Email-Vorlagen

Was sind Email-Vorlagen?

Email-Vorlagen können als vorformatierte Email-Strukturen definiert werden. Benutzer können Text, Bilder und Videos hinzufügen, und sie sind normalerweise vollständig anpassbar.

Wofür werden Email-Vorlagen verwendet?

Email-Vorlagen sind ein wesentlicher Bestandteil zuverlässiger Service-Ticketing-Software. Sie werden typischerweise zum Versand von Email-Newslettern oder automatisch generierten E-Mails verwendet, wie z. B. Bestätigungsmails, Passwort-Reset-E-Mails und ähnliches. Sie werden hauptsächlich für Marketing- und Verkaufszwecke verwendet. Sie können aber auch informativ oder technisch sein.

Welche Arten von Email-Vorlagen gibt es?

In Bezug auf die Formatierung gibt es zwei Arten von Email-Vorlagen: HTML und Klartext.

HTML-Email-Vorlagen

HTML-Email-Vorlagen ermöglichen es Benutzern, kreativ mit ihren E-Mails zu werden. Neben der Unterstützung verschiedener Arten von Layouts und Medien wie Bildern und Videos sind sie auch mit verschiedenen Arten von Call-to-Action-Schaltflächen kompatibel. HTML-Email-Vorlagen werden im Allgemeinen für Marketing- und Verkaufszwecke verwendet, da sie auffälliger und ästhetischer sind. Sie enthalten normalerweise weniger Text und mehr Medien.

Klartext-Email-Vorlagen

Klartext-Email-Vorlagen sind relativ einfach und in ihrem Erscheinungsbild begrenzt. Sie unterstützen keine komplexe Formatierung, da sie hauptsächlich dazu dienen, kurze Nachrichten (3-4 Textzeilen) zu vermitteln und sich mehr auf den Inhalt der Email als auf ihre Ästhetik konzentrieren. Sie werden im Allgemeinen beim Versand von Email-Bestätigungen, Passwort-Reset-Links oder Bestellverfolgungslinks verwendet.

Welche Arten von Email-Vorlagen können Sie in LiveAgent erstellen?

Die LiveAgent-Helpdesk-Software bietet zwei Arten von Email-Vorlagen.

Agent-Email-Vorlagen

Agent-Email-Vorlagen sind vorkonfigurierte Email-Nachrichten, die an Agenten gesendet werden, wenn ein bestimmter Ereignistyp auftritt. Agenten können diese automatisierten E-Mails beispielsweise erhalten, wenn:

• Ein Kunde auf ein Ticket antwortet, das ihm zugewiesen ist
• Ein Ticket ihnen zugewiesen wird
• Ein neues Ticket erstellt wird (wird an den Agenten gesendet, wenn ein neues Ticket in einer seiner Abteilungen erstellt wird)
• Sie ein neues Passwort anfordern (Diese Email enthält einen Passwort-Reset-Link)
• Sie auf den Link “Passwort vergessen” klicken (Die Email enthält einen Passwort-Reset-Link)
• Sie werden zu einem LiveAgent-Konto hinzugefügt (wird an den Agenten gesendet, wenn der Kontoadministrator ihn zum System hinzufügt. Diese Email enthält einen Link zum Einrichten des Passworts)

*Diese E-Mails werden nicht gesendet, wenn der Agent im System angemeldet ist.

Kunden-Email-Vorlagen

Kunden-Email-Vorlagen sind auch vorkonfigurierte Email-Nachrichten. Sie werden an Kunden gesendet, wenn ein bestimmter Ereignistyp auftritt. Kunden erhalten diese automatisierten E-Mails beispielsweise, wenn:

• Sie eine Antwort von einem Agenten zu einem vorhandenen Ticket erhalten
• Ein Agent ein neues Ticket erstellt
• Ein Agent ihnen eine Nachricht weiterleitet
• Ihre Tickets gelöst werden
• Sie während einer Live-Chat-Sitzung die Option “Chat-Transkript senden” wählen
• Sie eine Antwort auf eine Forumsnachricht oder einen Vorschlag erhalten (Diese Email enthält auch einen Abmelde-Link)
• Sie sich in der Wissensdatenbank registrieren (Diese Email enthält einen Passwort-Setup-Link. Sie dient auch als Kundenemail-Verifizierung. Kunden, die gefälschte Email-Adressen verwenden, können ihr Kontopasswort nicht einrichten)
• Sie auf den Link “Passwort vergessen” klicken (Diese Email enthält einen Passwort-Reset-Link)

Wie erstelle ich eine Email-Vorlage in LiveAgent?

Führen Sie diese Schritte aus, um Ihre eigene Email-Vorlage zu erstellen:

1. Melden Sie sich bei LiveAgent an.
2. Klicken Sie auf Konfiguration (Zahnradsymbol).
3. Wählen Sie Email aus.
4. Klicken Sie auf Kundenvorlagen oder Agentvorlagen.

5. Wählen Sie eine Vorlage aus, die Sie bearbeiten möchten, indem Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten klicken (Stiftsymbol).
6. Wählen Sie, ob Ihre Email im HTML- oder Klartext-Format sein soll, indem Sie auf die Schaltflächen <> oder A klicken.
7. Bearbeiten Sie die Vorlage mit den verfügbaren Variablen auf der linken Seite nach Ihren Wünschen.

8. Testen Sie die Email-Vorlage, indem Sie auf Test klicken. Scrollen Sie dann nach unten und drücken Sie Senden.
9. Wenn Sie mit dem Aussehen und dem Inhalt Ihrer Email-Vorlage zufrieden sind, drücken Sie Speichern.

Warum sind Email-Vorlagen für Unternehmen vorteilhaft?

Email-Vorlagen sind wertvoll für Unternehmen und Organisationen in allen Branchen. Sie helfen Ihnen, kostbare Zeit und Geld zu sparen und erfordern keine Programmierkenntnisse!

Zeit sparen

Email-Vorlagen sind vorformatiert und automatisiert. Das bedeutet, dass die Email-Vorlage automatisch gesendet wird, sobald Sie sie erstellt haben, wenn die Ereignisbedingungen erfüllt sind (z. B. wenn ein Kunde auf die Schaltfläche “Passwort vergessen” klickt). Dies spart Ihnen viel Zeit und befreit Sie von manuellen Aufgaben und Verantwortungen. Sie müssen sich beispielsweise keine Gedanken über das manuelle Versenden von Follow-up-E-Mails oder Passwort-Reset-Links machen.

Erfordern keine Programmierkenntnisse

Email-Vorlagen sind sehr anfängerfreundlich. Sie benötigen keine Programmiererfahrung oder Designkenntnisse, um sie zu erstellen. Unser WYSIWYG-Editor macht es einfach, Ihre Email-Vorlagen von Grund auf zu gestalten. Indem Sie alle Ihre Email-Vorlagen in der LiveAgent-Ticketing-Software erstellen, stellen Sie sicher, dass alle Ihre Email-Kommunikationen ein einheitliches Aussehen und Verhalten haben.

Spart Geld

Wenn Sie Ihre Agenten von manuellen, sich wiederholenden Aufgaben befreien, die leicht automatisiert werden können, sparen Sie Geld. Stattdessen sollte die Hauptaufgabe Ihrer Agenten darin bestehen, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen, indem sie unvergessliche Erfahrungen schaffen – Anfragen schnell, professionell, sachkundig und persönlich beantworten. Das Erstellen von Email-Vorlagen kann Ihnen und Ihren Agenten dabei helfen, genau das zu tun, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können – die Pflege von Kundenbeziehungen.

Wissensdatenbank-Ressourcen

Möchten Sie mehr über anpassbare Email-Vorlagen erfahren? Schauen Sie sich unsere Sammlung von Wissensdatenbank-Artikeln oder unsere speziell kuratierten Email-Vorlagen für jeden Anlass an.

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