Kundendienstvorlagen

Eine Studie der Gartner Group behauptet, dass 80% der zukünftigen Umsätze eines Unternehmens von 20% seiner Kunden stammen.

Außerdem geben zufriedene Kunden fast 70% mehr im dritten Jahr aus, als im ersten Jahr.

Die Lieferung von qualitativem Kundenservice erfordert Zeit. Hier kommen Kundenservice-Vorlagen ins Spiel. In diesem Artikel sprechen wir über ein breites Spektrum an Vorteilen, die mit Kommunikationsvorlagen einhergehen und einige wertvolle Tipps, die Sie einbauen können, um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Wieso sollten Sie also Kundendienstvorlagen verwenden?

Gesparte Zeit

Man kann annehmen, dass Ihre Kundenbasis zu Ihrer Kundensupport-Abteilung Kontakt aufnimmt, um diverse Probleme zu lösen. Sagen wir es gib 4-5 häufige Probleme, die 80% der Kapazität Ihrer Support-Abteilung in Anspruch nehmen.

Durch die Verwendung von Vorlagen kann sich Ihr Supportteam darauf konzentrieren, Kundenprobleme zu lösen, anstatt Zeit mit dem Tippen zu verschwenden. Es ist dennoch wichtig zu erwähnen, dass nicht alle Probleme mit Vorlagen gelöst werden können. Trotzdem sparen Sie eine Menge Zeit.

Weniger Platz für Fehler

Menschen machen oft Fehler, besonders in der Grammatik oder Rechtschreibung und das ist in Ordnung. Jedoch sollten Unternehmen versuchen, falsch geschriebene Wörter in E-Mails, Nachrichten und anderen Formen von B2C-Interaktionen zu minimieren. Kundendienstvorlagen sind eine tolle Art, um das zu erreichen.

Indem Sie eine Reihe hochqualitativer Vorlagen entwickeln, stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden immer makellose E-Mails erhalten, die vorher von Top-Bearbeitungsdiensten überprüft wurden, um über ihre Probleme zu sprechen.

Angestelltenzufriedenheit

Wenn es eine Möglichkeit gibt, unnötige Aufgaben für Ihre Angestellten zu eliminieren, werden diese es bestimmt zu schätzen wissen. Mitarbeiter lieben es, wenn Arbeitgeber ihre Zeit respektieren und es ihnen möglich machen, sich auf die Dinge zu konzentrieren, die zählen.

Verbesserte Antwortzeit

Konsumenten haben hohe Erwartungen, wenn es zur Antwortzeit kommt. Laut einem Bericht von Harvard Business Review benötigt die Mehrheit der Unternehmen zu lange, um auf Kundenanfragen zu antworten. Die durchschnittliche Antwortzeit unter den getesteten Unternehmen war 42 Stunden, was ehrlich gesagt, viel zu lange ist. Eine schnelle Reaktion gibt Ihnen einen Wettbewerbsvorteil.

Einheitliche Kommunikation

Unternehmen, denen ihr Erscheinungsbild wichtig ist, achten sehr auf den Ton, in dem kommuniziert wird. Dies ist ein wichtiger Faktor, der die Kundenerfahrung im Gespräch mit einem Unternehmen definiert.

Ein tolles Beispiel ist der einheitliche Ton in der Kommunikaiton mit MailChimp, dem E-Mail-Marketingservice. Ihr ‘Leitfaden zur Stimme und Tonart’ ist einen Blick wert, um ein besseres Verständnis darüber zu erhalten, wie man Inhalte und Vorlagen verfassen sollte, die zu Ihrem Markenimage passen.

Bewährte Methoden bei Kommunikationsvorlagen

Personalisieren Sie Vorlagen

Kunden schätzen es, wenn sie als Mensch und nicht als Zahl in einer Tabelle behandelt werden. Mehr als 70% der Konsumenten drücken Frustration aus, wenn ihre Erfahrung nicht personalisiert ist. Außerdem sind sie oft bereit, Premiumraten zu bezahlen, um gut behandelt zu werden.

Bei der Verwendung einer Vorlagenachricht sollten Sie sich immer die Zeit nehmen, zumindest den Namen des Kunden einzufügen.

Logische Struktur der Namen

Als Unternehmen haben Sie Kunden, die von verschiedenen ethnischen Hintergründen stammen, was bedeutet, dass sie verschiedene Namenstrukturen kennen. Bedenken Sie diesen Punkt, wenn Sie eine Vorlagenachricht verfassen.

Sie sollten so viele Wissensdatenbank-Artikel wie möglich verfügbar machen

Es ist wichtig, Ihre Wissensdatenbank ständig zu aktualisieren. So können Kundensupport-Abteilungen Ihrer Kundenbasis stets korrekte Informationen sofort zur Verfügung stellen.

“Eine gut strukturierte Wissensdatenbank wird die Beziehungen zu Ihren Kunden erheblich verbessern. Zusätzlich wirkt sie sich positiv auf die Zeit aus, die Sie mit der Schulung neuer Angestellter verbringen, was naturgemäß zu einer Verringerung der Kosten führt.”

Ronak Meghani – der Mitgründer von Magneto IT Solutions.

Arten von Kommunikationsvorlagen

Formelle/Unternehmens-E-Mail-Vorlagen

Der kritische Aspekt hinter diesen Vorlagen ist, dass sie “formell” sind. Achten Sie besonders auf Fehler der Zeichensetzung. Nutzen Sie ausreichend Übergangswörter, vermeiden Sie zu viele Kommas und achten Sie auch auf die Signatur am Ende.

Um mehr zu erfahren, haben wir einige Unternehmensvorlagen erstellt, die Sie sofort nutzen können.

Kundenanfrage-Vorlagen

Bei der Erstellung einer Kundenanfrage-Vorlage sollten Sie an die häufigste Anfragen denken, die Sie von Ihren Kunden erhalten.

Hier sind einige nützliche Beispiele:

• Ihr Service ist toll, aber ich habe ein Problem damit.
• Ich bin mit Ihrem Service nicht zufrieden. Hier ist der Grund.
• Ich bin neu hier, wie kann ich [Handlung]?

Live-Chat-Skripts & Vorgefertigte Nachrichten

Obwohl sie äußerst hilfreich sind, kann die Aussendung der falschen vorgefertigten Nachricht die Kundenzufriedenheit verringern. Nutzen Sie sie als Vorlagen, aber passen Sie die am besten geeignetste vorgefertigte Nachricht an die Situation des Kunden an. Nutzen Sie auch nicht zu viele technischen Fachbegriffe und vergessen Sie nicht, wenn angemessen, etwas Humor einzubauen.

Verkaufsvorlagen

Diese Vorlagen sind etwas schwierig. Das Ziel ist, so viel Mehrwert wie möglich in wenigen Worten zu enthalten. Außerdem ist es von großer Bedeutung, diese Nachrichten so gut wie möglich zu personalisieren, sodass Ihre Verkaufs-E-Mails nicht als Spam abgetan werden.

Um mehr zu erfahren, haben wir einige Verkaufsvorlagen erstellt, die Sie sofort nutzen können.

Marketing-Vorlagen

Wenn es zu Marketing-Vorlagen kommt, ist es wichtig, sich auf die Beibehaltung Ihrer Markenstimme zu fokussieren, besonders, wenn diese Vorlagen für bestehende Kunden gedacht sind.

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SMS-Vorlagen

Texhtnachrichten sind derzeit eines der effektivsten Marketingmedien, die es gibt. Das Problem mit SMS-Vorlagen ist, dass sie kurz sein müssen. Dennoch sollten sie einen Handlungsaufruf enthalten, personalisiert sein und einen Mehrwert für den Empfänger bereithalten.

Benutzerfertige Kundenservice-Vorlagen:

Um mehr zu erfahren, lesen Sie LiveAgent – Vorlagen.

Fazit

Vorlagen sind eine tolle Lösung für ein breites Spektrum an Problemen. Jedoch müssen Unternehmen die Entwicklung von Kommunikationsvorlagen sorgfältig angehen, da eine falsch verwendete Vorlage das Ziel, nämlich die Kundenzufriedenheit zu steigern, nichtig macht.

Entdecken Sie es selbst

Wissen ist von großer Bedeutung, aber nur, wenn es auch in die Praxis umgesetzt wird. Testen Sie alles, was Sie in der Akademie lernen sofort auf LiveAgent.