Callcenter-Fähigkeiten

Sie haben Interesse an einem Callcenter-Job? Finden Sie heraus, ob dieser Beruf richtig für Sie ist. In einem Callcenter zu arbeiten ist keine leichte Aufgabe und erfordert starke zwischenmenschliche Fähigkeiten. In diesem Artikel erklären wir, welche Callcenter-Fähigkeiten essentiell sind und stellen Tipps und Tricks zur Verfügung.

Welche Callcenter-Fähigkeiten muss man meistern, um ein Callcenter-Angestellter zu werden?

Kommunikationsfähigkeiten (inklusive aktives Zuhören)

Die allerwichtigste Fähigkeit in einem Callcenter ist die effektive Kommunikation. Diese kann als verbale Fähigkeit, komplexe Themen einfach, verständlich und effizient zu erklären, definiert werden. Dafür müssen Callcenter-Angestellte analytisch denken können und sehr gut mit Ihrem Produkt, Callcenter-Software und Unternehmensabläufen vertraut sein.

Um jedoch effektive Lösungen vorzuschlagen, müssen Callcenter-Angestellte das Problem verstehen. Um zu erkennen, was sich der Kunde wünscht und was das Endziel ist, muss der Callcenter-Angestellte gut aktiv zuhören können. Diese Fähigkeit umfasst “ein bewusstes Bemühen, nicht nur die Worte des Gegenübers zu hören, sondern wichtiger noch, die gesamte Nachricht zu verstehen.”

Etiquette am Arbeitsplatz und Professionalität

Wie oben erwähnt müssen Sie mit den Vorgängen und Richtlinien Ihres Unternehmens vertraut sein und diese befolgen, um ein erfolgreicher Callcenter-Mitarbeiter zu werden. Dies umfasst auch das soziale Verhalten am Arbeitsplatz und bei Anrufen.

So müssen Sie zum Beispiel in einem traditionellen Büro, in dem Sie mit anderen Callcenter-Angestellten um sich arbeiten, auf Ihre Lautstärke und die Gesprächsthemen achten, da dies eventuell in anderen laufenden Anrufen um sie herum ebenfalls gehört werden kann.

Noch wichtiger ist, nie zu vergessen, dass Sie ein Unternehmen vertreten. Besonders in Gesprächen mit wütenden oder verärgerten Kunden ist dies zu beachten. Sie dürfen nicht unhöflich werden oder Ihre Empathie verlieren, da sich dies negativ auf das Unternehmen auswirkt und zu schlechten Konsequenzen, wie der Kundenabwanderung oder heutzutage sogar Boykottierung führen kann. Der Schüssel ist, in jeder Situation stets professionell, ruhig und achtsam zu bleiben.

Positive Einstellung zu allen Zeiten

Eine weitere Must-Have-Fähigkeit in einem Callcenter ist eine positive Einstellung. Sie muss in jedem Gespräch gezeigt werden. Ein Kunde darf nicht zu dem Schluss kommen, dass er Sie mit seiner Anfrage nervt. Stattdessen sollten Sie Freude über seinen Anruf ausdrücken und ihm mitteilen, dass Sie alles Ihnen Mögliche tun werden, um dem Kunden zu helfen.

Die beste Art, um Ihre positive Einstellungen zu zeigen ist durch Ihren Stimmton, die Wortwahl und die Betonung.

Wenn ein Kunde ein Problem hat, das schwer zu lösen ist, sagen Sie nicht “Oh, das wird schwer”. Versuchen Sie immer fröhlich zu bleiben und geben Sie dem Kunden über die nächsten Schritte Bescheid und wie lange es dauern wird. Teilen Sie ihm mit, dass Sie sich melden werden, sobald Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren können und dass er Sie stets kontaktieren kann, wenn Fragen bestehen.

Das nimmt ihm automatisch etwas Stress ab und er fühlt sich wertgeschätzt. 

Effektives Stress-Management

Mit einer hohen Anzahl an Anrufen und wütenden Kunden zu arbeiten kann stressig sein. Um ein effektiver Callcenter-Angestellter zu werden, ist es wichtig zu wissen, wie man mit Stress umgeht. Wenn Sie sich gestresst fühlen, nimmt Ihre Leistung ab, sie übersehen wichtige Details, bieten schlechteren Kundenservice und dies führt eventuell zu Burn-Out.

Deshalb ist das Stress-Management eine weitere wichtige Callcenter-Fähigkeit. Finden Sie heraus, wie Sie Stress verringern können– vielleicht hilft es, herumzugehen oder einen Stressball zu kneten, während Sie mit Kunden sprechen. Vielleicht möchten Sie nach jedem Anruf eine einminütige Pause einlegen. Was auch immer es ist, finden Sie es und bauen Sie es in Ihre Routine ein.

Teamarbeit im Callcenter

Zu guter Letzt ist es wichtig zu wissen, wann Sie um Hilfe bitten müssen (Dies ist die am meisten unterschätzte Callcenter-Fähigkeit). Wenn Sie in einer schwierigen Situation einen Kollegen nach seiner Meinung fragen, erhalten Sie eine andere Perspektive und finden die richtige Lösung.

Top Zehn essentielle Tipps für Callcenter-Angestellte

Wenn Sie Ihre Callcenter-Fähigkeiten perfektionieren möchten, sehen Sie sich unsere Top 10 der essentiellen Tipps an.

• Machen Sie eine kurze Pause nach jedem Anruf, um Ihre Gedanken zu ordnen
• Nehmen Sie sich genug Zeit für die Arbeit nach einem Anruf und Dateneinträge
• Erstellen Sie Erinnerungen für das Follow-Up
• Denken Sie über Ihren Anruf nach — Könnten Sie das nächste Mal etwas besser machen?
• Bitten Sie wenn nötig um Hilfe — Teamwork is Dreamwork!
• Bauen Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen Stress ab, indem Sie Ihre Erfahrungen untereinander teilen
• Machen Sie nach einem langen Tag voller Anrufe etwas Sport, gehen Sie spazieren oder machen Sie Dehnübungen, um Endorphine auszuschütten
• Lächeln Sie, wenn Sie mit Kunden sprechen — Denn sie werden es fühlen!
• Stellen Sie zusätzliche Fragen, wie: “Kann ich Ihnen noch anders behilflich sein?” oder “Bis wann sollte dies spätestens gelöst sein?”
• Nehmen Sie die Dinge nicht persönlich — Die meisten Kunden sind frustriert und lassen bloß Dampf ab. Es ist nichts Persönliches.

Fazit

Die Callcenter-Industrie ist stark im Gange

Trotz dem Aufstieg anderer Kommunikationskanäle, wie Live-Chat und soziale Medien, bleiben Callcenter ein starker Mitbewerber bei der Kontaktaufnahme mit Unternehmen. Laut dem Bericht von Critical Channels of Choice gaben 65% der 2.000 befragten Kunden an, dass das Telefon ihr bevorzugter Kommunikationskanal ist.

Aus diesem Grund ist es wichtig, sich den Bedürfnissen und Wünschen der Kunden zu fügen. Der beste Weg, um das zu tun ist, kompetenten und personalisierten Telefonsupport mit gut geschulten Mitarbeitern bereitzustellen, die ihre Callcenter-Fähigkeiten perfektioniert haben.

Es ist wichtig für Angestellte, immer am Ball zu bleiben

Die Arbeit eines Callcenter-Angestellten ist oft wiederholend und sogar stressig. Angestellte, die sich für diese Stellen bewerben, müssen fähig sein, sich selbst durch unangenehmen Szenarien zu pushen und jederzeit positiv zu bleiben. Deshalb sind Belastbarkeit und ein dickes Fell wichtige Kompetenzen in einem Callcenter, nach denen Sie in potenziellen Callcenter-Mitarbeitern suchen sollten.

Ein guter Weg, um zu entscheiden, ob jemand gut für den Job ist ist, ihn zu fragen, wie er mit bestimmten Szenarien umgehen würde (stressig, wütender Kunde), etc. Die Antwort auf diese Art von Fragen wirft oft Licht auf die Persönlichkeit und Denkweise eines Kandidaten.

Angestellte müssen ihre Kommunikationsfähigkeit meistern können, um erfolgreich zu sein

Die wichtigste Callcenter-Fähigkeit ist gute Kommunikation. Dies umfasst:

• Aktives Zuhören
• Dinge einfach und verständlich erklären zu können
• Zu wissen, welcher Stimmton in verschiedenen Situationen angemessen ist
• Zu bestätigen, dass das Kundenproblem verstanden wurde, indem das Gesagte wiederholt wird
• Gute Situationen für Upselling oder Cross-Selling zu erkennen
• Zu wissen, wie man auf unangenehme oder beleidigende Kommentare auf professionelle Art und Weise reagiert.