dem Telefon gefolgt von Ziffern, um festzustellen, wann ein automatischer Rückruf stattfinden kann.

Warum ist es wichtig, dass Callcenter-Software eine fortgeschrittene Rückruffunktion hat?

Es ist aus verschiedenen Gründen notwendig, dass eine Callcenter-Software eine fortgeschrittene Rückruffunktion enthält. 

  • Rückruffunktionen ermöglichen es Kunden, eine besser Erfahrung und besseren Support zu genießen.
  • Rückruffunktionen zeigen dem Anrufer auch, dass seine Zeit wertvoll ist.
  • Automatische Rückrufe sind nützlich, wenn Sie sicherstellen wollen, dass Callcenter-Angestellte Anrufern ruhige, personalisierte und umfassende Antworten zu günstigen Zeiten bieten.

Wie können Sie testen, ob die Funktion funktioniert?

Sie können überprüfen, ob Ihre Rückruffunktion gut funktioniert, indem Sie sich in Ihre Callcenter-Software einloggen und einen Testanruf durchführen.

  • Rufen Sie bei der Leitung an, die mit Ihrem Rückruf-Konto verlinkt ist und hören Sie sich das IVR-Menü an
  • Befolgen Sie die Nummernbefehle und warten Sie, bis der Anruf beendet wird

  • Als Nächstes erhält der Anrufer einen Anruf, sobald er an der erster Stelle in der Anruferschlange ankommt.

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