Ticketing-Vorlagen

Obwohl Kundendienstmitarbeiter in der Regel auf eine Vielzahl von Anfragen antworten müssen – glücklicherweise müssen sie das Rad für allgemeine Fragen, Support-Anfragen oder Probleme nicht neu erfinden. Stattdessen können sie vorgefertigte Vorlagen verwenden, um die Antwortzeiten zu verkürzen und einen konsistenten Kundenservice zu gewährleisten. Tatsächlich sind Antwortkonserven, vordefinierte Antworten und Vorlagen eines der kritischsten Merkmale jeder Unterstützung. Ticketing-Software. Sie geben den Agenten mehr Zeit und weniger Stress, tragen zur Rationalisierung ihrer Arbeitsabläufe bei und beschleunigen den Kundensupport. Kurz gesagt, können gespeicherte Nachrichten und Vorlagen:

  • Helfen Sie den Agenten, schneller angemessene und genaue Antworten zu geben;
  • Sparen Sie viel Zeit und Mühe für Ihr Support-Team;
  • Steigerung des Vertrauens, der Effizienz und der Produktivität der Agenten;
  • Reduzieren Sie die Zeit für die Schulung neuer Agenten;
  • Sicherstellen einer konsistenten Markenbotschaft in der Kundenkommunikation;
  • Verbessern Sie die Servicequalität und steigern Sie die Kundenzufriedenheit.
Ticketing-Vorlagen
Vorgefertigte Antworten

Bewährte Verfahren für die Verwendung von Antwortkonserven und Vorlagen in Ihrem Support-Ticket-System

  • Beziehen Sie Ihre gesamte Organisation in den Prozess der Vorlagenerstellung und -bewertung ein, um konstruktives Feedback von mehreren Fachleuten in verschiedenen Abteilungen zu erhalten.
  • Stellen Sie sicher, dass jede Antwortvorlage sorgfältig überprüft wird, bevor sie in Betrieb genommen wird, und dass keine Fehler, Tippfehler oder grammatikalischen Probleme auftreten.
  • Verwenden Sie keine fade, roboterhafte und extrem formale Sprache – finden Sie den richtigen Stil und Tonfall für Ihr Publikum.
  • Testen Sie verschiedene Antwortvorlagen, um die für Ihre Organisation am besten geeigneten zu finden.
  • 38% der Verbraucher finden skriptgesteuerte, unpersönliche Antworten frustrierend – personalisieren Sie Vorlagen, wann immer Sie können, und passen Sie die Antwort an jeden Kunden und seinen speziellen Fall an.
  • Verwenden Sie keine Antwortkonserven und Vorlagen aus der Konserve ausschließlich für die Schnelligkeit des Supports – senden Sie die Nachricht nur, wenn sie zu 100% relevant ist und mit der Anfrage eines Kunden übereinstimmt.
  • Überarbeiten Sie Ihre Nachrichten und Vorlagen in der Konserve regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie relevant bleiben und mit dem Wachstum Ihres Unternehmens und den sich ändernden Kundenanforderungen Schritt halten.

12 Beispiele für gemeinsame Antwortvorlagen für Ticketing

Mit einer Reihe von vorgefertigten Mitteilungen können Sie einen personalisierten Ansatz erreichen und gleichzeitig den Aufwand reduzieren, jede Antwort von Grund auf neu zu erstellen. Die Erstellung einer Bibliothek mit effizienten Antwortkonserven und Vorlagen aus der Konserve erfordert jedoch Zeit und Mühe. Hier sind einige grundlegende Support-Ticketvorlagen, die auf 12 gängigen Szenarien basieren. Verwenden Sie diese als Ausgangspunkt und passen Sie sie an Ihren Kundenstamm an.

Bestätigung, dass ein Ticket erhalten wurde

Aktualisierung bei einem Ticket Fortschritt # 1 (Wir arbeiten an Ihrem Fall)

Aktualisieren auf einem Ticket Fortschritt # 2 (Wir haben Sie nicht vergessen)

Weitere Informationen von einem Kunden anfordern

Benachrichtigung des Kunden, dass das Problem behoben wurde

Ticket-Schließung

Ticket-Schließung wegen fehlender Reaktion

Eingeständnis eines Fehlers bei der Problemlösung

Entschuldigung für ein unternehmensweites Problem

Auf einen Fehlerbericht antworten 

Weiterverfolgung

Kundendienst-Follow-up

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