Vorlagen für höfliche Ablehnungsschreiben bei Kundenanfragen von LiveAgent. Tipps zur Kundenkommunikation, um "Nein" zu sagen, ohne das Geschäft zu verlieren. Inklusive Vorlagen für verschiedene Situationen, wie Featureanfragen oder Preisnachlässe.
So sehr jedes Unternehmen seine Kunden stets zufrieden stellen möchte, ist es nicht immer möglich, zu allen Kundenanfragen Ja zu sagen. Wenn man die Idee aufgreift, dass der Kunde immer Recht hat, ist es schwieriger herauszufinden, wie man Nein zu Kunden sagt, ohne sie zu enttäuschen oder zu verlieren. Wenn ein Kunde jedoch etwas verlangt, das nicht verfügbar, unangemessen oder einfach unmöglich zu liefern ist, sollte jeder, der an direkten Interaktionen mit Kunden beteiligt ist, genau wissen, wie er in einem höflichen Ton Nein zu Kunden sagen kann.
Wenn es um den Kundenservice geht, gilt das „Nein“-Sagen oft als letztes Mittel. Unternehmen sind bestrebt, die Bedürfnisse ihrer Kunden zu erfüllen und exzellenten Service zu bieten. Dazu gehört in der Regel die Suche nach Lösungen und die Beantwortung ihrer Wünsche. Es gibt jedoch Situationen, in denen es notwendig oder sogar vorteilhaft sein kann, einem Kunden „Nein“ zu sagen. Denken Sie daran, dass „Nein“ immer mit Empathie, Respekt und Fingerspitzengefühl erfolgen sollte.
Wie kann ich Kundenanfragen oder -anforderungen ablehnen, , ohne Kunden wütend, frustriert oder enttäuscht zu machen? Hier einige Grundlagen, die Sie im Hinterkopf behalten sollten, wann immer Sie Ihren Kunden oder Interessenten ein Ablehnungsschreiben schreiben müssen.
Unabhängig davon, ob Sie Angst vor einem schlechten Ruf haben, Ihre Beziehung zu einem Kunden ruinieren oder dessen Geschäft vollständig verlieren, kann die Ablehnung von Kundenanfragen eine Herausforderung sein, wenn Sie nicht wissen, wie Sie dies professionell tun können. In der Tat ist das Nein Sagen zu erlernen eine wesentliche Fähigkeit, insbesondere für diejenigen, die an Positionen mit Kundenkontakt arbeiten. Im Folgenden finden Sie einige Standardvorlagen für Rückweisungssschreiben, die Sie für Ihre Kundeninteraktionen verwenden (und personalisieren) können.
Nachfolgend finden Sie einige Standardvorlagen für Ablehnungsschreiben, die Sie für Ihre Kundeninteraktionen verwenden (und personalisieren) können.
Dear [NAME],
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I understand this is not the message you wanted to hear and it must be disappointing given that you didn’t get to use it much.
We do accept this damage was most likely caused unintentionally, so as a gesture of goodwill we’d be happy to provide you with a 20% discount off your future purchase. Simply use this code: [NAME] to redeem it.
If you have any questions, please let me know. I will always do whatever I can to assist you.
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Hi [NAME],
I have attached a short instruction that will walk you through the process of doing X. You can easily get this ready in less than no time.
In case you do face any difficulties, please don’t hesitate to reach me. We can get on a call and I will guide you step by step.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Hi [NAME],
I’m so glad you’re interested in cooperating with our company on your new project.
As much as I’d love to meet to personally, I’m unfortunately unavailable to travel this week due to existing commitments and can’t give you the time you deserve to discuss this further.
However, I’m happy to start the conversation now via email if that works for you?
[DETAILS YOU PLANNED ON DISCUSSING]
Would love to hear your thoughts on this. And if you’d prefer to discuss in person, I’m available [DATES] and would be happy to talk more about it then.
Thanks for understanding,
[YOUR SIGNATURE]
Hi [NAME],
Thanks a lot for sending us the details of [PROJECT NAME], it really sounds like a great opportunity!
However, after reading through the proposal and having a discussion with my team, we’ve decided that unfortunately we won’t be able to take on this project.
Though we’d love to move forward with this, at this moment we simply don’t have enough resources that this project deserves.
Should things change in the nearest future, I will definitely be in tough and let you know.
Best regards,
[YOUR SIGNATURE]
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Andrej Saxon | LiveAgent support team