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VoIP-Implementierung – Checkliste

Wahrscheinlich gehen Ihnen viele Fragen durch den Kopf – für welche Software sollten Sie sich entscheiden, was müssen Sie vor der Implementierung tun und wie werden sich Ihre Mitarbeiter darauf einstellen?

Keine Sorge, wir haben diese praktische Checkliste basierend auf dem Wissen aus erster Hand erstellt, welche Aufgaben einen reibungslosen Übergang ermöglichen oder unterbrechen können. Folgen Sie ihm, um die VoIP-Implementierung stressfrei zu gestalten.

Die Bedeutung einer Checkliste für die VoIP-Implementierung

Ein VoIP-System ist etwas, das die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen arbeitet, komplett verändern wird. Es ist jedoch nicht allzu schwierig zu installieren und einzurichten, wenn es richtig gemacht wird.

Eine Checkliste für die VoIP-Implementierung ist wie eine Landkarte, die zeigt, was Sie tun müssen, um diese Technologie erfolgreich zu implementieren. Es hilft auch bei der Verwaltung Ihres Projekts, da alle daran Beteiligten über ihre Verantwortlichkeiten informiert werden können.

VoIP ist eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens, also unterschätzen Sie keinen Schritt auf dieser Checkliste.

Wer kann von einer Checkliste für die VoIP-Implementierung profitieren?

  • Die Kleinunternehmer
  • Die Callcentermanager
  • IT-Profis

Der VoIP-Implementierungsprozess gilt für praktisch jeden Aspekt eines Unternehmens, vom Kundendienst und Support bis zur Buchhaltung. Unabhängig von Ihrer Rolle im Unternehmen können Sie diese Checkliste verwenden, um sich einen Überblick über die erforderlichen Maßnahmen zu verschaffen.

Gehen Sie Schritt für Schritt vor und sehen Sie, was Sie tun müssen, um eine erfolgreiche VoIP-Lösung zu implementieren.

Sehen Sie sich die Checkliste für die VoIP-Implementierung an

Vor der Implementierung

VoIP-Implementierung – Checkliste

Was sind die Hauptziele Ihres Unternehmens, wie viel Geld können Sie für einen neuen VoIP-Anbieter ausgeben und welche Funktionen sind Ihnen wichtig? Je besser Sie diese Fragen beantworten können, desto einfacher wird es, einen VoIP-Anbieter und ein System zu finden, das Ihren Anforderungen entspricht.

Warum ist es wichtig, Ihre Ziele zu definieren?

Eine solche Vorbereitung hilft Ihnen, Ihre Entscheidungen zu treffen und einzugrenzen, welche Funktionen für Sie am wichtigsten sind. Sie können auch Zeit sparen, indem Sie genau wissen, welche Arten von Systemen oder Diensten am besten für Ihre Geschäftsanforderungen geeignet sind.

Wie definieren Sie die Ziele Ihres Unternehmens?

Sie können sich eine gute Vorstellung machen, indem Sie diese einfachen Fragen beantworten:

  • Wie viele Mitarbeiter haben Sie und wie viele werden externe oder interne Gespräche über VoIP-Telefone führen?
  • Welche Telefontarife werden derzeit verwendet (z. B. Festnetz oder Mobil)?
  • Tätigen Sie viele Auslandsgespräche?
  • Wie viel Zeit verbringen Mitarbeiter durchschnittlich täglich am Telefon?
  • Sind Teammitglieder vor Ort? in verschiedenen geografischen Gebieten und müssen sie sich regelmäßig anrufen?

Nachdem Sie diese Fragen beantwortet haben, sollten Sie Ihre Geschäftsziele gut verstanden haben. Stellen Sie sicher, dass sie SMART sind: spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden.

Zum Beispiel: „Unser Ziel ist es, die durchschnittliche Antwortzeit innerhalb eines Monats auf 5 Sekunden zu reduzieren“ erfüllt alle SMART-Kästchen.

Ziele auf Notizblock verfolgen

Welche Tools sollten Sie verwenden, um die Ziele Ihres Unternehmens zu definieren?

  • Excel-Tabelle oder Google-Tabellen
  • Asana, Trello oder jedes andere Projektmanagement-Tool, um Aufgaben und Fortschritte im Auge zu behalten
  • Vorlagen für die Zielsetzung

Sie sollten Ihr aktuelles Telefonsystem prüfen, um festzustellen, welche Funktionen Sie von einem VoIP-System benötigen.

Warum ist es wichtig, Ihre Telefonanforderungen zu ermitteln?

Um einen VoIP-Anbieter zu finden, der die gewünschten Funktionen liefern und alle Erwartungen Ihres Unternehmens erfüllen kann.

Wie können Sie Ihre Telefonanforderungen bewerten?

Der wichtigste Faktor ist wahrscheinlich die Art der Anrufe, die bearbeitet werden. Wenn beispielsweise die meisten Anrufe vertriebs- oder marketingbezogen sind, benötigen Sie ein Telefonsystem mit Funktionen wie Anrufer-ID und Anrufaufzeichnung.

Weitere wichtige Faktoren sind:

  • Wie viele Personen werden gleichzeitig telefonieren?
  • Welche Funktionen sind Ihnen wichtig (z. B. Voicemail, Anrufweiterleitung, Automatische Anrufverteilung)?
  • Wie viele Nebenstellen benötigen Sie?
  • Gibt es Besonderheiten, die berücksichtigt werden sollten (z. B. Fernzugriff für Mitarbeiter, Ticketsystem)?

Verwenden Sie diese Antworten, um herauszufinden, wonach Sie bei einem VoIP-Anbieter suchen. Sie können sie auch als Kriterien verwenden, wenn Sie verschiedene Anbieter und ihre Pläne recherchieren.

Callcenter-Funktionen von LivAgent

Welche Tools sollten Sie zur Bewertung Ihrer Telefonanforderungen verwenden?

Es ist an der Zeit, die Funktionen zu priorisieren, die für Sie und Ihr Team am wichtigsten sind.

Warum ist es wichtig, die VoIP-Funktionen zu identifizieren, die für Ihr Unternehmen entscheidend sind?

Je besser Sie verstehen, was Sie von einem System benötigen, desto einfacher wird es sein, eines zu finden, das am besten für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Wie können Sie die VoIP-Funktionen identifizieren, die für Ihr Unternehmen entscheidend sind?

Erstellen Sie zunächst eine umfassende Liste der Funktionen, die Ihnen wichtig sind, und ordnen Sie sie nach Priorität. Dies hilft Ihnen beim Vergleich verschiedener Anbieter und ihrer Tarife.

Sie sollten sich auch Ihr aktuelles Telefonsystem ansehen und sehen, welche Funktionen Sie am häufigsten verwenden. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter und beziehen Sie sie in den Prozess mit ein – sie haben vielleicht Gedanken zu einigen Funktionen, die ihrer Meinung nach für das Unternehmen wichtig sind, aber noch nicht erwähnt wurden.

Unbegrenzte Anrufaufzeichnungen in der Callcenter-Software von LiveAgent

Welche Tools sollten verwendet werden, um kritische VoIP-Funktionen zu identifizieren?

  • Funktionsvergleichstabelle
  • Ihr aktueller Bestand an Telefonsystemen
  • Anrufaufzeichnungssoftware
  • Vorlage für Besprechungsprotokolle, wenn Sie eine formelle Methode benötigen, um Feedback von Mitarbeitern zu ihren Anforderungen an das VoIP-Telefonsystem zu sammeln
  • Umfrage (z. B. SurveyMonkey, Google Forms), um Feedback von Mitarbeitern zu sammeln

Stellen Sie sicher, dass Ihre vorhandene Infrastruktur das neue VoIP-System unterstützen kann.

Warum ist es wichtig, Ihre aktuelle Infrastruktur zu bewerten?

Um größere IT-Probleme zu vermeiden und sicherzustellen, dass Sie jederzeit genügend Bandbreite für die Anzahl der Benutzer in Ihrem VoIP-Netzwerk haben. Außerdem verlangen die meisten Anbieter vor der Bereitstellung des Dienstes zuverlässige Verbindungen und VoIP-Geräte.

Wie beurteilen Sie Ihre aktuelle Infrastruktur?

Identifizieren Sie die Anzahl der Mitarbeiter, die VoIP-Telefone verwenden werden, und stellen Sie sicher, dass für alle gleichzeitig genügend Bandbreite zur Verfügung steht. Wenn nicht, müssen Sie möglicherweise Ihre Internetverbindung aktualisieren oder einen neuen Router erwerben.

Finden Sie heraus, ob es Firewalls gibt, die verhindern können, dass VoIP-Datenverkehr durchkommt, und richten Sie die Portweiterleitung so ein, dass sie ordnungsgemäß funktioniert. Wenn dies nicht möglich ist, erwägen Sie den Kauf einer zusätzlichen Firewall speziell für VoIP-Dienste (was billiger ist als ein Upgrade der gesamten Netzwerkinfrastruktur).

Überprüfen Sie, ob der alte Router mit dem neuen VoIP-System kompatibel ist. Wenn nicht, sollten Sie sich einen neuen besorgen, da die meisten Router eher auf Sicherheit und Zuverlässigkeit als auf Geschwindigkeit oder Kapazität ausgelegt sind.

VoIP-Implementierung – Checkliste

Welche Tools sollten Sie zur Bewertung Ihrer aktuellen Infrastruktur verwenden?

  • Tool zum Testen der Netzwerkgeschwindigkeit (z. B. Fing), um zu messen, wie schnell Ihre Verbindung zu einem bestimmten Zeitpunkt ist und welche Art von Datenverkehr sie derzeit verarbeitet
  • Online-Bandbreitenrechner, um zu sehen, ob Ihr Netzwerk es unterstützt die Anzahl der Benutzer, die VoIP-Telefone verwenden werden
  • Firewall- und Router-Überprüfungssoftware, die potenzielle Probleme identifizieren kann
  • Netzwerkanalysesoftware zur Identifizierung potenzieller Probleme

Sich auf eine Option zu konzentrieren, ist keine gute Strategie, also führen Sie eine Marktforschung durch und finden Sie den besten VoIP-Anbieter für Ihre Bedürfnisse.

Warum ist es wichtig, eine Liste optionaler VoIP-Anbieter zu erstellen?

Bei so vielen verschiedenen verfügbaren VoIP-Anbietern kann es schwierig sein, herauszufinden, welcher für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Das Erstellen einer ersten Auswahlliste sollte dabei helfen, die Auswahl einzugrenzen und zu bestimmen, welche Art von Plan am besten zu Ihrer aktuellen Infrastruktur passt.

Wie erstelle ich eine Liste mit optionalen VoIP-Anbietern?

Führen Sie Marktforschung durch, sprechen Sie mit Branchenführern und besuchen Sie Foren. Recherchieren Sie dann die Anbieter, die Ihre Aufmerksamkeit erregt haben, und erstellen Sie eine Liste derjenigen, die die von Ihnen benötigten Funktionen anbieten. Vergleichen Sie Elemente wie:

  • Preispläne
  • Anrufqualität
  • Kundendienst
  • Verbesserung der Funktionen
  • Benutzerfreundlichkeit
  • Integrationen mit anderer Software
  • Mobilitätsoptionen

und alle anderen wichtigen Faktoren, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.

LiveAgent-Callcenter-Preisrechner

Welche Tools sollten verwendet werden, um eine Liste mit optionalen VoIP-Anbietern zu erstellen?

  • Vergleichs-Websites wie G2.com, die Bewertungen der Dienste und Preise jedes Anbieters bieten
  • Online-Foren wie VoIP-Forum oder Quora, um andere Benutzer nach ihren Erfahrungen mit bestimmten Unternehmen zu fragen, bevor sie Verpflichtungen eingehen

Viele Anbieter bieten kostenlose Testzeiträume oder Demoversionen ihrer Software an, damit Sie sie vor dem Kauf testen können.

Warum ist es wichtig, Test- und Demoversionen zu testen?

Testen Sie die Software nach Möglichkeit vor dem Kauf, insbesondere wenn Sie an etwas so Wichtiges wie VoIP denken. Indem Sie kostenlose Testversionen und Demoversionen nutzen, können Sie sicherstellen, dass die Software mit Ihrem Netzwerk funktioniert und alle Funktionen verfügbar sind , und dass jeder im Unternehmen damit vertraut ist.

Wie teste ich Test- und Demoversionen?

Kontaktieren Sie einfach die Anbieter, an denen Sie interessiert sind, und fragen Sie nach einer Test- oder Demoversion ihrer Software. Viele Unternehmen bieten diese Art von Möglichkeiten, um potenziellen Kunden eine Vorstellung davon zu geben, was in ihrem Service enthalten ist, und ihnen die Möglichkeit zu geben, die Software selbst zu erleben.

Die meisten Anbieter haben kostenlose Testversionen oder Demoversionen ihrer Software auf ihren Websites. Suchen Sie einfach nach “Trial” oder “Demo” oder wenden Sie sich direkt an das Unternehmen und fragen Sie, ob es eines zur Verfügung hat.

LiveAgent Demo planen

Welche Tools sollten zum Testen von Test- und Demoversionen verwendet werden?

  • Notizen-App, um zu verfolgen, was Ihnen an jedem Produkt gefallen und nicht gefallen hat
  • Tabellenkalkulations-App, um Preise, Funktionen und Kundenservice zwischen Anbietern zu vergleichen

Es sollte erfolgen, nachdem Sie alle Ihre Optionen getestet und eine Auswahl eingegrenzt haben.

Warum ist es wichtig, den richtigen VoIP-Anbieter zu wählen?

Einfach gesagt möchten Sie den Anbieter nicht wechseln, nachdem Sie VoIP bereits implementiert haben. Daher ist es wichtig, dass Sie sich jetzt die Zeit nehmen und herausfinden, was für Ihr Callcenter am besten funktioniert.

Wie wählt man den richtigen VoIP-Anbieter aus?

Jetzt müssen Sie sich nur noch für eines entscheiden, aber Sie sollten an dieser Stelle auch an die Zukunft denken. Wird der von Ihnen gewählte Anbieter mit den technologischen Veränderungen und den wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens Schritt halten können? Ist ihr Kundendienst zuverlässig und können sie Ihnen einen konkurrenzfähigen Preis anbieten?

Denken Sie daran, dass die VoIP-Implementierung eine langfristige Investition ist und daher eine wohlüberlegte Entscheidung von Ihnen und allen Beteiligten sein muss.

Tipp: Suchen Sie nach einem Anbieter, der einen guten Kundendienst bietet, damit bei Problemen mit Ihrem System immer jemand zur Stelle ist, der Ihnen hilft.

LiveAgent VOIP-Anbieter

Welche Tools zur Auswahl des richtigen VoIP-Anbieters?

  • Eine Entscheidungsmatrix ist eine großartige Möglichkeit, alle Ihre Optionen nebeneinander zu vergleichen. Vorlagen finden Sie online oder erstellen Sie Ihre eigenen in einem Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm

Implementierung

Sicherheit von Kundenservice-Software ist von größter Bedeutung. VoIP-Gespräche werden oft als Goldgrube für Hacker angesehen und sind mit gewissen Risiken verbunden.

Warum ist es wichtig, maximale VoIP-Sicherheit zu gewährleisten?

Wie bei jedem Netzwerksystem muss auch VoIP vor Hackern und anderen böswilligen Bedrohungen geschützt werden. Einige Konversationen sind zwangsläufig vertraulich, und Sie möchten nicht, dass diese Informationen für andere Personen als den beabsichtigten Empfänger zugänglich sind.

Wie kann maximale VoIP-Sicherheit gewährleistet werden?

Sie müssen Ihr VoIP-System mit den neuesten VoIP-Sicherheitspatches auf dem neuesten Stand halten, und Sie sollten auch über eine Firewall verfügen. Bestätigen Sie, dass sich alle Mitarbeiter der Gefahren von Phishing-Angriffen bewusst sind, und schulen Sie sie darin, potenzielle Warnsignale zu erkennen.

Überwachen Sie die Leistung Ihres Anbieters und stellen Sie sicher, dass die über seine Leitungen übertragenen Daten nicht gefährdet sind (z. B. durch Verschlüsselung Ihres Datenverkehrs). Haben Sie auch einen Backup-Plan für den Notfall. Die Verwendung einer Richtlinie für sichere Passwörter ist ebenfalls unerlässlich – jeder in der Organisation sollte starke Passwörter verwenden, die häufig geändert werden.

Tipp: Stellen Sie sicher, dass der bereits gewählte VoIP-Anbieter alle relevanten Sicherheitsbestimmungen erfüllt.

Bildschirm zum Schutz des Telefonkennworts

Welche Tools sollten verwendet werden, um maximale Sicherheit zu gewährleisten?

  • Passwortverwaltungstool, um alle Passwörter im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass sie regelmäßig geändert werden
  • Firewall-Software zum Schutz Ihres Systems vor unbefugtem Zugriff
  • Sicherheitspatches für Ihre VoIP-Software
  • Notfall-Backup-Plan für z.B. Datenverlust
  • Mitarbeiterschulung
  • Überwachungssoftware

Das Übertragen all Ihrer Daten, Kontakte und anderen Informationen von Ihrem alten System auf das neue kann stressig sein. Wenn Sie diesen Schritt jetzt jedoch nicht unternehmen, kann dies später zu Chaos führen.

Warum ist es wichtig, Daten zu übertragen?

Ohne Daten funktioniert Ihr VoIP-Telefondienst nicht. Alle Ihre Kontakte, Nachrichten und Anruflisten müssen übertragen werden, damit die Mitarbeiter wie gewohnt weiterarbeiten können – der Wechsel des Telefonsystems sollte keine großen Auswirkungen auf ihren täglichen Betrieb haben.

Wie übertrage ich Daten?

Sie können die Informationen manuell übertragen, ein automatisiertes Migrationstool verwenden oder die API Ihres alten Systems nutzen, um die Daten automatisch zu übertragen. Unabhängig davon, welche Methode Sie wählen, stellen Sie sicher, dass Sie sie zuerst testen, damit alles reibungslos funktioniert.

Tipp: Wenn Sie viele Daten zu übertragen haben, sollten Sie die Verwendung eines automatisierten Migrationstools in Betracht ziehen. So sparen Sie Zeit und Ärger.

API-Schlüsselfunktion in der Kundendienstsoftware - LiveAgent

Welche Tools sind für die Datenübertragung zu verwenden?

  • manuelles Übertragungstool
  • automatisiertes Migrationstool
  • API des alten Systems

Sobald alles betriebsbereit ist, ist es an der Zeit, über Add-Ons und Integrationen nachzudenken, die Ihr VoIP-System verbessern und den Arbeitsablauf Ihrer Agenten optimieren können.

Warum ist es wichtig, Add-Ons und Integrationen einzurichten?

Es gibt viele tolle Erweiterungen, die Ihre VoIP-Systeme verbessern können, wie Anrufweiterleitung, CRM-Integration, Chatbots und mehr. Indem Sie diese zu Ihrem System hinzufügen, können Sie die Produktivität Ihrer Agenten steigern und den Kundenservice verbessern.

Wie richtet man Add-Ons und Integrationen ein?

Die meisten Add-Ons und Integrationen sind einfach einzurichten – laden Sie einfach die Software herunter, installieren und konfigurieren Sie sie. Einige erfordern jedoch etwas mehr Arbeit – zum Beispiel die Integration Ihres VoIP-Systems in Ihr CRM. Der Prozess hängt vom Anbieter ab, aber zum Glück bieten die meisten Tutorials und Support, um Ihnen dabei zu helfen.

VoIP-Implementierung – Checkliste

Welche Tools sind zum Einrichten von Add-Ons und Integrationen zu verwenden?

  • Tutorials oder Handbücher
  • Unterstützung durch das Kundendienstteam des Anbieters

Der VoIP-Implementierungsprozess endet nicht mit der Installation eines neuen Systems – damit es effizient funktioniert, müssen Sie auch über Ihren idealen Anrufablauf nachdenken.

Warum ist es wichtig, Ihren idealen Anrufablauf zu entwerfen?

Ein gut gestalteter Anrufverlauf definiert, wie Agenten mit Anrufen umgehen sollen und welche Art von Informationen sie erhalten von Kunden sammeln müssen und wie schnell sie Anrufe weiterleiten können.

Wie gestalten Sie Ihren idealen Anrufablauf?

Der erste Schritt besteht darin, die Bedürfnisse der Kunden zu ermitteln – was wünschen sie sich, wenn sie Ihr Unternehmen anrufen? Als Nächstes müssen Sie entscheiden, wie schnell Agenten Anrufe entgegennehmen sollen. Das Entwerfen eines Anrufverlaufs ist keine leichte Aufgabe, erfordert jedoch viel Zeit und Mühe.

Erwägen Sie, auf diesem Gebiet spezialisierte Experten um Hilfe zu bitten, wenn Sie der Meinung sind, dass Ihr Anruffluss verbessert werden könnte.

Tipp: Stellen Sie sicher, dass Ihr Anrufverlauf für Ihre Agenten leicht verständlich und für alle Beteiligten klar ist.

Inbound- und Outbound-Callcenter-Software

Welche Tools sollten Sie zum Entwerfen Ihres idealen Anrufverlaufs verwenden?

  • Flussdiagramme und Diagramme zur Visualisierung des Anrufverlaufs

Um das Beste aus dem System herauszuholen, sollten Sie Ihren VoIP-Anbieter mit geeigneter Callcenter-Software integrieren.

Warum ist es wichtig, Anrufweiterleitungs- und Verwaltungsverfahren einzurichten?

Anrufweiterleitung erhöht die Kundenzufriedenheit, senkt die Betriebskosten und hilft, Anrufe so schnell wie möglich zu verwalten.

Wie richte ich Anrufweiterleitungs- und Verwaltungsverfahren ein?

Der erste Schritt besteht darin, eine Karte der Kommunikationsstruktur Ihres Unternehmens zu erstellen. Dies hilft Ihnen dabei, die verschiedenen Abteilungen und die Art der Anrufe zu identifizieren, die sie bearbeiten.

Danach müssen Sie für jede Art von Anruf Routing-Regeln erstellen. Diese definieren, wie Agenten die Anrufe behandeln sollen, wann sie an eine andere Abteilung weitergeleitet werden sollen und wer sie annehmen soll.

Sie können dies erreichen, indem Sie eine Software auswählen, die sich in Ihren VoIP-Anbieter integrieren lässt. Die beste Wahl könnte hier die Callcenter-Software von LiveAgent sein, die mit über 99 % von ihnen kompatibel ist.

Wie können Sie die Anrufweiterleitung von LiveAgent nutzen? Zum Beispiel, indem Sie festlegen, nach wie vielen Sekunden ein Anruf an einen anderen Agenten weitergeleitet wird, und so die Wartezeit verkürzen. Sie können auch entscheiden, wie lange ein eingehender Anruf in einer Warteschlange verbleiben soll – nach Ablauf dieser festgelegten Zeit wird der Anruf in einem Offline-Bereich Ihres IVR fortgesetzt.

Alle diese Funktionen zielen darauf ab, Ihren Kunden ein nahtloses Erlebnis zu bieten. Außerdem bietet LiveAgent rund um die Uhr Kundenservice, um sicherzustellen, dass Sie unabhängig von der Betriebszeit Ihres Callcenters immer professionelle Unterstützung erhalten.

Anrufweiterleitungsfunktion in der Callcenter-Software von LiveAgent

Welche Tools sind für die Einrichtung von Anrufweiterleitungs- und Verwaltungsverfahren zu verwenden?

  • Routing-Regeln zur Automatisierung der Bearbeitung von Kundenanfragen
  • Callcenter-Software (z. B. LiveAgent)

Das ist ein notwendiger Schritt, wenn Sie möchten, dass Ihr Team produktiv ist, motiviert bleibt und stets einen professionellen Kundenservice anbietet.

Warum ist es wichtig, Schulungen für Mitarbeiter zu planen?

Ohne anfängliche Schulung werden Ihre Mitarbeiter nicht wissen, wie sie ihr neues VoIP-System verwenden sollen. Das wird zu vielen Fragen, Frustration und unzufriedenen Kunden führen.

Wie plant man Mitarbeiterschulungen am besten?

Sie müssen ein umfassendes Schulungsprogramm und umsetzbare Schulungsmöglichkeiten entwerfen. Sie sollten alles enthalten, von der Funktionsweise der einzelnen Funktionen über bewährte Verfahren beim Tätigen und Annehmen von Anrufen bis hin zum Umgang mit Kundenanfragen durch Agenten usw.

Tipp: Stellen Sie sicher, dass das Schulungsprogramm einfach zu befolgen ist und alle Grundlagen abdeckt. Wenn Sie viele Mitarbeiter haben, sollten Sie einen Online-Schulungskurs oder Video-Tutorials in Erwägung ziehen.

Bildung von Schulungsagenten

Welche Tools sollten für die Mitarbeiterschulung verwendet werden?

  • Online-Schulungen
  • Video-Tutorials
  • Unterstützung durch das Kundendienstteam des Anbieters
  • Schulungsmaterialien

Es ist ein unverzichtbarer Planungsprozess, der es Ihrem Unternehmen ermöglicht, im Falle unvorhergesehener Umstände wie Stromausfällen oder Serverabstürzen, kontinuierlich zu arbeiten, usw.

Warum ist es wichtig, einen Notfallwiederherstellungsplan zu erstellen?

Wenn Ihr Telefonsystem nicht richtig oder überhaupt nicht funktioniert, kann dies schwerwiegende Folgen für Ihr Unternehmen haben, wie z. B. Kundenverlust, verringerte Produktivität und mehr.

Was sollte in einem Notfallwiederherstellungsplan enthalten sein?

  • Eine Übersicht über die Kommunikationsstruktur Ihres Unternehmens (der Anrufverlauf)
  • Eine Liste aller Funktionen, die für die Geschäftskontinuität wesentlich sind
  • Kontaktinformationen für die Kunden Ihres Anbieters Service-Team
  • klare Schritte zur Wiederherstellung Ihres Systems im Katastrophenfall
Disaster-Recovery-Plan

Welche Tools sind zum Erstellen eines Notfallwiederherstellungsplans zu verwenden?

  • Dokumentationssoftware (z. B. Microsoft Word, Google Docs)
  • Tabellenkalkulationen (z. B. Microsoft Excel, Google Sheets)

Dieser Schritt wird oft übersehen, kann Ihnen aber in Zukunft viele Probleme ersparen. Indem Sie Ihre Nummernzuweisung überprüfen, stellen Sie sicher, dass alle Nummern den richtigen Nebenstellen und Geräten zugewiesen sind.

Warum ist es wichtig, Ihre Nummernzuweisung zu überprüfen?

Wenn ein Kunde Anrufe von der falschen Abteilung oder dem falschen Agenten erhält und umgekehrt, kann dies zu Verwirrung führen.

Wie verifiziere ich meine Nummernzuweisung?

Überprüfen Sie die Ihren Nebenstellen und Geräten zugewiesenen Nummern, indem Sie sich bei Ihrem Konto anmelden. Wenn Sie Abweichungen feststellen, können Sie eine Änderung anfordern, indem Sie sich an das Kundendienstteam des Anbieters wenden.

Tipp: Halten Sie Ihre Kontaktdaten immer aktuell, damit der Anbieter Sie im Notfall erreichen kann.

Rufverteilungseinstellungen in der Contact Center-Software – LiveAgent

Welche Tools sollten zur Überprüfung der Nummernzuweisungen verwendet werden?

  • Online-Konto-Login
  • Kundendienst des Anbieters

Eine automatische Telefonzentrale zu Beginn eines Anrufs macht den ersten Eindruck. Nutzen Sie dies und zeichnen Sie eine Begrüßung auf, die Ihre Anrufer dazu ermutigt, in der Leitung zu bleiben.

Warum ist es wichtig, Voicemail-Begrüßungen aufzuzeichnen?

Der Kunde weiß, dass er die richtige Nummer gewählt hat, und muss nicht lange in der Leitung warten, bis ein Mitarbeiter verfügbar wird.

Wie nehme ich Voicemail-Begrüßungen auf?

Um Voicemail-Begrüßungen aufzuzeichnen, müssen Sie sich bei Ihrem Konto beim Anbieter anmelden und eine neue Nachricht erstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Informationen wie Name der Abteilung, Öffnungszeiten und Kontaktnummer angeben.

Tipp: Zusätzlich zu einfach “Hallo” und “Danke” zu sagen, ist es eine gute Idee, eine persönliche Note hinzuzufügen.

design-interactive-voice-response-LiveAgent

Welche Tools sollten zum Aufzeichnen von Voicemail-Begrüßungen verwendet werden?

Das ist der letzte Schritt Ihres VoIP-Implementierungsprozesses. Indem Sie es ausfüllen, können Sie überprüfen, ob alles wie erwartet funktioniert und es keine Probleme mit dem neuen System gibt.

Warum ist es wichtig, Testanrufe zu tätigen?

Sie sparen Zeit, da Sie die Dinge nicht neu konfigurieren müssen, wenn etwas von Anfang an nicht richtig funktioniert. Außerdem können Probleme mit Ihrem Telefonsystem während dieses Prozesses erkannt und behoben werden, bevor sie sich auf Ihre Kunden auswirken.

Wie mache ich Testanrufe?

Um Testanrufe zu tätigen, müssen Sie sich bei Ihrem Konto beim Anbieter anmelden und versuchen, ein paar verschiedene Nummern zu wählen. Überprüfen Sie unbedingt alle Funktionen wie Voicemail, Anrufweiterleitung und die Qualität der Anrufe, die mit Ihrem neuen System getätigt werden.

Tipp: Die beste Zeit für Testanrufe ist vor den Geschäftszeiten, wenn keine Kunden in der Nähe sind, oder außerhalb der Geschäftszeiten, wenn die Agenten nicht beschäftigt sind.

Interne LiveAgent-Anrufe laufen

Welche Tools sollten für Testanrufe verwendet werden?

  • Callcenter-Software wie LiveAgent
  • Testkonto

Zusammenfassung der Checkliste für die VoIP-Implementierung

Vor der Implementierung

  • Definieren Sie Ihre Geschäftsziele und Ziele
  • Bewerten Sie Ihre Telefonanforderungen
  • Identifizieren Sie die VoIP-Funktionen, die für Ihr Unternehmen entscheidend sind
  • Bewerten Sie Ihre aktuelle Infrastruktur
  • Führen Sie Bandbreitentests durch
  • Erstellen Sie eine Liste mit optionalen VoIP-Anbietern
  • Testen Sie Testversionen und Demoversionen
  • Wählen Sie den richtigen VoIP-Anbieter aus

Implementierung

  • Sorgen Sie für maximale Sicherheit
  • Datenübertragung
  • Richten Sie Add-Ons und Integrationen ein
  • Gestalten Sie Ihren idealen Anrufablauf
  • Planen Sie die Schulungen für Mitarbeiter
  • Richten Sie Anrufweiterleitungs- und Verwaltungsverfahren mit LiveAgent ein
  • Erstellen Sie einen Notfallwiederherstellungsplan
  • Überprüfen Sie Ihre Nummernzuweisungen
  • Voicemail-Begrüßungen aufzeichnen
  • Führen Sie Testanrufe durch

FAQs zur Checkliste für die VoIP-Implementierung:

Was ist erforderlich, um VoIP zu implementieren?

Um VoIP erfolgreich zu implementieren, sind die Mindestanforderungen eine zuverlässige Internetverbindung, VoIP-fähige Telefone oder Softphones und ein Cloud-VoIP-Anbieter.

Was ist VoIP und wie wird es implementiert?

VoIP steht für Voice over Internet Protocol und ist eine Technologie, mit der Sie über eine Breitband-Internetverbindung anstelle einer normalen Telefonleitung telefonieren können. Es ist viel billiger und viel flexibler als ein herkömmlicher Telefondienst. Um VoIP zu verwenden, müssen Sie eine spezielle Software auf Ihrem Computer oder Smartphone installieren, mit der Sie Anrufe über das Internet tätigen und entgegennehmen können.

Wie richte ich ein VoIP-Geschäft ein?

Die Einrichtung eines VoIP-Geschäfts ist nicht so schwierig, wie es scheinen mag. Tatsächlich kann die meiste Arbeit aus der Ferne erledigt werden. Der erste Schritt besteht darin, einen VoIP-Anbieter auszuwählen und sich für seinen Dienst anzumelden. Als nächstes Sie Sie müssen die erforderliche Software auf Ihren Geräten kaufen oder installieren. Konfigurieren Sie schließlich Ihr Telefonsystem mit der erforderlichen Hardware und Software.

Kann ich mein eigenes VoIP-System einrichten?

Ja, Sie können Ihr eigenes VoIP-System einrichten. Dies erfordert jedoch viel Arbeit und technisches Know-how. Außerdem müssen Sie spezielle Hard- und Software kaufen oder mieten. Alternativ können Sie auch eine stattdessen Cloud-basierter VoIP-Dienstanbieter.

Wie viel Bandbreite benötigen Sie für VoIP?

Sie benötigen eine Breitbandverbindung mit Geschwindigkeiten von mindestens 100 kbps pro Anruf. Für eine optimale Leistung empfehlen wir jedoch eine Breitbandverbindung mit Geschwindigkeiten von 500 kbps oder schneller.

Hat VoIP eine Zukunft?

Ja, VoIP hat eine glänzende Zukunft. Es wird erwartet, dass VoIP in den kommenden Jahren weiterhin schnell wachsen wird. Von 85 Milliarden US-Dollar im Jahr 2021 wird erwartet, dass der globale Markt für VoIP-Dienste auf über 100 US-Dollar wachsen wird Milliarden bis 2026.

Welches Protokoll verwendet VoIP?

VoIP verwendet das Internetprotokoll (IP), um Sprachdaten online zu senden. Es funktioniert, indem es analoge Audiosignale in digitale Pakete umwandelt, die über IP-Netzwerke übertragen werden, wie sie für E-Mail und Surfen verwendet werden. Diese Pakete können überall hin gesendet werden die Welt, in der es einen verfügbaren Verbindungspunkt zwischen zwei Geräten mit Internetzugang gibt.

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