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Wachstum

Eine E-Mail an VIPs verfassen: Do’s und Dont’s

Andrej Csizmadia

Andrej Csizmadia

Zuletzt verändert am June 15, 2021 bei 7:53 pm

Sie sind bereits automatisch im Nachteil, denn, die einzigen Menschen, die qualifiziert sind, VIPs zu betreuen, sind diejenigen, die es ständig tun. Der beste und einzige Weg, um zu lernen, wie man mit VIPs spricht, ist durch eigene Erfahrung mit VIPs. Glücklicherweise können Sie mit den Tipps und Ratschlägen in diesem Artikel lernen, E-Mails an VIPs zu schreiben und hoffentlich einige Antworten zu erhalten, von denen Sie lernen können. Dieser Artikel hilft Ihnen, es vorzutäuschen, bis Sie es gemeistert haben.

Eine E-Mail an VIPs verfassen: Do’s und Dont’s

Nehmen Sie keine Ratschläge von Freunden und Familie an

Jeder mit Erfahrung in der obersten Stufe eines Unternehmens wird Ihnen sagen, dass der Rat Ihrer Freunde und Familie wahrscheinlich der schlechteste Rat sein wird, wenn es um den Umgang mit VIPs geht. Was oft als “Hausverstand” bezeichnet wird, ist in Wahrheit meist Quatsch.

Zum Beispiel hat in dem Buch Der Millionär von nebenan eine Forschungsgruppe mehrere Millionäre dazu eingeladen, an einem Gruppeninterview teilzunehmen. Die Millionäre waren alle selbst für Ihren Reichtum verantwortlich, also Self-Made. Das Forschungsteam stellte Kaviar, Wachteleier und Austern bereit, jedoch aß kaum jemand davon, außer das Forschungsteam selbst.

Warum? Weil die Forscher im Umgang mit den VIPs ihren vermeintlichen “Hausverstand” befolgten. Sie vergassen, dass diese Self-Made-Millionäre mit Bohnen aus der Dose und kleingeschnittenen Würstchen aufwuchsen. Die Forscher dachten, dass der Millionärstatus die Persönlichkeiten dieser Menschen verändert hätte.

Nehmen Sie nur Ratschläge von Menschen an, die echte Erfahrungen mit VIPs gemacht haben. Die oben erwähnten Forscher sind nun Menschen, die Sie um Rat bieten könnten, da sie bereits eine Begegnung mit VIPs hatten und eine wertvolle Lektion gelernt haben.

Eine E-Mail an VIPs verfassen: Do’s und Dont’s

Versuchen Sie nicht, “Sie selbst zu sein”

Einfach Sie selbst zu sein ist der schlechteste Vorschlag, den man geben kann. Sie müssen kein Roboter sein, sie müssen keine sterilen Inhalte schreiben und Sie müssen nicht klinisch sein. Andererseits sollten Sie auch nicht Ihre Persönlichkeit zeigen.

Wenn Sie auch nur einen kleinen Teil Ihrer Persönlichkeit zeigen, sollten Sie das nur einmal tun und am Besten am Ende oder in dem PS-Abschnitt. Ein einfaches Kommentar, wie, ”Und meine Mutter hat immer gesagt, mit [Aufgabe] verschwende ich meine Zeit.”

Zum Beispiel:

P.S. Ich habe allen 36 Kinder-TV-Stars Einladungen zugesendet (und meine Mutter hat mir als Kind immer gesagt, die Power Rangers anzusehen sei eine Zeitverschwendung). 

Eine E-Mail an VIPs verfassen: Do’s und Dont’s

Formulieren Sie natürlich und freundlich

Der Schlüssel ist, natürlich zu schreiben, ihre E-Mail kurz zu halten und schnell auf den Punkt zu bringen. Was nicht natürlich erscheint, ist eine Menge Gequatsche. Manche Menschen schreiben oft sehr ausführlich, weil es sich ihrer Meinung nach gut anhört. Das Problem ist jedoch, dass dem Leser schnell langweilig wird und er genervt ist. Schreiben Sie in einer natürlichen Sprache, seien Sie freundlich und halten Sie die Nachricht kurz und bündig.

Vergessen Sie nicht Ihre Manieren

Ja, Sie müssen sehr gut auf Ihre Manieren achten, jedoch ist die Balance zwischen Höflichkeit und Übertreibung sehr wichtig. Seien Sie sehr höflich, wenn Sie jedoch zu weit gehen, hört sich Ihre E-Mail an, als wäre Sie von einer Person geschrieben, die nicht sehr gut Deutsch spricht. Unten ist ein Beispiel einer angemessen höflichen E-Mail.

Zum Beispiel:

FAO – William Shatner

Ich hoffe es geht Ihnen gut. Ich und meine Kollegen würden Sie gerne offiziell als VIP-Mitglied in die Canadians Appreciation Society einladen.

Hochachtungsvoll

Carl Carlson

Eine E-Mail an VIPs verfassen: Do’s und Dont’s

Versuchen Sie nicht, dem VIP etwas zu verkaufen

Man muss kein VIP sein, um zu erkennen, wenn einem jemand etwas verkaufen möchte. Jeder, der E-Mail benutzt, kennt den Unterschied zwischen einer wichtigen E-Mail und jemandem, der nur etwas verkaufen möchte.

Das Schlimmste, was Sie im Umgang mit VIPs tun können ist, zu versuchen, ihnen etwas zu verkaufen. Wenn Sie etwas von dem VIP wollen, halten Sie die Nachricht kurz, knapp und bringen Sie sie sofort auf den Punkt. Reden Sie nicht um den heißen Brei herum. Sie sind nicht die erste Person, die danach fragt und Sie werden nicht die Letzte sein.

Ziehen Sie Schreibdienste in Betracht

Wenn Sie wahrlich nicht weiterwissen und keine Einfälle mehr haben, probieren Sie doch einen Schreibdienst aus. Testen Sie vielleicht ein paar E-Mail-Skripts, um zu sehen, ob es Ihrer Kreativität hilft. Wenn Sie jedoch wahrlich feststecken, können Sie das Verfassen der E-Mail den Profis überlassen. Es ist besser, einen Schreibdienst einzustellen, als eine unterdurchschnittliche E-Mail zu versenden und sich zu blamieren.

Befolgen Sie unsere Checkliste

Vergessen Sie nicht, höflich und professionell zu bleiben. Mehr wird nicht von Ihnen erwartet, besonders, wenn Sie die Person nicht persönlich kennen. Die inkorrekte Verwendung von Wörtern frustriert die meisten VIPs wahrscheinlich mehr als andere Menschen, überprüfen Sie also nochmals, ob Sie bestimmte Wörter richtig verwendet haben. Selbst einfache Phrasen wie “Das macht Sinn” werden gebildete VIPs nerven. Sie wissen, dass es korrekt nur “Das ergibt Sinn” heißen kann und sind frustriert, wenn Sie es falsch verwenden. Wenn Sie noch immer etwas unsicher sind, können Sie unsere nachstehende Checkliste befolgen.

  • – Nehmen Sie keinen Rat von Freunden und Familie an
  • + Formulieren Sie natürlich und freundlich
  • – Versuchen Sie nicht, “Sie selbst zu sein”
  • + Vergessen Sie nicht Ihre Manieren
  • – Versuchen Sie nicht, dem VIP etwas zu verkaufen

Bonus tip: Don't keep them waiting

Ensure you never keep your VIP clients waiting thanks to our SLA manager that alerts you whenever a ticket from a VIP client is received.

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Andrej Csizmadia

Andrej Csizmadia

Growth Marketer

Andy is Growth Marketer at LiveAgent. Previously, he studied International Relations and Business Diplomacy and was active as a volunteer in the world's largest student run organization, AIESEC. Running, music and reading books are his favourite free-time activities.

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