Vorlagen für Help-Desk-Anforderungsformulare

Vorlagen für Help-Desk-Anforderungsformulare

LiveAgent Help Desk Customer Service

Ein guter Kundenservice für Ihre Kunden reicht nicht aus, um sich auf einem überfüllten Markt hervorzuheben. Diese Regel gilt sowohl für B2C- als auch B2B-Unternehmen sowie für diejenigen, die notwendige Waren, Luxusprodukte oder Software verkaufen.

Warum? Weil heutzutage Käufer höhere Erwartungen haben und an personalisierte und positive Erfahrungen gewöhnt sind. Diese positiven Erfahrungen sind eng mit einem der Prinzipien des modernen Kundenservice verbunden – dem Omnichannel-Kundensupport.

Die Rolle des Omnichannel-Kundenservice und seine Vorteile

Omnichannel-Kundensupport bedeutet, für Ihre Kunden auf verschiedenen Kommunikationskanälen verfügbar zu sein und auf jedem Kanal das gleiche Supportniveau zu bieten. Daher sollte ein Omnichannel-Support es Kunden ermöglichen, den Kommunikationskanal (von Telefon zu E-Mail oder Social Media und Live-Chat) nahtlos zu wechseln, ohne ihre Probleme und Fragen verschiedenen Support-Agenten wiederholen zu müssen.

Die Hauptvorteile des Omnichannel-Kundenservice sind neben der offensichtlichen Verbesserung der Kundenerfahrung:

1. Mehr über Ihre Kunden erfahren

Die Kommunikation mit Kunden über verschiedene Kanäle ihrer Wahl kann Ihnen helfen, ihre Bedürfnisse, Wünsche, Erwartungen und Probleme besser zu verstehen. Die Kommunikation mit ihnen über mehrere Kanäle ist eine großartige Möglichkeit, sie kennenzulernen und Ihre Bereitschaft zu zeigen, sie komfortabel zu machen.

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2. Sammeln von Erkenntnissen über Ihre Produkte oder Dienstleistungen

Sie können viele wertvolle Erkenntnisse und unbezahlbares Feedback über Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung sammeln, während Sie mit Kunden auf verschiedenen Plattformen kommunizieren. Normalerweise sind Kunden eher bereit, ihre Meinungen über Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung auf einem Kanal zu teilen, der sich für sie natürlicher anfühlt. Mit “natürlicher” meinen wir zum Beispiel Social-Media-Nachrichten oder E-Mail im Gegensatz zu Kundenzufriedenheitsumfragen oder Pop-up-NPS-Fragen.

3. Verbesserung der Produktivität und Leistung von Agenten

Es mag unmöglich erscheinen, aber das Angebot von Omnichannel-Kundenservice macht die Arbeit Ihrer Agenten tatsächlich einfacher und schneller. Wie? Weil das Angebot von Omnichannel-Support ein Unternehmen dazu zwingt, seinen Kundenservice effizienter zu organisieren als beim Multichannel-Support. Und dank dessen können Agenten produktiver arbeiten und ihre Leistung wird sich im Laufe der Zeit verbessern.

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4. Erhebliche Einsparungen bei den Kundenservice-Kosten

Das Angebot von Omnichannel-Kundenservice bedeutet erhebliche Einsparungen in Ihrem Kundenservice-Budget. Ein einzelner Agent kann in der gleichen Zeit mehr Anfragen lösen – dies ist direkt mit der Steigerung der Produktivität Ihres Agenten verbunden. Darüber hinaus sind Agenten weniger frustriert und ihre Arbeit ist einfacher. Dies bedeutet, dass sich ihre Motivation und Arbeitsmoral verbessern.

Help-Desk-Anforderungsformular-Vorlagen

Help-Desk-Anforderungsformular-Vorlage 1

Bitte geben Sie uns die folgenden grundlegenden Informationen. Dies hilft unserem Agenten, schneller mit Ihrer Anfrage zu beginnen.

Vorname: Nachname: Kundennummer: E-Mail: Telefonnummer:

Bitte beschreiben Sie Ihre Anfrage kurz: [Großes Textfeld]

Wann können wir Sie kontaktieren? [Kalender für den Kunden zur Auswahl eines Datums]

Wie möchten Sie kontaktiert werden? [Liste von Optionen]

[Schaltfläche] Senden Sie Ihre Anfrage

[Nachricht nach Formularübermittlung] Vielen Dank, dass Sie das Formular ausgefüllt haben. Wir werden so bald wie möglich/in [X] Minuten/heute/usw. mit Ihrer Anfrage beginnen.

Help-Desk-Anforderungsformular-Vorlage 2

Bitte füllen Sie die folgenden Felder aus und beschreiben Sie Ihr Problem. Wir helfen Ihnen gerne!

Vor- und Nachname: Kundennummer:

Welche Abteilung möchten Sie kontaktieren? [Dropdown-Liste der verfügbaren Abteilungen]

Wie können wir Ihnen helfen? Beschreiben Sie Ihre Anfrage: [Großes Textfeld]

Wie lange können Sie auf unseren Kontakt warten? [X Minuten/X Stunden/X Arbeitstage]

[Schaltfläche] Senden Sie eine Anfrage

[Nachricht nach Formularübermittlung] Wir haben gerade Ihre Anfrage erhalten, und unsere Agenten werden in Kürze daran arbeiten.

Help-Desk-Anforderungsformular-Vorlage 3

Füllen Sie das folgende Formular aus, um uns zu helfen, Ihnen schneller zu helfen. Es dauert nur bis zu [X] Minuten.

Vorname: Nachname: E-Mail-Adresse: Bestellnummer*:

Wann haben Sie zuletzt von einem unserer Service-Agenten kontaktiert? [Kalender für den Kunden zur Auswahl eines Datums]

Bitte beschreiben Sie Ihre Anfrage. Seien Sie so spezifisch wie möglich. [Großes Textfeld]

[Schaltfläche] Klicken Sie hier, um Ihre Anfrage zu senden

  • Sie finden diese Bestellnummer in der Bestätigungs-E-Mail, die wir nach Ihrer Bestellung gesendet haben.

[Nachricht nach Formularübermittlung] Ihre Anfrage wurde gerade gesendet. Wir werden heute mit Ihrer Anfrage beginnen.

Entwerfen Sie Ihre eigenen Vorlagen

LiveAgent gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre eigenen benutzerdefinierten E-Mail-Vorlagen zu entwerfen und damit Ihren Kundenservice zu verbessern. Neugierig auf alle Möglichkeiten? Probieren Sie LiveAgent aus oder vereinbaren Sie eine Demo, um zu sehen, wie Sie angepasste Anforderungsformulare erstellen können, die am besten für Ihr Unternehmen funktionieren.

Häufig gestellte Fragen

Wie lang sollte ein Help-Desk-Anforderungsformular sein?

Help-Desk-Anforderungsformulare sollten so kurz wie möglich sein. Sie sollten nur die wichtigsten Felder enthalten, wie Kundendaten (Vor- und Nachname, E-Mail, Telefonnummer falls erforderlich), ein großes Textfeld, in dem der Kunde seine Anfrage beschreiben kann, und eine Schaltfläche 'Absenden'. Wenn Ihre Kundenservice-Abteilung komplexer ist und aus mehreren Teams besteht, sollten solche Formulare auch eine Dropdown-Liste enthalten, in der ein Kunde auswählen kann, welches Team er kontaktieren möchte. Sie können auch andere Dropdown-Listen hinzufügen, aber denken Sie daran, dass das Formular so kurz und einfach wie möglich sein sollte.

Welche Sprache sollte in einem Help-Desk-Anforderungsformular verwendet werden?

Ähnlich wie bei der Länge und Struktur eines Help-Desk-Anforderungsformulars muss ein Formular in einer leicht verständlichen Sprache geschrieben sein. Verwenden Sie Aussagen, die verständlich sind und mit denen Ihre Kunden vertraut sind. Vermeiden Sie Fachjargon oder technische Sprache, verzichten Sie auf Phrasenverben oder komplexe, zusammengesetzte Sätze. Denken Sie daran, dass Ihre Kunden beschäftigt sind, daher sollten sie Ihr Formular in Minuten oder sogar Sekunden ausfüllen können, ohne Zeit damit zu verbringen, Ihren Unternehmens-Code zu interpretieren.

Wie schnell sollte ich auf ein eingereichte Anforderungsformular antworten?

Die einfache Antwort auf diese Frage ist: so schnell wie möglich, aber wir wissen, dass das leichter gesagt als getan ist. Die Zeit, die erforderlich ist, um auf eine Kundenanfrage zu antworten, sollte intern in Ihrem Kundenservice-Team festgelegt und, wenn möglich, durch eine von Kundenservice-Agenten unterzeichnete Service Level Agreement (SLA) bestätigt werden. Die Reaktionszeiten können je nach Branche und Unternehmen unterschiedlich sein und hängen von vielen Variablen ab. Diese Variablen können die Anzahl der Agenten in einem Kundenservice-Team, die Menge der in einem bestimmten Zeitraum eingereichten Help-Desk-Tickets, die Komplexität von Kundenanfragen, das Automatisierungsniveau Ihrer Help-Desk-Operationen und die Qualität Ihrer Kundenservice-Software umfassen, um nur einige zu nennen. Unabhängig von den internen Bedingungen in Ihrem Team sollten Ihre Kundenservice-Agenten danach streben, Kundenanfragen so schnell wie möglich nach ihrer Einreichung zu beantworten, wobei die besten Interessen Ihrer Kunden im Auge behalten werden.

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