Kostenlose Callcenter-Software

Was ist es und wie kann Ihr Unternehmen davon profitieren?

Viele Kunden ziehen es immer noch vor, Kundendienstmitarbeiter anzurufen, wenn ihre Probleme schnell gelöst werden müssen. Wenn Sie Ihren Kunden einen hervorragenden Kundenservice bieten möchten, ist der Aufbau eines virtuellen Callcenters eine gute Möglichkeit, um loszulegen.

Das Einrichten und Verwalten Ihres eigenen Kontakt-Hubs ist einfacher als Sie denken. Sie müssen sich nur Hilfe von einigen der am besten bewerteten Callcenter-Tools auf dem Markt holen. Die Verwendung von Top-Callcenter-Software kann Ihnen dabei helfen, Ihre Abläufe zu rationalisieren und das Chaos aus Ihren telefonischen Support-Bemühungen für immer zu beseitigen. Eine kostenlose Anrufprotokollierungssoftware für Ihren Helpdesk ist möglicherweise etwas schwieriger zu finden. Es lohnt sich jedoch auf jeden Fall, wenn Sie einen finden, der Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht.

Lassen Sie uns nun einen Blick darauf werfen, warum Callcenter-Software wichtig ist und wie Sie das Beste daraus machen können, unabhängig davon, ob Sie sich für ein kostenpflichtiges oder ein kostenloses automatisiertes Anrufsystem entscheiden.

Callcenter-Software – was ist das?

Früher konnten es sich nur große Unternehmen leisten, eigene Callcenter zu haben. Mit dem Aufkommen von Cloud-basierten Lösungen und automatisierten Anrufsystemen ist dies jedoch nicht mehr der Fall. Dank der Callcenter-Software können Sie jetzt Ihr eigenes virtuelles Callcenter einrichten, ohne dass komplizierte Installationen, Hardware oder lokaler Speicherplatz erforderlich sind. Wie ist das möglich?

Call-Center-Software ist im Wesentlichen eine dedizierte Lösung, mit der Agenten Anrufe tätigen und empfangen sowie auf die erforderlichen Informationen und den Anruferverlauf zugreifen können, um das Kundenerlebnis insgesamt zu verbessern. In der Regel handelt es sich um ein Cloud-basiertes Tool, das in vorhandene Telefone und andere Anwendungen (CRM, Ticketing) integriert werden kann, die für den täglichen Geschäftsbetrieb von entscheidender Bedeutung sind.

Die beliebteste Verwendung von Call-Center-Systemen ist das Anbieten von Support (auch wenn dies nicht der einzige Grund für die Implementierung solcher Lösungen ist). Wenn Ihre Agenten viele Telefongespräche führen müssen, benötigen sie ein leistungsstarkes System, das sie unterstützt. Hier bietet sich eine erstklassige Callcenter-Software an, mit der Ihr Team alle Aspekte eingehender und ausgehender Telefoninteraktionen organisieren und verwalten kann.

Mithilfe dieser Art von Software können Ihre Agenten wichtige Details, Kontaktinformationen und die Kundenhistorie an einem Ort speichern und die verfügbaren Daten auch gut nutzen. Wir werden später auf die Vorteile dieser Art von Lösung eingehen, aber jetzt konzentrieren wir uns auf die Funktionsweise einer Callcenter-Software.

Wie funktioniert die Call Center-Software?

Wie bereits erwähnt, ist Callcenter-Software – kostenlos oder kostenpflichtig – ein wichtiger Bestandteil jedes Contact Hubs. In vielen Fällen bietet es einfach eine Integration mit einem VoIP-Anbieter: eine leistungsstarke Lösung, die das Internet (anstelle einer Festnetzverbindung) zum Tätigen und Empfangen von Anrufen verwendet.

Damit ein VoIP-System ordnungsgemäß funktioniert, muss es in der Lage sein, eine virtuelle Nebenstellenanlage (PBX) zu nutzen. Dies fungiert als Vermittlungsstelle für Telefonsysteme und ermöglicht das Weiterleiten von Anrufen zwischen Benutzern oder außerhalb Ihres Unternehmens. Kurz gesagt, Softwareanbieter können dies problemlos gegen eine monatliche Gebühr einrichten.

Auf den ersten Blick mag es nicht so aussehen, aber Software wie diese ist unerlässlich, wenn Sie ein großes Kundensupport-Team haben und täglich viele Anrufe verwalten. Daher sollten Sie genau prüfen, welche Dienste und Funktionen in dem von Ihnen in Betracht gezogenen Call-Center-System enthalten sind, insbesondere wenn Sie sich für eine kostenlose automatisierte Anrufsoftware entscheiden.

In den meisten Fällen müssen Sie bei der Implementierung eines Call-Center-Tools lediglich einen VoIP-Anbieter auswählen, Agentengeräte anschließen und Anrufe entgegennehmen. So einfach ist das.

Sie müssen zwischen einem einzelnen Callcenter-Tool, das in anderen Aufgaben geändert werden kann, oder einer Omnichannel-Support-Lösung mit Callcenter-Funktionen. Um den Unterschied zu verstehen, werfen wir einen Blick auf verschiedene Arten von Call-Center-Software – auch kostenlos als auch kostenpflichtig.

Arten von Call-Center-Lösungen

Es sollte nicht überraschen, dass es auf dem Markt verschiedene Arten von Call-Center-Lösungen gibt.

Zunächst müssen wir den Unterschied zwischen lokalen Callcentern und virtuellen Systemen anerkennen. Wie der Name schon sagt, befindet sich alles in einem lokalen Callcenter „vor Ort“ – sei es Software, Hardware, Server oder sogar das Kundensupport-Team. Virtuelle Callcenter hingegen nutzen VoIP- und Cloud-basierte Lösungen, damit Sie Ihr Callcenter buchstäblich von überall auf der Welt aus betreiben können.

Heutzutage werden Callcenter oft wie folgt kategorisiert:

• Eingehende Callcenter für den Empfang eingehender Anrufe.
• Ausgehende Call Center konzentrierten sich auf ausgehende Anrufe. Normalerweise arbeiten Agenten hier mit einer Kontaktliste bestehender und / oder potenzieller Kunden, die sie anrufen.
• Mehrkanal-Contact Center, die mehrere Kanäle abdecken. Solche Zentren verwenden weiterhin Telefonanrufe als einen ihrer Kommunikationskanäle, die Teil einer größeren Reihe von Kommunikationswerkzeugen sind.
• Omnichannel Contact Center bringen die Mehrkanalunterstützung auf die nächste Stufe. Sie bieten eine einheitliche Kundendienststrategie über alle Kanäle hinweg, normalerweise dank eines einzigen Tools, mit dem die gesamte Kommunikation unter einem Dach vereint werden kann.

Schließlich gibt es auch einen Unterschied zwischen kostenpflichtiger und kostenloser Anrufsoftware.

Kostenloses vs Bezahltes Callcenter – die Unterschiede

Nicht jedes Callcenter-Tool verfügt über dieselben Funktionen. Darüber hinaus haben Softwareanbieter je nach Bedarf unterschiedliche Preisoptionen, einschließlich kostenloser Callcenter-Softwarepläne. Es ist wichtig zu wissen, dass unterschiedliche Lösungen unterschiedliche Funktionen und Einschränkungen aufweisen und dass es an Ihnen liegt, die beste Anrufsoftware für Ihre Anforderungen auszuwählen. Um eine fundierte Auswahl zu treffen, sollten Sie zunächst alle verfügbaren Optionen untersuchen.

Mit kostenlosen Callcenter-Systemen können Sie alle Ihre Anrufe, einschließlich interner Anrufe zwischen Agenten, weiterhin problemlos wählen und entgegennehmen.

Zusätzliche Funktionen wie Anrufaufzeichnung und Weiterleitung variieren oder unterliegen bestimmten Einschränkungen. Beispielsweise kann Ihnen eine kostenlose Anrufprotokollierungssoftware für Ihren Helpdesk dabei helfen, Informationen über Ihre Anrufer zu speichern. Es kann jedoch einen begrenzten Ticketsuchverlauf oder eine begrenzte Anzahl von Telefonnummern geben, die Sie innerhalb der Software verwenden können. Wenn Sie daran interessiert sind, erweiterte Funktionen zu verwenden oder keine Einschränkungen zu haben, sollten Sie sich stattdessen mit kostenpflichtigen Plänen befassen.

Im Gegensatz zu kostenloser automatisierter Anrufsoftware eignen sich kostenpflichtige Systeme besser für größere Unternehmen, die viele Anrufe bearbeiten und einen hervorragenden Kundensupport sowohl über das Telefon als auch über andere Kanäle hinweg anbieten möchten. Es stehen verschiedene Lösungen zur Auswahl, die nicht unbedingt alle besonders teuer sind. Berücksichtigen Sie einfach alle Ihre Anforderungen, testen Sie mindestens einige verschiedene Tools mit kostenlosen Testzeiträumen und berücksichtigen Sie alle Vor- und Nachteile, die Sie identifizieren können.

Die Flexibilität bei der Erfüllung geschäftlicher Anforderungen macht Live Agent zur bevorzugten kostenlosen Callcenter-Software für kleine Unternehmen, Solopreneure und Start-ups.

Vorteile der Verwendung kostenloser Callcenter-Tools

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Ihr Budget nicht die Kosten für die Verwendung der besten Callcenter-Software abdeckt. Die besten Callcenter-Tools gibt es in verschiedenen Formen und Größen. Mit einer kostenlosen Anrufprotokollierungssoftware für den Helpdesk können Sie noch viel tun. Was sind die Vorteile der Verwendung einer kostenlosen Callcenter-Software?

Verbesserte Produktivität

Ihre Agenten können Anrufer genauer und effektiver unterstützen, wenn sie die Anrufe entgegennehmen und an einem Ort auf wichtige Kundendaten zugreifen können.

Mehr Transparenz

Wenn viele Kunden ein Unternehmen anrufen, erwarten sie, dass die Support-Mitarbeiter wissen, wer sie sind und wie sie zuvor mit dem Support-Team zusammengearbeitet haben. Eine Anrufprotokollierungssoftware für den Helpdesk kann es dem gesamten Team erleichtern, historische Daten mit nur wenigen Klicks zu überprüfen.

Erhöhte Kundenzufriedenheit

Je mehr Ihre Agenten über jeden Anrufer wissen, desto besser können sie ihn unterstützen. Dies hilft beim Aufbau von Beziehungen und Loyalität, was den Umsatz langfristig verbessern wird.

Sie verfügen über eine Vielzahl leistungsstarker Funktionen

Obwohl die kostenlose Callcenter-Software mit gewissen Einschränkungen verbunden ist, können Sie dennoch zahlreiche Funktionen nutzen (z. B. Anrufaufzeichnung für Schulungs- und rechtliche Zwecke).

Geringere Kosten

Seien wir ehrlich: Wenn es um kostenlose Call-Center-Systeme geht, sind die Kosten (oder deren Fehlen) einer der größten Vorteile. Die Möglichkeit, Ihr Callcenter gut organisiert zu halten und kostenlos auf alle Systemfunktionen zuzugreifen, ist auf jeden Fall von Vorteil.

Einfache Implementierung

Sie können mit nur wenigen Klicks eine kostenlose Anrufsoftware einrichten und fast sofort Anrufe entgegennehmen.

Heimarbeit

Mit virtuellen Callcenter-Lösungen können sich Ihre Agenten überall befinden. Solange alle mit dem Internet verbunden sind, kann Ihr Team problemlos von jedem Gerät und jedem Ort aus Anrufe entgegennehmen.

Skalierbarkeit

Ihrem Unternehmen skaliert werden. Wenn Sie weitere Agenten, Telefonnummern oder Funktionen hinzufügen müssen, können Sie Ihre Lösung auf einen kostenpflichtigen Tarif aktualisieren.

Best Practices für Callcenter-Software

Machen Sie keinen Fehler: Wenn Sie eine Callcenter-Protokollierungssoftware für den Helpdesk optimal nutzen möchten, müssen Sie nicht nur die richtige auswählen. Es gibt andere Möglichkeiten, um das Tool optimal zu nutzen, unabhängig von der kostenpflichtigen oder kostenlosen Callcenter-Software. 

• Nutzen Sie die Software-Integration. Es ist kein Geheimnis, dass Callcenter Cloud-basierte, integrierte Tools zum Verwalten und Synchronisieren von Kundendaten verwenden. Wenn Sie sich auf integrierte Systeme verlassen, können Sie keine wichtigen Informationen verlieren oder Fehler machen, wenn Sie Daten gleichzeitig manuell in verschiedene Systeme eingeben.
• Erwägen Sie die Vorbereitung von Call-Center-Skripten. Relevante Skripte können Ihren Agenten helfen, am Telefon sicherer zu werden, insbesondere wenn sie gerade erst anfangen, in einem Callcenter zu arbeiten. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Skripte von Zeit zu Zeit aktualisieren, um auf dem neuesten Stand zu bleiben und die Dinge auf dem neuesten Stand zu halten.
• Legen Sie bestimmte Ziele für Ihre Callcenter-Agenten fest. Mit dem richtigen Callcenter-System können Sie die Leistung Ihrer Agenten einfach verfolgen. Das Setzen von Zielen für alle kann nicht nur den Teamgeist stärken, sondern auch die Agenten dazu ermutigen, sich gegenseitig für ihre Ergebnisse zur Rechenschaft zu ziehen.
• Bemühen Sie sich, die Wartezeit zu verkürzen. Heutzutage sind Kunden eher ungeduldig und nicht bereit, auf Unterstützung zu warten, wenn sie sich an Kundenbetreuer wenden. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Teammitglieder haben, um die Kundennachfrage zu decken.
• Nutzen Sie Kundendaten. Durch personalisierte Begrüßungen und schnelle Unterstützung haben Sie die Möglichkeit, das Herz eines Anrufers zu gewinnen. Callcenter-Software kann Sie problemlos mit relevanten Informationen über Ihre Anrufer ausstatten, insbesondere wenn diese zuvor mit Ihrem Unternehmen zusammengearbeitet haben.

Kostenlose oder kostenpflichtige Callcenter-Software – welche ist die beste Wahl?

Wenn Sie entscheiden, ob Sie in kostenpflichtige oder kostenlose automatisierte Anrufsysteme investieren möchten, sollten Sie Ihre aktuellen Geschäftsanforderungen, Pläne für die Zukunft und alle verfügbaren Optionen berücksichtigen.

Stellen Sie sich die folgenden Fragen;

• Wie gehen Sie im Moment mit Anrufen um?
• Möchten Sie ein brandneues Callcenter einrichten oder zu einem anderen Callcenter-Softwareanbieter wechseln?
• Wie viele Kunden verwalten Sie?
• Was erwarten Sie vom Callcenter-Software-Dashboard?
• Planen Sie, einen großen Kaltakquise-Service zu betreiben?
• Wie viele Call Center-Agenten haben Sie an Bord?
• Wie viele Telefonnummern möchten Sie verwenden?
• Welche Callcenter-Funktionen interessieren Sie am meisten?
• Welche Callcenter-Metriken möchten Sie verfolgen?

Durch die Beantwortung dieser Fragen erhalten Sie ein ziemlich gutes Verständnis Ihrer Bedürfnisse und kommen der richtigen Wahl für Ihr Unternehmen einen Schritt näher.

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie sich die am besten bewertete Call Center-Software noch nicht leisten können. Es schadet nicht, sich zuerst für eine kostenlose Callcenter-Software zu entscheiden – es gibt viele zuverlässige Dienstleister. Tatsächlich entscheiden sich viele Unternehmen für kostenlose Lösungen, insbesondere wenn sie gerade erst anfangen oder einfach nicht über das Budget für fortschrittliche Lösungen verfügen. Die Verwendung einer kostenlosen Anrufprotokollierungssoftware für den Helpdesk ist eine gute Möglichkeit, ein bestimmtes Callcenter-Tool zu testen, um festzustellen, ob es für Ihr Unternehmen geeignet ist. Schließlich können Sie jederzeit ein Upgrade durchführen, wenn sich die Anforderungen Ihres Unternehmens ändern.

Kurz gesagt, wir empfehlen, über Ihre Anforderungen nachzudenken, Ihre Auswahl einzugrenzen und mindestens einige kostenlose Callcenter-Tools zu testen, um herauszufinden, was für Ihr Unternehmen am besten funktioniert. Sobald Sie dies alles getan haben, sollten Sie mehr entscheiden können, ob Sie in eine kostenpflichtige Version investieren oder sich an die kostenlosen Tools wie LiveAgent halten möchten.

Entdecken Sie es selbst