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Ablehnungsanschreiben Vorlagen

So sehr jedes Unternehmen seine Kunden stets zufrieden stellen möchte, ist es nicht immer möglich, zu allen Kundenanfragen Ja zu sagen. Wenn man die Idee aufgreift, dass der Kunde immer Recht hat, ist es schwieriger herauszufinden, wie man Nein zu Kunden sagt, ohne sie zu enttäuschen oder zu verlieren. Wenn ein Kunde jedoch etwas verlangt, das nicht verfügbar, unangemessen oder einfach unmöglich zu liefern ist, sollte jeder, der an direkten Interaktionen mit Kunden beteiligt ist, genau wissen, wie er in einem höflichen Ton Nein zu Kunden sagen kann.

Wie Sie Nein zu Kunden sagen, ohne sein Geschäft zu verlieren

Wie kann ich Kundenanfragen oder -anforderungen ablehnen, , ohne Kunden wütend, frustriert oder enttäuscht zu machen? Hier einige Grundlagen, die Sie im Hinterkopf behalten sollten, wann immer Sie Ihren Kunden oder Interessenten ein Ablehnungsschreiben schreiben müssen.

  • Deuten Sie das “Nein” mit dem Gebrauch einer positiven Redeweise um, welche die einzige Kommunikationsweise ist, die Sie nutzen sollten, um einen Rückweisungsbrief zu schreiben.
  • Behalten Sie ein einfaches Format für den Rückweisungsbrief: zeigen Sie Anerkennung, kündigen Sie die Nachricht kurz an, erklären Sie warum, bieten Sie Hilfe an, schließen Sie die Nachricht hochachtungsvoll ab.
  • Benutzen Sie empathische Argumente um zu zeigen, dass Sie die Gefühle des Kunden verstehen (z.B. Ich verstehe vollkommen, dass …, Ich kann mir vorstellen, wie frustrierend es sein muss, dass …, etc.)
  • Liefern Sie immer eine bestimmte Erklärung, warum es nicht möglich ist eine Anfrage eines Kunden zu erfüllen (d.h. wenn etwas gegen die Richtlinien des Unternehmens geht).
  • Erklären Sie Ihre Ablehnung, ohne den Kunden falsche Versprechungen zu machen (d. h. versprechen Sie nicht, in naher Zukunft ein Feature zu implementieren, wenn Sie nicht wirklich planen dies zu tun).
  • Finden Sie die bestmögliche Alternative, wenn möglich. Auch wenn es für den Kunden nicht geeignet ist, wird er jedoch Ihre Mühe schätzen.
  • Versichern Sie sich, dass der Kunde versteht, dass Sie Nein auf seine Anfrage sagen und nicht zu ihm persönlich.
  • Falls sich die Situation ändert, lassen Sie den Kunden wissen, dass Sie nun fähig sind seine Anfrage zu erfüllen.

Wie sagen Sie Nein zu einem Kunden: 7 Rückweisungsbrief-Vorlagen

Unabhängig davon, ob Sie Angst vor einem schlechten Ruf haben, Ihre Beziehung zu einem Kunden ruinieren oder dessen Geschäft vollständig verlieren, kann die Ablehnung von Kundenanfragen eine Herausforderung sein, wenn Sie nicht wissen, wie Sie dies professionell tun können. In der Tat ist das Nein Sagen zu erlernen eine wesentliche Fähigkeit, insbesondere für diejenigen, die an Positionen mit Kundenkontakt arbeiten. Im Folgenden finden Sie einige Standardvorlagen für Rückweisungssschreiben, die Sie für Ihre Kundeninteraktionen verwenden (und personalisieren) können.

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Wie sagen Sie Nein zu einer Featureanfrage eines Kunden


Hi [NAME],
Thank you for emailing and bringing this feature to our attention. I could definitely understand how our customers would benefit from it.
Right now, we don’t have anything like that in place, however, we’ve actually heard that request quite a lot, so we’ll possibly implement it very soon. I’ll talk to our development team and find out if that could be added to a future release.
In the meantime, please let me know if there’s anything else that we can help you with and have a great rest of the week!
Best,
[YOUR SIGNATURE]

Wie sagen Sie Nein zu einem Kunden, der nach einem Feature fragt, das entfernt wurde


Hi [NAME],
Thanks for reaching out. This feature was removed from our product because it was slowing down the app loading time for most of our customers, including those who never used it. So we are not likely to bring it back any time soon.
I totally understand that it must be frustrating for you to lose a feature you relied on. But if needed, I could recommend you an alternative tool that has it. Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Wie sagen Sie Nein zu einem Kunden, der um einem Preisnachlass bittet


Hi [NAME],
Thank you for choosing [COMPANY NAME]. We’re happy that you’ve decided to buy our product and we can’t wait to have you on board!
Regarding your discount request, unfortunately, we won’t be able to offer you a discount at the moment. We believe that our service offers more value for your money and besides, it would be unfair to our other customers if we make an exception.However, we do run promotions sometimes, you can find them on our website at [LINK], or you can subscribe to our monthly newsletter to be up-to-date with our future offerings.
Please let me know if you would like me to add your email to our mailing list.
Best,
[YOUR SIGNATURE]

Wie sagen Sie Nein zu einem Kunden, der um eine Erstattung/Rückgabe/Austausch bittet

Dear [NAME],
Unfortunately, I’m unable to process your refund/ return/ exchange request because the product has been damaged after the delivery.
I understand this is not the message you wanted to hear and it must be disappointing given that you didn’t get to use it much.
We do accept this damage was most likely caused unintentionally, so as a gesture of goodwill we’d be happy to provide you with a 20% discount off your future purchase. Simply use this code: [NAME] to redeem it.
If you have any questions, please let me know. I will always do whatever I can to assist you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Wie sagen Sie Nein zu einem Kunden, der möchte, dass Sie seine Arbeit für ihn machen

Hi [NAME],
I have attached a short instruction that will walk you through the process of doing X. You can easily get this ready in less than no time.
In case you do face any difficulties, please don’t hesitate to reach me. We can get on a call and I will guide you step by step.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Wie sagen Sie Nein zu einem Meeting mit einem Kunden

Hi [NAME],
I’m so glad you’re interested in cooperating with our company on your new project.
As much as I’d love to meet to personally, I’m unfortunately unavailable to travel this week due to existing commitments and can’t give you the time you deserve to discuss this further.
However, I’m happy to start the conversation now via email if that works for you?
[DETAILS YOU PLANNED ON DISCUSSING]
Would love to hear your thoughts on this. And if you’d prefer to discuss in person, I’m available [DATES] and would be happy to talk more about it then.
Thanks for understanding,
[YOUR SIGNATURE]

Wie sagen Sie Nein zu einem Projekt eines Kunden

Hi [NAME],
Thanks a lot for sending us the details of [PROJECT NAME], it really sounds like a great opportunity!
However, after reading through the proposal and having a discussion with my team, we’ve decided that unfortunately we won’t be able to take on this project.
Though we’d love to move forward with this, at this moment we simply don’t have enough resources that this project deserves.
Should things change in the nearest future, I will definitely be in tough and let you know.
Best regards,
[YOUR SIGNATURE]

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Ablehnungsanschreiben?

Ein Ablehnungsanschreiben ist ein formeller Brief, der eine/n Bewerber/in darüber informiert, dass er/sie nicht eingestellt werden wird.

Was sagt man in einem Ablehnungsanschreiben?

Der Brief sollte die Hauptgründe, warum der Bewerber nicht eingestellt wird, kurz zusammenfassen. Am Ende des Briefes sollten Sie sich bedanken. Außerdem sollte das Ablehnungsanschreiben innerhalb einer Woche nach dem Bewerbungsgespräch versendet werden.

Wie verfasst man ein gutes Ablehnungsanschreiben?

Der Brief sollte direkt an den Bewerber adressiert und in der dritten Person verfasst sein. Er sollte professionell, höflich und kurz sein.

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