VoIP phone

VoIP-Implementierung – Checkliste

Wahrscheinlich gehen Ihnen viele Fragen durch den Kopf – für welche Software sollten Sie sich entscheiden, was müssen Sie vor der Implementierung tun und wie werden sich Ihre Mitarbeiter darauf einstellen?

Keine Sorge, wir haben diese praktische Checkliste basierend auf dem Wissen aus erster Hand erstellt, welche Aufgaben einen reibungslosen Übergang ermöglichen oder unterbrechen können. Folgen Sie ihr, um die VoIP-Implementierung stressfrei zu gestalten.

Die Bedeutung einer Checkliste für die VoIP-Implementierung

Ein VoIP-System ist etwas, das die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen arbeitet, komplett verändern wird. Es ist jedoch nicht allzu schwierig zu installieren und einzurichten, wenn es richtig gemacht wird.

Eine Checkliste für die VoIP-Implementierung ist wie eine Landkarte, die zeigt, was Sie tun müssen, um diese Technologie erfolgreich zu implementieren. Es hilft auch bei der Verwaltung Ihres Projekts, da alle daran Beteiligten über ihre Verantwortlichkeiten informiert werden können.

VoIP ist eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens, also unterschätzen Sie keinen Schritt auf dieser Checkliste.

Wer kann von einer Checkliste für die VoIP-Implementierung profitieren?

  • Die Kleinunternehmer
  • Die Callcentermanager
  • IT-Profis

Der VoIP-Implementierungsprozess gilt für praktisch jeden Aspekt eines Unternehmens, vom Kundendienst und Support bis zur Buchhaltung. Unabhängig von Ihrer Rolle im Unternehmen können Sie diese Checkliste verwenden, um sich einen Überblick über die erforderlichen Maßnahmen zu verschaffen.

Gehen Sie Schritt für Schritt vor und sehen Sie, was Sie tun müssen, um eine erfolgreiche VoIP-Lösung zu implementieren.

Sehen Sie sich die Checkliste für die VoIP-Implementierung an

Vor der Implementierung

VoIP-Implementierung – Checkliste

Was sind die Hauptziele Ihres Unternehmens, wie viel Geld können Sie für einen neuen VoIP-Anbieter ausgeben und welche Funktionen sind Ihnen wichtig? Je besser Sie diese Fragen beantworten können, desto einfacher wird es sein, einen VoIP-Anbieter und ein System zu finden, das Ihre Anforderungen erfüllt.

Warum ist es wichtig, Ihre Ziele zu definieren?

Diese Vorbereitung hilft Ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen und zu entscheiden, welche Funktionen am wichtigsten sind. Sie können auch Zeit sparen, wenn Sie genau wissen, welche Arten von Systemen oder Diensten am besten zu Ihren Geschäftsbedürfnissen passen.

Wie definiert man die Ziele Ihres Unternehmens?

Diese einfachen Fragen zu beantworten, ist ein guter Anfang:

  • Wie viele Angestellte haben Sie und wie viele werden externe oder interne Anrufe über VoIP-Telefone tätigen?
  • Welche Art von Telefonplan verwenden Sie derzeit (z.B. Festnetz oder Mobil)?
  • Tätigen Sie viele ausgehende internationale Anrufe?
  • Wie viel Zeit verbringen Mitarbeiter durchschnittlich täglich am Telefon?
  • Gibt es Teammitglieder, die sich an anderen Orten befinden und müssen sie regelmäßig miteinander kommunizieren?

Nachdem Sie diese Fragen beantwortet haben, sollten Sie ein gutes Verständnis darüber haben, was Ihre Unternehmensziele sind. Stellen Sie sicher, dass sie SMART sind: Specific (Spezifisch), Measurable (Messbar), Achievable (Erreichbar), Relevant und Time-Bound (Zeitgebunden).

Zum Beispiel erfüllt “Unser Ziel ist es, die durchschnittliche Antwortzeit in einem Monat auf 5 Sekunden zu verringern” alle SMART-Kästchen.

Track goals on notepad

Welche Tools können verwendet werden, um die Ziele Ihres Unternehmens zu definieren?

  • Excel-Tabelle oder Google Sheets
  • Asana, Trello oder anderes Projektmanagementool, um einen Überblick über Aufgaben und Fortschritte zu behalten
  • Zielsetzungsvorlagen

Sie sollten Ihr derzeitiges Telefonsystem evaluieren, um herauszufinden, welche Funktionen Sie voinn einem VoIP-System brauchen.

Warum ist es wichtig, Ihre Telefonbedürfnisse zu evaluieren?

Um einen VoIP-Anbieter zu finden, der die Funktionen hat, nach denen Sie suchen und alle Erwartungen Ihres Unternehmens erfüllt.

Wie können Sie Ihre Telefonbedürfnisse evaluieren?

Der wichtigste Faktor ist wahrscheinlich die Art von Anrufen, die bearbeitet werden müssen. Wenn zum Beispiel die meisten Anrufe den Vertrieb oder das Marketing betreffen, benötigen Sie ein Telefonsystem mit Funktionen wie einer Anrufer-ID und Anrufaufzeichnung.

Andere wichtige Faktoren sind:

  • Wie viele Personen machen gleichzeitig Anrufe?
  • Welche Funktionen sind Ihnen wichtig (z.B. Anrufbeantworter, Anrufweiterleitung, automatische Anrufverteilung)?
  • Wie viele Erweiterungen sind erforderlich?
  • Gibt es besondere Bedürfnisse, die in Betracht gezogen werden sollten (z.B. Fernzugriff für Mitarbeiter, Ticketingsystem)?

Verwenden Sie die Antworten auf diese Fragen, um herauszufinden, wonach Sie in einem VoIP-Anbieter suchen. Sie können sie auch bei der Recherche nach verschiedenen Anbietern und ihren Plänen als Kriterien verwenden.

LivAgent's call center features

Welche Tools können verwendet werden, um Ihre Telefonbedürfnisse zu evaluieren?

  • Das Inventar und die Dokumentation Ihres bestehendes Systems (wenn relevant) oder Anrufaufzeichnungssoftware

Es ist Zeit, die Funktionen zu priorisieren, die für Sie und Ihr Team am wichtigsten sind.

Warum ist es wichtig, die VoIP-Funktionen zu finden, die für Ihr Unternehmen wichtig sind?

Je besser Sie verstehen, was Sie von einem System möchten, desto einfacher ist es, das System zu finden, das am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Wie identifiziert man die VoIP-Funktionen, die für ein Unternehmen wichtig sind?

Beginnen Sie, indem Sie eine umfangreiche Liste der Funktionen erstellen, die Ihnen wichtig sind und sortieren Sie sie nach Priorität. So können Sie verschiedene Anbieter und ihre Pläne einfacher vergleichen.

Sie sollten auch einen Blick auf Ihr derzeitiges Telefonsystem werfen und sehen, welche Funktionen Sie am meisten verwenden. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter und lassen Sie sie an dem Prozess Teil haben – Es gibt bestimmt Funktionen, die ihrer Meinung nach für das Unternehmen wichtig sind, die jedoch noch nicht angesprochen wurden.

Unlimited call recordings in LiveAgent's call center software

Welche Tools können dafür verwendet werden, wichtige VoIP-Funktionen zu identifizieren?

  • Tabellenblatt für den Funktionsvergleich
  • Das Inventar Ihres derzeitigen Telefonsystems
  • Anrufaufzeichnungssoftware
  • Vorlage für Meetingnotizen, falls Sie Mitarbeiter formell über ihre Erwartungen an das VoIP-Telefonsystem befragen möchten
  • Umfrage (z.B. SurveyMonkey, Google Forms), um Feedback von Mitarbeitern zu sammeln

Bestätigen Sie, dass Ihre bestehende Infrastruktur das neue VoIP-System unterstützen kann.

Warum ist es wichtig, Ihre derzeitige Infrastruktur zu bewerten?

Um große IT-Probleme zu vermeiden und sicherzustellen, dass Sie jederzeit genug Bandbreite für die Anzahl der Nutzer in Ihrem VoIP-Netzwerk haben. Außerdem erfordern die meisten Anbieter verlässliche Verbindungen und VoIP-Equipment, bevor sie ihre Dienste anbieten.

Wie können Sie Ihre derzeitige Infrastruktur bewerten?

Stellen Sie die Anzahl der Mitarbeiter fest, die VoIP-Telefone verwenden werden und sorgen Sie dafür, dass es genug Bandbreite gibt, um alle gleichzeitig zu unterstützen. Wenn dies nicht möglich ist, müssen Sie Ihre Internetverbindung upgraden oder sich einen neuen Router besorgen.

Finden Sie heraus, ob es Firewalls gibt, die VoIP-Traffic blockieren und richten Sie eine funktionierende Port-Weiterleitung ein. Wenn dies nicht möglich ist, können Sie es in Betracht ziehen, eine zusätzliche Firewall speziell für VoIP-Dienste zu kaufen (was günstiger ist, als die gesamte Netzwerk-Infrastruktur upzugraden).

Überprüfen Sie, ob der alte Router mit dem neuen VoIP-System kompatibel ist. Falls nicht, ist es empfehlenswert, einen neuen Router zu kaufen, da die meisten Router für Sicherheit und Verlässlichkeit entworfen wurden, anstatt für Geschwindigkeit oder Kapazität.

Wie können Sie Ihre derzeitige Infrastruktur bewerten?

Welche Tools können verwendet werden, um Ihre derzeitige Infrastruktur zu bewerten?

  • Geschwindigkeitstest-Tool für das Netzwerk (z.B. Fing), um zu messen, wie schnell Ihre Verbindung zu einem beliebigen Zeitpunkt ist und welche Art von Traffic das Netzwerk verarbeitet
  • Online-Bandbreitenrechner, um zu sehen, ob Ihr Netzwerk die Anzahl der Nutzer unterstützen kann, die VoIP-Telefone verwenden
  • Prüfsoftware für die Firewall und den Router, die potenzielle Probleme erkennen kann
  • Netzwerkanalysesoftware, die potenzielle Probleme erkennen kann

Sich auf eine Option zu konzentrieren ist keine gute Strategie. Führen Sie also etwas Marktforschung durch, um den besten VoIP-Anbieter für Ihre Bedürfnisse zu finden.

Warum ist es wichtig, eine Liste der potenziellen VoIP-Anbieter zu machen?

Mit so vielen verschiedenen Arten von VoIP-Anbietern, die es auf dem Markt gibt, kann es schwer sein herauszufinden, welcher am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Erstellen Sie eine erste Shortlist, um es einfacher zu machen, Optionen auszuschließen und festzulegen, welche Art von Plan gut zu Ihrer derzeitigen Infrastruktur passt.

Wie erstellt man eine Liste mit potenziellen VoIP-Anbietern?

Führen Sie Marktforschung durch, sprechen Sie mit Industrieführern und überprüfen Sie Foren. Informieren Sie sich dann über die Anbieter, die Ihnen ins Auge fallen und erstellen Sie eine Liste derjenigen, die die Funktionen anbieten, welche Sie sich wünschen. Vergleichen Sie Elemente wie:

  • Preispläne
  • Anrufqualität
  • Kundenservice
  • Fortschritt der Funktionen
  • Einfachheit der Nutzung
  • Integrationen mit anderen Softwarelösungen
  • Mobilitätsoptionen

und jegliche weitere wichtige Funktionen, bevor Sie die finale Entscheidung treffen.

LiveAgent call center price calculator

Welche Tools können verwendet werden, um eine Liste mit potenziellen VoIP-Anbietern zu erstellen?

  • Vergleichswebseiten wie G2.com, die Bewertungen der Dienste jeder Anbieter und Preise bereitstellen
  • Onlineforen wie VoIP Forum oder Quora, um über die Erfahrungen anderer Nutzer mit bestimmten Unternehmen zu lernen, bevor Sie eine Entscheidung treffen

Viele Anbieter haben kostenlose Probephasen oder Demoversionen ihrer Software, die Sie verwenden können, um den Dienst vor dem Kauf auszuprobieren.

Warum ist es wichtig, Probephasen und Demoversionen zu nutzen?

Testen Sie Software vor dem Kauf aus, wann immer es möglich ist, besonders wenn es um so etwas wichtiges wie VoIP geht. Indem Sie kostenlose Probephasen und Demoversionen nutzen, können Sie sicherstellen, dass die Software mit Ihrem Netzwerk funktioniert, dass alle Funktionen verfügbar sind und dass sie jeder im Unternehmen verwenden kann.

Wie testet man Probephasen und Demoversionen aus?

Kontaktieren Sie einfach die Anbieter, an denen Sie interessiert sind und fragen Sie nach einer Probephase oder einer Demoversion der Software. Viele Unternehmen bieten diese Möglichkeiten an, um potenziellen Kunden zu zeigen, was der Dienst enthält. So können Interessenten die Software selbst kennenlernen.

Die meisten Anbieter stellen kostenlose Probephasen oder Demoversionen ihrer Software auf ihren Webseiten zur Verfügung. Suchen Sie einfach nach “Probephase” oder “Demo” oder kontaktieren Sie das Unternehmen direkt und fragen Sie ob es diese Möglichkeit gibt.

LiveAgent schedule demo

Welche Tools können verwendet werden, um Probephasen und Demoversionen zu testen?

  • Notizen-App, um einen Überblick darüber zu behalten, was Ihnen an Produkten gefiel und was nicht
  • Tabellen-App, um Preise, Funktionen und Kundenservice der Anbieter zu vergleichen

Dies sollte getan werden, nachdem Sie all Ihre Optionen ausgetestet haben und eine Wahl getroffen haben.

Warum ist es wichtig, den richtigen VoIP-Anbieter zu wählen?

Weil Sie nicht den Anbieter wechseln möchten, nachdem Sie VoIP bereits implementiert haben. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich die Zeit zu nehmen, um herauszufinden, was für Ihr Callcenter am besten funktioniert.

Wie wählt man den richtigen VoIP-Anbieter?

Nun müssen Sie nur noch eine Wahl treffen. Denken Sie dabei jedoch auch über die Zukunft nach. Kann Ihr gewählter Anbieter mit den Änderungen in der Technologie und den wachsenden Bedürfnissen Ihres Unternehmens mithalten? Ist der Kundenservice verlässlich und kann er Ihnen einen wettbewerbsfähigen Preis anbieten?

Vergessen Sie nicht, dass die Einführung von VoIP eine Langzeit-Investition ist. Sie muss also von Ihnen und Ihren Interessenvertretern gut durchdacht werden.

Tipp: Suchen Sie nach einem Anbieter, der guten Kundenservice anbietet, sodass Ihnen immer jemand helfen kann, wenn es Probleme mit dem System gibt.

LiveAgent VOIP providers

Welche Tools können verwendet werden, um den richtigen VoIP-Anbieter zu wählen?

  • Eine Entscheidungsmatrix ist eine gute Methode, um all Ihre Optionen nebeneinander zu vergleichen. Sie können Vorlagen online finden oder Ihre eigenen Vorlagen in einem Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm erstellen.

Implementierung

Die Sicherheit einer Kundenservicesoftware ist von äußerster Bedeutung. VoIP-Gespräche werden oft als Goldmine für Hacker gesehen und haben bestimmte Risiken.

Warum ist es wichtig, für Ihr VoIP die maximale Sicherheit zu garantieren?

Genau wie jedes andere Netzwerksystem auch, muss VoIP gegen Hacker und andere bösartige Bedrohungen geschützt sein. Manche Gespräche sind von Natur aus vertraulich und Sie möchten natürlich nicht, dass Informationen von jemand anderem als dem beabsichtigten Empfänger gesehen werden.

Wie sorgt man für die maximale Sicherheit?

Sie müssen Ihr VoIP-System mithilfe der aktuellsten VoIP-Sicherheitsupdates auf dem neusten Stand halten und Sie sollten eine Firewall benutzen. Überprüfen Sie, dass alle Mitarbeiter sich den Gefahren von Phishingattacken bewusst sind und zeigen Sie ihnen, wie man potenzielle Gefahrenhinweise erkennt.

Überwachen Sie die Leistung Ihres Anbieters und stellen Sie sicher, dass die Daten, die über seine Leitungen übertragen werden, nicht gefährdet sind (z.B. indem Ihr Traffic verschlüsselt wird). Haben Sie auch einen Notfallplan bereit. Weiters ist eine Passwortrichtlinie wichtig – Jeder in der Organisation sollte starke Passwörter verwenden, die regelmäßig geändert werden.

Tipp: Stellen Sie sicher, dass sich der VoIP-Anbieter, den Sie gewählt haben, an alle relevanten Sicherheitsregelungen hält.

Phone password protection screen

Welche Tools können verwendet werden, um für maximale Sicherheit zu sorgen?

  • Passwortmanagementtool, um einen Überblick über alle Passwörter zu haben und sicherzustellen, dass sie regelmäßig geändert werden
  • Firewall-Software, um Ihr System vor nicht autorisiertem Zugriff zu schützen
  • Sicherheitspatches für Ihre VoIP-Software
  • Notfallplan, beispielsweise im Fall von Datenverlusten
  • Mitarbeiterschulung
  • Monitoringsoftware

All Ihre Daten, Kontakte und andere Informationen von Ihrem alten System auf ein neues zu übertragen kann stressig sein. Wenn Sie diesen Schritt jedoch nicht jetzt abschließen, könnte es später zu Chaos führen.

Warum ist es wichtig, Daten zu übertragen?

Ohne Daten funktioniert Ihr VoIP-Telefonservice nicht. All Ihre Kontakte, Nachrichten und der Anrufverlauf müssen übertragen werden, sodass Mitarbeiter wie normal weiter arbeiten können – Das Telefonsystem zu wechseln sollte keinen großen Einfluss auf den alltäglichen Betrieb haben.

Wie überträgt man Daten?

Sie können die Informationen mithilfe eines automatisierten Migrationstools manuell transferieren oder die API Ihres alten Systems nutzen, um die Daten automatisch zu übertragen. Welche Methode Sie auch wählen, stellen Sie sicher, dass Sie sie zuerst austesten, sodass alles reibungslos abläuft.

Tipp: Wenn Sie viele Daten übertragen müssen, sollten Sie ein automatisches Migrationstool in Betracht ziehen. Das spart Ihnen Zeit und Mühe.

API key feature in Customer service software - LiveAgent

Welche Tools können für den Transfer von Daten verwendet werden?

  • Manuelles Transfertool
  • Automatisiertes Migrationstool
  • API des alten Systems

Sobald alles eingerichtet ist, ist es Zeit über Add-Ons und Integrationen nachzudenken, die Ihr VoIP-System verbessern und den Workflow Ihrer Angestellten vereinheitlichen können.

Warum ist es wichtig, Add-Ons und Integrationen einzurichten?

Es gibt eine Menge toller Erweiterungen, die Ihre VoIP-Systeme verbessern können, wie die Anrufweiterleitung, CRM-Integration, Chatbots und mehr. Indem Sie diese zu Ihrem System hinzufügen, können Sie die Angestelltenproduktivität und den Kundenservice verbessern.

Wie richtet man Add-Ons und Integrationen ein?

Der Großteil der Add-Ons und Integrationen ist einfach einzurichten – laden Sie einfach die Software herunter, installieren und konfigurieren Sie sie. Jedoch erfordern manche etwas mehr Arbeit – zum Beispiel, wenn Sie Ihr VoIP-System mit Ihrem CRM integrieren möchten. Der Prozess hängt von dem Anbieter ab, jedoch bieten die meisten glücklicherweise Tutorials und Support an.

Wie richtet man Add-Ons und Integrationen ein?

Welche Tools können verwendet werden, um Add-Ons und Integrationen einzurichten?

  • Tutorials oder Leitfäden
  • Support von dem Kundenserviceteam des Anbieters

Der Einführungsprozess von VoIP endet nicht mit der Installierung eines neuen Systems – damit es effizient funktioniert, müssen Sie auch über Ihren idealen Anrufablauf nachdenken.

Warum ist es wichtig, Ihren idealen Anrufablauf zu entwerfen?

Ein gut entworfener Anrufablauf legt fest, wie Angestellte mit Anrufen umgehen sollen, welche Art von Informationen sie von Kunden sammeln müssen und wie schnell sie Anrufe übertragen können.

Wie entwirft man einen idealen Anrufablauf?

Der erste Schritt ist, die Bedürfnisse der Kunden zu identifizieren – was möchten sie, wenn sie Ihr Unternehmen anrufen? Als Nächstes müssen Sie entscheiden, wie schnell Angestellte Anrufe beantworten sollten. Einen Anrufablauf zu entwerfen ist keine einfache Aufgabe, es erfordert eine Menge Zeit und Mühen.

Ziehen Sie es in Betracht, diejenigen um Hilfe zu bitten, die sich in diesem Bereich gut auskennen, wenn Sie denken, dass Ihr Anrufablauf noch weiter verbessert werden könnte.

Tipp: Stellen Sie sicher, dass Ihr Anrufablauf für Angestellte leicht zu verstehen und für alle Beteiligten klar ist.

Inbound and Outbound Call Center Software

Welche Tools können verwendet werden, um den idealen Anrufablauf zu entwerfen?

  • Flowcharts und Diagramme, um den Anrufablauf besser zu visualisieren

Um das meiste aus dem System herauszuholen, sollten Sie Ihren VoIP-Anbieter mit passender Callcenter-Software integrieren.

Warum ist es wichtig, die Anrufweiterleitung und Managementprozesse zu etablieren?

Die Anrufweiterleitung erhöht die Kundenzufriedenheit, reduziert Betriebskosten und hilft bei der schnellen Verwaltung von Anrufen.

Wie etabliert man die Anrufweiterleitung und Managementprozesse?

Der erste Schritt ist, eine Karte der Kommunikationsstruktur Ihres Unternehmens zu erstellen. Dies hilft Ihnen, die verschiedenen Abteilungen und Arten von Anrufen zu identifizieren.

Danach müssen Sie für jede Art von Anruf Weiterleitungsregeln erstellen. Diese legen fest, wie Angestellte Anrufe bearbeiten sollen, wann sie an eine andere Abteilung übertragen werden sollen und wer sie annehmen soll.

Dies schaffen Sie, indem Sie Software wählen, die mit Ihrem VoIP-Anbieter integriert. Die beste Wahl dafür könnte die Callcenter-Software von LiveAgent sein, welche mit mehr als 99% der Anbieter kompatibel ist.

Wie können Sie von der Anrufweiterleitung von LiveAgent profitieren? Zum Beispiel indem Sie die Anzahl der Sekunden, nachdem ein Anruf an einen anderen Angestellten weitergeleitet wird, festlegen und dadurch die Wartezeit verringern. Sie können auch wählen, wie lange ein eintreffender Anruf in der Warteschlange bleibt – Nachdem diese vorher festgelegte Zeit abgelaufen ist, wird der Anruf an den Offline-Bereich Ihres IVRs gesendet.

All diese Funktionen sollen dafür sorgen, dass Ihre Kunden eine reibungslos Erfahrung haben. Außerdem bietet LiveAgent rund um die Uhr Kundenservice an, um sicherzustellen, dass Sie immer professionelle Unterstützung erhalten, egal zu welchen Zeiten Ihr Callcenter in Betrieb ist.

Call routing feature in LiveAgent's call center software

Welche Tools können verwendet werden, um die Anrufweiterleitung und Managementprozesse zu etablieren?

  • Weiterleitungsregeln, um die Bearbeitung von Kundenanfragen zu automatisieren
  • Callcenter-Software (z.B. LiveAgent)

Das ist ein notwendiger Schritt, wenn Sie möchten, dass Ihr Team produktiv und motiviert bleibt und einen professionellen Kundenservice anbietet.

Warum ist es wichtig, Schulungen für Mitarbeiter zu planen?

Ohne eine grundlegende Schulung werden Ihre Mitarbeiter nicht wissen, wie sie das neue VoIP-System verwenden müssen. Dies führt zu vielen Fragen, Frustration und unzufriedenen Kunden.

Was ist die beste Methode, um Mitarbeiterschulungen zu planen?

Sie müssen ein umfassendes Trainingsprogramm erstellen und für handlungsorientierte Trainingsgelegenheiten sorgen. Diese sollten alles umfassen – wie jede Funktion funktioniert, was angewandte Methoden für das Tätigen und Empfangen von Anrufen sind, wie Angestellte mit Kundenanfragen umgehen sollten, etc.

Tipp: Stellen Sie sicher, dass das Schulungsprogramm einfach zu verstehen ist und grundlegende Themen abdeckt. Wenn Sie viele Angestellte haben, können Sie es in Betracht ziehen, Online-Trainingskurse oder Videotutorials einzusetzen.

Training agents illustration

Welche Tools können für Mitarbeiterschulungen verwendet werden?

  • Online-Trainingskurse
  • Videotutorials
  • Support von dem Kundenserviceteam des Anbieters
  • Trainingsmaterial

Das ist ein unentbehrlicher Teil des Planungsvorganges, durch den Ihr Unternehmen im Falle von unvorhersehbaren Umständen wie Stromausfall oder Serverabstürzen etc. weiter in Betrieb bleiben kann.

Warum ist es wichtig, einen Notfallwiederherstellungsplan zu haben?

Wenn Ihr Telefonsystem nicht richtig oder überhaupt nicht funktioniert, kann dies für Ihr Unternehmen ernste Konsequenzen haben, wie Kundenverlust, verringerte Produktivität und mehr.

Was sollte ein Notfallwiederherstellungsplan enthalten?

  • Einen Überblick der Kommunikationsstruktur Ihres Unternehmens (den Anrufablauf)
  • Eine Liste aller Funktionen, die für den Betrieb essentiell sind
  • Kontaktinformationen des Kundenserviceteams Ihres Anbieters
  • Klare Schritte dafür, wie man das System im Fall eines Notfalls wiederherstellt
Disaster recovery plan

Welche Tools können verwendet werden, um einen Notfallwiederherstellungsplan zu erstellen?

  • Dokumentationssoftware (z.B. Microsoft Word, Google Docs)
  • Tabellenblätter (z.B. Microsoft Excel, Google Sheets)

Das ist ein Schritt, der oft übersehen wird, der Ihnen jedoch in Zukunft eine Menge Probleme ersparen kann. Indem Sie Ihre Nummernzuweisung überprüfen, stellen Sie sicher, dass alle Nummern den richtigen Erweiterungen und Geräten zugeteilt sind.

Warum ist es wichtig, die Nummernzuweisung zu überprüfen?

Wenn ein Kunde Anrufe von der falschen Abteilung oder einem falschen Angestellten erhält und umgekehrt kann das zu Verwirrung führen.

Wie überprüft man die Nummernzuweisung?

Überprüfen Sie die Nummern, die Ihren Erweiterungen und Geräten zugeteilt sind, indem Sie sich in Ihr Konto einloggen. Falls Sie Abweichungen finden, können Sie eine Änderung beantragen, indem Sie das Kundenserviceteam des Anbieters kontaktieren.

Tipp: Ihre Kontaktinformationen sollten immer auf dem neusten Stand sein, sodass der Anbieter Sie im Fall eines Notfalls erreichen kann.

Call distribution settings in Contact center software - LiveAgent

Welche Tools können verwendet werden, um die Nummernzuweisung zu überprüfen?

  • Login in das Onlinekonto
  • Kundenservice des Anbieters

Ein Auto-Assistent am Anfang eines Anrufs macht den ersten Eindruck. Nutzen Sie dies aus und zeichnen Sie eine Begrüßung auf, die Ihre Anrufer dazu anregt, in der Leitung zu bleiben.

Warum ist es wichtig, Voicemail-Begrüßungen aufzunehmen?

Der Kunde wird wissen, dass er die richtige Nummer gewählt hat und nicht lange warten muss, bis ein Angestellter verfügbar ist.

Wie nimmt man Voicemail-Begrüßungen auf?

Um Voicemail-Begrüßungen aufzunehmen, müssen Sie sich in Ihr Konto einloggen und eine neue Nachricht erstellen. Bauen Sie alle notwendigen Informationen, wie den Namen der Abteilung, die Betriebszeiten und die Kontaktnummer ein.

Tipp: Zusätzlich zu “Guten Tag” und “Vielen Dank”, sollten Sie der Nachricht noch einen persönlichen Touch verleihen.

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Welche Tools können verwendet werden, um Voicemail-Begrüßungen aufzuzeichnen?

Das ist der letzte Schritt in dem Implementierungsprozess Ihres VoIP. Durch Testanrufe können Sie sicherstellen, dass alles wie erwartet funktioniert und es mit dem neuen System keine Probleme gibt.

Warum ist es wichtig, Testanrufe durchzuführen?

Sie sparen Zeit, da Sie Dinge nicht neu konfigurieren müssen, falls etwas von Beginn an nicht richtig funktioniert. Wenn es Probleme mit Ihrem Telefonsystem gibt, können diese in diesem Schritt gefunden und gelöst werden, bevor sie sich auf Ihre Kunden auswirken.

Wie macht man Testanrufe?

Um Testanrufe zu tätigen, müssen Sie sich in Ihr Konto einloggen und versuchen, verschiedene Nummern anzuwählen. Stellen Sie sicher, dass alle Funktionen wie Voicemail, Anrufweiterleitung und die Qualität der Anrufe über das neue System überprüft werden.

Tipp: Die beste Zeit, Testanrufe durchzuführen ist vor den Geschäftszeiten, wenn keine Kunden anrufen oder zu einer Zeit, wenn nicht viele Angestellte beschäftigt sind.

LiveAgent internal calls ongoing

Welche Tools können verwendet werden, um Testanrufe durchzuführen?

  • Callcenter-Software wie LiveAgent
  • Testkonto

Zusammenfassung der Checkliste für die VoIP-Implementierung

Vor der Implementierung

  • Definieren Sie Ihre Geschäftsziele
  • Bewerten Sie Ihre Telefonanforderungen
  • Identifizieren Sie die VoIP-Funktionen, die für Ihr Unternehmen entscheidend sind
  • Bewerten Sie Ihre aktuelle Infrastruktur
  • Führen Sie Bandbreitentests durch
  • Erstellen Sie eine Liste mit optionalen VoIP-Anbietern
  • Testen Sie Testversionen und Demoversionen
  • Wählen Sie den richtigen VoIP-Anbieter aus

Implementierung

  • Sorgen Sie für maximale Sicherheit
  • Datenübertragung
  • Richten Sie Add-Ons und Integrationen ein
  • Gestalten Sie Ihren idealen Anrufablauf
  • Planen Sie Schulungen für Mitarbeiter
  • Richten Sie Anrufweiterleitungs- und Verwaltungsverfahren mit LiveAgent ein
  • Erstellen Sie einen Notfallwiederherstellungsplan
  • Überprüfen Sie Ihre Nummernzuweisungen
  • Voicemail-Begrüßungen aufzeichnen
  • Führen Sie Testanrufe durch

Frequently asked questions

Was ist VoIP und wie wird es implementiert?

VoIP steht für Voice over Internet Protocol und es ist eine Technologie, mit der Telefonanrufe über Breitband-Internetverbindungen getätigt werden können, anstatt über reguläre Telefonleitungen. Es ist viel günstiger und flexibler als ein traditioneller Telefonservice. Um VoIP zu verwenden, müssen Sie eine spezielle Software auf Ihrem Computer oder Smartphone installieren, mit der Sie Anrufe über das Internet tätigen und empfangen können.

Welches Protokoll verwendet VoIP?

VoIP verwendet das Internet Protocol (IP), um Sprachdaten online zu senden. Das funktioniert, indem analoge Tonsignale in digitale Pakete umgewandelt werden, welche über IP-Netzwerke wie die, die für E-Mail und Browsing verwendet werden, übertragen werden. Diese Pakete können weltweit an Orte versendet werden, wo ein verfügbarer Verbindungspunkt zwischen zwei Geräten mit Internetzugriff besteht.

Wie viel Bandbreite benötigt man für VoIP?

Sie benötigen eine Breitbandverbindung mit Geschwindigkeiten von mindestens 100kbps per Anruf. Für optimale Leistungen empfehlen wir jedoch eine Breitbandverbindung mit Geschwindigkeiten von 500kbps oder schneller.

Hat VoIP eine Zukunft?

Ja, VoIP hat eine strahlende Zukunft. Es wird erwartet, dass VoIP in den nächsten Jahren rapide Weiterwachsen wird. Der globale Markt für VoIP-Dienste soll von $85 Milliarden in 2021 auf über $100 Millarden im Jahr 2026 anwachsen.

Kann ich mein eigenes VoIP-System einrichten?

Ja, Sie können Ihr eigenes VoIP-System einrichten. Jedoch erfordert das eine Menge Arbeit und technische Expertise. Zusätzlich dazu müssen Sie spezielle Hardware und Software kaufen oder mieten. Als Alternative können Sie einen cloudbasierten VoIP-Dienst verwenden.

Wie richte ich ein VoIP-Unternehmen ein?

Ein VoIP-Unternehmen einzurichten ist nicht so schwer wie es zu scheinen mag. In Wahrheit kann der Großteil der Arbeit von zu Hause aus erledigt werden. Der erste Schritt ist, einen VoIP-Anbieter zu wählen und sich für seinen Dienst anzumelden. Als Nächstes müssen Sie die erforderliche Software kaufen oder auf Ihren Geräten installieren. Zuletzt muss Ihr Telefonsystem mit der nötigen Hardware und Software konfiguriert werden.

Was ist erforderlich, um VoIP zu implementieren?

Um VoIP erfolgreich zu implementieren, sind die minimalen Anforderungen eine verlässliche Internetverbindung, VoIP-kompatible Telefone oder Softphones und ein Cloud-VoIP-Anbieter.

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