Wie man sich in einer E-Mail vorstellt (Tipps + Vorlagen)

Wenn Sie zum ersten Mal geschäftlich per E-Mail Kontakt mit jemandem aufnehmen, ist es höflich, sich angemessen vorzustellen. Wenn Sie einige allgemeine Tipps befolgen, können Sie eine effektive Einführungs-E-Mail schreiben.

Hier werden wir durchgehen, wie man sich in einer E-Mail vorstellt, damit Sie einen guten Eindruck machen und die größten Erfolgschancen haben.

Wir werden uns auch einige Beispiele für geschäftliche E-Mail-Einführungen ansehen, die Sie verwenden und an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Die Bedeutung des Versands einer Einführungs-E-Mail

Es ist immer höflich, sich vorzustellen, wenn Sie zum ersten Mal mit jemandem in Kontakt treten.

Auch wenn Sie die Person bereits bei einer kürzlichen Veranstaltung oder Konferenz kennengelernt haben, kann eine Grußnachricht als Erinnerung dienen. Eine Einführungs-E-Mail hilft Ihnen, mit der Person, die Sie kontaktieren, richtig zu beginnen und den Ton für zukünftige Interaktionen zu setzen.

Daher ist es wichtig, sich Zeit zu nehmen, um eine Einführungs-E-Mail zu verfassen, die sowohl höflich als auch professionell ist. Auf diese Weise haben Sie eine größere Chance, einen positiven Eindruck zu hinterlassen und von Anfang an eine gute Beziehung zum Empfänger aufzubauen.

Wie man eine Einführungs-E-Mail betitelt

Beim Versand einer Einführungs-E-Mail wird eine auffällige Betreffzeile Ihre Nachricht von den vielen anderen abheben, die der Empfänger täglich erhält. Eine gute Betreffzeile muss kurz und prägnant sein und dem Empfänger eine Vorstellung davon geben, worum es in der E-Mail geht.

Fügen Sie eine kurze Aussage darüber ein, wer Sie sind und warum Sie die Person kontaktieren, aber ohne zu viele Details zu geben. Dies hilft dem Empfänger, den Zweck der E-Mail zu verstehen und, wenn richtig gemacht, ihn zum Öffnen zu ermutigen.

Geben Sie Details wie folgt an:

• Ihren Namen
• Ihren Jobtitel
• Das Unternehmen, für das Sie arbeiten
• und/oder das Datum und die Uhrzeit einer Veranstaltung

Das Hinzufügen einer oder mehrerer dieser Informationen zur Kopfzeile ermöglicht es dem Empfänger, Sie und das Thema Ihrer E-Mail zu identifizieren, bevor er sie überhaupt liest.

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Beispiele für Einführungs-E-Mail-Betreffzeilen

• Ich stelle mich vor – [Ihr Name]
• Eine herzliche Einführung von [Ihr Name]
• Grüße von [Ihr Unternehmen]
• Ihr Kontakt bei [Unternehmensname]: [Ihr Name]
• Anfrage nach Informationen: [Ihr Name] von [Ihr Unternehmen]
• Besprechungsanfrage: [Datum und Uhrzeit] mit [Ihr Name]
• Ein gegenseitiger Kontakt hat mir vorgeschlagen, Sie zu kontaktieren
• Anfrage für einen [Zeitrahmen]-Anruf zur Diskussion von [Thema]

Wie man eine Einführungs-E-Mail schreibt

Wenn Sie jemandem eine E-Mail-Einführung senden, ist es wichtig, Ihre Nachricht kurz und prägnant zu halten. Das Schreiben eines langen und weitschweifigen Textes kann für den Empfänger überwältigend sein, der in vielen Fällen nicht weiß, wer Sie sind.

Beginnen Sie mit häufigen E-Mail-Grüßen wie ‘Hallo, ‘Guten Morgen, Grüße oder ‘Hallo’. Geben Sie dann Ihren Namen und den Grund für Ihre E-Mail in wenigen kurzen Sätzen an.

Wenn Sie jemandem zum ersten Mal eine E-Mail senden, ist es auch schön, eine kurze Erklärung einzubeziehen, wie Sie die Person kennen oder wie Sie zu ihrer E-Mail-Adresse gekommen sind. Sie könnten zum Beispiel sagen: ‘Ich habe Ihre Kontaktdaten von einem gegenseitigen Freund erhalten’ oder ‘Ich habe Ihren Vortrag auf der Konferenz letzten Monat gesehen und wollte Sie kontaktieren.’

Tipp: Wenn Sie gegenseitige Kontakte haben, erwähnen Sie diese unbedingt, auch wenn diese Person die Kontaktdaten des Empfängers nicht mit Ihnen geteilt hat. Dies hilft, von Anfang an ein Vertrauens- und Rapportverhältnis mit dem Ziel Ihrer E-Mail aufzubauen.

Wenn Sie eine Grußnachricht im Namen von jemandem anderen senden, stellen Sie sicher, dass Sie diese Information in Ihre Nachricht aufnehmen.

Es ist auch vorteilhaft, einige zusätzliche Details über sich selbst einzubeziehen, um mehr Hintergrund zu geben. Um ihnen mehr Kontext zu geben, geben Sie Informationen wie Ihre Position, Ihr Unternehmen und/oder Ihre Website an, besonders wenn diese nicht bereits in der Betreffzeile enthalten waren.

Beenden Sie immer mit einer höflichen Schlussformel wie ‘Danke für Ihre Zeit, ‘Ich freue mich auf Ihre Antwort’ oder ‘Mit freundlichen Grüßen’.

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Was man in eine Einführungs-E-Mail aufnehmen sollte

• kurze Begrüßung – Hallo oder ‘Liebe/r’, etc.
• Ihren Namen
• Zweck Ihrer Nachricht – warum Sie schreiben
• wie Sie den Empfänger kennen oder wie Sie seine E-Mail-Adresse erhalten haben
• gegenseitige Kontakte – Person oder Veranstaltung
• wessen Namen Sie schreiben (falls zutreffend)
• zusätzliche Informationen über sich selbst – Jobtitel, Unternehmen, Website
• einen Call-to-Action (CTA) – was Sie möchten, dass der Empfänger nach dem Lesen Ihrer Nachricht tut
• Ihre Kontaktdaten – E-Mail, Telefonnummer, Social-Media-Profile, etc.
• höfliche Schlussformel – z. B. Danke oder ‘Beste Wünsche’, gefolgt von Ihrem Namen

Beispiele für Einführungs-E-Mails

Ich stelle mich vor – [Ihr Name]

Eine herzliche Einführung von [Ihr Name]

Grüße von [Ihr Unternehmen]

Ihr Kontakt bei [Unternehmensname]: [Ihr Name]

Anfrage nach Informationen: [Ihr Name] von [Ihr Unternehmen]

Besprechungsanfrage: [Uhrzeit und Datum] mit [Ihr Name]

Ein gegenseitiger Kontakt hat mir vorgeschlagen, Sie zu kontaktieren

Anfrage für einen [Zeitrahmen]-Anruf zur Diskussion von [Gesprächsthema]

Best Practices für Einführungs-E-Mails

Es gibt mehrere Ratschläge, die es wert sind, befolgt zu werden, wenn Sie jemanden zu geschäftlichen Zwecken kontaktieren. Diese Tipps helfen Ihrer Nachricht, ihren Zweck zu erfüllen.

• Verwenden Sie eine Vorlage – während es wichtig ist, jede E-Mail zu personalisieren, kann eine Standard-Einführungsnachricht eine Zeitersparnis sein, wenn Sie viele Interessenten kontaktieren müssen.
• Kommen Sie mit einer klaren und prägnanten Betreffzeile auf den Punkt, die dem Zweck Ihrer E-Mail entspricht – Ihr Name, Ihr Unternehmen und/oder ein kurzer Grund für die Nachricht sind hier alle angemessen (siehe den obigen Abschnitt zum Betiteln Ihrer Einführungs-E-Mail für weitere Informationen).
• Beginnen Sie mit einer höflichen Begrüßung – den Empfänger beim Namen anzusprechen ist immer eine gute Möglichkeit, eine professionelle Beziehung richtig zu beginnen
• Stellen Sie sich in den ersten ein oder zwei Sätzen vor – geben Sie Ihren Namen, Jobtitel und Unternehmen an (falls zutreffend).
• Erklären Sie, warum Sie sich melden – versuchen Sie, sich auf den Nutzen Ihrer Nachricht für den Empfänger und seine geschäftlichen Interessen zu konzentrieren.
• Halten Sie die Selbstvorstellung kurz und prägnant – lange E-Mails werden oft ignoriert oder nicht vollständig gelesen.
• Verwenden Sie korrekte Grammatik und Rechtschreibung – denken Sie daran, Ihre E-Mail vor dem Versand Korrektur zu lesen.
• Behalten Sie einen geschäftlichen Ton bei – ob Sie sich in einer formellen Umgebung befinden oder versuchen, eine lockerere Beziehung aufzubauen, es ist wichtig, eine professionelle E-Mail zu schreiben.
• Seien Sie höflich und bescheiden – niemand mag Arroganz, also versuchen Sie, als jemand zu wirken, der daran interessiert ist, eine Beziehung aufzubauen, anstatt nur nach geschäftlichen Möglichkeiten für sich selbst oder sein Unternehmen zu suchen.
• Wenn möglich, finden Sie gemeinsame Interessen, um eine Bindung aufzubauen – das könnte eine besuchte Veranstaltung oder Konferenz sein, oder sogar etwas Nicht-Geschäftliches wie eine gemeinsame Liebe zu Sport, Musik oder Büchern.
• Beenden Sie mit einem Call-to-Action – ob es um die Vereinbarung eines Treffens, die Beantwortung Ihrer Anfrage oder einfach nur die Bestätigung des Erhalts der Nachricht geht, vergessen Sie nicht zu sagen, was Sie möchten, dass der Empfänger nach dem Lesen Ihrer E-Mail tut.
• Fügen Sie Ihre Kontaktdaten ein – erleichtern Sie dem Empfänger, Sie zu kontaktieren, indem Sie Ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer und/oder Social-Media-Links angeben.
• Beenden Sie mit einer höflichen Schlussformel.

Zusammenfassung

Eine Einführungs-E-Mail ist oft der erste Kontaktpunkt, den Sie mit einem potenziellen Kunden, Mitarbeiter oder Geschäftspartner haben. Dies kann der erste Schritt zum Aufbau einer professionellen Beziehung mit ihnen sein, daher ist es wichtig, diese Grußnachricht richtig zu gestalten, um einen guten ersten Eindruck zu machen.

Wenn Sie die in diesem Artikel bereitgestellten Tipps und Beispiele befolgen, können Sie eine professionelle Einführungs-E-Mail schreiben, die sich im Posteingang des Empfängers abheben, Respekt etablieren und eine gute Chance haben, ihren Zweck zu erfüllen.

Nehmen Sie sich Zeit, um eine gut geschriebene Selbstvorstellungs-E-Mail-Vorlage zu verfassen, die Sie für zukünftige geschäftliche Beziehungen verwenden können, und Sie sind der Konkurrenz einen Schritt voraus.