Eine Dankes-E-Mail oder ein Dankesschreiben?
Abhängig von der Größe und Art Ihres Unternehmens, sowie der Zahl der Kunden, denen Sie danken möchten, können Sie sich für E-Mail oder ein gedrucktes Dankesschreiben (welches mit der Post versendet wird) entscheiden. Einige Faktoren sollten bei der Wahl zwischen den beiden beachtet werden:
Timing der Überlieferung: Ein traditionelles Dankesschreiben kommt frühestens am Tag nach der Sendung an. Wenn das Timing nicht kritisch ist, können Sie einen Brief schicken. Wenn jedoch ein schnelles Follow-Up erfordert ist – wenn Sie einem Kunden zum Beispiel für einen Kauf danken – bleibt E-Mail die beste Option.
Formalisierungsgrad: Da E-Mails in der Geschäftswelt weniger formell sind als Briefe, sollten Sie sich für Briefe entscheiden, wenn Sie die formelle Kommunikation mit Kunden aufrechterhalten möchten.
Der Inhalt der Nachricht: E-Mail erlaubt das Einfügen von Grafiken, Bildern, Videos, Links oder angehängten Dateien – Wenn Ihre Dankesbotschaft kreativer als ein einfacher gedruckter Text sein soll, ist E-Mail besser.
Budgetbeschränkungen: E-Mails sind günstiger, da der Briefversand zusätzliche Kosten erfordert (Papier, Drucker, Gebühren des Postdienstes). Für ein globales Unternehmen mit Kunden auf der ganzen Welt ist E-Mail eventuell die einzig sinnvolle Option.
Wie man ein Dankesschreiben für einen Kunden verfasst
Jeder Kundenwertschätzungsbrief an Kunden sollte im Allgemeinen in einem formelleren Stil als eine E-Mail strukturiert sein und immer bestimmte grundlegende Dankesschreiben enthalten. Nachfolgend finden Sie einige hilfreiche Tipps zum Erstellen eines perfekten Dankesschreibens an Ihre Kunden:
1. Verwenden Sie die angemessene Anrede
Die richtige Anrede für Ihren Brief hängt von Ihrer Beziehung zu dem Kunden ab. Es ist immer empfehlenswert, formelle Begrüßungen zu verwenden, zum Beispiel: “Liebe/r Herr/Frau Carter” oder “Lieber John”. Informelle Anreden wie: “Hallo”, “Liebe Grüße” oder “Hi” sollten vermieden werden. Überprüfen Sie außerdem die Schreibweise des Namen Ihres Empfängers, um einen schlechten ersten Eindruck zu vermeiden.
2. Halten Sie sich strikt an den Zweck des Briefes
Der einzige Grund, ein Dankesschreiben zu verfassen ist, treuen Kunden Wertschätzung und Dankbarkeit entgegenzubringen. Widerstehen Sie der Versuchung, Werbung für Ihr Geschäft zu machen. Erwähnen Sie keine bevorstehenden Abverkäufe, Sonderangebote, neue Produkte oder anderes, was als Marketing angesehen werden könnte. Dies könnte den Kunden von Ihrem Punkt ablenken.
3. Fügen Sie einige Follow-Up-Zeilen ein
Nachdem Sie dem Kunden für sein Geschäft gedankt haben, können Sie Follow-Up-Statements einfügen, die zeigen, dass Sie auf die Kundenbedürfnisse achten. Sie könnten erwähnen, dass Sie stets für Fragen und Bedenken über Ihre Produkte oder Dienste zur Verfügung stehen. Oder fragen Sie ganz einfach, ob es irgendetwas gibt, das Sie tun können, um die Zufriedenheit des Kunden zu verbessern.
4. Involvieren Sie Ihre Marke
Fügen Sie in einem professionellen Brief den Namen des Unternehmens, das Logo oder andere Markendetails in der Kopfzeile ein. Ein guter Briefkopf gibt einem Brief ein einzigartiges Aussehen, sorgt für Markensichtbarkeit, hilft dem Empfänger dabei, die Glaubwürdigkeit zu überprüfen und sorgt für einen allgemeinen professionellen Eindruck.
5. Schließen Sie richtig ab
Am Schluss eines Dankesschreibens ist es wichtig, eine angemessene, respektvolle und professionelle Phrase einzufügen. Sie können von den am häufigsten verwendeten wählen, beispielsweise “Mit freundlichen Grüßen” oder eine etwas persönlichere Phrase nehmen: “Hochachtungsvoll”, “Mit Hochachtung” oder “In Dankbarkeit”. Schlüsse wie “Danke”, “Mit Liebe” oder “Machen Sie es gut” sind zu informell für Geschäftsbriefe und sollten vermieden werden.
6. Beenden Sie den Brief mit einer Signatur
Während es für große Konzerne herausfordernd sein kann, Dankesschreiben persönlich zu gestalten, kann eine Signatur am Ende des Briefes zumindest einen gewissen Grad der Personalisierung beitragen. Es ist nicht immer möglich, eine handgeschriebene Signatur einzufügen, aber selbst eine gedruckte macht immer einen besseren Eindruck, als wenn Ihr Name nur getippt wird.
Beispiele von Dankesschreiben an Kunden
1. Langzeit-Kunden für ihre Treue danken
Dear Mr. ****,
We want you to know how much we appreciate your business since you have been our loyal customer for the last three years. We understand that you have many options in the marketplace, and are pleased that you have still made (Company Name) your premier choice.
It is customers like you that help keep our lights on, and we couldn’t be more grateful!
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Best regards,
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2. Einen Unternehmens-Meilenstein feiern
Dear ****,
This year (Company Name) is celebrating the 10th anniversary, and we would like to thank you for making this happened! The growth and success we’ve experienced over all these years are because of customers like you, who faithfully support our business.
Speaking on behalf of the company, we hope that you have enjoyed the enhanced quality of our services. We will continue our efforts to meet your requirements and expectations in the future as well.
We truly appreciate your trust, and we’ll do our best to continue to give you the kind of service you deserve.
Gratefully,
****
3. Am Ende des Jahres Dankbarkeit zeigen
Dear Ms. ****,
As the year winds down, we would like to take this chance to say thank you for choosing our business! You are one of our most highly valued customers and it has been a sincere pleasure serving you this year.
We always strive to exceed our customers’ expectations and meet their requirements. Let us know if there is anything we can ever do to assist you further.
From all of us at (Company Name), we wish you and your loved ones a safe and happy New Year!
With appreciation,
****
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Frequently asked questions
Dankesmail oder Dankesbrief?
Berücksichtigen Sie die Größe und Art Ihres Unternehmens sowie die Anzahl der Kunden, denen Sie Ihre Dankbarkeit ausdrücken möchten. Wenn Sie ein Unternehmen mit einer großen Anzahl von Kunden sind, sind die Dankes-E-Mails möglicherweise die effizientere Wahl. Ein Dankesschreiben wird jedoch immer mehr geschätzt.
Welche Faktoren sollten Sie berücksichtigen, bevor Sie ein Dankesschreiben versenden?
Bevor Sie ein Dankesschreiben versenden, sollten Sie sich einige wichtige Faktoren wie den Zeitpunkt der Zustellung, den Grad der Formalität und den Inhalt der Nachricht ansehen, da all dies das Ergebnis beeinflussen kann.
Wie schreibt man einen professionellen Kunden-Dankesbrief?
Jeder Dankesbrief an einen Kunden sollte im Allgemeinen in einem formelleren Stil strukturiert sein als eine E-Mail und immer bestimmte grundlegende Dankesschreiben enthalten.