Wie man höflich ablehnt

Es ist ein natürliches menschliches Bedürfnis, gemocht zu werden und nach der Bestätigung anderer zu streben. Aber leider sind wir uns manchmal uneinig, müssen etwas ablehnen und zu einer Person Nein sagen. Dies kann sehr schwer sein für Menschen, die vor den Konsequenzen Angst haben und von allen gemocht werden wollen. Hier sind also einige Wege, um höflich abzulehnen, egal ob es für die Arbeit ist, wie zum Beispiel im Kundenservice oder anderen täglichen Situationen.

Diese Tipps sind gut für E-Mails, persönliche Gespräche, über das Telefon, in einer Chat-App oder einer anderen Situation, in der Sie eine Anfrage ablehnen müssen.

Entschuldigen Sie sich zuerst

Dies scheint ein komischer erster Ratschlag zu sein, besonders wenn Sie nichts falsch gemacht haben. Wenn Sie sich jedoch entschuldigen, bevor Sie Nein sagen, erhalten Sie einige Vorteile. Ihr Gegenüber weiß sofort, dass schlechte Neuigkeiten folgen. Außerdem zeigen Sie Mitgefühl, was die Ablehnung etwas dämpfen kann. So lehnt man höflich ab.


I’m sorry, but we had to refuse your request to move to another department.

Reden Sie nicht um den heißen Brei herum

Wenn Sie eine komplizierte Antwort auf eine Frage geben, die letztendlich in einer Ablehnung endet, können zwei Dinge passieren.

Ihr Gegenüber könnte aufgrund Ihrer detaillierten Antwort denken, dass Sie lügen.

Oder die andere Person bringt Sie dazu, zuzustimmen, weil sie eine Schwachstelle in Ihrer Antwort gefunden hat.

Anstatt also eine zehnminütige Antwort zu geben, sagen Sie einfach Nein. Machen Sie es schnell und schmerzfrei. Dies ist ehrlicher und es macht es unwahrscheinlicher, dass es später zu Problemen kommt.

Anstatt zu sagen: “Es tut mir leid, ich kann dich morgen nicht zum Bahnhof bringen, weil meine Tochter Schwimmunterricht hat. Wenn sie den Unterricht verpasst, verliert sie ihre Chance Landesmeister zu werden.

Sagen Sie es einfach…


I’m sorry but I can’t help you, I have something planned out for tomorrow.

Verwenden Sie das richtige Wort

Manchmal wird die Situation nur verschlechtert, wenn Sie nicht direkt sind. Anstatt nach Wegen zu suchen, um die Nachricht schmerzlos zu überbringen, sollten Sie einfach ehrlich zu Ihrem Gegenüber sein.


No, I’m afraid I can’t do that for you.
OR
That’s not possible at the moment.
OR
I would rather not get into that kind of situation.

So weiß die andere Person eindeutig, dass Ihre Antwort negativ ist. Dies ist die einfachste Lösung, aber auch die riskanteste, da sie als stumpf oder zu direkt aufgefasst werden kann.

Wenn es sein muss, sagen Sie zweimal NEIN

Manchmal lassen Leute nicht locker, nachdem Sie schon einmal abgelehnt haben. Sie könnten denken, dass Sie sich eventuell noch umentscheiden oder nach einer Weile nachgeben. Verstärken Sie Ihre negative Antwort ganz einfach (und höflich).


As I said, I’m afraid I can’t help you at the moment.
OR
As I previously mentioned, we don’t give discounts to seniors.

Leiten Sie die Person an jemand anders weiter

Eine Situation, in der Leute kein Problem mit einer Nein-Antwort haben ist, wenn Sie sie an jemand anders weiterleiten, der ihnen weiterhelfen kann. So fassen sie es nicht als Ablehnung auf, sondern als Hilfe, um mit dem Problem Fortschritt zu machen. Natürlich sollten Sie zuerst sicherstellen, dass die Person, an die Sie sie senden, tatsächlich behilflich sein kann.


I can’t help you at the moment since I’m not an expert on tax, but Susan from accounting can give you a hand.
OR
While I can’t solve this problem immediately, I can connect you with someone from customer service to help you out.

Spiegeln Sie die Anfrage

Eine der besten Taktiken, um mit einer negativen Antwort durchzukommen ist, die selbe Position als das Gegenüber einzunehmen. Bei einer schwierigen Situation (oder Person) kann dies helfen, um die Antwort weniger negativ erscheinen zu lassen. Genau wie im vorherigen Szenario sollten Sie Ihre Ablehnung höflich überbringen.


You’re right, we did take too long when processing your request. However, I cannot help you at this time.
OR
It’s true that we haven’t done enough for your case. However, I don’t think we can really help you out with your request.

Bieten Sie eine Alternative an

Natürlich fühlt sich eine Nein-Antwort für Ihr Gegenüber nicht gut an. Wenn Sie ihm jedoch eine Alternative vorschlagen, die genauso gut scheint, akzeptiert es die gesamte Situation vielleicht besser.


I’m afraid I can’t give you a discount on a premium plan, but I can give you another month of free trial.

Dies ist nicht immer möglich, da es manchmal keine Alternativoption gibt. Bedenken Sie außerdem, dass eine Alternative zu weiteren unnötigen Diskussionen führen kann.

Melden Sie sich später nochmal

Oft kann eine Anfrage einfach nicht erfüllt werden. Vielleicht wissen Sie nicht, ob es möglich ist, Sie benötigen die Genehmigung einer anderen Person oder es gibt andere Gründe. Dann sollten Sie der Person mitteilen, dass Sie es überprüfen und sich später melden werden. Natürlich müssen Sie sich dann auch tatsächlich melden.


I can’t tell you where your shipment is at the moment, but I will check up on that and let you know sometime tomorrow if that works for you.
OR
While I can’t help you out at the moment, you can check back tomorrow and see if we have any more of those shoes in stock.

Beispiel aus dem wahren Leben

Wie lehnt man eine Einladung ab?

Sehen wir uns ein spezifisches Beispiel an. Wie lehnt man eine Hochzeitseinladung ab? Wenn Sie nicht an einer Hochzeit teilnehmen können oder möchten, kann es oft schwer sein, richtig abzulehnen.

Wie man eine Hochzeitseinladung ablehnt – Beispiele:


Thank you so much for the invitation. Unfortunately, I am unable to attend. Congratulations to both of you. Have a lovely day!
OR
I am sorry, but I cannot make it in person. Would love to celebrate with both of you when we get the chance. Anyways, congrats to both of you!

Fazit

Nein zu sagen oder höflich abzulehnen ist eine große Herausforderung, egal in welcher Situation, mit welcher Person oder in welcher Sprache. Diese Tipps helfen Ihnen dabei, einfacher NEIN zu sagen und unangenehme Situationen mit Ihrem Gegenüber zu vermeiden. Wenn Sie mehr erfahren möchten, sehen Sie sich unseren Artikel über die Kundenkommunikation an.

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