Dankesschreiben

Eine Dankes-E-Mail oder ein Dankesschreiben?

Abhängig von der Größe und Art Ihres Unternehmens, sowie der Zahl der Kunden, denen Sie danken möchten, können Sie sich für E-Mail oder ein gedrucktes Dankesschreiben (welches mit der Post versendet wird) entscheiden. Einige Faktoren sollten bei der Wahl zwischen den beiden beachtet werden:

• Timing der Überlieferung: Ein traditionelles Dankesschreiben kommt frühestens am Tag nach der Sendung an. Wenn das Timing nicht kritisch ist, können Sie einen Brief schicken. Wenn jedoch ein schnelles Follow-Up erfordert ist – wenn Sie einem Kunden zum Beispiel für einen Kauf danken – bleibt E-Mail die beste Option.

• Formalisierungsgrad: Da E-Mails in der Geschäftswelt weniger formell sind als Briefe, sollten Sie sich für Briefe entscheiden, wenn Sie die formelle Kommunikation mit Kunden aufrechterhalten möchten.

• Der Inhalt der Nachricht: E-Mail erlaubt das Einfügen von Grafiken, Bildern, Videos, Links oder angehängten Dateien – Wenn Ihre Dankesbotschaft kreativer als ein einfacher gedruckter Text sein soll, ist E-Mail besser.

• Budgetbeschränkungen: E-Mails sind günstiger, da der Briefversand zusätzliche Kosten erfordert (Papier, Drucker, Gebühren des Postdienstes). Für ein globales Unternehmen mit Kunden auf der ganzen Welt ist E-Mail eventuell die einzig sinnvolle Option.

Wie man ein Dankesschreiben für einen Kunden verfasst

Jeder Kundenwertschätzungsbrief an Kunden sollte im Allgemeinen in einem formelleren Stil als eine E-Mail strukturiert sein und immer bestimmte grundlegende Dankesschreiben enthalten. Nachfolgend finden Sie einige hilfreiche Tipps zum Erstellen eines perfekten Dankesschreibens an Ihre Kunden:

1. Verwenden Sie die angemessene Anrede

Die richtige Anrede für Ihren Brief hängt von Ihrer Beziehung zu dem Kunden ab. Es ist immer empfehlenswert, formelle Begrüßungen zu verwenden, zum Beispiel: “Liebe/r Herr/Frau Carter” oder “Lieber John”. Informelle Anreden wie: “Hallo”, “Liebe Grüße” oder “Hi” sollten vermieden werden. Überprüfen Sie außerdem die Schreibweise des Namen Ihres Empfängers, um einen schlechten ersten Eindruck zu vermeiden.

2. Halten Sie sich strikt an den Zweck des Briefes

Der einzige Grund, ein Dankesschreiben zu verfassen ist, treuen Kunden Wertschätzung und Dankbarkeit entgegenzubringen. Widerstehen Sie der Versuchung, Werbung für Ihr Geschäft zu machen. Erwähnen Sie keine bevorstehenden Abverkäufe, Sonderangebote, neue Produkte oder anderes, was als Marketing angesehen werden könnte. Dies könnte den Kunden von Ihrem Punkt ablenken.

3. Fügen Sie einige Follow-Up-Zeilen ein

Nachdem Sie dem Kunden für sein Geschäft gedankt haben, können Sie Follow-Up-Statements einfügen, die zeigen, dass Sie auf die Kundenbedürfnisse achten. Sie könnten erwähnen, dass Sie stets für Fragen und Bedenken über Ihre Produkte oder Dienste zur Verfügung stehen. Oder fragen Sie ganz einfach, ob es irgendetwas gibt, das Sie tun können, um die Zufriedenheit des Kunden zu verbessern.

4. Involvieren Sie Ihre Marke

Fügen Sie in einem professionellen Brief den Namen des Unternehmens, das Logo oder andere Markendetails in der Kopfzeile ein. Ein guter Briefkopf gibt einem Brief ein einzigartiges Aussehen, sorgt für Markensichtbarkeit, hilft dem Empfänger dabei, die Glaubwürdigkeit zu überprüfen und sorgt für einen allgemeinen professionellen Eindruck.

5. Schließen Sie richtig ab

Am Schluss eines Dankesschreibens ist es wichtig, eine angemessene, respektvolle und professionelle Phrase einzufügen. Sie können von den am häufigsten verwendeten wählen, beispielsweise “Mit freundlichen Grüßen” oder eine etwas persönlichere Phrase nehmen: “Hochachtungsvoll”, “Mit Hochachtung” oder “In Dankbarkeit”. Schlüsse wie “Danke”, “Mit Liebe” oder “Machen Sie es gut” sind zu informell für Geschäftsbriefe und sollten vermieden werden.

6. Beenden Sie den Brief mit einer Signatur

Während es für große Konzerne herausfordernd sein kann, Dankesschreiben persönlich zu gestalten, kann eine Signatur am Ende des Briefes zumindest einen gewissen Grad der Personalisierung beitragen. Es ist nicht immer möglich, eine handgeschriebene Signatur einzufügen, aber selbst eine gedruckte macht immer einen besseren Eindruck, als wenn Ihr Name nur getippt wird.

Beispiele von Dankesschreiben an Kunden

1. Langzeit-Kunden für ihre Treue danken

2. Einen Unternehmens-Meilenstein feiern

3. Am Ende des Jahres Dankbarkeit zeigen

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