Ein KBM-System besteht aus einer Reihe von Softwareanwendungen, mit denen Nutzer Kundeninformationen dokumentieren und verwalten können. Das System ermöglicht es Angestellten von unterschiedlichen Abteilungen, auf diese Informationen zuzugreifen. Informationen werden von E-Mails, Webseiten, Callcentern oder anderen Quellen gesammelt.
Die häufigsten Arten von KBM-Systemen sind kooperative, operationelle und Analysesysteme. Der Zweck eines operationellem Systems ist es, Leads zu generieren, sie in Kontakte zu verwandeln, wichtige Details zu speichern und Service anzubieten. Analysesysteme analysieren Daten, um den Status einer Organisation zu bestimmen und schließlich den besten Weg zu finden, Kunden Service anzubieten. Kooperative Systeme ermöglichen die Teilung von Informationen mit anderen Teams und Abteilungen.
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