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Informative E-Mail-Vorlagen

Es ist selbstverständlich, dass alle E-Mails auf irgendeinem Wege informativ sind. E-Mails werden schließlich verwendet, um Informationen zwischen zwei Parteien auszutauschen. Deshalb ist es schwer, sich ein Beispiel zu überlegen, in dem E-Mails nicht informativ sind. Besonders im Fall von Nachrichten, die von Unternehmen an bestehende oder potenzielle Kunden versendet werden.

Was genau bedeutet informative E-Mail dann? Sie werden als Nachrichten kategorisiert, die jegliche Arten von Neuigkeiten oder kurzen Statements über laufende oder einzigartige Situationen oder Herausforderungen überbringen.

Aus diesem Grund werden die Inhalte dieser E-Mails nicht in Newsletter eingefügt, da die Inhalte eine zu große Bedeutung haben, um in langen Nachrichten zwischen anderen Details vergraben oder übersehen zu werden.

Informative E-Mail von United Airlines
Informative E-Mail von United Airlines

Aus welchen Gründen versendet man informative E-Mails?

Es gibt Situationen, die jedes Unternehmen ansprechen muss (wie COVID-19). In diesen Zeiten ist es wichtig, Ihre Kunden und Mitarbeiter wissen zu lassen, wie Ihr Unternehmen weiter betrieben wird und welche Änderungen eventuell bevorstehen. Diese E-Mails sollten keine Marketingkommunikation enthalten, sondern Menschen einfach versichern, dass beispielsweise ihre Daten, Bestellungen oder Abonnements sicher sind. Die Absicht dieser Nachrichten ist es, Kunden das Beste zu wünschen, ohne jegliche Art eines Verkaufsangebotes zu erwähnen. Kurz gesagt ist der Zweck also, eine gute Beziehung zu Kunden zu pflegen, indem ihnen alles Nötige mittgeteilt wird.

Die andere Art informativer E-Mails konzentriert sich auf unternehmensspezifische Neuigkeiten. Diese E-Mails könnten Updates über Richtlinien, die Unternehmensstruktur oder eine Änderung der Richtung enthalten. Diese neuen Ansätze könnten das Ergebnis von Kundenfeedback sein. Deshalb sollten Kunden direkt informiert werden. Außerdem sollten Sie ihnen für die Einblicke mit einer Nachricht von Ihnen persönlich danken. Das unterstützt die Kundentreue und das Vertrauen — indem Sie zeigen, dass die Meinungen Ihrer Kunden hoch geschätzt werden.

Informative E-Mail-Vorlagen
Die Hawaii Pacific University sendet Ihren Absolventen eine informative E-Mail über den Lehrplan der Universität während der COVID-19-Pandemie.

Betreffzeilen für informative E-Mails 

  • Eine Notiz für die geschätzten Mitglieder der [Marke/Produkt/Service]-Gemeinschaft
  • Keine Sorge, wir sind für Sie da
  • So hilft [Unternehmen] in Zeiten der Not
  • Unsere Bemühen, sodass wir unsere Dienste ununterbrochene anbieten können
  • Mit Blick auf die Zukunft…
  • In diese Richtung geht es für [Name des Unternehmens]. Sind Sie mit dabei?

Informative Vorlagen

Informative E-Mail-Vorlage 1 – Statement zum Zweck der Rückversicherung

Informative E-Mail-Vorlage 2 – Ein Update in Krisezeiten

Informative E-Mail-Vorlage 3 – Kurzes Unternehmensstatement

Informative E-Mails – Häufig gestellte Fragen

Wie lange sollte eine informative E-Mail sein?

Offene E-Mail

Informative E-Mails sollten kurze Statements sein, die die derzeitige Situation und die Bemühen des Unternehmens ansprechen. Deshalb sollten diese E-Mails relativ knapp sein, die wichtigsten Details in 3 bis 5 Absätzen zusammenfassen und ausschließlich Text enthalten.

Sollten informative E-Mails Marketingelemente enthalten?

Offene E-Mail mit Wertschätzung und Geschenk

Die kurze Antwort auf diese Frage ist Nein. Marketing hat seine Zeit und seinen Platz, hier ist es jedoch fehl am Platz. Besonders, wenn die informative E-Mail über eine Krise oder schwierige Situation spricht.

Informative E-Mails dienen dem Zweck, Kunden zu versichern, ihnen das Beste zu wünschen und ihnen über zukünftige Veränderungen, die sie betreffen könnten, Bescheid zu geben.

Wie oft dürfen informative E-Mails versendet werden?

Wartezeit

Das hängt davon ab, wie viele Krisen oder wichtigen Ereignisse tatsächlich stattfinden. Wenn eine bestimmte Situation lange aktuell ist, könnte eine informative E-Mails zu einer regelmäßig ausgesendeten E-Mail-Serie mit Updates werden. Diese kurzen Stellungnahmen sollte aber für die wichtigsten, seltensten Anlässe reserviert sein. Ansonsten gelten sie bald als zu alltäglich, um einen Eindruck zu hinterlassen.

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