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Eine Veranstaltung zu planen, egal ob vor Ort oder online erfordert viel Zeit und Aufwand. Sie müssen einen Veranstaltungsort finden (egal ob einen echten Ort oder einen Internethost/Plattform), Sprecher und/oder Aussteller buchen, einen Zeitplan kreieren und eine Marketingstrategie erstellen, um so viele Menschen wie möglich zu erreichen. Das sind nur einige Ihrer Aufgaben.
Der letzte Punkt ist von besonderer Bedeutung, da es eine Sache gibt, die jede Veranstaltung benötigt, um erfolgreich zu sein. Das sind die Gäste. Deshalb ist es essentiell, Ihrer Zielgruppe eine gut durchdachte Einladungs-E-Mail für die Veranstaltung zuzusenden, um so viele Menschen wie möglich dazu zu veranlassen, eine positive “répondez s’il vous plaît” (RSVP) zurückzusenden, und so ihre Teilnahme zu bestätigen.
RSVPs sollten Teil einer Webinar-Bestätigungs-E-Mail oder anderer Bestätigungsnachrichten zu einer persönlichen oder Online-Veranstaltung sein.
Verschiedene Element einer E-Mail-Einladung tragen dazu bei, dass Sie die gewünschte Antwort erhalten:
The next [company] [weekly/monthly/annual] [conference/webinar] will take place on [date].
With a great list of speakers covering a range of [subject]-related topics, we’re sure that this event will be our most rewarding yet.
There will be presentations that you won’t want to miss from:
Speaker 1
Speaker 2
Speaker 3…
For more information, including a full schedule, visit the dedicated [conference/webinar[ website here [link].
Don’t forget to confirm your attendance in advance in order to receive your [event pass/link to video stream]:
[RSVP]
Best wishes,
The [company] team
As a valued [customer/team member], you are hereby cordially invited to celebrate the [name of the ceremony] awards with us at [location] on [date].
You can expect a great evening with [activity] and [food/drink] besides the awards ceremony itself, so it promises to be an exciting event!
There will be awards for multiple categories in the field of [subject], including:
Awards category 1
Awards category 2
Awards category 3…
For more details about the event, including a full list of nominees and categories, visit the event’s website [link].
We hope to see you there! All you need to do is RSVP by clicking on the button below:
[Confirm your attendance]
Kind regards,
[Name] from [company]
The [company] team has been busy planning our [quarterly/bi-annual/annual] team-building with the hope of making this event our most successful so far!
On [date] at [time] all [department] staff are invited to leave their work for [period] to get to know each other better whilst taking part in some fun activities, such as:
Activity 1
Activity 2
Activity 3…
There will be no formal dress code for the day, so feel free to wear casual clothes for a more comfortable [morning/afternoon/day]. If you have any questions, don’t hesitate to get in touch with us.
We look forward to seeing you there! Just RSVP [link] beforehand so we can accommodate the correct number of attendees.
Best, [company] HR staff
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Andrej Saxon | LiveAgent support team