Vorlagen für Helpdesk-Anfrageformulare
Vorlagen für Helpdesk-Anfrageformulare können Unternehmen dabei helfen, Kundenservice in verschiedenen Kommunikationskanälen anzubieten und personalisierte Erfahrungen zu bieten. Außerdem können diese Vorlagen Zeit sparen und die Kundenzufriedenheit erhöhen.
Die Lieferung von gutem Kundenservice ist nicht genug, um in einem überfüllten Markt herauszustechen. Diese Regel gilt für B2C- und B2B-Unternehmen, sowie für jene, die notwendige Güter, Luxusprodukte oder Software verkaufen.
Warum? Weil Käufer heutzutage höhere Erwartungen haben und oft an personalisierte und positive Erfahrungen gewohnt sind. Diese positiven Erfahrungen haben eine starke Verbindung zu einem der Prinzipien im modernen Kundenservice – dem Kundensupport auf allen Kanälen.
Die Rolle des Kundensupport auf allen Kanälen und seine Vorteile
Kundensupport auf allen Kanälen bedeutet, dass Sie sich Ihren Kunden auf verschiedenen Kommunikationskanälen zur Verfügung stellen und das gleiche Niveau an Support auf jedem Kanal anbieten. Darum sollte der Support auf allen Kanälen (von Telefon zu E-Mail oder sozialen Medien und Live-Chat) reibungslos ablaufen, ohne dass das Problem und Fragen mehrmals für verschiedene Support-Angestellte wiederholt werden müssen.
Die Hauptvorteile von Kundensupport auf allen Kanälen, abgesehen davon, dass die Kundenerfahrung natürlich verbessert wird, enthalten:
1. Sie erfahren mehr über Ihre Kunden
Wenn Sie sich mit Kunden über verschiedene Kanäle ihrer Wahl verbinden, können Sie ihre Bedürfnisse, Wünsche, Erwartungen und Probleme besser verstehen. Die Interaktion mit Kunden über mehrere Kanäle ist ein toller Weg, um sie besser kennenzulernen. Sie können Ihre Bereitschaft zeigen, Kunden eine angenehme Erfahrung zu ermöglichen.
2. Sammlung von Einblicken über Ihre Produkte oder Dienste
Sie können viele wertvolle Einsichten und Feedback über Ihre Produkte oder Dienste sammeln, während Sie sich mit Kunden auf verschiedenen Plattformen verbinden. Kunden sind meist bereit, ihre Meinung über Ihre Produkte oder Dienste auf einem Kanal zu äußern, auf dem sie sich wohl fühlen. Damit meinen wir zum Beispiel Nachrichten auf sozialen Medien oder E-Mail anstatt Kundenzufriedenheits-Umfragen oder Pop-Up-NPS-Fragen.
3. Verbesserung der Produktivität und Leistung von Angestellten
Es mag unmöglich erscheinen, aber das Angebot eines Omnichannel-Kundenservice macht die Arbeit Ihrer Agenten tatsächlich einfacher und schneller. Wie? Denn das Anbieten von Omnichannel-Support verlangt von einem Unternehmen, seinen Kundenservice im Vergleich zum Multichannel-Support effizienter zu organisieren. Und dank dessen können Agenten produktiver arbeiten und ihre Leistung wird sich mit der Zeit verbessern.
4. Erhebliche Ersparnisse im Kundenservice
Das Angebot von Kundenservice auf allen Kanälen sorgt für erhebliche Ersparnisse in Ihrem Kundenservice-Budget. Ein einziger Angestellter kann mehrere Anfragen auf einmal bearbeiten, was einen direkten Einfluss auf die Angestelltenproduktivität hat. Außerdem werden Angestellte weniger frustriert und ihre Arbeit wird leichter. Das bedeutet wiederum, dass ihre Motivation und Arbeitsmoral steigt.
Vorlagen für Helpdesk-Anfrageformulare
Vorlage für Helpdesk-Anfrageformulare 1
Please provide us with the basic information below. It will help our agent start working on your request faster.
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Vorlage für Helpdesk-Anfrageformulare 2
Please fill out the fields below and describe your problem. We’ll be happy to help!
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Client no.:
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How can we help? Describe your request:
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Vorlage für Helpdesk-Anfrageformulare 3
Fill out the form below to help us assist you faster. It will only take you up to [X] minutes.
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Please describe your request. Be as specific as possible.
[Long text field]
…
[Button] Click here to send your request
* You can find this order no. in the email confirmation we sent after you placed the order.
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Your request has just been sent. We will start working on your request today.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange sollte ein Helpdesk-Anfrageformular sein?
Helpdesk-Anfrageformulare sollten so kurz wie möglich sein. Sie sollten die wichtigsten Felder, wie Kundendaten (Vor- und Nachname, E-Mail, Telefonnummer, falls nötig), ein großes Textfeld, in welchem der Kunde die Anfrage beschreiben kann und eine “Senden”-Schaltfläche enthalten.
Wenn Ihre Kundenservice-Abteilung komplexer ist und aus mehreren Teams besteht, sollten diese Formulare auch eine Drop-Down-Liste enthalten, aus welcher Kunden das Team wählen können, welches sie kontaktieren möchten. Sie können auch andere Drop-Down-Listen einfügen. Vergessen Sie jedoch nicht, dass das Formular so kurz und einfach wie möglich gehalten werden sollte.
Welcher Sprachton sollte in Helpdesk-Anfrageformularen verwendet werden?
Ähnlich der Länge und Struktur eines Helpdesk-Anfrageformulars muss ein Formular in einer leicht verständlichen Sprache verfasst sein. Verwenden Sie verständliche Aussagen, die Ihren Kunden bekannt sind. Vermeiden Sie die Verwendung von Jargon oder Fachsprache, vermeiden Sie die Verwendung von Phrasalverben oder komplexen zusammengesetzten Sätzen. Denken Sie daran, dass Ihre Kunden beschäftigt sind, sodass sie Ihr Formular innerhalb von Minuten oder sogar Sekunden absenden können, ohne Zeit damit verbringen zu müssen, Ihren Unternehmenscode zu interpretieren.
Wie schnell sollte ich auf ein eingesendetes Anfrageformular antworten?
Die einfache Antwort auf diese Frage ist, so schnell wie möglich. Das ist natürlich einfacher gesagt, als getan. Die benötigte Zeit, um auf eine Kundenanfrage zu antworten sollte innerhalb Ihres Kundenservice-Teams festgelegt werden und wenn möglich, von einer von Kundenbetreuern unterschriebenen Dienstgütevereinbarung (SLA) bestätigt werden. Antwortzeiten variieren in jeder Branche und von Unternehmen zu Unternehmen. Sie hängen von verschiedenen Faktoren ab.
Dies Faktoren sind beispielsweise die Zahl der Angestellten im Kundenservice-Team, die Anzahl der eingesendeten Helpdesk-Tickets in einem bestimmten Zeitraum, die Komplexität der Kundenanfragen, das Niveau der Automatisierung der Helpdesk-Abläufe und die Qualität der Kundenservice-Software, um einige zu nennen.
Unabhängig von den internen Bedingungen in Ihrem Team, sollten Ihre Kundenservice-Angestellten darauf abzielen, Kundenanfragen im besten Interesse des Kunden und sobald sie eintreffen zu bearbeiten.
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