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Wie man eine E-Mail beginnt (Tipps + Vorlagen)

Mit über 300 Milliarden E-Mails, die täglich versendet und erhalten werden, ist E-Mail ein unentbehrlicher Kommunikationspfad geworden. Herauszufinden, wie man eine Unternehmens-E-Mail professionell beginnt – besonders wenn Sie jemandem schreiben, den Sie nicht kennen – kann für Vermarkter, Verkaufsteams und Kundenbetreuer eine Herausforderung sein.

Wie Sie eine E-Mail beginnen, kann entscheiden, ob Ihr Empfänger die E-Mail sofort wieder schließt (und löscht) oder weiterliest. Der folgende Artikel bietet einige Tipps darüber, wie man eine E-Mail beginnt, zusammen mit einigen der gängigsten E-Mail-Begrüßungen und Anfangsphrasen, die Sie In Ihrer Unternehmenskommunikation einsetzen können.

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Was im E-Mail-Anfang enthalten sein sollte

1. Begrüßung

Starten Sie mit einem angemessenen Gruß, abhängig davon, wie formell Ihre E-Mail ist. Fügen Sie immer den Namen des Empfängers ein (wenn Sie ihn kennen), um die Begrüßung persönlicher zu gestalten. Am Schluss sollten Sie die Rechtschreibung des Empfängernamens nochmals überprüfen. Unser Profi-Tipp? Kopieren Sie den Namen aus vorherigen E-Mails, E-Mail-Signaturen oder Webseiten und fügen Sie ihn in Ihrer E-Mail ein, um sicherzustellen, dass er richtig geschrieben ist.

2. Einführung und Grund für die Nachricht (falls nötig)

Wenn Sie jemandem das erste Mal schreiben, sollten Sie sich vorstellen und einen kurzen Satz über den Zweck der E-Mail verfassen. Dieser Satz kann entscheiden, ob Ihr Empfänger Ihre E-Mail liest oder sie ignoriert. Kommunizieren Sie dies also auf klare und überzeugende Weise.

Wenn Sie gemeinsame Freunde, Kollegen oder Bekannte haben, können Sie sie erwähnen, um die Wahrscheinlichkeit einer Antwort zu erhöhen. Zum Beispiel können Sie den Namen eines Freundes subtil erwähnen: “Hallo [Name], am Wochenende bin ich unerwartet auf unseren Freund Richard (von [Unternehmen]) gestoßen und er hat erwähnt, dass Sie nach einem neuen Helpdesk-Tool suchen, weil Ihr derzeitiger Anbieter einfach nicht mehr ausreicht…”

3. Eine Öffnungsphrase/Glückwünsche (optional)

Wenn Sie dem Empfänger schon lange nicht mehr geschrieben haben oder eine ungezwungene Beziehung haben, ist es angebracht, eine kurze, positive Anmerkung einzubauen, beispielsweise “Ich hoffe, es geht dir gut.” Dies kann die richtige Stimmung für den Rest der E-Mails festlegen.

Sie können dem Empfänger auch für seine aktuellsten (privaten und professionellen) Leistungen gratulieren, wenn er diese Neuigkeiten auf LinkedIn oder anderen sozialen Medien geteilt hat. Sie könnten etwa sagen “Glückwunsch für die Beförderung” or “Herzlichen Glückwunsch, ich freue mich zu sehen, dass [Unternehmen des Empfängers] einen wichtigen Kunden wie [Unternehmen] gewinnen konnte.”

4. Eine Dankeszeile (optional)

Basierend auf dem Kontext können Sie eine kurze Dankeszeile in Ihren E-Mail-Austausch einbauen. Wenn Ihr Interessent/Kunde Sie beispielsweise über eine Anfrage kontaktiert hat, ist es wichtig, etwas zu sagen wie “Danke, dass Sie sich gemeldet haben” oder “Danke, dass Sie [Unternehmen] kontaktiert haben”. Jedoch ist es wichtig, eine Dankesnachricht zu personalisieren, da Standard-Dankesnachrichten (wie die oben erwähnten) etwas zu allgemein sind und als abweisend aufgenommen werden können.

Indem Sie den Namen vor der Dankeszeile einbauen, erscheint Ihre Nachricht wärmer und einladender. Hier ist ein Beispiel: “Emily, vielen Dank, dass Sie [Unternehmen] kontaktiert haben, um das Problem zu melden. Sie haben absolut Recht…”

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Beispiele und Vorlagen für den Beginn einer E-Mail

Professionelle E-Mail-Grüße

“Hallo [Name]” ist wahrscheinlich die häufigste und am weitesten verbreitete Begrüßung in E-Mails in der Geschäftswelt. Dieser Gruß wird meist für semi-formelle und informale Kommunikationsstile eingesetzt. Wenn Sie etwas formeller klingen möchten, kann “Hallo” durch “Guten Tag” ersetzt werden.

“Liebe/r [Name]” ist für formelle und informelle Kommunikation ebenfalls angemessen. Wir haben für Sie eine ganze Liste an anderen allgemein gültigen Begrüßungen vorbereitet, aus der Sie wählen können, wenn Sie eine professionelle E-Mail verfassen. Sehen Sie hier:


Wenn Sie einem oder zwei Empfängern schreiben:

Liebe/r [Name], Liebe/r [Name] und [Name], Hallo [Name], Guten Tag [Name], [Name], Hey [Name]


Wenn Sie drei oder mehr Empfängern schreiben:

Hallo an alle, [Name der Gruppe oder des Teams], Hallo Team, Schönen Tag an alle, Guten Morgen, Schönen Nachmittag, Schönen Abend


Wenn Sie den Namen des Empfängers nicht sicher kennen:

Sehr geehrter Herr, Sehr geehrte Frau, Hallo, Guten Tag, Grüße, Sehr geehrte/r einstellende/r Manager/in, Liebes Rekrutierungsteam


Allgemeine E-Mail-Öffnungsphrasen

Nach der Begrüßung können Sie mit einem kurzen Eröffnungssatz fortfahren, um die E-Mail in Gange zu bringen. Jedoch ist es besser, Sätze wie diese zu vermeiden, wenn Sie eine formelle E-Mail oder Cold E-Mail an einen potenziellen Kunden senden, da sie zu freundlich aufgefasst werden könnten. Hier sind einige der gängigsten Beispiele für E-Mail-Öffnungssätze:


Hope this email finds you well.
I trust you are doing well.
How’s it going at [Company name]?
It’s great to hear from you.
I’m pleased to hear that…
I hope you enjoyed your weekend.
Hope you’re enjoying your holiday.
I hope you had a great trip.
I hope you’re doing well.
Hope you’re feeling great!
I hope you’re having a great week.
I hope you’re having a wonderful day.
I hope you enjoyed the event.
I hope you enjoyed your vacation.
I’m reaching out about…
I’m wanted to ask about…
I just wanted to send you a brief note about …
Congratulations on [recent accomplishment].
How did [recent project/ event] turn out?
I loved your recent [article/social media post].

E-Mail-Öffnung

Öffnungsphrasen für Follow-Up-E-Mails

Wenn Sie nicht sicher sind, was Sie am Anfang einer Follow-Up-E-Mail sagen sollen, können Sie eine der folgenden E-Mail-Öffnungsphrasen nutzen, um das Eis zu brechen:


As we discussed in our phone call …
As we discussed at our meeting …
As promised, here’s …
I’m checking in on …
Just checking in to make sure that …
Following up on our meeting …
I am writing to follow up on…
I’m getting back to you about…
This is just a quick note to…
This is just a quick reminder…
I wanted to let you know that…
Can you please give me an update on …
I’m writing to remind you about…
It was great to meet you at [event].
It was great talking to you last week.
I’m glad we had a chance to chat at the [event].
It was a pleasure to meet you yesterday.

Öffnungsphrasen für E-Mail-Antworten

Wenn Sie einem Kunden oder Interessenten antworten, ist ein kurzes “Danke” in den meisten Fällen angebracht. Wenn Sie unsicher sind, wie Sie “Danke” einbauen sollen oder etwas mehr Inspiration wünschen, sehen Sie sich doch einige Alternativen an:


Thanks for getting in touch.
Thank you for your message.
Thank you for letting me know.
Thank you for the update.
Thank you for the heads up.
Thanks for keeping me in the loop.
Thanks for the quick response.
Thank you for taking the time to [write to us/give us your feedback].
Thank you so much for getting back to me.
Thanks for getting back to me so quickly.
Thanks for your feedback on …
I’m sorry it took me so long to get back to you.
I apologize for the late response.
I’m sorry it’s been so long since my last email.
Sorry for my late reply.
Could you please clarify [something]?
Could you explain what you mean by [something]?
Could you give us some more details on…?

Wie man eine Cold-Sales-E-Mail beginnt

Beim Verfassen einer Cold E-Mail entscheidet der erste Absatz, ob Ihr Interessent Ihre Nachricht liest oder nicht. Deshalb ist es wichtig, zu beeindrucken und herauszustechen. Hier sind einige Beispiele dafür, wie Sie den Einführungsabsatz gestalten können:

“My name is [Name], and I am the marketing director for [Company]. [Mutual connection] recommended that I get in touch with you regarding …”

“My name is [Name], and I’ll keep this quick. I’m the founder of a software tool that helps businesses like yours achieve [specific goals] through [product benefits].”

“My name is [Name] and we work with companies like [Company 1], [Company 2], and [Company 3] to improve their [sales/ marketing efforts/ customer service, etc.].”

“[Name] from [Company] here. I saw you recently [visited our website/ downloaded a whitepaper, etc.]. I’ve worked with similar companies in [field/ industry] and I thought I’d reach out.”

“My name is [Name] and I’m with [Company]. We have recently launched a new solution that [what your solution does]. Based on your online profile [profile link], it appears that you might be the right person to talk about [problem solved by your product].”

Um mehr zu erfahren, sehen Sie sich unsere E-Mail-Vorlagen für Cold Sales an.

Wie man eine Verkaufs-Follow-Up-E-Mail beginnt

Bei einem Interessenten nachzufragen kann schwierig sein, besonders wenn er nicht auf Ihre bisherige(n) Nachricht(en) geantwortet hat. Probieren Sie doch eine unserer effektiven E-Mail-Öffnungssätze aus, wenn das bei Ihnen der Fall ist– Vielleicht helfen sie Ihnen weiter!

“I trust that you have had an opportunity to read my previous email and look at our website, so I figured it’d be worth checking in with you again.”

“I sent you an email a while ago about [Company] and how I think we could be a great fit for you and [Company]. Did you know that our clients report [a **% increase] in [sales] when they use our [software/ platform/ tool]?”

“I hope I’m not overstepping, but I see that you have read my previous email and visited our site (the wonders of modern technology). I think this will be a good time for us to take the conversation further. What do you think? Are you available for a quick call on [date and time]?”

“I know how busy you must be managing your team and helping them increase [job function]. I sent you some information about [Product] a while ago and I thought this might be a good time to give you a practical demonstration.”

“I’m writing to follow up on my email as I didn’t hear back from anyone on the team. As I stated in my previous message, I believe [Product] can greatly improve how you do [what your product helps with].”

Um mehr zu erfahren, sehen Sie sich unsere E-Mail-Vorlagen für das Follow-Up nach Verkäufen an.

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Wie man eine E-Mail nach dem Verkauf/Willkommens-E-Mail beginnt

Wenn jemand Ihr Produkt kauft oder sich für Ihren Dienst anmeldet, sollten Sie demjenigen danken oder ihn in Ihrer ‘Familie’ willkommen heißen, sodass Ihre gemeinsame Beziehung gut startet. Die beste Art, um das zu tun ist, indem Sie eine Willkommens-E-Mail versenden, die eine Dankesnachricht, eine kurze Einleitung und nützliche Informationen enthält.

“Thank you for your recent purchase with us! I hope you’re enjoying your [product/ service].”

“Welcome to [Company]! We’re feeling pretty lucky that you chose us, and I just wanted to say thank you on behalf of our whole company.”

“I’m [Name], the founder of [Company] and I’d like to personally thank you for signing up for our service.”

“Welcome to [Product/ Company]. We’re thrilled to see you here! I’ll be your guide during this onboarding period, and my goal is to ensure you have a positive experience and get the most out of our [product/service].”

“Welcome to [Brand]! We’re excited to have you on board and we can’t wait for you to start using [product/ service] and seeing results.”

Sehen Sie sich gerne mehr E-Mail-Vorlagen nach dem Kauf und Willkommens-E-Mail-Vorlagen an.

Wie man eine Kundenservice-E-Mail beginnt

Fast jede Kundenservice-E-Mail sollte mit einer Dankesnachricht beginnen, egal ob Sie auf eine einfache Kundenservice-Anfrage oder eine Kundenbeschwerde antworten. Dies kann so aussehen:


“Thanks for reaching out! I’d be more than happy to help you.”

“Thank you for contacting [Company]. My name is [Name] and it would be my pleasure to assist you with …”

“Thank you for writing to us today. I’d be happy to answer those questions for you …”

“Thank you for your inquiry about […]. I’m really sorry to hear that you can’t […] I’m escalating your issue so that someone can take a closer look at what’s going on right away.…”

“Thank you for writing in. This message is to confirm that we’ve received your request, and will be in touch within ** hours with a complete response.”

Um mehr zu erfahren, sehen Sie sich Kundenservice-Vorlagen an.

Wie man eine Entschuldigungs-E-Mail beginnt

Zeigen Sie Mitgefühl und entschuldigen Sie sich im Namen Ihres Unternehmens, wenn Sie wütenden oder verärgerten Kunden antworten. So wird es gemacht:


“Thanks so much for reaching out about order #[number]. I’m so sorry the product hasn’t worked out for you.”

“I’m so sorry that you had a negative experience with [product/ service/ company department]. I’ve looked into the issue, and it seems that [briefly explain the reason for their bad experience].”

“I am so sorry to hear that you have had such a poor experience with us. Although we strive for 100% customer satisfaction, it’s clear we’ve fallen short in this instance – and that’s unacceptable.”

“I am so sorry to hear that [a brief summary of their bad experience]. That should have never happened, and I completely understand how frustrating this must be for you.”

“Thank you for providing us this feedback. I realize how frustrating it must be to [details of the issue]. We obviously failed this time, and for that, we are very sorry.”

Entschuldigungs-E-Mail Beispiel
Peter Komornik

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Peter Komornik, Geschäftsführer
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Zusammenfassung

Der Beginn einer Unternehmens-E-Mail (die Begrüßung, der Öffnungssatz und die erste Zeile) ist das Erste, was der Empfänger sieht, wenn er Ihre E-Mail öffnet. Indem Sie Ihre E-Mail auf professionelle Art beginnen, kreieren Sie einen positiven ersten Eindruck. Die verwendete Begrüßung und die ersten Sätze Ihrer professionellen Geschäfts-E-Mails hängen von Ihrer Zielgruppe und dem Kontext der Kommunikation ab. Nutzen Sie die oben erwähnten E-Mail-Begrüßungen und E-Mail-Öffnungsphrasen als Vorlagen, wann immer Sie nicht sicher sind, wie Sie Ihre nächste E-Mail an einen Kunden oder potenziellen Kunden beginnen sollen.

Vergessen Sie nicht, Ihre E-Mail auf Rechtschreib- und Grammatikfehler zu überprüfen und stellen Sie sicher, dass der Name des Empfängers richtig geschrieben wurde. Unser letzter Tipp ist, die Nachricht kurz und bündig zu hallten, denn niemand liest gerne lange E-Mails. Kommen Sie zügig auf den Punkt und verwenden Sie den richtigen Stimmton, dann machen Sie alles richtig.

Häufig gestellte Fragen

Warum ist es wichtig, wie man E-Mails anfängt?

Wenn Sie Ihre E-Mail professionell starten, hinterlassen Sie einen besseren ersten Eindruck. Wenn Sie jemandem das erste Mal schreiben, ist dieser Eindruck von großer Bedeutung, da es Ihre Zielgruppe nicht nur dazu anregen kann, die Nachricht durchzulesen, sondern auch darauf zu antworten.

Welche E-Mail-Begrüßungen sollten vermieden werden?

“Hi [Spitzname]” und “Hey [Name]!” sind zu locker und sollten nur verwendet werden, wenn Sie bereits zuvor E-Mails ausgetauscht und eine gute Beziehung zu dem Empfänger haben. Andererseits sind Phrasen wie, “An die zuständige Abteilung” und “Sehr geehrte Damen und Herren” zu formell und etwas altmodisch. Sie sollten nur in offizieller Kommunikation oder wenn Sie die genauen Namen der Empfänger nicht kennen eingesetzt werden.

Sollte man eine E-Mail formell oder zwanglos beginnen?

Eine E-Mail auf lockere und personalisierte Weise zu beginnen weckt meist mehr Engagement, jedoch kann es Ihre Zielgruppe abschrecken, wenn Ihre Nachricht zu informell und entspannt ist. Wenn Sie nicht sicher sind, welchen Ton Sie annehmen sollen, ist es meist am Sichersten, etwas formeller zu schreiben, als zu locker und freundlich. Wenn nötig können Sie Ihren Ton immer, basierend auf der Antwort des Empfängers, anpassen.

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