Dankes-E-Mails

Was sind Kundenwertschätzungs-E-Mails und warum sollte man sie versenden?

Kundenwertschätzungs-E-Mails werden von Unternehmen strategisch eingesetzt, um persönliche Kundenbeziehungen zu stärken und ihre Marke zu humanisieren. Eine gut strukturierte, personalisierte Wertschätzungs-E-Mail (Follow-up-E-Mail), die zum richtigen Zeitpunkt gesendet wird, hat fast die gleiche Wirkung wie ein persönlicher Dank an einen Kunden. Dies kann einen großen Beitrag zur Schaffung eines positiven Kundenerlebnisses und einer positiven Markenwahrnehmung leisten.

Wann sollte man eine Kundenwertschätzungs-E-Mail senden?

Es gibt definitiv keinen schlechten Zeitpunkt, um Kunden zu danken und seine Wertschätzung zu zeigen. Aber bestimmte Zeiten und Anlässe erscheinen natürlich angemessener. Dankes-E-Mails sollten nicht unbedingt nur dann gesendet werden, wenn Kunden etwas kaufen. Wenn Sie eine E-Mail-Marketing-Automatisierungsplattform verwenden, können Wertschätzungs-E-Mails basierend auf verschiedenen Benutzeraktionen ausgelöst werden. Sie können auch Vorlagen für Wertschätzungs-E-Mails speichern, die für jeden Anlass personalisiert werden können.

Diese Follow-up-E-Mail kann gesendet werden:

• Während saisonaler Feiertage wie Weihnachten, Valentinstag oder Thanksgiving
• An Kundengeburtstagen
• Am Jahrestag eines Kunden
• An treue Kunden bei Erreichen von Unternehmenszielen
• Nach einem Erstkauf oder Wiederkauf
• Nach Feedback, Bewertung oder Testimonial
• Beim Danken von Kunden für Empfehlungen
• Wenn Interessenten sich anmelden/beitreten/Mitglied werden
• An Newsletter-Abonnenten
• An Teilnehmer einer Veranstaltung oder eines Webinars

Wie man eine Dankes-E-Mail schreibt: 10 zu befolgende Schritte

Beim Schreiben einer Dankes-E-Mail sollten Sie die folgenden 10 Schritte berücksichtigen, um sie relevant und effizient zu gestalten. Diese Schritte können im Allgemeinen auch für eine Follow-up-E-Mail verwendet werden.

1. Denken Sie an die beste Betreffzeile

Ein Bericht von Retention Science ergab, dass Betreffzeilen mit 6 bis 10 Wörtern die höchste Öffnungsrate erzielen . Achten Sie bei einer angemessenen Länge darauf, dass der Betreff einprägsam und kreativ ist und nicht nur ein schlichtes “Danke”.

2. Beginnen Sie mit der richtigen Begrüßung

Verwenden Sie “Hallo …” oder “Sehr geehrte/r …”. Wenn die Nachricht eher informell ist, sprechen Sie den Empfänger mit seinem Vornamen an. Andernfalls sprechen Sie den Empfänger mit “Herr” oder “Frau” an, gefolgt von seinem Nachnamen.

3. Drücken Sie Wertschätzung aus und geben Sie konkrete Details an

Kommen Sie direkt auf den Punkt und seien Sie konkret, wofür genau Sie sich bedanken. Die Nachricht sollte sich ganz um die Wertschätzung des Kunden drehen. Vermeiden Sie es, für Ihr Unternehmen zu werben, es sei denn, Sie bieten Bildungsinhalte, ein Sonderangebot oder etwas anderes Wertvolles an.

4. Humanisieren Sie die Nachricht

Lassen Sie die Nachricht so menschlich wie möglich klingen. Erwägen Sie, die E-Mail von einer echten Person in Ihrem Unternehmen zu versenden, anstatt von der allgemeinen und allzu häufigen “No Reply”-Adresse. Eine weitere Möglichkeit, die Nachricht zu humanisieren, ist die Verwendung von Emojis, sofern angemessen.

5. Fügen Sie etwas Personalisierung hinzu

Personalisierte E-Mails haben höhere Engagement-Raten. Tatsächlich haben Studien gezeigt, dass E-Mails mit personalisierten Betreffzeilen mit 26% höherer Wahrscheinlichkeit geöffnet werden als solche ohne. Sie können die Nachricht auch personalisieren, indem Sie mehr Details darüber angeben, wofür Sie dankbar sind.

6. Bewahren Sie einen freundlichen, aber professionellen Ton

Abhängig von Ihrer Zielgruppe kann es durchaus akzeptabel sein, in einem leicht informellen Stil zu schreiben und etwas Humor zu verwenden. Es ist jedoch wichtig, insgesamt einen professionellen Ton beizubehalten, was bedeutet: kein Slang und keine umgangssprachlichen Ausdrücke.

7. Blicken Sie in die Zukunft

Verhindern Sie, dass die Nachricht einseitig ist, indem Sie den Kunden die Möglichkeit geben, das Gespräch fortzusetzen, und ihnen mitteilen, dass Ihr Support nur wenige Klicks entfernt ist:

“Wenn Sie in Zukunft Fragen zur Verwendung unseres Produkts/unserer Dienstleistung haben, zögern Sie bitte nicht, mich per Live-Chat oder E-Mail zu kontaktieren.”

8. Sagen Sie noch einmal Danke

Nachdem Sie die Hauptnachricht verfasst haben, kann es sinnvoll sein, eine E-Mail mit einer abschließenden Zeile zu beenden, indem Sie dem Kunden noch einmal danken:

“Nochmals vielen Dank für Ihr Feedback/für Ihre Unterstützung/für den Kauf/dafür, dass Sie seit Jahren ein treuer Kunde sind.”

9. Verwenden Sie die angemessene Grußformel

Bei der Wahl der richtigen Grußformel hängt der Grad der Formalität vom Empfänger ab. Einige der gängigsten geschäftsangemessenen Grußformeln können sein: “Hochachtungsvoll …”, “Mit freundlichen Grüßen …”, “Alles Gute …”, “Viele Grüße/Mit besten Grüßen …”, “Dankbar”, “Einen wunderbaren Tag/ein schönes Wochenende …”.

10. Korrekturlesen vor dem Versenden

Bevor Sie auf “Senden” klicken, lesen Sie die gesamte Nachricht Korrektur, um sicherzustellen, dass sie flüssig zu lesen ist, Ihre präzise Bedeutung von Wertschätzung und Dankbarkeit vermittelt und keine Tippfehler oder peinlichen Grammatikfehler enthält, die den Eindruck ruinieren können.

Dies kann eine automatisierte E-Mail sein, achten Sie jedoch darauf, die Schritte wie Personalisierung und Korrekturlesen zu befolgen. Sie möchten nicht, dass Ihre Nachricht halbherzig wirkt.

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Beispiele für Dankes-E-Mails

1. Einem Kunden für den Kauf danken

2. Einem Kunden für die Empfehlung danken

3. Einem Kunden für sein Feedback danken

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