Live-Chat für Bildungs- und NGO-Institutionen

Persönliche Verbindungen zu formen ist einer der Grundbausteine von Bildungs- und nichtstaatlichen Organisationen. Dies hängt von Interesse, Ruf und Support von Schülern, Spendern oder Interessensvertretern ab.

Die digitale Kommunikation öffnet die Tür für neue Möglichkeiten für die Strategien für Stundenten-Onboarding, Planung und Spendensammlung.

Der Live-Chat ist das ideale Tool für jede Institution, die den Kundenservice modernisieren und langlebige Beziehungen formen möchte.

Was ist Live-Chat? 

Falls Sie sich fragen, was genau Live-Chat ist, können wir ihn in drei essentielle Bestandteile zerlegen, die einen vollständigen Kommunikationskanal bilden.

• Live-Chat-Software 
• Live-Chat-Tool
• Live-Chat-Support

Live-Chat-Software ist Teil einer komplexen Helpdesk-Software für alle Kanäle, die Ticketing, ein Callcenter, soziale Medien-Netzwerke, Wissensdatenbanken, Kundenportale und noch viel mehr enthält. Live-Chat-Software bietet viele Funktionen, die im Kundenservice verwendet werden können, sodass Sie bei der Bearbeitung von Online-Anfragen einen Vorteil gegenüber anderen Kommunikationskanälen erhalten.

Das Live-Chat-Tool ist ein Browser-basiertes Nachrichtenfenster, das aktiviert wird, wenn man auf ein Chat-Widget klickt, auch als die Chat-Schaltfläche bekannt. Dies ist eine vollständig anpassbare und benutzerfreundliche Funktion, die einfach auf Ihrer Webseite integriert werden kann. Vorgefertigte Stile, Positionierungen, Animationen und weiteres kann für jede Schaltfläche in der Chat-Schaltflächen-Galerie gefunden werden oder von Grund auf neu gestaltet werden, indem Sie einen eigenen Code implementieren. Das Chat-Fenster kann ebenfalls angepasst werden. Betten Sie die Chat-Schaltfläche auf Ihren Zielseiten, wie den FAQ oder Spenden ein und sehen Sie die positiven Resultate.

Der Live-Chat-Support ist ein Service, den die Organisation der Öffentlichkeit extern oder ihren Angestellten intern anbietet. Er ist der schnellste Weg, um jegliche Probleme von Online-Webseitenbesuchern zu lösen, da jede Sitzung in Echtzeit mit einem echten Chat-Angestellten, anstatt einem Chatbot, stattfinden.

Was sind die Vorteile von Live-Chat im Gegensatz zu Telefon oder E-Mail?

Wenn wir ehrlich sind ist klar, dass weder E-Mail noch das Telefon in absehbarer Zeit überflüssig werden. Beide stellen noch die bevorzugten Kanäle für zahlreiche Kunden dar. Dafür gibt es viele Gründe. Es ist jedoch nicht zu leugnen, dass der Live-Chat immer beliebter wird, da Menschen das Internet heutzutage öfter für die Kommunikation nutzen. Vor allem die Millenial-Generation heißt Live-Chat-Software willkommen. Mehr als 63% der Millennials bevorzugen es, grundlegende Kundensupport-Anfragen über Live-Chat zu besprechen.

Die moderne Chat-Software wird immer fortgeschrittener, sodass seine Vorteile gegenüber Telefon und E-Mail immer deutlicher erkennbar sind.

Was sind diese Vorteile?

Sehen wir uns die Top drei an.

• Verringerte Wartezeit. Sowohl das Telefon, als auch E-Mail erfordern eine Menge Aufwand von Seiten des Nutzers. Dann muss er in der Warteschlange warten, bis er einen Angestellten erreicht oder Nachrichten verfassen und auf eine Antwort warten. Der Live-Chat ist nicht nur schneller, Angestellte können auch alle möglichen notwendigen Dateien einfügen, wie Onboarding-Dokumente und Vereinbarungen.

• Multitasking. Angestellte kennen das Problem des Hin- und Herwechsels zwischen Telefon und E-Mail, um Kunden zu helfen. Live-Chat-Angestellte können sich ganz einfach gleichzeitig um mehrere Chats kümmern, ohne die Konzentration zu verlieren. Das Ergebnis? Geringere Betriebskosten und verbesserte Kapitalrendite, da Sie keine großen Teams anstellen müssen, um Ihre Kommunikationskanäle zu überwachen. Dies ist ein großer Vorteil für Bildungs- und NGO-Institutionen ist, da diese oft ein begrenztes Budget zur Verfügung haben. Wenn die Anfragen über Chat zu viel werden, können Ihre Admins die Zahl der Chats, der jeder bestimmte Angestellten zur gleichen Zeit lösen kann, einschränken oder die maximale Warteschlangenlänge festlegen. 

• Verringerte Ticketmenge. Von eintreffenden Anrufen und E-Mails überwältigt zu werden kennen Mitarbeiter im Kundenservice nur zu gut. Außerdem dauert es meist länger, Anfragen über Telefon oder E-Mail zu lösen. Die Option, Ihr Supportteam, direkt von Ihrer Webseite zu kontaktieren

All das ist mit Live-Chat möglich, da jegliche Kommunikation von dem Komfort Ihres Computers aus stattfindet, während Interessenten oder Stammkunden sich Ihre Webseite ansehen können. Sie benötigen nicht einmal einen Computer. Live-Chat ist für Mobilgeräte und andere Geräte optimiert, sodass Ihr Team von überall auf jeder Plattform antworten kann.

Was sind die Vorteile von Live-Chat für Bildungs- und NGO-Institutionen?

Die Marketing- und Servicestrategien von Bildungs- und NGO-Unternehmen sind in den letzten Jahren erhebliche Veränderungen unterlaufen. Der Hauptgrund dafür ist die Technologie. Da es immer einfacher wird, sich global zu verbinden, wuchs das Interesse von internationalen Studenten und Organisationen.

Effektive Kommunikation ist der Schüssel für die Bildung von Treue.

Live-Chat-Vorteile für den Bildungssektor:

• Helfen Sie Schülern mit der Anmeldung, Registrierung oder anderen Vorgängen
• Rat in Echtzeit
• Vorschläge für verschiedene Kurse
• Gestärktes Vertrauen in die Studenteninstitution und die Studentenschaft
• Besseres Engagement von Schülern und Eltern
• Verbesserte Anmeldung und Einschreibung

Live-Chat-Vorteile für NGO-Institutionen:

• Verbessertes Engagement von Spendern
• Übernehmen Sie verschiedene Generationsansätze
• Stabiler Spendersupport im Gegenzug für positive Serviceerfahrungen
• Besseres Verständnis zwischen Spendern und Ihrer Organisation
• Sammlung von Daten für Ihre nächste Spendensammel-Strategie
• Begleiten Sie Ihre Spender durch verschiedene Stufen der Entscheidungsfindung, beispielsweise durch den Spendevorgang.

Welche Funktionen von Live-Chat können Bildungs- und NGO-Institutionen in ihrer Kundensupport-Strategie nutzen?

• Universaler Posteingang

Es ist wichtig, die Details und Profile von individuellen und Unternehmensspendern, bzw. Studenten in Ihre Strategien der Spendensammlung, Interessensvertreter oder Registrierung einzubauen. Jede Chat-Sitzung wird in ein Ticket verwandelt und in einem universellen, geteilten Posteingang gespeichert. Ihre Chat-Angestellten können Daten von den Unterhaltungen sammeln und speichern. All das dank einem eingebauten KBM. Jeder Angestellte kann antworten, da alle notwendigen Informationen jederzeit verfügbar und zugänglich sind.

• Proaktive Chateinladungen:

Eine der wichtigsten und vielseitigsten Funktionen sind proaktive Chateinladungen. Diese stellen eine Pop-Up-Nachricht dar, die auf einer Webseite als angepasste Einladung oder Vorstellung erscheint. Durch das Monitoring der derzeitigen URL von Live-Chat-Besuchern können Sie Kontakt zu ihnen aufnehmen und Hilfe anbieten. Angestellte können eine oder mehrere Einladungen erstellen oder sie deaktivieren, wenn alle Angestellte mit anderen Chats beschäftigt sind.

• Schreibansicht in Echtzeit

Eine optionale, aber dennoch nützliche Funktion für Angestellte, die es bevorzugen, den Kunden einen Schritt voraus zu sein. Während des Chat-Gesprächs kann der Angestellte beobachten, was der Kunde tippt und seine Antwort vorbereiten, bevor der Kunde auf Senden drückt.

•  Vorgefertigte Nachrichten 

Vorgefertigte Nachrichten vereinheitlichen den Workflow, indem gespeicherte und vordefinierte kurze Textantworten auf die häufigsten Fragen gegeben werden.

• Chatverteilung 

Die Chatweiterleitung ist wichtig, wenn der Chat die richtige Abteilung einer Fakultät oder das Kampagnenprojekt-Team erreichen soll. Angestellte oder Chat-Admins können von drei vordefinierten Weiterleitungsoptionen wählen, um für eine schnelle und genaue Kommunikation zu sorgen:

• Zufällige Zuteilung
• Alle benachrichtigen
• Maximale Auslastung

• Markierungen 

Markierungen können bestimmten Worten oder Phrasen, entweder manuell oder automatisch, hinzugefügt werden. So erstellen Sie einen eigenen Workflow für einen individuellen Angestellten.

• Umfrage nach dem Chat

Erlaubt Nachrichten und Feedback von Kunden und Bewertungen der Effizienz des Angestellten oder der allgemeinen Zufriedenheit mit der Chat-Sitzung.

• Mehrsprach-Chat 

Schüler, Wähler oder Spender können von verschiedenen Orten auf der Welt stammen. Der Live-Chat ermöglicht es Ihrer Institution, sich global auszuweiten. Und zwar durch die Verwendung von sprachangepassten Widgets. 

• Video-Chat 

Um Ihrem Kundenservice einen noch persönlicheren Touch zu verleihen, können Sie Video und Chat zur gleichen Zeit einsetzen. Richten Sie dies genauso ein, wie die Chat-Schaltfläche, indem Sie die Live-Chat-Video-Schaltfläche auf bestimmten Seiten Ihrer Webseite platzieren.

Um all unsere erschwinglichen Pläne mit zusätzlichen Funktionen zu sehen, navigieren Sie auf unsere Seite der Preisgestaltung. 

Welche Richtlinien und Regeln gibt es in einer Chat-Unterhaltung?

Chat-Unterhaltungen können unterschiedlich ablaufen und hängen von der Situation ab. Dennoch müssen bestimmte Protokolle und Regeln in der Online-Kommunikation befolgt werden.

Egal ob individuell oder in Gruppen, jeder Chat-Mitarbeiter muss Kundenservice-Kompetenzen besitzen, von Fachwissen, wie Computer- und Grammatikkenntnisse, über Tippgeschwindigkeit, bis zu Soft Skills, wie Mitgefühl und Geduld. All das ist Teil der Online-Chat-Etiquette. 

Live-Chat-Unterhaltungen sind ein schneller Austausch von Information, sodass Angestellte über das Thema gut Bescheid wissen müssen. Die Einführung und Pflege einer Wissensdatenbank kann eine gute Informationsquelle für Angestellte und Kunden sein, die die Selbstbedienung dem traditionellen Support vorziehen.

Kann das Outsourcen von Kundensupport Profit für Bildungs- und NGO-Institutionen erzeugen?

Immer häufiger lagern Unternehmen und Institutionen ihre Kundenservice-Teams aus.

Die Motivation dafür ist das Zeitmanagement, Budget und die Arbeitslastverteilung. Die meisten Bildungs- und NGO-Institutionen nutzen keine großen Supportteams oder arbeiten rund um die Uhr. Deshalb sind ihre Supportstunden begrenzt. Glücklicherweise gibt es hierfür spezielle Centers.

Erfahren Sie mehr über die Vorteile des Outsourcing Ihres LiveAgent-Kontos hier.

Wie integriert man Live-Chat-Software auf einer Webseite?

Die Integration einer Live-Chat-Schaltfläche auf Ihrer Webseite ist so einfach wie 2+2=4. Wenn Sie sich für LiveAgent anmelden, müssen Sie nur einen kurzen HTML-Code kopieren und einfügen.

Wissen Sie, was noch toll ist? Sie müssen keine zusätzliche Software herunterladen. Wenn Sie jedoch Software von Drittanbietern, Apps oder Plugins integrieren möchten, um Ihre Kundenservice-Erfahrung zu verbessern, wird dies durch unsere Native- oder Zapier-Integrationen vollständig unterstützt. 

Sicherheit

Schützen Sie die Daten Ihrer Schüler und Spender. Dank der kombinierten Sicherheitsfunktionen von LiveAgent können Sie beruhigt sein, denn alle Daten sind sicher gespeichert.

Hier sind einige der Sicherheitsfunktionen, die wir anbieten: 

• IPs sperren
• 2-Schritte-Verifikation
• HTTPS-Verschüsselung
• Mehrere Datenzentren
• GDPR
• API-Sicherheit

Wissensdatenbank

Ein Spruch besagt, “Wissen ist Macht.” Denn unsere Wissensdatenbank wird laufend mit neuen Informationen aktualisiert. Nicht nur das, wir regen unsere Abonnenten dazu an, ebenfalls beizutragen oder eine Gemeinschaft über unser Kundenportal zu starten.