Business-VoIP

Im Gegensatz zu Verbraucherdienstleistungen kann ein Business- VoIP-Anbieter mehr in den Aufbau und die Aufrechterhaltung eines sicheren VoIP-Netzwerks investieren. Darüber hinaus neigen die besten Business- VoIP-Dienste dazu, ein hohes Maß an Kundensupport anzubieten. Schließlich können sich Geschäftsinhaber keinen Verlust des Kontakts zu Mitarbeitern leisten, insbesondere wenn sie remote arbeiten.

Wie man weiß, ob Ihr Unternehmen für Business-VoIP geeignet ist?

Bevor Sie geschäftliche VoIP-Dienste zur Abwicklung all Ihrer Telefonate verwenden, sollten Sie einige Punkte im Hinterkopf behalten. Zunächst sollten Sie überprüfen, ob Sie Zugang zu einer schnellen Internetverbindung haben. In einem herkömmlichen Büro können Sie über Kabel-, DSL-, Satelliten- oder Glasfaserinternetverbindungen verfügen. Es ist jedoch auch wichtig, mit Ihren externen Teams zu überprüfen. Fragen Sie sie, ob sie einen Internetdienst mit einer Download- und Upload-Geschwindigkeit von mindestens 5 Megabit haben, damit Sie Videokonferenzen nutzen können.

Nun können Sie einige der Vorteile, die von Business VoIP-Anbietern im Vergleich zu herkömmlichen Geschäftstelefonanbietern angeboten werden, in Betracht ziehen.

• Funktionen – Geschäfts-VoIP-Anbieter sind dafür bekannt, unbegrenzte Gespräche im ganzen Land anzubieten. Es gibt jedoch viele andere fortschrittliche Funktionen zu beachten. Zum Beispiel erleichtert eine Auto-Attendant-Funktion das Beantworten von Anrufen, die abends und am Wochenende eingehen. Einige Anbieter bieten auch eine Sprachnachrichten-Transkription an (d.h. das System wandelt eine Sprachnachricht in Text um).

• Kosteneinsparungen – Je nach den gewählten Funktionen können Business-VoIP-Anbieter erhebliche Kosteneinsparungen bieten. Im Vergleich zu herkömmlichen Geschäftsdiensten können Sie 20-50% sparen. Die Kosteneinsparungen könnten sogar höher sein, wenn Sie viele internationale Anrufe tätigen.

• Optionen für kleine Unternehmen – Einige Anbieter von Geschäftstelefon-Kommunikationsdiensten bieten vereinheitlichte Kommunikation, Videokonferenzen und Team-Messaging an. Diese fortgeschrittenen Funktionen sind in der Regel nur in teuren Plänen verfügbar. Ein Unternehmens-Telefondienst passt nicht zu einem kleinen Unternehmen, das auf Kosteneinsparungen fokussiert ist. Trotzdem sind Geschäfts-VoIP-Telefonsysteme aufgrund ihrer niedrigen Kosten und Flexibilität immer noch eine ausgezeichnete Wahl für viele kleine Unternehmen.

Wie können Unternehmen von einem Business-VoIP-Dienst profitieren?

Unternehmen profitieren von neun Aspekten bei der Verwendung eines Business-VoIP-Dienstes. Einige dieser Vorteile sind auch über traditionelle analoge Telefone verfügbar, die meisten jedoch nur bei VoIP-Anrufen.

• Tätigen Sie so viele Anrufe wie Sie möchten mit unbegrenzten Anruffunktionen. VoIP-Dienste sind eine kosteneffektive Wahl für Unternehmen, die auf Anrufe angewiesen sind, einschließlich ausgehender Anrufe an Kunden. Sie können oft unbegrenzte Inlandsanrufe zu jedem im Land tätigen. Die internationalen Anrufgebühren können so niedrig wie einige Cent pro Minute sein.

• Bleiben Sie mit anderen Teams verbunden. Mit Business-VoIP-Services ist es einfacher, in Zeiten von Home-Office organisiert zu bleiben. Sie können Konferenzschaltungen mit Ihrem Kundenservice-Team, Vertriebsteam und anderen Unternehmensbereichen nutzen.

• Verwenden Sie Bildschirmfreigabe, um das Verständnis zu verbessern. Eine mündliche Beschreibung eines Vorgangs ist im Geschäft nicht immer der richtige Ansatz. Einige Ihrer Mitarbeiter bevorzugen möglicherweise Diagramme, Charts oder andere visuelle Hilfsmittel.

• Intensivieren Sie Ihre Verbindung mit Videokonferenzen. Einige Business-VoIP-Pläne bieten Unterstützung für Videokonferenzen mit Gruppen und Videoanrufe. Die Kommunikation per Video ist eine kraftvolle Möglichkeit, ein Gespräch mit einem Mitarbeiter oder Kunden zu bereichern. Es kann Ihnen leichter fallen, die Gedanken und Gefühle der anderen Person zu verstehen und sich besser mit ihr zu verbinden. Einige VoIP-Pläne erlauben Ihnen, 10, 20 oder sogar 100 Teilnehmer zu einer Videokonferenz einzuladen.

• Bekommen Sie schnelle Antworten mit Team-Messaging. Neuere VoIP-Pläne beinhalten eine Team-Messaging-Funktion (auch als Instant Messaging bezeichnet). Dies ist eine hilfreiche Möglichkeit, um mit Ihrem Team zu kommunizieren. Schließlich ergibt es nicht in jeder Situation Sinn, 10 Minuten damit zu verbringen, Kalender zu prüfen, um eine Konferenzschaltung einzurichten.

• Voicemail. Es ist eine Standardfunktion in der heutigen Geschäfts-VoIP-Technologie, sogar in einem Grundtarif. Um die Geschäftsproduktivität weiter zu steigern, suchen Sie nach Voicemail-to-Email-Funktionen. Das Lesen einer transkribierten Voicemail kann einfacher sein als das Anhören einer Aufzeichnung.

• Apps mit Video. Diese eignen sich hervorragend, wenn Sie einen Internetanbieter mit schnellen Breitbanddiensten nutzen. Sie können beispielsweise Ihre zehn besten Kunden zu einem Videoanruf einladen, um ein neues Produkt vorzustellen, an dem Sie arbeiten. Während des Video-Meetings können Sie Bildschirmfreigabe nutzen, um Ihre Idee zu demonstrieren und Feedback zu erhalten. Einige Apps mit Video ermöglichen sogar die gemeinsame Nutzung der Bildschirmsteuerung. Dies ist ein leistungsstarkes Tool zur Steigerung des Engagements.

• Skalierbarkeit. Im Gegensatz zu den meisten Mobiltelefonen ist es einfach, Benutzer von Ihrem VoIP-Dienst hinzuzufügen oder zu entfernen. Das ist wertvoll, da Sie Benutzer zu Ihren Kontaktzentren zu Stoßzeiten hinzufügen und diese Konten später stornieren können, wenn sie nicht benötigt werden.

• Wegeleitung. Mittlere und größere Unternehmen erhalten jeden Tag viele eingehende Anrufe, die verwaltet werden müssen. Die Umleitung der Anrufe an die richtige Person oder Abteilung trägt dazu bei, Ihren Kunden einen besseren Service zu bieten.

Wie man den besten Business-VoIP-Anbieter wählt?

Es gibt einige Faktoren zu beachten, um sicherzustellen, dass Sie das beste Angebot erhalten.

• Flexibilität – Bei einigen Anbietern müssen Sie möglicherweise Jahrespläne abonnieren, um das beste Angebot auf ihrer Unternehmensstufe zu erhalten. Im Gegensatz dazu können Sie bei der niedrigsten Stufe jederzeit kündigen, erhalten jedoch weniger Funktionen. Beachten Sie, dass Sie zwischen den Plänen kombinieren können. Sie können eine High-End-Option (z. B. die Enterprise- oder Professional-Stufe) nutzen. Im Gegensatz dazu kann die niedrigste Stufe eine gute Wahl für Abteilungen mit weniger Anrufen sein.

• Unterstützung mobiler Geräte – Viele Ihrer Mitarbeiter möchten möglicherweise die Möglichkeit haben, von zu Hause aus zu arbeiten. Um diesen Bedarf zu unterstützen, suchen Sie nach einem Anbieter, der mVoIP-Telefon-Apps anbietet oder Anrufe von verschiedenen Standorten aus tätigen kann, ohne ein Bürotelefon kaufen zu müssen.

• Integrationen – LiveAgent integriert sich nahtlos mit beliebten Geschäftssoftwaren wie Salesflare, Pipedrive, Highrise und Gmail sowie vielen anderen. Die Wahl eines Business-VoIP-Anbieters, der sich mit Ihrer Software integriert, kann Ihnen jeden Tag Zeit sparen.

• Monatliche Minuten – Einige VoIP-Anbieter bieten unbegrenzte Minuten für Inlandsgespräche an. Bevor Sie sich anmelden, überlegen Sie sich Ihre Anrufbedürfnisse. Wenn Sie regelmäßig Kunden in anderen Ländern anrufen, benötigen Sie möglicherweise einen Tarif mit internationalen Anrufen.

• Weitere leistungsstarke Funktionen – Größere Unternehmen benötigen möglicherweise die Möglichkeit, Online-Meetings, unbegrenzte Erweiterungen und andere Funktionen anzubieten, die über die typischen VoIP-Funktionen hinausgehen. Dies ist in der Regel der Fall, wenn Sie eine Reihe von verschiedenen Teams (z. B. Vertrieb, Kundenservice, Buchhaltung usw.) haben, die alle ein Bürotelefon benötigen.

Bitte beachten Sie, dass jeder VoIP-Anbieter unterschiedliche Begriffe verwendet, um seinen Service zu beschreiben. Ein Unternehmen könnte die Bezeichnung “Enterprise-Tarif” für den schnellsten Service nutzen. Ein anderes Unternehmen könnte einen “Geschwindigkeitstarif” anbieten. Da es viele verschiedene Begriffe gibt, ist es wichtig, genau auf die monatlich berechneten Tarife und die genauen Funktionen zu achten.

Um Ihre Shortlist von Business-VoIP-Telefondiensten zu erstellen, beginnen Sie mit Branchenrezensionen wie den von PC Mag empfohlenen Voice-Over-IP-Systemen. Sie werden Angebote wie Ooma Office, RingCentral und Cisco sehen.

Wie richtet man ein Geschäfts-VoIP-System ein?

Die spezifischen Schritte zur Einrichtung eines Business-VoIP-Systems variieren. Das Einrichten von RingCentral MVP wird beispielsweise von der Einrichtung von LiveAgent abweichen. Allerdings gelten für jedes VoIP-System einige allgemeine Punkte.

Internetverbindung

Die Qualität und Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung sind entscheidend für VoIP-Anrufe. Kontaktieren Sie Ihren Internetanbieter und teilen Sie ihnen mit, dass Sie zu einem Voice-over-Internet-Protocol-Dienst wechseln. Um die beste Sprachqualität zu erreichen, müssen Sie möglicherweise Ihre Internetverbindung aufrüsten oder einen neueren drahtlosen Router kaufen, der WiFi 6 unterstützt.

Planen Sie die Installation von Voice over Internet Protocol

Ihr nächster Schritt ist die Planung der Installation Ihres neuen Internettelefondienstes. Es kann einige Tests dauern, um die beste Sprachqualität zu erreichen, also nehmen Sie sich genügend Zeit. Sie können wählen, die Installation am Wochenende zu planen, um Unterbrechungen für das Geschäft zu minimieren. Wenn Ihnen interne IT-Expertise fehlt, fragen Sie Ihren Internet-Telefondienstanbieter, ob sie Installationsdienste anbieten. Das Bezahlen für diese Option ist in größeren Unternehmen manchmal eine gute Idee.

Mit Mitarbeitern kommunizieren

Senden Sie eine E-Mail an Ihre Mitarbeiter, um das neue System anzukündigen. Wenn es bedeutende neue Funktionen wie geschäftliche Textnachrichten gibt, heben Sie diese in Ihrer E-Mail hervor. Planen Sie einige Schulungssitzungen für Ihr Personal. Moderne IP-Telefone sind vollgepackt mit zusätzlichen Funktionen, und es dauert Zeit, um zu lernen, wie man sie verwendet.

Aktualisieren Sie die Schulungsmaterialien

Jetzt, da Sie bessere Kommunikationstools für Ihr Unternehmen haben, aktualisieren Sie Ihre Schulungsdokumente. Zum Beispiel erklären Sie, wie bestimmte Funktionen funktionieren (z.B. verwenden wir den Mehrstufen-Auto-Attendant, um eingehende Anrufe von Kunden zu verwalten).

Sehen Sie sich an, wie VoIP funktioniert

Entdecken Sie die Kraft der Voice over Internet Protocol (VoIP) in diesem informativen Video. Mit VoIP kann jedes Gerät mit schneller Internetverbindung, Mikrofon und Lautsprechern zum Telefon werden. Ob es sich um einen Computer, ein Smartphone, ein Tablet oder ein VoIP-Telefon handelt, ermöglicht VoIP den Benutzern Anrufe von verschiedenen Geräten aus zu tätigen. Erfahren Sie die Bequemlichkeit der vereinheitlichten Kommunikation, da VoIP die Notwendigkeit für mehrere Anwendungen beseitigt und Teams eine effektive Zusammenarbeit ermöglicht.

Topics

• VoIP-Technologie
• VoIP-Dienste
• Vorteile von VoIP
• Einschränkungen von VoIP

Video summary

VoIP ist die Technologie, die es Benutzern ermöglicht, jedes Gerät in ein Telefon zu verwandeln, solange es eine Internetverbindung gibt. VoIP arbeitet fast wie ein normales Telefon, verwendet jedoch anstelle von Telefonkabelfeldern eine Internetverbindung. Ein VoIP-Dienst konvertiert die Sprache des Benutzers von Audiosignalen in digitale Daten. Anschließend sendet er diese Daten über das Internet an den Empfänger. Benutzer von VoIP können Anrufe von einem Computer, Smartphone, Tablet, VoIP-Telefonen oder fast jedem anderen mobilen Gerät aus tätigen. VoIP bietet Vorteile wie zusätzliche Funktionen wie Anrufaufzeichnung, benutzerdefinierter Anrufer-ID und Voicemail an E-Mail, niedrigere Preise als typische Telefonrechnungen, Unterstützung für Fernarbeit und niedrige internationale Tarife. VoIP erfordert jedoch eine schnelle Internetverbindung und eine hohe Bandbreite sowie eine Unterstützung von gleichzeitigen VoIP-Anrufen und normalen Internetaktivitäten, insbesondere in großen Büros mit mehreren Anrufen gleichzeitig. VoIP-Telefone fehlen oft gängige Telefonfunktionen wie Informationsverzeichnisse und Notfalldienste wie 9-1-1, und die Dienste funktionieren im Falle eines Stromausfalls nicht.