Wie man höflich ablehnt

Tief im Inneren liegt es in der menschlichen Natur, gemocht zu werden und Bestätigung von anderen zu suchen. Aber leider müssen wir manchmal, so sehr wir uns auch bemühen, nicht einverstanden sein oder etwas ablehnen und der Person auf der anderen Seite Nein sagen. Dies kann unglaublich schwierig für Menschen sein, die Gegenreaktionen fürchten und von allen geliebt werden möchten. Hier sind also ein paar Möglichkeiten, höflich abzulehnen, ob es um Arbeit wie Kundenservice oder eine andere alltägliche Situation geht.

Diese funktionieren in E-Mails, in echten Gesprächen, am Telefon, in einer Chat-App oder in jeder anderen Situation, in der Sie eine Anfrage ablehnen müssen.

Entschuldigen Sie sich zuerst

Dies mag wie ein seltsamer Rat klingen, besonders wenn Sie objektiv nichts falsch gemacht haben. Sich jedoch vor dem Nein zu entschuldigen hat bestimmte Vorteile. Erstens lassen Sie die andere Person wissen, dass schlechte Nachrichten kommen. Zweitens zeigen Sie Empathie, die selbst die härtesten Schläge abschwächen kann. So lehnen Sie einfach höflich ab.

Es tut mir leid, aber wir mussten Ihre Anfrage auf eine andere Abteilung zu wechseln ablehnen.

Gehen Sie nicht um den heißen Brei herum

Wenn Sie eine aufwendige Antwort auf die Frage einer Person geben, nur um ihre Bitte abzulehnen, können zwei Dinge passieren.

Erstens könnten sie denken, dass Sie lügen, weil Ihre Antwort so detailliert ist.

Zweitens werden sie einen Weg finden, Sie dazu zu bringen, Ja zu sagen, indem sie eine Lücke in Ihrer Antwort finden.

Anstatt also einen ganzen Ablehnungsbrief zu schreiben, machen Sie es schnell und schmerzlos. Es wird ehrlicher sein und es gibt eine kleinere Chance, dass später ein Streit entsteht.

Also, anstatt: “Es tut mir leid, aber ich kann dich morgen nicht zum Bahnhof fahren, weil meine Tochter Schwimmunterricht hat und wenn sie das verpasst, sind ihre Chancen, zur Staatsmeisterschaft zu gehen, in Gefahr.”

Sagen Sie einfach:

Es tut mir leid, aber ich kann dir nicht helfen, ich habe morgen etwas geplant.

Verwenden Sie das eigentliche Wort

Manchmal kann Beschönigung mehr Schaden anrichten als Gutes. Anstatt nach Wegen zu suchen, um den Schlag abzufedern, verwenden Sie das eigentliche Wort mit der Person, mit der Sie sprechen.

Nein, ich fürchte, das kann ich für Sie nicht tun.

ODER

Das ist im Moment nicht möglich.

ODER

Ich würde mich lieber nicht in so eine Situation begeben.

Auf diese Weise wird die zuhörende Person keinen Zweifel haben, dass Ihre Antwort negativ ist. Dies ist die einfachste Lösung von allen, aber gleichzeitig die riskanteste, da Sie direkt oder zu direkt wirken könnten.

Sagen Sie NEIN zweimal, wenn nötig

Manchmal werden Menschen nach dem ersten Mal, wenn sie Ihre Ablehnung hören, weiter insistieren. Sie könnten denken, dass es möglich ist, Ihre Meinung zu ändern, oder dass Sie nach genug Überzeugung nachgeben könnten. Bekräftigen Sie einfach (und höflich) Ihre negative Antwort.

Wie ich sagte, fürchte ich, ich kann dir im Moment nicht helfen.

ODER

Wie ich bereits erwähnt habe, geben wir Senioren keine Rabatte.

Leiten Sie sie an jemand anderen weiter

Eine Situation, in der Menschen kein Problem damit haben, Nein zu hören, ist, wenn Sie sie an jemand anderen weiterleiten, der möglicherweise mehr helfen kann. Auf diese Weise werden sie es nicht als Ablehnung betrachten, sondern als Hilfe, um das zu bekommen, was sie wirklich brauchen. Stellen Sie natürlich zuerst sicher, dass die Person, an die Sie sie weiterleiten, die eigentliche Aufgabe erfüllen kann.

Ich kann dir im Moment nicht helfen, da ich kein Experte für Steuern bin, aber Susan aus der Buchhaltung kann dir einen Gefallen tun.

ODER

Während ich dieses Problem nicht sofort lösen kann, kann ich Sie mit jemandem aus dem Kundenservice verbinden, um Ihnen zu helfen.

Ihre Anfrage spiegeln

Wenn es um Empathie geht, ist eine der besten Taktiken, um mit einer negativen Antwort davonzukommen, die gleiche Position wie sie einzunehmen. Wenn es sich um eine schwierige Situation (oder Person) handelt, mit der Sie es zu tun haben, kann dies dazu beitragen, dass Ihre Antwort nicht so negativ wirkt. Genau wie im vorherigen Szenario beginnen Sie schön, bevor Sie ablehnen.

Sie haben recht, wir haben zu lange gebraucht, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Ich kann Ihnen jedoch im Moment nicht helfen.

ODER

Es ist wahr, dass wir nicht genug für Ihren Fall getan haben. Ich denke jedoch nicht, dass wir Ihnen wirklich bei Ihrer Anfrage helfen können.

Bieten Sie eine Alternative an

Sicher, Nein als Antwort zu bekommen wird sich für die Person auf der anderen Seite nicht großartig anfühlen. Wenn Sie ihnen jedoch eine Alternative geben, die genauso gut aussieht, werden sie die Ablehnung wahrscheinlich viel besser akzeptieren.

Ich fürchte, ich kann Ihnen keinen Rabatt auf einen Premium-Plan geben, aber ich kann Ihnen einen weiteren Monat kostenlose Testversion geben.

Dies ist nicht immer möglich, da es manchmal keine Alternative gibt. Denken Sie auch daran, dass das Angebot einer Alternative zu mehr unnötigen Diskussionen führen kann.

Melden Sie sich bei ihnen

Oft ist es einfach nicht möglich, eine Anfrage sofort zu erfüllen. Sie wissen möglicherweise nicht, ob es möglich ist, Sie benötigen die Genehmigung einer anderen Person, oder es könnte etwas ganz anderes sein. Teilen Sie der Person in diesen Situationen mit, dass Sie überprüfen und sich später bei ihr melden werden. Stellen Sie natürlich sicher, dass Sie sich tatsächlich bei ihr melden.

Ich kann dir im Moment nicht sagen, wo deine Sendung ist, aber ich werde das überprüfen und dir morgen Bescheid geben, wenn das für dich passt.

ODER

Während ich dir im Moment nicht helfen kann, kannst du morgen vorbeischauen und sehen, ob wir noch mehr von diesen Schuhen auf Lager haben.

Echtes Beispiel: Wie lehnt man eine Einladung ab?

Schauen wir uns ein konkretes Beispiel an. Wie lehnt man eine Hochzeitseinladung ab? Wenn Sie nicht an einer Hochzeit teilnehmen können oder vielleicht nicht zu einer Hochzeit kommen möchten, kann es oft ein Kampf sein, herauszufinden, wie man die Hochzeitseinladung höflich ablehnt.

Beispiele für die Ablehnung einer Hochzeitseinladung:

Vielen Dank für die Einladung. Leider kann ich nicht teilnehmen. Herzlichen Glückwunsch an euch beide. Einen schönen Tag noch!

ODER

Es tut mir leid, aber ich kann nicht persönlich kommen. Würde gerne mit euch beiden feiern, wenn wir die Gelegenheit bekommen. Auf jeden Fall herzlichen Glückwunsch an euch beide!

Fazit

Nein zu sagen oder höflich abzulehnen ist eine der schwierigsten Dinge, die man tun kann, egal in welcher Situation, bei welcher Person oder in welcher Sprache. Diese Tipps helfen Ihnen, leichter NEIN zu sagen und unangenehme Situationen mit der Person auf der anderen Seite zu vermeiden. Wenn Sie mehr erfahren möchten, lesen Sie unseren Artikel zur Kundenkommunikation für weitere Kenntnisse.

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