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E-Mail-Vorlagen für RSVPs

Eine Veranstaltung zu planen, egal ob vor Ort oder online erfordert viel Zeit und Aufwand. Sie müssen einen Veranstaltungsort finden (egal ob einen echten Ort oder einen Internethost/Plattform), Sprecher und/oder Aussteller buchen, einen Zeitplan kreieren und eine Marketingstrategie erstellen, um so viele Menschen wie möglich zu erreichen. Das sind nur einige Ihrer Aufgaben.

Der letzte Punkt ist von besonderer Bedeutung, da es eine Sache gibt, die jede Veranstaltung benötigt, um erfolgreich zu sein. Das sind die Gäste. Deshalb ist es essentiell, Ihrer Zielgruppe eine gut durchdachte Einladungs-E-Mail für die Veranstaltung zuzusenden, um so viele Menschen wie möglich dazu zu veranlassen, eine positive “répondez s’il vous plaît” (RSVP) zurückzusenden, und so ihre Teilnahme zu bestätigen.

RSVP-E-Mail-Vorlage von SalonBiz
RSVP-E-Mail-Vorlage von SalonBiz

Wie man eine effektive RSVP-E-Mail erstellt

Verschiedene Element einer E-Mail-Einladung tragen dazu bei, dass Sie die gewünschte Antwort erhalten:

  1. E-Mail-Absendername – Wenn der Empfänger nicht weiß, von wem die Einladung ist, ist es unwahrscheinlich, dass er antwortet. Legen Sie den Namen des Absenders also als den des Unternehmens fest oder verwenden Sie Ihren eigenen Namen und beinhalten Sie den Namen des Unternehmens stattdessen in der Betreffzeile.
  2. Ihr Logo in der Kopfzeile – Das erinnert den Lesern, von wem die Nachricht ist, falls er den Namen des Absenders überlesen hat. Außerdem steigert es das Markenbewusstsein, wenn Ihr Name groß auf der Einladung dargestellt wird.
  3. Markenidentität – Gleichbleibende Unternehmensfarben, -schriftarten, -bilder und -designs (sowie das Logo in der Kopfzeile) in all Ihrer Kommunikation zu verwenden, hilft auch bei der Etablierung von Markenbewusstsein und Vertrauen. Dies kann wiederum im Laufe der Zeit die Kapitalrendite Ihrer Veranstaltungen erhöhen, da mehr Leute teilnehmen werden.
  4. Vorschautext – Nutzen Sie die “Zeile vor dem Betreff”, um die Aufmerksamkeit Ihrer Zielgruppe zu gewinnen.
  5. Signatur in der Fußzeile – Schließen Sie Ihre RSVP-E-Mail so ab, wie sie begonnen hat und zwar mit Ihrem Markennamen, Logo und Ihren Farben, sowie Links zu Ihrer Webseite und Profilen auf sozialen Medien. Dies bietet Ihnen eine zusätzliche Chance, Empfänger zu überzeugen, an der Veranstaltung teilzuhaben.
Anpassung der Emailvorlage
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Betreffzeilen für RSVP E-Mails 

  • Wir laden Sie zu der/dem bevorstehenden [Unternehmen]-[Konferenz/Webinar] ein!
  • Verpassen Sie es nicht, antworten Sie jetzt auf die Einladung zu unserer [Thema]-Veranstaltung
  • Sehen wir Sie bei [Name der Veranstaltung] nächste/s [Woche/Monat]?
  • Alle sprechen über die [Name]-Verleihung…
  • Merken Sie sich das Teambuilding-Event von [Unternehmen] im Kalendar vor
  • Wir laden Sie zu einem lustigen [Morgen/Nachmittag/Tag] ohne Arbeit ein!

E-Mail-Vorlagen für RSVPs

E-Mail-Vorlage für RSVPs 1 – Einladung zu Konferenz/Webinar

E-Mail-Vorlage für RSVPs 2 – Einladung zur Verleihung

E-Mail-Vorlage für RSVPs 3 – Einladung zu einem Teambuilding-Event

E-Mail-Vorlagen für RSVPs – Häufig gestellte Fragen 

Wie lange sollte eine RSVP-E-Mail sein?

Signatur mit einem Stift

Ähnlich wie mit den meisten E-Mails, sollten Einladungen zu Events kurz und bündig sein, um die Aufmerksamkeit und das Interesse des Lesers nicht zu verlieren. Kommen Sie zum Punkt, erzählen Sie von den wichtigsten Details der Veranstaltung, wie dem Datum, dem Ort und wichtigen Sprechern/Ausstellern/Aktivitäten, während Sie Menschen dazu anregen, teilzunehmen. Vergessen Sie nicht, einen Handlungsaufruf (CTA) für die Reservierung einzubauen!

Was sollte eine RSVP-E-Mail enthalten?

Checkliste

Obwohl der Inhalt von Einladungs-E-Mails, wie oben beschrieben, einen bestimmten Zweck erfüllen muss, muss er auch interessant genug sein, um Empfänger dazu zu überreden, auf die Einladung zu antworten. Die E-Mail sollte außerdem Details über das Datum und die Uhrzeit des Events enthalten und die Vorteile der Teilnahme beschreiben. Dies erzielen Sie, indem Sie genau darüber nachdenken, was Ihre Zielgruppe von solchem einem Event erwartet. Die Nachricht sollte sich interessant genug anhören, dass Leute teilnehmen möchten und sich auf einzigartige Verkaufspunkte konzentrieren. Hier eine erneute Erinnerung, die RSVP-CTA nicht zu vergessen.

Sollte ich in einer RSVP-E-Mail Plain Text verwenden?

E-Mail-Vorlagen für RSVPs

Ein Bild spricht Tausend Worte, besonders wenn Sie Themen wie den Ort und das Veranstaltungsgebäude eines aufregenden Events besprechen. Reichhaltige Medien, wie Bilder und Videos regen Empfänger eher dazu an, auf die E-Mail zu antworten, als alles was Sie im Inhalt schreiben. Deshalb ist die Antwort auf diese Frage ein klares “Nein”.

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