Ablehnungsanschreiben Vorlagen

So sehr jedes Unternehmen seine Kunden stets zufrieden stellen möchte, ist es nicht immer möglich, zu allen Kundenanfragen Ja zu sagen. Wenn man die Idee aufgreift, dass der Kunde immer Recht hat, ist es schwieriger herauszufinden, wie man Nein zu Kunden sagt, ohne sie zu enttäuschen oder zu verlieren. Wenn ein Kunde jedoch etwas verlangt, das nicht verfügbar, unangemessen oder einfach unmöglich zu liefern ist, sollte jeder, der an direkten Interaktionen mit Kunden beteiligt ist, genau wissen, wie er in einem höflichen Ton Nein zu Kunden sagen kann.

Wie Sie Nein zu Kunden sagen, ohne sein Geschäft zu verlieren

Wie kann ich Kundenanfragen oder -anforderungen ablehnen, , ohne Kunden wütend, frustriert oder enttäuscht zu machen? Hier einige Grundlagen, die Sie im Hinterkopf behalten sollten, wann immer Sie Ihren Kunden oder Interessenten ein Ablehnungsschreiben schreiben müssen.

• Deuten Sie das “Nein” mit dem Gebrauch einer positiven Redeweise um, welche die einzige Kommunikationsweise ist, die Sie nutzen sollten, um einen Rückweisungsbrief zu schreiben.
• Behalten Sie ein einfaches Format für den Rückweisungsbrief: zeigen Sie Anerkennung, kündigen Sie die Nachricht kurz an, erklären Sie warum, bieten Sie Hilfe an, schließen Sie die Nachricht hochachtungsvoll ab.
• Benutzen Sie empathische Argumente um zu zeigen, dass Sie die Gefühle des Kunden verstehen (z.B. Ich verstehe vollkommen, dass …, Ich kann mir vorstellen, wie frustrierend es sein muss, dass …, etc.)
• Liefern Sie immer eine bestimmte Erklärung, warum es nicht möglich ist eine Anfrage eines Kunden zu erfüllen (d.h. wenn etwas gegen die Richtlinien des Unternehmens geht).
• Erklären Sie Ihre Ablehnung, ohne den Kunden falsche Versprechungen zu machen (d. h. versprechen Sie nicht, in naher Zukunft ein Feature zu implementieren, wenn Sie nicht wirklich planen dies zu tun).
• Finden Sie die bestmögliche Alternative, wenn möglich. Auch wenn es für den Kunden nicht geeignet ist, wird er jedoch Ihre Mühe schätzen.
• Versichern Sie sich, dass der Kunde versteht, dass Sie Nein auf seine Anfrage sagen und nicht zu ihm persönlich.
• Falls sich die Situation ändert, lassen Sie den Kunden wissen, dass Sie nun fähig sind seine Anfrage zu erfüllen.

Wie sagen Sie Nein zu einem Kunden: 7 Rückweisungsbrief-Vorlagebeispiele

Unabhängig davon, ob Sie Angst vor einem schlechten Ruf haben, Ihre Beziehung zu einem Kunden ruinieren oder dessen Geschäft vollständig verlieren, kann die Ablehnung von Kundenanfragen eine Herausforderung sein, wenn Sie nicht wissen, wie Sie dies professionell tun können. In der Tat ist das Nein Sagen zu erlernen eine wesentliche Fähigkeit, insbesondere für diejenigen, die an Positionen mit Kundenkontakt arbeiten. Im Folgenden finden Sie einige Standardbeispiele für Rückweisungssschreiben, die Sie für Ihre Kundeninteraktionen verwenden (und personalisieren) können.

Wie sagen Sie Nein zu einer Featureanfrage eines Kunden

Wie sagen Sie Nein zu einem Kunden, der nach einem Feature fragt, das entfernt wurde

Wie sagen Sie Nein zu einem Kunden, der um einem Preisnachlass bittet

Wie sagen Sie Nein zu einem Kunden, der um eine Erstattung/Rückgabe/Austausch bittet

Wie sagen Sie Nein zu einem Kunden, der möchte, dass Sie seine Arbeit für ihn machen

Wie sagen Sie Nein zu einem Meeting mit einem Kunden

Wie sagen Sie Nein zu einem Projekt eines Kunden