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Wie man eine E-Mail beginnt (Tipps + Vorlagen)

Mit über 300 Milliarden E-Mails, die täglich versendet und erhalten werden, ist E-Mail ein unentbehrlicher Kommunikationspfad geworden. Herauszufinden, wie man eine Unternehmens-E-Mail professionell beginnt – besonders wenn Sie jemandem schreiben, den Sie nicht kennen – kann für Vermarkter, Verkaufsteams und Kundenbetreuer eine Herausforderung sein.

Wie Sie eine E-Mail beginnen, kann entscheiden, ob Ihr Empfänger die E-Mail sofort wieder schließt (und löscht) oder weiterliest. Der folgende Artikel bietet einige Tipps darüber, wie man eine E-Mail beginnt, zusammen mit einigen der gängigsten E-Mail-Begrüßungen und Anfangsphrasen, die Sie In Ihrer Unternehmenskommunikation einsetzen können.

goat story E-Mail

Was im E-Mail-Anfang enthalten sein sollte

1. Begrüßung

Starten Sie mit einem angemessenen Gruß, abhängig davon, wie formell Ihre E-Mail ist. Fügen Sie immer den Namen des Empfängers ein (wenn Sie ihn kennen), um die Begrüßung persönlicher zu gestalten. Am Schluss sollten Sie die Rechtschreibung des Empfängernamens nochmals überprüfen. Unser Profi-Tipp? Kopieren Sie den Namen aus vorherigen E-Mails, E-Mail-Signaturen oder Webseiten und fügen Sie ihn in Ihrer E-Mail ein, um sicherzustellen, dass er richtig geschrieben ist.

2. Einführung und Grund für die Nachricht (falls nötig)

Wenn Sie jemandem das erste Mal schreiben, sollten Sie sich vorstellen und einen kurzen Satz über den Zweck der E-Mail verfassen. Dieser Satz kann entscheiden, ob Ihr Empfänger Ihre E-Mail liest oder sie ignoriert. Kommunizieren Sie dies also auf klare und überzeugende Weise.

Wenn Sie gemeinsame Freunde, Kollegen oder Bekannte haben, können Sie sie erwähnen, um die Wahrscheinlichkeit einer Antwort zu erhöhen. Zum Beispiel können Sie den Namen eines Freundes subtil erwähnen: “Hallo [Name], am Wochenende bin ich unerwartet auf unseren Freund Richard (von [Unternehmen]) gestoßen und er hat erwähnt, dass Sie nach einem neuen Helpdesk-Tool suchen, weil Ihr derzeitiger Anbieter einfach nicht mehr ausreicht…”

3. Eine Öffnungsphrase/Glückwünsche (optional)

Wenn Sie dem Empfänger schon lange nicht mehr geschrieben haben oder eine ungezwungene Beziehung haben, ist es angebracht, eine kurze, positive Anmerkung einzubauen, beispielsweise “Ich hoffe, es geht dir gut.” Dies kann die richtige Stimmung für den Rest der E-Mails festlegen.

Sie können dem Empfänger auch für seine aktuellsten (privaten und professionellen) Leistungen gratulieren, wenn er diese Neuigkeiten auf LinkedIn oder anderen sozialen Medien geteilt hat. Sie könnten etwa sagen “Glückwunsch für die Beförderung” or “Herzlichen Glückwunsch, ich freue mich zu sehen, dass [Unternehmen des Empfängers] einen wichtigen Kunden wie [Unternehmen] gewinnen konnte.”

4. Eine Dankeszeile (optional)

Basierend auf dem Kontext können Sie eine kurze Dankeszeile in Ihren E-Mail-Austausch einbauen. Wenn Ihr Interessent/Kunde Sie beispielsweise über eine Anfrage kontaktiert hat, ist es wichtig, etwas zu sagen wie “Danke, dass Sie sich gemeldet haben” oder “Danke, dass Sie [Unternehmen] kontaktiert haben”. Jedoch ist es wichtig, eine Dankesnachricht zu personalisieren, da Standard-Dankesnachrichten (wie die oben erwähnten) etwas zu allgemein sind und als abweisend aufgenommen werden können.

Indem Sie den Namen vor der Dankeszeile einbauen, erscheint Ihre Nachricht wärmer und einladender. Hier ist ein Beispiel: “Emily, vielen Dank, dass Sie [Unternehmen] kontaktiert haben, um das Problem zu melden. Sie haben absolut Recht…”

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Beispiele und Vorlagen für den Beginn einer E-Mail

Professionelle E-Mail-Grüße

“Hallo [Name]” ist wahrscheinlich die häufigste und am weitesten verbreitete Begrüßung in E-Mails in der Geschäftswelt. Dieser Gruß wird meist für semi-formelle und informale Kommunikationsstile eingesetzt. Wenn Sie etwas formeller klingen möchten, kann “Hallo” durch “Guten Tag” ersetzt werden.

“Liebe/r [Name]” ist für formelle und informelle Kommunikation ebenfalls angemessen. Wir haben für Sie eine ganze Liste an anderen allgemein gültigen Begrüßungen vorbereitet, aus der Sie wählen können, wenn Sie eine professionelle E-Mail verfassen. Sehen Sie hier:


Wenn Sie einem oder zwei Empfängern schreiben:

Liebe/r [Name], Liebe/r [Name] und [Name], Hallo [Name], Guten Tag [Name], [Name], Hey [Name]


Wenn Sie drei oder mehr Empfängern schreiben:

Hallo an alle, [Name der Gruppe oder des Teams], Hallo Team, Schönen Tag an alle, Guten Morgen, Schönen Nachmittag, Schönen Abend


Wenn Sie den Namen des Empfängers nicht sicher kennen:

Sehr geehrter Herr, Sehr geehrte Frau, Hallo, Guten Tag, Grüße, Sehr geehrte/r einstellende/r Manager/in, Liebes Rekrutierungsteam


Allgemeine E-Mail-Öffnungsphrasen

Nach der Begrüßung können Sie mit einem kurzen Eröffnungssatz fortfahren, um die E-Mail in Gange zu bringen. Jedoch ist es besser, Sätze wie diese zu vermeiden, wenn Sie eine formelle E-Mail oder Cold E-Mail an einen potenziellen Kunden senden, da sie zu freundlich aufgefasst werden könnten. Hier sind einige der gängigsten Beispiele für E-Mail-Öffnungssätze:

E-Mail-Öffnung

Öffnungsphrasen für Follow-Up-E-Mails

Wenn Sie nicht sicher sind, was Sie am Anfang einer Follow-Up-E-Mail sagen sollen, können Sie eine der folgenden E-Mail-Öffnungsphrasen nutzen, um das Eis zu brechen:

Öffnungsphrasen für E-Mail-Antworten

Wenn Sie einem Kunden oder Interessenten antworten, ist ein kurzes “Danke” in den meisten Fällen angebracht. Wenn Sie unsicher sind, wie Sie “Danke” einbauen sollen oder etwas mehr Inspiration wünschen, sehen Sie sich doch einige Alternativen an:

Wie man eine Cold-Sales-E-Mail beginnt

Beim Verfassen einer Cold E-Mail entscheidet der erste Absatz, ob Ihr Interessent Ihre Nachricht liest oder nicht. Deshalb ist es wichtig, zu beeindrucken und herauszustechen. Hier sind einige Beispiele dafür, wie Sie den Einführungsabsatz gestalten können:

Um mehr zu erfahren, sehen Sie sich E-Mail-Vorlagen für Cold-Sales an.

Wie man eine Verkaufs-Follow-Up-E-Mail beginnt

Bei einem Interessenten nachzufragen kann schwierig sein, besonders wenn er nicht auf Ihre bisherige(n) Nachricht(en) geantwortet hat. Probieren Sie doch eine unserer effektiven E-Mail-Öffnungssätze aus, wenn das bei Ihnen der Fall ist– Vielleicht helfen sie Ihnen weiter!

Um mehr zu erfahren, sehen Sie sich E-Mail-Vorlagen für das Follow-Up nach Verkäufen an.

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Wie man eine E-Mail nach dem Verkauf/Willkommens-E-Mail beginnt

Wenn jemand Ihr Produkt kauft oder sich für Ihren Dienst anmeldet, sollten Sie demjenigen danken oder ihn in Ihrer ‘Familie’ willkommen heißen, sodass Ihre gemeinsame Beziehung gut startet. Die beste Art, um das zu tun ist, indem Sie eine Willkommens-E-Mail versenden, die eine Dankesnachricht, eine kurze Einleitung und nützliche Informationen enthält.

Sehen Sie sich gerne mehr E-Mail-Vorlagen nach dem Verkauf und Willkommens-E-Mail-Vorlagen an.

Wie man eine Kundenservice-E-Mail beginnt

Fast jede Kundenservice-E-Mail sollte mit einer Dankesnachricht beginnen, egal ob Sie auf eine einfache Kundenservice-Anfrage oder eine Kundenbeschwerde antworten. Dies kann so aussehen:

Um mehr zu erfahren, sehen Sie sich Kundenservice-Vorlagen an.

Wie man eine Entschuldigungs-E-Mail beginnt

Zeigen Sie Mitgefühl und entschuldigen Sie sich im Namen Ihres Unternehmens, wenn Sie wütenden oder verärgerten Kunden antworten. So wird es gemacht:

Entschuldigungs-E-Mail Beispiel
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Peter Komornik, Geschäftsführer
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Zusammenfassung

Der Beginn einer Unternehmens-E-Mail (die Begrüßung, der Öffnungssatz und die erste Zeile) ist das Erste, was der Empfänger sieht, wenn er Ihre E-Mail öffnet. Indem Sie Ihre E-Mail auf professionelle Art beginnen, kreieren Sie einen positiven ersten Eindruck. Die verwendete Begrüßung und die ersten Sätze Ihrer professionellen Geschäfts-E-Mails hängen von Ihrer Zielgruppe und dem Kontext der Kommunikation ab. Nutzen Sie die oben erwähnten E-Mail-Begrüßungen und E-Mail-Öffnungsphrasen als Vorlagen, wann immer Sie nicht sicher sind, wie Sie Ihre nächste E-Mail an einen Kunden oder potenziellen Kunden beginnen sollen.

Vergessen Sie nicht, Ihre E-Mail auf Rechtschreib- und Grammatikfehler zu überprüfen und stellen Sie sicher, dass der Name des Empfängers richtig geschrieben wurde. Unser letzter Tipp ist, die Nachricht kurz und bündig zu hallten, denn niemand liest gerne lange E-Mails. Kommen Sie zügig auf den Punkt und verwenden Sie den richtigen Stimmton, dann machen Sie alles richtig.

Häufig gestellte Fragen

Warum ist es wichtig, wie man E-Mails anfängt?

Wenn Sie Ihre E-Mail professionell starten, hinterlassen Sie einen besseren ersten Eindruck. Wenn Sie jemandem das erste Mal schreiben, ist dieser Eindruck von großer Bedeutung, da es Ihre Zielgruppe nicht nur dazu anregen kann, die Nachricht durchzulesen, sondern auch darauf zu antworten.

Welche E-Mail-Begrüßungen sollten vermieden werden?

“Hi [Spitzname]” und “Hey [Name]!” sind zu locker und sollten nur verwendet werden, wenn Sie bereits zuvor E-Mails ausgetauscht und eine gute Beziehung zu dem Empfänger haben. Andererseits sind Phrasen wie, “An die zuständige Abteilung” und “Sehr geehrte Damen und Herren” zu formell und etwas altmodisch. Sie sollten nur in offizieller Kommunikation oder wenn Sie die genauen Namen der Empfänger nicht kennen eingesetzt werden.

Sollte man eine E-Mail formell oder zwanglos beginnen?

Eine E-Mail auf lockere und personalisierte Weise zu beginnen weckt meist mehr Engagement, jedoch kann es Ihre Zielgruppe abschrecken, wenn Ihre Nachricht zu informell und entspannt ist. Wenn Sie nicht sicher sind, welchen Ton Sie annehmen sollen, ist es meist am Sichersten, etwas formeller zu schreiben, als zu locker und freundlich. Wenn nötig können Sie Ihren Ton immer, basierend auf der Antwort des Empfängers, anpassen.

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