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E-Mail-Vorlagen für Entschuldigungen

Jedes Unternehmen macht irgendwann Fehler. In den meisten Fällen ist eine einfache, professionelle Entschuldigungs-E-Mail fähig, die Meinung des Kunden positiv zu beeinflussen und die Beziehung zu ihm aufrecht zu erhalten. Egal, was passiert ist und wer die Schuld dafür trägt, ein gut verfasster, zeitgerechter Entschuldigungsbrief kann eine negative Kundenerfahrung effektiv in eine positive verwandeln, während die Kundenbindung erhöht wird und die Abwanderung reduziert wird.

Laut einem Bericht von RightNow sind 63% der Konsumenten bereit, nach einer schlechten Erfahrung zu einem Unternehmen zurückzukehren, wenn sie eine Entschuldigung/Richtigstellung von einem Vorgesetzten/Leiter erhalten haben. Andererseits kann es die Lage verschlechtern, wenn keine Entschuldigung oder eine schlechte Entschuldigung angeboten wird. Unten finden Sie einige Tipps, wie man eine effiziente Entschuldigungs-E-Mail an Kunden verfasst, zusammen mit 10 fertigen Vorlagen für Entschuldigungsbrief-Vorlagen, die Sie nutzen können, wenn Sie auf eine ähnliche Situation treffen und sich im Namen Ihres Unternehmens entschuldigen müssen.

Wie man eine Entschuldigungs-E-Mail an Kunden schreibt

  • Machen Sie deutlich, dass Sie sich für die Situation entschuldigen, ohne jemanden anzuklagen.
  • Gestehen Sie den Fehler ein und übernehmen Sie die Verantwortung, selbst wenn es nicht Ihre Schuld war.
  • Erkennen Sie die negativen Emotionen, Gefühle und den Ärger des Kunden an.
  • Seien Sie ehrlich. Beschreiben Sie, was falsch lief und was das Problem verursachte.
  • Beschreiben Sie einen klaren Lösungsplan und erklären Sie, was Sie tun werden oder getan haben, um die Dinge richtig zu stellen.
  • Beschreiben Sie die Schritte, die unternommen werden, um dafür zu sorgen, dass der Fehler nicht erneut passiert.
  • Bieten Sie eine Rückerstattung oder andere angemessene Kompensation an, wenn dies sinnvoll ist.
  • Personalisieren Sie Ihre Entschuldigung, wenn möglich.
Entschuldigungss-E-Mail-Vorlage von Kukuruza
Entschuldigungss-E-Mail-Vorlage von Kukuruza

10 E-Mail-Vorlagen für Entschuldigungen

Ob Sie mit beschädigten Produkten, Rechnungsproblemen, Dienstausfällen, negativen Erfahrungen mit dem Kundensupport oder einem anderen Thema zu tun haben, mit einer soliden E-Mail-Vorlage für Entschuldigungen können Sie schnell und umfassend reagieren, wenn etwas schief läuft. Hier sind 10 E-Mail-Vorlagen für verschiedene Situationen, in denen es angemessen wäre, sich Kunden gegenüber zu entschuldigen.

Entschuldigungs-E-Mail über ein nicht zufrieden stellendes Produkt

Entschuldigungs-E-Mail über Produktprobleme im Saas-Bereich

Entschuldigungs-E-Mail über eine negative Erfahrung mit dem Kundensupport

Entschuldigungs-E-Mail über einen Dienstausfall

Entschuldigungs-E-Mail über einen Rechnungsfehler

Entschuldigungs-E-Mail über Webseitenprobleme 

Entschuldigungs-E-Mail über Lieferschwierigkeiten

Entschuldigungs-E-Mail über einen Produktrückruf

Massen-Entschuldigungs-E-Mail

 Follow-up-Entschuldigungs-E-Mail

Da Sie jetzt wissen, wie man sich für Fehler entschuldigt, können Sie mehr darüber erfahren, wie man eine Kundenanfrage höflich ablehnt.

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