E-Mail-Vorlagen für RSVPs: Tipps zur Erstellung einer effektiven RSVP-E-Mail und Beispiele für Vorlagen. Mehr über LiveAgent-Unternehmenslösungen erfahren.
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Eine Veranstaltung zu planen, egal ob vor Ort oder online erfordert viel Zeit und Aufwand. Sie müssen einen Veranstaltungsort finden (egal ob einen echten Ort oder einen Internethost/Plattform), Sprecher und/oder Aussteller buchen, einen Zeitplan kreieren und eine Marketingstrategie erstellen, um so viele Menschen wie möglich zu erreichen. Das sind nur einige Ihrer Aufgaben.
Der letzte Punkt ist von besonderer Bedeutung, da es eine Sache gibt, die jede Veranstaltung benötigt, um erfolgreich zu sein. Das sind die Gäste. Deshalb ist es essentiell, Ihrer Zielgruppe eine gut durchdachte Einladungs-E-Mail für die Veranstaltung zuzusenden, um so viele Menschen wie möglich dazu zu veranlassen, eine positive “répondez s’il vous plaît” (RSVP) zurückzusenden, und so ihre Teilnahme zu bestätigen.
Verschiedene Element einer E-Mail-Einladung tragen dazu bei, dass Sie die gewünschte Antwort erhalten:
The next [company] [weekly/monthly/annual] [conference/webinar] will take place on [date].
With a great list of speakers covering a range of [subject]-related topics, we’re sure that this event will be our most rewarding yet.
There will be presentations that you won’t want to miss from:
Speaker 1
Speaker 2
Speaker 3…
For more information, including a full schedule, visit the dedicated [conference/webinar[ website here [link].
Don’t forget to confirm your attendance in advance in order to receive your [event pass/link to video stream]:
[RSVP]
Best wishes,
The [company] team
As a valued [customer/team member], you are hereby cordially invited to celebrate the [name of the ceremony] awards with us at [location] on [date].
You can expect a great evening with [activity] and [food/drink] besides the awards ceremony itself, so it promises to be an exciting event!
There will be awards for multiple categories in the field of [subject], including:
Awards category 1
Awards category 2
Awards category 3…
For more details about the event, including a full list of nominees and categories, visit the event’s website [link].
We hope to see you there! All you need to do is RSVP by clicking on the button below:
[Confirm your attendance]
Kind regards,
[Name] from [company]
The [company] team has been busy planning our [quarterly/bi-annual/annual] team-building with the hope of making this event our most successful so far!
On [date] at [time] all [department] staff are invited to leave their work for [period] to get to know each other better whilst taking part in some fun activities, such as:
Activity 1
Activity 2
Activity 3…
There will be no formal dress code for the day, so feel free to wear casual clothes for a more comfortable [morning/afternoon/day]. If you have any questions, don’t hesitate to get in touch with us.
We look forward to seeing you there! Just RSVP [link] beforehand so we can accommodate the correct number of attendees.
Best, [company] HR staff
Ähnlich wie mit den meisten E-Mails, sollten Einladungen zu Events kurz und bündig sein, um die Aufmerksamkeit und das Interesse des Lesers nicht zu verlieren. Kommen Sie zum Punkt, erzählen Sie von den wichtigsten Details der Veranstaltung, wie dem Datum, dem Ort und wichtigen Sprechern/Ausstellern/Aktivitäten, während Sie Menschen dazu anregen, teilzunehmen. Vergessen Sie nicht, einen Handlungsaufruf (CTA) für die Reservierung einzubauen!
Obwohl der Inhalt von Einladungs-E-Mails, wie oben beschrieben, einen bestimmten Zweck erfüllen muss, muss er auch interessant genug sein, um Empfänger dazu zu überreden, auf die Einladung zu antworten. Die E-Mail sollte außerdem Details über das Datum und die Uhrzeit des Events enthalten und die Vorteile der Teilnahme beschreiben. Dies erzielen Sie, indem Sie genau darüber nachdenken, was Ihre Zielgruppe von solchem einem Event erwartet. Die Nachricht sollte sich interessant genug anhören, dass Leute teilnehmen möchten und sich auf einzigartige Verkaufspunkte konzentrieren. Hier eine erneute Erinnerung, die RSVP-CTA nicht zu vergessen.
Ein Bild spricht Tausend Worte, besonders wenn Sie Themen wie den Ort und das Veranstaltungsgebäude eines aufregenden Events besprechen. Reichhaltige Medien, wie Bilder und Videos regen Empfänger eher dazu an, auf die E-Mail zu antworten, als alles was Sie im Inhalt schreiben. Deshalb ist die Antwort auf diese Frage ein klares “Nein”.
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